Ngày đầu tiên đi làm (onboarding) của một nhân viên mới đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với trải nghiệm và mức độ gắn kết lâu dài của nhân sự với tổ chức. Một góc làm việc sạch sẽ, ngăn nắp với đầy đủ các vật dụng thiết yếu được đặt sẵn trên bàn làm việc không chỉ thể hiện sự chào đón chu đáo, chuyên nghiệp của bộ phận hành chính nhân sự mà còn giúp nhân viên mới tự tin bắt tay ngay vào công việc mà không phải bỡ ngỡ đi mượn từng cây bút hay chiếc kéo.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng được danh mục định mức cụ thể: lúc thì mua sắm quá dư thừa gây lãng phí ngân sách; lúc lại thiếu những vật dụng căn bản khiến tiến độ công việc bị gián đoạn. Bảng tổng hợp danh mục 15 món văn phòng phẩm thiết yếu cùng bảng giá niêm yết thật dưới đây từ Phúc Thịnh sẽ giúp người làm hành chính dễ dàng dự toán ngân sách và chuẩn bị trọn gói vật tư cho nhân sự mới một cách khoa học.
- Danh sách 15 món văn phòng phẩm cơ bản cho một nhân viên mới gồm những gì?
- Bảng chi phí trọn bộ 15 món văn phòng phẩm cho nhân viên mới tính theo giá thật là bao nhiêu?
- So sánh gói sắm văn phòng phẩm cơ bản và gói nâng cao theo từng vị trí nhân sự?
- Những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí khi mua sắm văn phòng phẩm cho nhân viên mới là gì?
- Quy trình bàn giao và cấp phát văn phòng phẩm chuyên nghiệp trong ngày đầu nhận việc là gì?
Danh sách 15 món văn phòng phẩm cơ bản cho một nhân viên mới gồm những gì?
Dựa trên kinh nghiệm cung ứng văn phòng phẩm cho hơn 30.000 doanh nghiệp trong suốt 20 năm qua, Phúc Thịnh đã chuẩn hóa danh mục 15 vật dụng để bàn cần thiết nhất cho một vị trí làm việc tiêu chuẩn, chia thành 4 nhóm công năng chính:
- Nhóm dụng cụ viết và đánh dấu (4 món): Bao gồm 1 cây bút bi mực xanh thông dụng (như Thiên Long TL-079), 1 cây bút bi mực đen/đỏ (như Double A TriTouch) phục vụ ghi chú và ký văn bản, 1 cây bút dạ quang highlight 2 đầu để làm nổi bật thông tin quan trọng trên tài liệu, và 1 cây bút chì gỗ 2B kèm tẩy phục vụ phác thảo ý tưởng nhanh.
- Nhóm sổ tay và ghi nhớ nhanh (2 món): Gồm 1 cuốn sổ tay lò xo A5 100 trang nhỏ gọn tiện ghi chép nội dung đào tạo trong các buổi họp, cùng 1 xấp giấy note vàng Pronoti kích thước 3×3 inch dùng ghi chú các việc cần làm trong ngày dán ngay mép màn hình máy tính.
- Nhóm dụng cụ gia công tài liệu để bàn (6 món): Gồm 1 máy bấm kim số 10 mini cầm tay, 1 hộp kim bấm số 10 đồng bộ, 1 dụng cụ gỡ kim bấm an toàn, 1 cây kéo văn phòng Deli 6009 dài 180mm lưỡi thép sắc bén, 1 dao rọc giấy cỡ nhỏ và 1 cây thước kẻ nhựa dẻo 30cm.
- Nhóm nhận diện và lưu trữ hồ sơ (3 món): Gồm 1 bộ bảng tên đeo cổ kèm dây thẻ nhân viên Sakura, 1 hộp ghim kẹp giấy kim loại C62 để kẹp tạm các hóa đơn chứng từ, và 1 xấp 10 bìa lá A4 trắng bảo quản các tài liệu bàn giao không bị nhàu nát.
Bảng chi phí trọn bộ 15 món văn phòng phẩm cho nhân viên mới tính theo giá thật là bao nhiêu?
