Đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết cho một công ty gồm năm nhóm: giấy in tài liệu (A4 70gsm và 80gsm), bìa lưu trữ hồ sơ (bìa còng, bìa lá, bìa nút), dụng cụ ghi chép (bút bi, bút ký, sổ tay, giấy note), dụng cụ bàn làm việc (bấm kim số 10, bấm lỗ, kẹp bướm, kéo, băng keo) và vật tư con dấu kèm khay kệ để bàn. Doanh nghiệp nên dự trù theo nhân sự và mức dùng thực tế hằng tháng để tránh tồn kho hoặc thiếu hụt đột xuất.
Trang bị đồ dùng văn phòng phẩm ban đầu cho công ty mới hoặc đặt mua bổ sung định kỳ là nhiệm vụ quen thuộc của bộ phận hành chính nhân sự. Nếu không phân nhóm cụ thể và tính toán định mức sử dụng thực tế, doanh nghiệp rất dễ mua thừa những món ít dùng gây lãng phí ngân sách nhưng lại thiếu những vật tư thiết yếu trong các đợt quyết toán thuế hoặc ký kết hợp đồng. Cùng điểm qua danh mục đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết và kinh nghiệm phân bổ số lượng hợp lý cho văn phòng làm việc.
- Công ty mới thành lập hoặc đang vận hành cần chuẩn bị những nhóm đồ dùng nào?
- Nhóm giấy in và ấn phẩm văn phòng
- Nhóm bìa hồ sơ và lưu trữ chứng từ
- Dụng cụ bàn làm việc và vật tư hoàn thiện tài liệu gồm những gì?
- Bút viết, sổ tay và giấy ghi chú công việc
- Dụng cụ cố định và cắt dán tài liệu
- Vật tư con dấu và khay kệ để bàn đóng vai trò gì trong quản lý văn phòng?
- Bảng tổng hợp danh mục đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết theo nhóm
- Kinh nghiệm lập kế hoạch và định mức mua văn phòng phẩm cho công ty
Công ty mới thành lập hoặc đang vận hành cần chuẩn bị những nhóm đồ dùng nào?
Mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn đều vận hành xoay quanh năm nhóm đồ dùng văn phòng phẩm chính: vật tư in ấn tài liệu, hệ thống bìa lưu trữ hồ sơ, dụng cụ ghi chép ký duyệt, dụng cụ hoàn thiện văn bản bàn làm việc và nhóm vật tư con dấu kèm khay kệ sắp xếp. Để có cái nhìn bao quát về chủng loại, bạn có thể tham khảo thêm các mặt hàng văn phòng phẩm phổ biến thường được các cơ quan trang bị đồng bộ.
Nhóm giấy in và ấn phẩm văn phòng
Giấy in là vật tư tiêu hao có khối lượng sử dụng lớn nhất trong mọi cơ quan, công ty. Khổ giấy in tiêu chuẩn thông dụng nhất là khổ A4 (kích thước 210 × 297 mm), phục vụ cho việc in ấn văn bản hành chính, thông báo nội bộ, hợp đồng kinh tế và chứng từ kế toán. Ngoài khổ A4, các công ty thường trang bị thêm một số lượng nhỏ giấy in khổ A3 (297 × 420 mm) dùng in bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ dự án hoặc báo cáo tài chính khổ rộng, và giấy khổ A5 dùng in phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận hàng hóa.
Về định lượng, giấy in văn phòng được chia làm hai mức chính là 70gsm và 80gsm. Giấy định lượng 70gsm có độ dày vừa phải, thích hợp cho nhu cầu in tài liệu thảo luận nội bộ, bản nháp, email hoặc tài liệu đọc một lần rồi hủy. Với các văn bản mang tính pháp lý cao như hợp đồng mua bán, hồ sơ thầu hay chứng từ gửi đối tác, giấy định lượng 80gsm dày dặn hơn sẽ mang lại cảm giác trang trọng, cầm chắc tay và cho phép in đảo hai mặt mà không bị bóng mực sang mặt sau. Nếu bạn đang cần lập bảng dự toán chi tiết cho doanh nghiệp, tham khảo thêm cách lập danh mục văn phòng phẩm giá rẻ cho công ty để tối ưu cơ cấu các mặt hàng theo ngân sách.
Nhóm bìa hồ sơ và lưu trữ chứng từ
Hệ thống bìa lưu trữ giúp phân loại và bảo vệ tài liệu khỏi bụi bẩn, ẩm ướt và thất lạc trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp:
- Bìa còng lưu trữ chứng từ: Đây là loại bìa cứng cáp nhất, sử dụng còng sắt mạ niken chắc chắn để kẹp giữ các tập hồ sơ dày. Theo công bố trên trang sản phẩm, bìa còng gáy 7cm chứa khoảng 500 đến 600 tờ giấy A4, còn bìa còng gáy 9cm chứa được 800 đến 900 tờ. Dòng bìa này được dùng chủ yếu tại phòng kế toán để kẹp chứng từ thuế, hóa đơn đầu vào đầu ra và các hợp đồng kinh tế theo từng quý hoặc từng năm tài chính.
