Trong công tác quản lý tài chính và kế toán nội bộ của mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể hay tổ chức đoàn thể, quỹ tiền mặt luôn là khu vực nhạy cảm cần được theo dõi chặt chẽ. Mỗi giao dịch giải ngân tạm ứng, thanh toán tiền mua hàng, chi trả tiền lương hay thu tiền mặt trực tiếp từ khách hàng đều phải được ghi nhận bằng chứng từ giấy có giá trị pháp lý rõ ràng. Phiếu thu, phiếu chi và hóa đơn bán lẻ chính là những căn cứ pháp lý đầu tiên để thủ quỹ xuất nhập tiền và kế toán hạch toán ghi sổ.
Mặc dù là những ấn phẩm văn phòng phẩm rất phổ biến, không ít nhân viên kế toán mới vào nghề hoặc chủ hộ kinh doanh vẫn gặp nhiều vướng mắc: Mua biểu mẫu in sẵn bán ngoài cửa hàng có hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán không? Khi nào nên dùng loại 1 liên, 2 liên hay 3 liên? Hóa đơn bán lẻ có được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không? Phúc Thịnh sẽ phân tích cặn kẽ quy chuẩn pháp lý của từng loại biểu mẫu, so sánh các quy cách giấy in và hướng dẫn bạn cách chọn lựa chứng từ phù hợp cho đơn vị của mình.
- Phiếu thu và phiếu chi hợp lệ theo quy định kế toán cần những yếu tố nào?
- Khi nào nên dùng biểu mẫu 1 liên, 2 liên và 3 liên?
- Bảng giá các loại phiếu thu, phiếu chi và biểu mẫu kế toán tại Phúc Thịnh
- Hóa đơn bán lẻ có được đưa vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế không?
- Bạn cần đặt mua phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ và biểu mẫu kế toán chuẩn giá sỉ?
- Câu hỏi thường gặp về phiếu thu chi và hóa đơn bán lẻ
Phiếu thu và phiếu chi hợp lệ theo quy định kế toán cần những yếu tố nào?
Căn cứ theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, các biểu mẫu chứng từ thu chi thuộc nhóm chứng từ hướng dẫn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp được quyền tự thiết kế hoặc sử dụng các mẫu phiếu in sẵn trên thị trường, miễn là bảo đảm đầy đủ các nội dung cốt lõi theo quy định của Luật Kế toán:
1. Thông tin đơn vị và số hiệu chứng từ: Góc trên bên trái của phiếu thu, phiếu chi bắt buộc phải ghi rõ tên đơn vị công ty, địa chỉ trụ sở và mã số thuế. Góc trên bên phải phải thể hiện rõ mẫu số chứng từ (Mẫu 01-TT cho phiếu thu và Mẫu 02-TT cho phiếu chi) cùng số thứ tự phiếu được đánh liên tục theo thứ tự thời gian trong năm tài chính.
2. Ngày tháng năm và nội dung nghiệp vụ: Ghi rõ thời điểm lập phiếu thực tế. Dòng diễn giải nội dung thu hoặc chi phải ghi cụ thể lý do (ví dụ: thu tiền bán hàng theo hóa đơn số bao nhiêu, chi tạm ứng công tác phí cho nhân viên nào, chi trả tiền mua văn phòng phẩm). Tránh ghi chung chung như “thu tiền” hoặc “chi phí khác”.
3. Số tiền bằng số và bằng chữ: Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng hoàn toàn với số tiền ghi bằng chữ số, không được tẩy xóa hay viết đè nét chữ. Chữ cái đầu tiên của dòng chữ phải viết hoa và kết thúc bằng chữ “đồng” hoặc đơn vị tiền tệ quy ước.
