Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho (biểu mẫu kế toán quản lý hàng hóa vật tư chuẩn theo Thông tư kế toán 01-VT) là chứng từ kế toán gốc bắt buộc dùng để xác nhận số lượng, quy cách và giá trị vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc thành phẩm nhập vào kho bãi doanh nghiệp. Phiếu được thiết kế chuẩn xác với các cột mục chi tiết gồm tên nhãn hiệu hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ, số lượng thực nhập, đơn giá và thành tiền kèm các chữ ký xác nhận của thủ kho, người giao hàng và kế toán trưởng. Sản phẩm cung cấp đầy đủ 9 quy cách từ phiếu 1 liên giấy mỏng (pelure, tái sinh) đến phiếu 2 liên và 3 liên giấy carbonless tự động sao chép cùi xé tiện lợi ở khổ A4 và khổ A5.

Thông số kỹ thuật

• Các quy cách phân phối2 liên A4 (100 tờ), 2 liên A5 (100 tờ), 3 liên A4 (150 tờ), 3 liên A5 (150 tờ), pelure A4, pelure A5, pelure nhỏ (13x19cm), tái sinh A4, tái sinh nhỏ
• Cấu tạo chất liệu giấyDòng 2 liên và 3 liên bằng giấy carbonless tự nhân bản nét chữ; dòng 1 liên bằng giấy pelure mỏng mịn hoặc giấy tái sinh tiết kiệm
• Khổ giấy phân phốiKhổ A4 (21 x 29.7 cm), khổ A5 (14.8 x 21 cm) và khổ nhỏ (13 x 19 cm)
• Đóng gói tiêu chuẩnCuốn đóng cùi xé chắc chắn, lốc 10 cuốn tiện lợi
• Tiêu chuẩn biểu mẫuMẫu biểu 01-VT chuẩn nghiệp vụ quản lý vật tư kho hàng
• Xuất xứ sản phẩmIn ấn và gia công tại các xưởng in chuyên nghiệp tại Việt Nam

Đặc điểm cấu tạo các dòng phiếu nhập kho

Dòng phiếu nhập kho carbonless là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp có quy trình kiểm kho chặt chẽ. Khi người lập phiếu ghi chép thông tin hàng nhập ở liên 1, nét chữ sẽ tự động sao chép rõ ràng xuống liên 2 (lưu tại thủ kho làm thẻ kho) và liên 3 (chuyển giao phòng kế toán làm thủ tục thanh toán). Đối với các cửa hàng hoặc kho nhỏ chỉ cần lưu trữ nội bộ đơn giản, các dòng phiếu 1 liên bằng giấy pelure hoặc giấy tái sinh mang lại giải pháp tiết kiệm tối ưu chi phí văn phòng phẩm.

Vai trò cốt lõi trong quy trình quản lý kho hàng

Phiếu nhập kho là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ quan trọng trong quản trị hàng tồn:

• Ghi nhận tăng tài sản kho: Căn cứ chính xác để thủ kho ghi vào thẻ kho và kế toán hạch toán tăng tài sản vật tư.
• Đối chiếu công nợ nhà cung cấp: Căn cứ để phòng kế toán đối chiếu với hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp trước khi làm lệnh chuyển khoản.
• Minh bạch trách nhiệm giao nhận: Chữ ký của người giao hàng và thủ kho giúp xác định rõ trách nhiệm về số lượng và chất lượng vật tư khi nhập kho.

Doanh nghiệp có thể trang bị đồng bộ cùng phiếu xuất kho để quản lý xuất nhập tồn hàng hóa đồng bộ.

Hướng dẫn sử dụng và bảo quản phiếu nhập kho

Để đảm bảo tính chuẩn xác của chứng từ kho:

• Thủ kho chỉ ký xác nhận nhập kho sau khi đã trực tiếp kiểm đếm thực tế số lượng và tình trạng vật tư.
• Khi viết phiếu carbonless, nên đặt tấm lót ngăn cách dưới mỗi bộ liên để tránh lực bút tì đè in hằn xuống các liên của bộ tiếp theo.
• Bảo quản các cuốn phiếu trong tủ hồ sơ thoáng mát, tránh ẩm ướt làm phai mờ chữ in.

Câu hỏi thường gặp