Dụng cụ bấm lỗ giấy văn phòng giúp đục các lỗ tròn chuẩn xác trên mép tài liệu để lưu trữ vào bìa còng hoặc kẹp acco. Tùy theo nhu cầu thực tế, bạn có thể chọn dòng 2 lỗ mini cầm tay từ 15 đến 20 tờ (Eagle 837, G-star), dòng trung từ 30 đến 40 tờ (Kw-trio), hoặc máy đục lỗ đại trợ lực từ 100 đến 150 tờ cùng lúc (Deli 0150). Khoảng cách tâm lỗ chuẩn ISO 838 là 80 mm với đường kính 6 mm, tương thích hoàn toàn với mọi loại bìa hồ sơ.

Trong công tác văn thư và quản lý chứng từ kế toán, thao tác đục lỗ tập tài liệu diễn ra hằng ngày với số lượng từ vài tờ báo cáo đến hàng trăm tờ chứng từ dày cộm. Nếu chọn sai dụng cụ bấm lỗ hoặc cố tình nhồi nhét quá công suất cho phép, mép giấy sẽ bị rách nát, lưỡi đục nhanh cùn, lệch tâm lỗ khiến bạn không thể xỏ vừa vào thanh còng của bìa lưu trữ.

Để tối ưu hóa thời gian xử lý giấy tờ và bảo vệ tài liệu lưu kho lâu năm, Phúc Thịnh sẽ hướng dẫn bạn cách phân loại chi tiết các dòng máy bấm lỗ giấy A4, giải mã các tiêu chuẩn kỹ thuật khoảng cách lỗ và gợi ý giải pháp đục lỗ phù hợp nhất cho từng phòng ban.

Mục lục bài viết

Dụng cụ bấm lỗ giấy là gì và có cấu tạo cơ khí như thế nào?
Khoảng cách lỗ bấm và đường kính lỗ chuẩn quốc tế hiện nay là bao nhiêu?
Có những loại dụng cụ bấm lỗ giấy văn phòng nào phổ biến?
Dụng cụ bấm 2 lỗ mini cầm tay (công suất 10 đến 20 tờ)
Máy bấm 2 lỗ hạng trung (công suất 30 đến 50 tờ)
Máy bấm 2 lỗ chuyên dụng đại (công suất 100 đến 150 tờ)
Máy bấm 3 lỗ và 4 lỗ chuyên dụng
Báo giá các dòng dụng cụ bấm lỗ và thiết bị văn thư tại Phúc Thịnh?
Làm sao để đục lỗ tập giấy dày không bị kẹt và không rách mép?
Khi nào nên dùng bìa còng và khi nào nên dùng bìa kẹp acco sau khi bấm lỗ?
Trường hợp nên sử dụng nẹp acco giấy hoặc acco nhựa
Trường hợp bắt buộc phải sử dụng bìa còng chuyên dụng

Dụng cụ bấm lỗ giấy là gì và có cấu tạo cơ khí như thế nào?

Dụng cụ bấm lỗ giấy (thường gọi là máy đục lỗ giấy hoặc kìm bấm lỗ) là thiết bị văn phòng chuyên dụng được thiết kế để tạo ra từ 2, 3 đến 4 lỗ tròn thẳng hàng dọc theo mép trái của trang giấy. Thao tác này cho phép người dùng đóng các tờ tài liệu rời rạc thành một tập hồ sơ gọn gàng thông qua nẹp acco hoặc thanh còng của file hồ sơ.

Một chiếc máy bấm lỗ giấy tiêu chuẩn bao gồm các bộ phận cơ khí chính:

Cần gạt trợ lực: Đóng vai trò là đòn bẩy truyền lực ép từ tay người dùng xuống hệ thống dao đục. Ở các dòng máy bấm lỗ công suất lớn từ 100 đến 150 tờ, cần gạt được thiết kế bằng thép đúc nguyên khối với chiều dài từ 25 cm đến 35 cm giúp giảm đáng kể lực nhấn.
Đầu dao đục (mũi bấm): Được chế tạo từ thép hợp kim tôi cứng, hình trụ rỗng hoặc vát cạnh sắc bén. Khi cần gạt hạ xuống, đầu dao cắt xuyên qua từng lớp giấy và đẩy các mẩu vụn tròn lọt qua lỗ thoát bên dưới.
Thanh cữ căn giấy (Paper Guide): Là thanh nhựa hoặc thước kim loại có khắc sẵn vạch định vị các khổ giấy tiêu chuẩn như A4, A5, B5, A3 ngang. Thanh cữ giúp mép giấy luôn nằm đúng vị trí chính giữa, đảm bảo các lỗ bấm ở mọi tờ giấy đều đồng nhất 100%.
Khay chứa vụn giấy: Nằm ở đáy máy, làm bằng nhựa dẻo trong suốt hoặc cao su giúp giữ lại toàn bộ vụn giấy tròn sau khi đục, giữ cho bàn làm việc luôn sạch sẽ và dễ dàng tháo rời để đổ rác.