4. Đầy đủ chữ ký sống của các bên liên quan: Một tờ phiếu thu hoặc phiếu chi chỉ có giá trị pháp lý khi có đủ chữ ký sống bằng bút mực của 5 chức danh: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền), Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập biểu và Người nộp/nhận tiền. Khi lưu trữ hồ sơ chứng từ thành từng tập dày, bạn nên sử dụng các thiết bị bấm lỗ chuyên dụng để đóng gáy hồ sơ vào bìa còng ngăn nắp.
Khi nào nên dùng biểu mẫu 1 liên, 2 liên và 3 liên?
Biểu mẫu thu chi và hóa đơn bán lẻ trên thị trường được đóng cuốn theo nhiều quy cách khác nhau nhằm phục vụ các nhu cầu quản trị tài chính đa dạng. Bảng so sánh dưới đây giúp bạn lựa chọn đúng quy cách biểu mẫu cho từng phòng ban:
| Quy cách số liên | Chất liệu giấy ruột | Cơ chế sao chép chữ | Luân chuyển và lưu giữ các liên | Trường hợp sử dụng phù hợp |
|---|---|---|---|---|
| Biểu mẫu 1 liên (Đơn) | Giấy Ford tái sinh hoặc giấy Pelure mỏng | Ghi tay từng tờ đơn lẻ, không tự sao chép | Lưu trực tiếp vào tập chứng từ kế toán của đơn vị | Nghiệp vụ nội bộ không cần bàn giao biên lai cho người nộp hoặc người nhận |
| Biểu mẫu 2 liên (Đôi) | Giấy Carbonless tự nhân bản (Liên 1 trắng, Liên 2 hồng/vàng) | Viết đè lên liên 1, mực tự nổi sắc nét sang liên 2 không cần giấy than | Liên 1 lưu tại cuống gốc kế toán; Liên 2 xé rời giao cho đối tác hoặc người nộp/nhận | Giao dịch bán lẻ, thu tiền khách hàng trực tiếp, chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp |
| Biểu mẫu 3 liên (Ba) | Giấy Carbonless 3 màu (Trắng – Hồng – Xanh dương hoặc Vàng) | Tự nhân bản nét chữ đồng thời sang liên 2 và liên 3 | Liên 1 lưu cuống; Liên 2 giao khách; Liên 3 bàn giao phòng ban điều phối hoặc thủ kho | Doanh nghiệp có quy trình kiểm soát chặt chẽ, kho bãi trung chuyển, giao nhận vận tải |
Nhiều văn phòng khi cần gấp chứng từ thường cử nhân viên ra tìm mua ở các tiệm văn phòng phẩm gần nhất với mức giá bán lẻ khá cao và mẫu mã không đồng bộ.
Do đó, việc lên kế hoạch đặt mua định kỳ từ nhà phân phối lớn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nguồn biểu mẫu và tối ưu ngân sách chi tiêu hàng tháng.