Một trong những thắc mắc lớn nhất của người quản lý là tổng chi phí để trang bị đầy đủ vật tư cho một nhân viên mới tốn bao nhiêu tiền. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết từng món đồ kèm mã hàng, đơn vị tính và giá bán lẻ niêm yết chính hãng tại kho Phúc Thịnh để bạn tham khảo:
| STT | Tên sản phẩm vật tư | Thương hiệu / Quy cách | Số lượng cấp | Đơn giá niêm yết | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bút bi xanh mực nước | Thiên Long TL-079 ngòi 0,5mm | 1 cây | 3.600₫ / cây | 3.600₫ |
| 2 | Bút bi đen ghi chú | Double A TriTouch ngòi 0,7mm | 1 cây | 5.000₫ / cây | 5.000₫ |
| 3 | Bút dạ quang highlight | Bút dạ quang 2 đầu dạ | 1 cây | 5.000₫ / cây | 5.000₫ |
| 4 | Bút chì gỗ kèm gôm | G-star chì 2B thân gỗ | 1 cây | 3.000₫ / cây | 3.000₫ |
| 5 | Sổ tay lò xo A5 | Sổ lò xo bìa màu 100 trang | 1 cuốn | 15.500₫ / cuốn | 15.500₫ |
| 6 | Máy bấm kim số 10 | Plus / G-star bấm 15 tờ | 1 cái | 25.000₫ / cái | 25.000₫ |
| 7 | Kim bấm số 10 | Hộp 1.000 kim bấm số 10 | 1 hộp | 3.000₫ / hộp | 3.000₫ |
| 8 | Dụng cụ gỡ kim bấm | G-star thép mạ crom | 1 cái | 7.000₫ / cái | 7.000₫ |
| 9 | Kéo văn phòng 180mm | Deli 6009 cán nhựa êm tay | 1 cây | 23.000₫ / cây | 23.000₫ |
| 10 | Dao rọc giấy nhỏ | SDI / Deli lưỡi thép 9mm | 1 cây | 5.500₫ / cây | 5.500₫ |
| 11 | Thước kẻ nhựa dẻo 30cm | Thước nhựa trong chống gãy | 1 cây | 3.500₫ / cây | 3.500₫ |
| 12 | Bảng tên kèm dây đeo | Thẻ Sakura dẻo kèm dây kẹp | 1 bộ | 2.000₫ / bộ | 2.000₫ |
| 13 | Giấy note vàng 3×3 inch | Pronoti xấp 100 tờ keo dính | 1 xấp | 3.700₫ / xấp | 3.700₫ |
| 14 | Ghim kẹp giấy kim loại C62 | G-star hộp 100 chiếc | 1 hộp | 3.100₫ / hộp | 3.100₫ |
| 15 | Bìa lá A4 trắng (xấp 10 bìa) | Bìa lá nhựa PP dày 0,15mm | 1 xấp | 18.000₫ / xấp | 18.000₫ |
| TỔNG CỘNG CHI PHÍ TRỌN BỘ 15 MÓN: | 124.900₫ | ||||
Như vậy, tổng ngân sách cần chi cho một gói sắm văn phòng phẩm cơ bản chỉ dừng ở mức khoảng 125.000₫ cho một nhân viên mới. Đây là mức đầu tư rất hợp lý mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể trang bị đồng bộ. Khi trang bị máy bấm kim, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chọn máy bấm kim theo số tờ để lựa chọn giữa cỡ máy số 10 mini hoặc máy số 3 lớn hơn cho phù hợp nhu cầu từng vị trí.
Để tham khảo thêm các vật tư thông dụng khác cho toàn công ty, bạn có thể xem bài viết về danh sách văn phòng phẩm thông dụng trong môi trường làm việc hiện đại.
So sánh gói sắm văn phòng phẩm cơ bản và gói nâng cao theo từng vị trí nhân sự?
Không phải vị trí nhân sự nào cũng có nhu cầu sử dụng công cụ giống nhau. Việc chia thành các gói cấp phát theo cấp bậc và tính chất công việc sẽ giúp doanh nghiệp vừa đáp ứng đúng nhu cầu làm việc, vừa tránh lãng phí những món đồ không cần thiết:
| Hạng mục so sánh | Gói Tiêu chuẩn (Cơ bản) | Gói Nâng cao (Chuyên viên / Quản lý) |
|---|---|---|
| Đối tượng áp dụng | Thực tập sinh, nhân viên văn phòng, nhân viên kỹ thuật, chăm sóc khách hàng | Trưởng phòng ban, chuyên viên tài chính kế toán, pháp chế, nhân sự cấp cao |
| Sổ tay trang bị | Sổ lò xo A5 bìa màu 100 trang (15.500₫) | Sổ da A5 có nút gài sang trọng 200 trang (51.000₫) |
| Bút ký & viết | Bút bi Thiên Long + Double A phổ thông (8.600₫) | Bút ký Pentel EnerGel ngòi 0,7mm mực đậm sắc nét (50.000₫) |
| Khay chứa hồ sơ | Bìa lá A4 lưu trữ đơn lẻ trong ngăn kéo | Kệ rổ 3 ngăn mica hoặc khay sắt đựng tài liệu 3 tầng để bàn |
| Dụng cụ đục lỗ | Dùng chung máy đục lỗ của phòng ban | Trang bị thêm một chiếc máy bấm lỗ thông dụng nhỏ gọn để kẹp hồ sơ vào bìa còng |
| Dự toán chi phí trọn bộ | Khoảng 120.000₫ – 125.000₫ / người | Khoảng 230.000₫ – 260.000₫ / người |
Những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí khi mua sắm văn phòng phẩm cho nhân viên mới là gì?
