Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (biểu mẫu quản lý vật tư kho hàng chuẩn theo Thông tư kế toán 02-VT) là chứng từ kế toán gốc ghi nhận số lượng, chủng loại và giá trị vật tư, hàng hóa xuất bán hoặc điều chuyển nội bộ giữa các phân xưởng, chi nhánh. Phiếu được thiết kế chuẩn mực với các cột mục chi tiết gồm tên nhãn hiệu vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, đơn giá và thành tiền kèm các ô chữ ký xác nhận của thủ kho, người nhận hàng và kế toán trưởng. Sản phẩm cung cấp đa dạng quy cách từ phiếu 1 liên giấy mỏng (pelure, tái sinh) đến phiếu 2 liên và 3 liên giấy carbonless tự động nhân bản ở khổ A4 và khổ A5 tiện lợi.

Thông số kỹ thuật

• Các quy cách phân phối2 liên A4 (100 tờ), 2 liên A5 (100 tờ), 3 liên A4 (150 tờ), 3 liên A5 (150 tờ), pelure A4, pelure A5, pelure nhỏ (13x19cm), tái sinh A4, tái sinh nhỏ
• Cấu tạo chất liệu giấyDòng 2 liên và 3 liên bằng giấy carbonless tự nhân bản nét chữ; dòng 1 liên bằng giấy pelure mỏng hoặc giấy tái sinh tiết kiệm
• Khổ giấy thành phẩmKhổ A4 (21 x 29.7 cm), khổ A5 (14.8 x 21 cm) và khổ nhỏ (13 x 19 cm)
• Đóng gói tiêu chuẩnCuốn đóng cùi xé chắc chắn, lốc 10 cuốn tiện lợi
• Tiêu chuẩn biểu mẫuMẫu biểu 02-VT chuẩn nghiệp vụ quản lý vật tư kho hàng
• Xuất xứ sản phẩmIn ấn và gia công tại các xưởng in uy tín tại Việt Nam

Ưu điểm của các dòng giấy phiếu xuất kho

Dòng phiếu xuất kho carbonless được đánh giá cao nhờ sự tiện lợi trong quá trình giao nhận hàng hóa. Khi người lập phiếu ghi chép thông tin ở liên 1, nét chữ sẽ tự động in đậm rõ xuống liên 2 (giao cho người nhận hàng làm chứng từ vận chuyển) và liên 3 (lưu tại thủ kho để vào thẻ kho). Trong khi đó, các dòng phiếu 1 liên bằng giấy pelure hoặc tái sinh lại là giải pháp tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có tần suất xuất kho nội bộ thường xuyên.

Tầm quan trọng trong quản lý hàng tồn kho

Phiếu xuất kho là chứng từ không thể thiếu trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp:

• Đối chiếu số liệu tồn kho: Căn cứ trừ số lượng hàng hóa trên phần mềm quản lý kho và thẻ kho thực tế.
• Chứng từ lưu thông trên đường: Liên giao người vận chuyển làm căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa hợp pháp khi lưu thông.
• Phân định trách nhiệm rõ ràng: Các chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho và giám đốc giúp minh bạch trách nhiệm khi xảy ra sai sót số lượng.

Quý khách có thể sử dụng kết hợp cùng phiếu nhập kho để tạo quy trình quản lý xuất nhập tồn khép kín.

Hướng dẫn sử dụng và bảo quản phiếu xuất kho

Để đảm bảo chứng từ luôn hợp lệ và rõ nét:

• Khi viết phiếu carbonless, nên đặt tấm bìa cứng ngăn cách dưới mỗi bộ liên để tránh mực in hằn xuống các liên của bộ tiếp theo.
• Thủ kho chỉ xuất hàng khi phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký duyệt của bộ phận kế toán hoặc giám đốc.
• Bảo quản các cuốn phiếu trong tủ hồ sơ thoáng mát, tránh ẩm ướt làm dính bết mép giấy.

Câu hỏi thường gặp