Bảng giá các loại phiếu thu, phiếu chi và biểu mẫu kế toán tại Phúc Thịnh
Phúc Thịnh phân phối đầy đủ các dòng chứng từ biểu mẫu in sẵn theo chuẩn kế toán hiện hành, từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ đến phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ quỹ tiền mặt với giá niêm yết rõ ràng:
| Tên ấn phẩm biểu mẫu | Kích thước tiêu chuẩn | Quy cách đóng cuốn & Số liên | Đơn vị tính | Giá niêm yết |
|---|---|---|---|---|
| Phiếu thu 13x19cm pelure | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Pelure 1 liên mỏng mịn | Cuốn | 5.000 ₫ |
| Phiếu thu 13x19cm 2 liên 60 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên (30 bộ) | Cuốn | 8.400 ₫ |
| Phiếu thu 13x19cm 2 liên 100 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên dày (50 bộ) | Cuốn | 13.200 ₫ |
| Phiếu thu 13x19cm 3 liên 150 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 3 liên (50 bộ) | Cuốn | 20.500 ₫ |
| Phiếu chi 13x19cm tái sinh | Khổ 13 x 19 cm | Giấy tái sinh 1 liên tiết kiệm | Cuốn | 2.800 ₫ |
| Phiếu chi 13x19cm pelure | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Pelure 1 liên trắng đẹp | Cuốn | 5.000 ₫ |
| Phiếu chi 13x19cm 2 liên 60 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên (30 bộ) | Cuốn | 8.400 ₫ |
| Phiếu chi 13x19cm 2 liên 100 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên dày (50 bộ) | Cuốn | 13.200 ₫ |
| Phiếu chi 13x19cm 3 liên 150 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 3 liên (50 bộ) | Cuốn | 20.500 ₫ |
| Hóa đơn bán lẻ 13x19cm đặc biệt 60gsm | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Ford trắng 1 liên định lượng 60gsm | Cuốn | 5.500 ₫ |
| Hóa đơn bán lẻ 13x19cm 2 liên 60 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên (30 bộ) | Cuốn | 8.400 ₫ |
| Hóa đơn bán lẻ 13x19cm 2 liên 100 tờ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy Carbonless 2 liên dày (50 bộ) | Cuốn | 13.200 ₫ |
| Phiếu nhập kho / xuất kho tái sinh nhỏ | Khổ 13 x 19 cm | Giấy tái sinh 1 liên nhỏ gọn | Cuốn | 2.800 ₫ |
| Phiếu nhập kho / xuất kho 2 liên A5 100 tờ | Khổ chuẩn A5 | Giấy Carbonless 2 liên khổ A5 (50 bộ) | Cuốn | 17.500 ₫ |
| Phiếu nhập kho / xuất kho 3 liên A5 150 tờ | Khổ chuẩn A5 | Giấy Carbonless 3 liên khổ A5 (50 bộ) | Cuốn | 26.000 ₫ |
| Sổ quỹ tiền mặt A4 | Khổ chuẩn A4 | Bìa cứng cáp, 80 đến 100 trang kẻ bảng | Cuốn | 14.000 ₫ |
| Biên nhận | Khổ nhỏ tiện lợi | Đóng cuốn có rãnh xé rời | Cuốn | 5.000 ₫ |
Khi cân đối ngân sách mua sắm chứng từ và văn phòng phẩm số lượng lớn, bạn có thể tham khảo bài viết phân tích về vpp giá rẻ để hiểu rõ cách tối ưu chi phí mà vẫn bảo đảm độ sắc nét của từng trang giấy in.
Hóa đơn bán lẻ có được đưa vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế không?
Một trong những thắc mắc thường trực của bộ phận kế toán là tính pháp lý của hóa đơn bán lẻ in sẵn. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.
Do đó, hóa đơn bán lẻ giấy in sẵn không có giá trị khấu trừ thuế đầu vào và không thể dùng làm chứng từ duy nhất để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu giá trị thanh toán lớn. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ vẫn giữ giá trị quan trọng trong các tình huống thực tế sau:
| Tình huống nghiệp vụ | Giá trị pháp lý của hóa đơn bán lẻ | Hồ sơ chứng từ đi kèm bắt buộc |
|---|---|---|
| Mua hàng từ hộ kinh doanh nhỏ lẻ không có hóa đơn | Làm chứng từ gốc chứng minh giao dịch mua bán vật chất | Kèm Phiếu chi và Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ theo quy định |
| Chi phí lặt vặt nội bộ giá trị nhỏ theo quy chế nội bộ | Căn cứ thanh toán hoàn ứng tiền mặt cho nhân viên | Kèm Giấy đề nghị thanh toán và Phiếu chi có phê duyệt của quản lý |
| Giao dịch bán lẻ tại cửa hàng trực tiếp cho khách lẻ | Biên nhận bán hàng và căn cứ đổi trả hàng cho khách | Lưu liên 1 tại quầy thu ngân để đối soát doanh thu cuối ngày |
| Theo dõi luân chuyển hàng hóa nội bộ giữa các cơ sở | Chứng từ giao nhận thực tế giữa bên giao và bên nhận | Kèm Phiếu xuất kho và Biên bản bàn giao hàng hóa có ký nhận |
Để tìm hiểu thêm về cách trang bị và quản lý đồng bộ các loại vật tư phục vụ công tác văn phòng, bạn có thể xem thêm bài viết tổng hợp các loại văn phòng phẩm để lập kế hoạch mua sắm định kỳ cho doanh nghiệp.