Để tối ưu hóa ngân sách vận hành mà vẫn đảm bảo chất lượng công cụ làm việc phù hợp nhất cho đội ngũ, phòng hành chính nên áp dụng một số phương pháp quản lý vật tư thực tế sau:
Trước hết, doanh nghiệp cần phân định rõ ràng giữa vật tư cấp phát cá nhân và thiết bị dùng chung cho toàn phòng ban. Những thiết bị có tần suất sử dụng không liên tục như máy bấm lỗ lớn, bàn cắt giấy, máy dập dấu ngày tháng hay máy ép plastic chỉ cần trang bị 1 chiếc cho cả phòng ban thay vì mua riêng cho từng bàn làm việc:
| Phân loại vật tư | Danh sách các món đồ điển hình | Quy chế cấp phát và sử dụng |
|---|---|---|
| Vật tư cấp phát cá nhân | Bút bi, bút chì, sổ tay, thước kẻ, kéo, bấm kim số 10, giấy note, bìa lá, bảng tên | Cấp 1 lần khi nhận việc; cấp bổ sung ruột bút, giấy note và kim bấm theo định mức tháng |
| Thiết bị dùng chung phòng ban | Máy đục lỗ 2 lỗ, máy bấm kim đại xoay góc, kéo lớn cắt bìa cứng, băng keo dán thùng, máy hủy giấy | Bố trí tại bàn hành chính hoặc kệ chung; các thành viên trong phòng cùng sử dụng |
Thứ hai, bạn nên tìm hiểu phương pháp chọn lọc các mặt hàng qua bài hướng dẫn xây dựng danh mục văn phòng phẩm giá rẻ theo từng quý. Việc gộp chung đơn hàng của các nhân sự mới cùng kỳ tuyển dụng để mua sỉ nguyên hộp, nguyên lốc sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể so với việc mua lẻ từng món ngoài nhà sách.
Thứ ba, cần hiểu đúng về khái niệm tiết kiệm. Chọn các sản phẩm chính hãng có độ bền cao như hướng dẫn nhận biết văn phòng phẩm giá rẻ chất lượng sẽ giúp tránh tình trạng mua phải bút bi tắc mực liên tục, kéo vừa dùng đã lỏng chốt đinh tán hay bấm kim hay bị kẹt ruột làm hư hỏng giấy tờ.
Bộ phận hành chính nên duy trì một tủ vật tư đệm có sẵn từ 2 đến 3 bộ văn phòng phẩm nhân viên mới đã đóng gói sẵn trong hộp carton nhỏ. Khi có nhân sự mới được tuyển dụng gấp hoặc bổ sung nhân sự thời vụ, bạn chỉ việc trao tận tay bộ quà tặng mà không phải vội vã chạy đi gom từng món đồ, đảm bảo tính chuyên nghiệp tuyệt đối cho công ty.
Bút bi
Xem tất cả 5 sản phẩm
Quy trình bàn giao và cấp phát văn phòng phẩm chuyên nghiệp trong ngày đầu nhận việc là gì?
Một quy trình cấp phát chu đáo sẽ tạo ấn tượng ban đầu rất tích cực cho nhân viên mới. Dưới đây là 3 bước thực hiện chuẩn chỉnh của bộ phận hành chính nhân sự:
- Chuẩn bị trước góc làm việc và đóng gói bộ đồ dùng: Trước giờ nhân viên mới có mặt 30 phút, toàn bộ 15 món văn phòng phẩm cần được kiểm tra kỹ lưỡng, cắm gọn gàng trong ống đựng bút hoặc xếp ngay ngắn trong khay đựng trên bàn làm việc cùng với bảng tên và máy tính đã cài đặt sẵn sàng.