Dụng cụ bấm 2 lỗ Deli bấm đến 150 tờ giấy A4 và máy đục lỗ tài liệu văn phòng — Dụng cụ bấm lỗ giấy văn phòng công suất lớn Deli bấm đến 150 tờ cùng lúc với trợ lực cán dài và cữ đo khổ giấy chính xác

Khoảng cách lỗ bấm và đường kính lỗ chuẩn quốc tế hiện nay là bao nhiêu?

Rất nhiều nhân viên văn phòng gặp tình trạng dập lỗ xong nhưng khi xỏ vào bìa còng hay kẹp acco thì bị kích, căng mép hoặc không thể xỏ vừa. Nguyên nhân là do chiếc máy bấm lỗ đang sử dụng không tuân thủ quy chuẩn quốc tế hoặc người dùng căn lệch tâm giấy.

Trên thế giới và tại Việt Nam, quy chuẩn thông dụng nhất cho việc lưu trữ tài liệu là tiêu chuẩn quốc tế ISO 838:

Đường kính lỗ bấm (Hole Diameter): Chuẩn là 6 mm (sai số cho phép ± 0,5 mm). Đường kính này đủ rộng để xỏ êm ái qua thanh còng sắt đường kính 3,5 mm đến 4 mm hoặc chân kẹp acco nhựa mà không làm rách biên giấy.
Khoảng cách tâm hai lỗ (Hole Spacing): Chuẩn là 80 mm (đo chính xác từ tâm lỗ bên trái đến tâm lỗ bên phải, sai số cho phép ± 0,5 mm). Đây là khoảng cách bất biến tương thích tốt với các loại bìa còng 2 còng, bìa nhẫn và kẹp acco đang lưu hành trên thị trường.
Khoảng cách từ mép giấy đến tâm lỗ (Margin): Chuẩn từ 12 mm ± 1 mm. Khoảng cách này đảm bảo phần giấy còn lại ở biên ngoài đủ dày để chịu lực kéo khi lật mở tài liệu nhiều lần mà không bị bung mép.

Cảnh báo căn chỉnh thanh cữ định tâm khi bấm giấy

Khi bấm lỗ cho tập giấy A4, bạn phải kéo thanh cữ đo đến đúng vạch khắc chữ “A4”. Đặt mép ngắn của tờ giấy áp sát đáy khay và mép hông chạm khít thanh cữ trước khi ấn cần gạt. Nếu không kéo thanh cữ hoặc đặt giấy xộc xệch, hai lỗ bấm sẽ bị lệch lên trên hoặc xuống dưới, khiến tập hồ sơ bị so le và làm gãy chân bìa còng.

Có những loại dụng cụ bấm lỗ giấy văn phòng nào phổ biến?

Để bạn dễ dàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với quy mô công việc, Phúc Thịnh phân chia dụng cụ đục lỗ giấy thành 4 nhóm chính dựa theo số lượng lỗ đục và công suất làm việc thực tế.

Dụng cụ bấm 2 lỗ mini cầm tay (công suất 10 đến 20 tờ)

Đây là dòng máy đục lỗ nhỏ gọn có mặt tại bàn làm việc của hầu hết nhân viên văn phòng. Thân máy thường làm bằng sắt sơn tĩnh điện kết hợp nắp nhựa chống trơn trượt. Trọng lượng nhẹ chỉ từ 150g đến 250g, thao tác cầm tay êm ái, rất phù hợp để xử lý nhanh các tập công văn, hóa đơn bán lẻ hoặc hợp đồng ngắn từ 5 đến 15 tờ.

Các sản phẩm đại diện tiêu biểu gồm có bấm 2 lỗ Eagle 837 (khả năng đục tối đa 15 tờ định lượng 70gsm, giá niêm yết 39.000đ) và bấm 2 lỗ G-star (giá niêm yết 43.000đ). Dòng máy này có độ bền bỉ cao nhưng lưỡi dao không thể thay thế khi bị mòn.

Máy bấm 2 lỗ hạng trung (công suất 30 đến 50 tờ)

Dòng máy trung được trang bị lò xo chịu lực dày dặn và đế máy bản rộng giúp đặt vững chãi trên mặt bàn khi thao tác. Cần bấm được thiết kế dài hơn giúp tăng hiệu quả đòn bẩy, người dùng chỉ cần dùng một tay ấn nhẹ là có thể dập ngọt một tập tài liệu dày từ 30 đến 40 tờ mà không bị kẹt hay nhăn giấy.