Bạn cần đặt mua phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ và biểu mẫu kế toán chuẩn giá sỉ?
Phúc Thịnh chuyên cung cấp đa dạng các mẫu phiếu thu 2 liên, phiếu chi carbonless, hóa đơn bán lẻ, sổ quỹ tiền mặt cùng trọn gói văn phòng phẩm chính hãng với mức giá cạnh tranh và hỗ trợ giao hàng tận nơi nhanh chóng.
Bạn có thể liên hệ trực tiếp hotline 0902.308.802 để nhận báo giá sỉ ưu đãi và tư vấn lựa chọn biểu mẫu phù hợp nhất cho công ty.
Phiếu thu - chi
Xem tất cả 11 sản phẩm
Câu hỏi thường gặp về phiếu thu chi và hóa đơn bán lẻ
Phiếu thu và phiếu chi có bắt buộc phải đóng dấu tròn công ty lên chữ ký không?
Theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phiếu thu và phiếu chi ban hành trong nội bộ không bắt buộc phải đóng dấu tròn pháp nhân lên chữ ký giám đốc nếu đã có đầy đủ chữ ký sống của các bên. Tuy nhiên, khi giao Liên 2 phiếu thu cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, việc đóng dấu mộc giáp lai hoặc dấu treo công ty sẽ tăng tính bảo đảm pháp lý cho chứng từ.
Giấy carbonless trong cuốn phiếu thu 2 liên có cần kê giấy than ở giữa không?
Giấy carbonless được phủ sẵn lớp hóa chất vi nang tự nhân bản trên bề mặt. Khi bạn dùng bút bi tì nhẹ viết lên liên thứ nhất, áp lực ngòi bút sẽ làm vỡ các viên nang hóa chất, lập tức tạo thành nét chữ màu sắc rõ nét trên liên thứ hai mà hoàn toàn không cần lót thêm giấy than thủ công.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng biểu mẫu thu chi 3 liên thay vì 2 liên?
Biểu mẫu 3 liên phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn có sự tách biệt rõ ràng giữa các bộ phận. Liên 1 sẽ lưu tại cuống sổ gốc của kế toán tiền mặt, Liên 2 giao trực tiếp cho người nộp hoặc người nhận tiền, còn Liên 3 dùng để luân chuyển sang phòng ban liên quan như thủ quỹ hoặc kiểm toán nội bộ.
Viết sai một chữ số trên phiếu thu thì có được gạch bỏ sửa lại không?
Nguyên tắc kế toán tiền mặt quy định chứng từ thu chi tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa chữa hay viết đè nét chữ. Nếu viết sai, bạn phải gạch chéo hủy bỏ tờ phiếu đó bằng dấu X lớn, giữ nguyên tờ phiếu hỏng gắn liền trong cuống sổ và lập một tờ phiếu thu mới kế tiếp.
Sổ quỹ tiền mặt có vai trò gì khác so với các tập phiếu thu chi?
Phiếu thu và phiếu chi là chứng từ gốc phát sinh theo từng giao dịch đơn lẻ, trong khi sổ quỹ tiền mặt là sổ nhật ký tổng hợp được thủ quỹ ghi chép hàng ngày theo trình tự thời gian. Sổ quỹ giúp đối chiếu chính xác số tiền tồn quỹ thực tế trong két sắt với số dư trên sổ sách kế toán.
