Bìa hồ sơ, bìa còng và bìa đựng tài liệu
Bìa còng khổ A4 và F4 gáy từ 2cm đến 10cm, bìa hộp lưu trữ 10 đến 30cm, bìa đựng hồ sơ 20 đến 100 lá, bìa kẹp và trình ký. Đủ hàng cho phòng kế toán, nhân sự và văn thư.
Bìa đựng hồ sơ nhiều lá
Bìa còng và bìa hộp lưu trữ
Bìa kẹp và trình ký
Bìa lá, bìa nút, bìa kiếng
Bìa hồ sơ gồm những loại nào?
Bìa hồ sơ chia theo cách giữ giấy: bìa còng kẹp giấy đã đục lỗ, tháo thêm bớt được; bìa đựng hồ sơ nhiều lá lồng từng tờ vào túi nhựa, không cần đục; bìa hộp để cất trữ dài hạn trong tủ; bìa kẹp và trình ký dùng cho hồ sơ đang luân chuyển; bìa nút, bìa lá, bìa kiếng dùng cho tập mỏng hoặc giấy tờ gửi khách.
Chọn bề dày gáy bìa còng theo số tờ
Giấy in 70 gsm dày chừng 1cm cho mỗi 100 tờ. Lấy số cm của gáy nhân 100 là ra sức chứa, rồi trừ bớt chút cho phần còng chiếm chỗ.
| Bề dày gáy | Chứa khoảng | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| 2 – 3 cm | 150 – 300 tờ | Một hợp đồng, hồ sơ một dự án nhỏ |
| 3,5 cm | 300 – 350 tờ | Hồ sơ nhân sự một người, tài liệu một khóa đào tạo |
| 5 cm | 400 – 500 tờ | Chứng từ một tháng của phòng kế toán nhỏ |
| 7 cm | 600 – 700 tờ | Chứng từ một quý, hồ sơ thầu |
| 9 – 10 cm | 800 – 1.000 tờ | Chứng từ cả năm của doanh nghiệp nhỏ |
Đối chiếu với sức chứa nhà sản xuất in trên sản phẩm: King Jim 1473 chứa 300 tờ, 1475 chứa 500 tờ, 1478 chứa 800 tờ, 1470 chứa 1.000 tờ, 3513 chứa 1.300 tờ và 3515 chứa 1.500 tờ. Xem toàn bộ bìa còng.
A4 hay F4?
Đây là chỗ hay đặt nhầm nhất. Chứng từ kế toán in sẵn theo mẫu ở Việt Nam phần nhiều là khổ F4, dài hơn A4.
| Khổ | Kích thước | Giấy tờ thường gặp |
|---|---|---|
| A5 | 14,8 x 21 cm | Phiếu thu chi, sổ tay |
| A4 | 21 x 29,7 cm | Văn bản in máy tính, hợp đồng, báo cáo |
| F4 (Folio) | 21 x 33 cm | Chứng từ kế toán, hóa đơn, sổ sách in theo mẫu |
| A3 | 29,7 x 42 cm | Bản vẽ, bảng biểu khổ lớn |
Bìa khổ F4 đựng được giấy A4. Ngược lại thì không — giấy F4 nhét vào bìa A4 sẽ thò mép và gấp góc. Phòng kế toán chưa chắc thì đặt F4 cho chắc.
Chọn bìa theo thời hạn lưu trữ
Tài liệu kế toán có thời hạn lưu bắt buộc theo luật. Hồ sơ phải nằm yên nhiều năm thì chọn bìa khác với hồ sơ giở ra mỗi tuần.
| Thời hạn lưu | Loại tài liệu | Bìa phù hợp |
|---|---|---|
| Tối thiểu 5 năm | Tài liệu dùng cho quản lý điều hành, không trực tiếp ghi sổ | Bìa còng 5 – 7cm để trên kệ, lấy ra dễ |
| Tối thiểu 10 năm | Chứng từ trực tiếp ghi sổ, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm | Bìa hộp 10 – 20cm, đậy kín, cất tủ |
| Vĩnh viễn | Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa kinh tế hoặc an ninh quốc phòng | Bìa hộp si, dán nhãn năm ngoài gáy |
Thời hạn căn cứ Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Lưu vĩnh viễn được hiểu là trên 10 năm cho tới khi tài liệu hỏng tự nhiên.