Sản phẩm nổi bật trong phân khúc này là bấm 2 lỗ Kw-trio chính hãng với giá bán 72.000đ. Máy tích hợp thước căn khổ giấy đa năng từ A6 đến A3, phù hợp cho các phòng ban hành chính, nhân sự thường xuyên phải đóng tập hồ sơ nhân viên và báo cáo định kỳ.

Máy bấm 2 lỗ chuyên dụng đại (công suất 100 đến 150 tờ)

Đối với phòng kế toán, kho lưu trữ chứng từ thuế hoặc các tiệm photocopy dịch vụ, những chiếc máy bấm lỗ nhỏ hoàn toàn bất lực trước những tập chứng từ dày 1 cm đến 2 cm. Lúc này, máy đục lỗ công suất lớn như bấm 2 lỗ Deli (giá niêm yết 130.000đ) là thiết bị bắt buộc phải có.

Máy sở hữu cấu trúc thép chịu lực siêu bền, cần gạt dài trợ lực tối đa giúp xuyên thủng dễ dàng cùng lúc đến 150 tờ giấy in định lượng 70gsm. Lưỡi dao của dòng máy đại được tiện rỗng bên trong với độ sắc bén tuyệt đối, kết hợp đệm cắt nhựa tròn giúp bảo vệ lưỡi cắt không bị mẻ khi chạm đáy.

Máy bấm 3 lỗ và 4 lỗ chuyên dụng

Ngoài chuẩn 2 lỗ truyền thống, một số doanh nghiệp nước ngoài hoặc các dự án quốc tế thường sử dụng tiêu chuẩn bìa còng 3 nhẫn hoặc 4 nhẫn để giữ các bản vẽ khổ rộng, tờ rơi catalogue không bị võng mép ở phần giữa. Phúc Thịnh phân phối dòng bấm 4 lỗ Kw-trio chính hãng (giá niêm yết 150.000đ) và bấm 3 lỗ Kw-trio chính hãng (giá niêm yết 450.000đ) với khoảng cách các lỗ bấm được cố định chuẩn xác theo tiêu chuẩn hồ sơ quốc tế.

Bảng phân loại và so sánh các dòng dụng cụ bấm lỗ giấy văn phòng
Phân khúc máy	Số lỗ đục	Công suất dập (tờ/lần)	Model tiêu biểu	Môi trường sử dụng tối ưu
Bấm 2 lỗ mini	2 lỗ (cách 80 mm)	10 – 15 tờ (70gsm)	Eagle 837, G-star	Bàn làm việc cá nhân, giáo viên, nhân viên sale
Bấm 2 lỗ hạng trung	2 lỗ (cách 80 mm)	30 – 40 tờ (70gsm)	Kw-trio chính hãng	Phòng hành chính, nhân sự, văn thư tổng hợp
Bấm 2 lỗ hạng đại	2 lỗ (cách 80 mm)	100 – 150 tờ (70gsm)	Deli 0150 chuyên dụng	Phòng kế toán thuế, văn phòng công chứng, tiệm in
Bấm 3 lỗ / 4 lỗ	3 hoặc 4 lỗ	30 – 50 tờ (70gsm)	Kw-trio 3 lỗ, Kw-trio 4 lỗ	Hồ sơ xuất nhập khẩu, bản vẽ kỹ thuật, tập catalogue

Báo giá các dòng dụng cụ bấm lỗ và thiết bị văn thư tại Phúc Thịnh?

Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các trang thiết bị đóng sổ, đục lỗ và lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp tại TP.HCM và các tỉnh lân cận. Dưới đây là bảng báo giá niêm yết minh bạch các dòng máy bấm lỗ cùng phụ kiện đóng tập chứng từ đang có sẵn hàng tại kho:

Báo giá dụng cụ đục lỗ và thiết bị lưu trữ văn thư chính hãng tại Phúc Thịnh
Tên sản phẩm thiết bị	Quy cách / Đặc điểm	Đơn vị tính	Giá niêm yết (VNĐ)
Bấm 2 lỗ Eagle 837	Bấm 15 tờ, thân sắt bọc nhựa nhỏ gọn	Cái	39.000
Bấm 2 lỗ G-star	Bấm 20 tờ, lò xo thép đàn hồi tốt	Cái	43.000
Bấm 2 lỗ Kw-trio chính hãng	Bấm 30 – 40 tờ, có thước căn A4, A5	Cái	72.000
Bấm 2 lỗ Deli	Bấm đến 150 tờ, cần gạt trợ lực thép đúc	Cái	130.000
Bấm 4 lỗ Kw-trio chính hãng	Bấm 4 lỗ thẳng hàng chuẩn hồ sơ ngoại	Cái	150.000
Bấm 3 lỗ Kw-trio chính hãng	Bấm 3 lỗ hạng nặng cho bìa còng 3 nhẫn	Cái	450.000
Máy bấm kim đại Kw-trio	Bấm kim đại đóng tập tài liệu đến 240 tờ	Bộ	16.500 – 460.000 tùy phân loại kim bấm hoặc thân máy
Túi đựng rác Oxo đen	Túi nilon thu gom vụn giấy dập lỗ sạch sẽ	Cuộn	41.000