- Bàn giao và hướng dẫn danh mục vật tư: Khi nhân sự mới nhận chỗ ngồi, nhân viên hành chính giới thiệu ngắn gọn các món đồ dùng đã được chuẩn bị, hướng dẫn vị trí tủ lưu trữ các thiết bị dùng chung của phòng ban và cung cấp thông tin liên hệ khi cần hỗ trợ kỹ thuật.
- Ký biên bản tiếp nhận và phổ biến lịch cấp bổ sung: Nhân viên mới ký xác nhận vào phiếu bàn giao tài sản ban đầu, đồng thời được thông báo rõ lịch đăng ký cấp phát văn phòng phẩm định kỳ hàng tháng (thường vào ngày 25 đến 28 mỗi tháng) để chủ động lập kế hoạch sử dụng.
Trước khi đặt đồ dùng lên bàn nhân viên mới, hãy viết thử vài nét để chắc chắn bút bi ra mực trơn tru và bấm thử một chiếc kim bấm vào giấy nháp. Việc bàn giao phải một chiếc bút đã khô mực hoặc chiếc máy bấm kim bị kẹt ruột sẽ tạo cảm giác thiếu chu đáo và làm giảm tinh thần hứng khởi của nhân viên trong ngày đầu nhận việc.
Phúc Thịnh chuyên cung cấp trọn gói văn phòng phẩm chính hãng từ các thương hiệu uy tín Thiên Long, Plus, Deli, Double A với mức giá sỉ ưu đãi và dịch vụ đóng gói giao hàng tận nơi nhanh chóng trong ngày. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận bảng báo giá vật tư doanh nghiệp tối ưu ngân sách nhất.
Xem danh mục Văn phòng phẩm trọn gói
Hotline tư vấn: 0902.308.802
Doanh nghiệp nên chuẩn bị văn phòng phẩm cho nhân viên mới trước bao lâu?
Bộ phận hành chính nên hoàn tất việc chuẩn bị và sắp xếp toàn bộ danh mục văn phòng phẩm lên bàn làm việc trước ngày nhân viên mới nhận việc từ 1 ngày, hoặc tối thiểu trước giờ nhân viên có mặt 30 phút. Điều này đảm bảo góc làm việc luôn sẵn sàng và tạo sự chào đón chu đáo, ấm cúng cho nhân sự mới.
Định kỳ bao lâu thì nhân viên văn phòng được cấp phát bổ sung vật tư mới?
Thông thường tại các doanh nghiệp, lịch cấp phát bổ sung văn phòng phẩm tiêu hao (như ruột bút, giấy note, kim bấm, gôm tẩy) diễn ra định kỳ 1 tháng một lần vào tuần cuối cùng của tháng. Riêng các vật dụng bền như kéo, máy bấm kim, thước kẻ chỉ được cấp lại khi bị hỏng hoặc thất lạc.
Có nên mua trọn bộ văn phòng phẩm đóng gói sẵn dạng hộp quà chào đón không?
Rất nên, việc đóng sẵn các món đồ dùng vào hộp giấy carton nhỏ hoặc túi vải canvas mang thương hiệu công ty biến bộ văn phòng phẩm thành một món quà chào đón (Welcome Kit) ý nghĩa, giúp nhân viên mới cảm nhận được sự tôn trọng và hòa nhập văn hóa doanh nghiệp nhanh hơn.
Nhân viên mới có cần thiết phải được trang bị máy bấm lỗ cá nhân không?
Đối với vị trí nhân viên thông thường, việc trang bị máy bấm lỗ riêng tại từng bàn làm việc là không cần thiết và gây lãng phí. Máy bấm lỗ chỉ cần bố trí 1 đến 2 chiếc dùng chung tại bàn hành chính phòng ban, trừ các vị trí làm việc chuyên về hồ sơ chứng từ như kế toán hoặc văn thư lưu trữ.
Mua trọn bộ văn phòng phẩm cho nhân viên tại Phúc Thịnh có được xuất hóa đơn VAT đầy đủ không?
Có, 100% đơn hàng mua sắm văn phòng phẩm tại Phúc Thịnh đều được cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (VAT) hợp lệ, kèm bảng kê chi tiết tên hàng hóa và mã hàng hóa đầy đủ theo đúng quy định kế toán doanh nghiệp.