Mỗi bộ phận cần bộ bìa khác nhau
| Bộ phận | Thường dùng |
|---|---|
| Kế toán | Bìa còng khổ F4 gáy 7 – 9cm · bìa hộp lưu chứng từ cũ · bìa lỗ (bìa lá lỗ) lồng hóa đơn · bìa phân trang 12 số chia theo tháng |
| Nhân sự | Bìa 12 ngăn cho hồ sơ ứng viên · bìa đựng hồ sơ 60 – 100 lá · bìa treo cho tủ hồ sơ ngăn kéo |
| Hành chính, văn thư | Bìa còng A4 gáy 5cm · bìa acco cho công văn đến và đi · khay hồ sơ nhiều tầng để bàn |
| Kinh doanh | Bìa trình ký đi ký hợp đồng · bìa nút gửi báo giá · bìa kiếng và nhựa ép plastic · hộp đựng name card |
Ba lỗi hay gặp khi đặt bìa
1Đặt A4 cho chứng từ F4
Hồ sơ kế toán in sẵn phần nhiều là khổ F4 dài 33cm. Bỏ vào bìa A4 thì mép giấy thò ra, gấp lại thì rách dần theo nếp. Không chắc thì đặt F4.
2Chọn gáy vừa khít
Bìa còng nhét đầy cứng thì khó lật, lỗ giấy rách nhanh và còng lâu ngày không khép kín. Chọn gáy dư khoảng một phần tư so với tập giấy hiện có.
3Dùng bìa còng để lưu 10 năm
Bìa còng hở hai mặt nên bụi và ẩm vào được. Hồ sơ hết hạn giở ra thì chuyển sang bìa hộp đậy kín, ghi năm ngoài gáy rồi cất tủ.
Đặt hàng doanh nghiệp
Phúc Thịnh cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp và trường học từ năm 2004. Đơn tối thiểu 500.000đ chưa gồm VAT, xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầy đủ.
Khu vực TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh giao trực tiếp bằng xe công ty trong 8 giờ làm việc. Phí giao tính theo phường xã nhận hàng, tra tại trang chính sách vận chuyển. Mức chiết khấu cho đơn lớn xem tại trang chiết khấu.
Câu hỏi thường gặp
Bìa còng gáy 5cm chứa được bao nhiêu tờ?
Khoảng 400 đến 500 tờ giấy 70 gsm. Giấy in thông thường dày chừng 1cm cho mỗi 100 tờ, nên lấy số cm của gáy nhân với 100 là ra sức chứa ước tính.
Khổ F4 khác A4 chỗ nào?
F4 (còn gọi Folio) là 21 x 33cm, dài hơn A4 khoảng 3,3cm. Bìa khổ F4 đựng được giấy A4, nhưng bìa A4 thì không đựng vừa chứng từ in sẵn khổ F4.
Chứng từ kế toán phải lưu bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu chỉ dùng cho quản lý điều hành lưu tối thiểu 5 năm. Căn cứ Điều 12 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Bìa 2 còng và 4 còng khác nhau thế nào?
Loại 4 còng chia đều sức nặng nên tập dày ít bị rách lỗ hơn. Bù lại giấy phải được đục đúng 4 lỗ, Quý khách kiểm tra máy bấm lỗ đang dùng trước khi đặt.
Có xuất hóa đơn VAT và đơn tối thiểu bao nhiêu?
Có xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầy đủ. Đơn tối thiểu 500.000đ, chưa gồm VAT.
Giao hàng mất bao lâu?
Trong 8 giờ làm việc với TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh do xe công ty giao trực tiếp. Tỉnh khác gửi chành xe, dưới 300km tối đa 3 ngày, xa hơn tối đa 5 ngày.
Nhóm hàng khác
Cần báo giá bìa hồ sơ cho cả văn phòng?
Gọi cho Phúc Thịnh, nhân viên sẽ dựng danh sách theo từng bộ phận và khổ giấy Quý khách đang dùng.
Gọi 0902.308.802 (Mr. Phong)