Bên cạnh các dòng máy bấm lỗ, bạn có thể tham khảo thêm danh mục dụng cụ bấm kim bấm lỗ tại Phúc Thịnh để trang bị đồng bộ máy bấm kim số 10, máy bấm kim số 3 và các loại kim bấm chính hãng với mức chiết khấu hấp dẫn cho đơn hàng công ty.

Ngoài ra, đối với các phòng họp và phòng đào tạo nội bộ, Phúc Thịnh còn cung cấp bảng flipchart chân gấp văn phòng với mức giá từ 1.180.000đ đến 1.670.000đ tùy kích cỡ mặt bảng, cùng dòng bảng kính từ văn phòng color full sang trọng dao động từ 1.500.000đ đến 4.000.000đ tùy khổ lắp đặt theo yêu cầu.

Làm sao để đục lỗ tập giấy dày không bị kẹt và không rách mép?

Kẹt giấy trong khe đục lỗ là sự cố thường gặp nhất khi người dùng cố tình ép máy dập số lượng tờ vượt quá thông số nhà sản xuất quy định, hoặc do vụn giấy trong khay đáy bị ứ nghẹt không thoát ra được. Để thao tác bấm lỗ diễn ra nhẹ nhàng, mượt mà và bảo vệ mép giấy nguyên vẹn, bạn hãy áp dụng quy trình 4 bước chuẩn sau đây:

Vỗ đều tập giấy và kiểm tra độ dày: Căn chỉnh bốn cạnh tập giấy thật vuông vắn trên mặt bàn phẳng.
- Kiểm tra định lượng giấy: Định lượng giấy thông dụng trong văn phòng là 70gsm hoặc 80gsm. Nếu tập tài liệu dùng giấy bìa dày 160gsm đến 250gsm, bạn phải giảm số lượng tờ bấm xuống còn một nửa so với công suất chuẩn của máy.
- Tách nhỏ xấp giấy: Đối với tập hồ sơ dày 80 tờ nhưng bạn chỉ có máy bấm 40 tờ, hãy dùng thước căn chia đều thành hai xấp 40 tờ để bấm lần lượt, tuyệt đối không nhồi cả xấp vào khe ép.
Kéo thanh cữ căn lề về đúng khổ giấy: Rút thanh cữ kim loại bên hông máy ra và khóa cố định ở vạch khổ giấy tương ứng (A4, A5 hoặc B5).
- Đút tập giấy sâu vào hết hành trình của khe bấm, đảm bảo mép trái của giấy tựa sát hoàn toàn vào gờ chặn của thanh cữ.
Thao tác dập cần gạt dứt khoát: Đặt lòng bàn tay lên chính giữa cần gạt trợ lực, dùng trọng lực cơ thể ấn dứt khoát một lực đều từ trên xuống dưới.
- Giữ cần gạt ở điểm chạm đáy trong khoảng 1 giây để mũi dao cắt đứt hoàn toàn những sợi xơ giấy cuối cùng ở mặt đáy, sau đó thả tay để lò xo tự hồi vị.
Kiểm tra lỗ bấm và vệ sinh khay chứa vụn: Rút nhẹ tập giấy ra và kiểm tra các lỗ đục xem mép cắt có sắc nét không.
- Nếu thấy lực bấm bị nặng bất thường, hãy lật đáy máy kiểm tra khay chứa vụn giấy. Khi vụn giấy nén chặt thành khối bên dưới, chúng sẽ chặn đứng hành trình của đầu dao gây kẹt cứng máy. Lượng vụn giấy tròn sau khi đổ ra có thể gom chung vào thùng rác tái chế văn phòng, bạn có thể tham khảo bài viết giấy A4 có thể tái chế được không để nắm rõ cách phân loại rác thải giấy tại nguồn.

Trong quá trình tổ chức hồ sơ văn thư, việc phân chia tài liệu theo từng mã màu kết hợp với đục lỗ lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả quản lý vượt trội. Bạn có thể tham khảo phương pháp ứng dụng 4 màu giấy A4 phân loại hồ sơ để phân tách chứng từ kế toán theo từng quý hoặc từng phòng ban trước khi đưa vào dập lỗ đóng gáy.

Bấm kim - bấm lỗ