- Bìa lá và bìa nút bảo quản tài liệu luân chuyển: Bìa lá nhựa trong suốt (kích thước A4 23 × 33 cm hoặc F4 26 × 36 cm với độ dày 0,15mm hoặc 0,2mm) dùng để lồng vài tờ công văn khi trình ký hoặc chuyển giao giữa các phòng ban. Bìa nút có nắp đậy bấm khuy chứa được khoảng 30 tờ A4, giúp nhân viên mang theo hợp đồng, hồ sơ dự án khi ra ngoài gặp gỡ khách hàng mà không lo rơi rớt hay quăn góc giấy.
- Bìa hộp lưu kho dài hạn: Sau khi hoàn thành quyết toán thuế hoặc kết thúc dự án, các tập tài liệu kế toán còn phải lưu trữ nhiều năm: tùy loại chứng từ mà thời hạn tối thiểu là 5 năm, 10 năm hoặc lưu vĩnh viễn. Bìa hộp giấy thương hiệu Thái Dương có các cỡ gáy 10cm, 15cm, 20cm, 25cm và 30cm; riêng cỡ gáy 30cm được công bố chứa khoảng 2.500 đến 3.000 tờ giấy 70gsm, tương đương 5 đến 6 ram. Hộp giúp đóng gói hồ sơ kín kẽ, ngăn bụi và xếp ngay ngắn trên kệ kho lưu trữ.
Bên cạnh hồ sơ giấy, bạn cũng nên rà soát các vật dụng văn phòng cần thiết có trong văn phòng như bảng viết, thùng rác và khay kệ để hoàn thiện không gian làm việc đồng bộ.
Dụng cụ bàn làm việc và vật tư hoàn thiện tài liệu gồm những gì?
Dụng cụ bàn làm việc phục vụ trực tiếp cho thao tác xử lý giấy tờ của nhân viên, bao gồm các món vật tư nhỏ gọn nhưng không thể thiếu để tập hợp, đính kèm, sửa chữa và cố định văn bản. Với các công ty có yếu tố quốc tế hoặc làm việc cùng đối tác nước ngoài, việc đối chiếu tên các dụng cụ văn phòng bằng tiếng Anh cũng giúp bộ phận thu mua chuẩn hóa bảng đề xuất song ngữ.
Bút viết, sổ tay và giấy ghi chú công việc
Bút viết là vật dụng cá nhân gắn liền với mỗi nhân sự trong công ty. Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ các loại bút phục vụ cho từng mục đích sử dụng:
- Bút bi thông dụng: Các dòng bút bi ngòi 0.5mm và 0.7mm mực xanh (như bút bấm Thiên Long TL-027 và TL-031, cả hai đều ngòi 0.5mm, riêng TL-027 có chỗ tì ngón tay tiết diện tam giác chống trơn tay) là lựa chọn phổ biến nhất cho việc ghi chép thông tin hằng ngày, điền biểu mẫu nội bộ và ghi nhật ký công việc.
- Bút ký và bút gel mực nước: Thích hợp cho cấp quản lý, trưởng phòng và giám đốc ký duyệt văn bản, tờ trình hoặc ký kết hợp đồng thương mại. Mực gel đậm màu, ra đều tay và sắc nét giúp nét chữ ký rõ ràng, không bị mờ nhạt khi scan hay photocopy.
- Bút dạ quang và bút lông bảng: Bút dạ quang các màu vàng chanh, xanh lá neon dùng để đánh dấu những điều khoản quan trọng trong tài liệu hoặc các số liệu cần lưu ý. Bút lông bảng nhiều màu (xanh, đỏ, đen) phục vụ cho các buổi họp nhóm, đào tạo nội bộ trên bảng trắng từ tính.
- Sổ tay và giấy ghi chú (giấy note): Sổ tay lò xo hoặc sổ bìa da giúp nhân viên ghi lại biên bản cuộc họp, phân công công việc. Giấy note dạ quang khổ 3 × 3 inch (76 × 76 mm) có lớp keo dán sẵn ở mép trên rất tiện lợi để dán lời nhắc việc lên màn hình máy tính, góc bàn làm việc hoặc kẹp phân trang hồ sơ.
Dụng cụ cố định và cắt dán tài liệu
Để hoàn thiện một bộ hồ sơ hoàn chỉnh trước khi gửi đi hoặc lưu trữ, nhân viên văn phòng cần đến các dụng cụ gia công cơ học đơn giản:
- Bấm kim và kim bấm: Bấm kim số 10 là dòng máy bấm nhỏ gọn cầm tay thông dụng nhất, dùng chung với hộp kim bấm số 10 để ghim các tệp tài liệu mỏng từ 10 đến 20 tờ. Với các xấp chứng từ kế toán hoặc hợp đồng dày hơn từ 20 đến 30 tờ, văn phòng nên trang bị thêm bấm kim số 3 dùng kim 24/6 hoặc 26/6 kèm dụng cụ gỡ kim để tháo ghim an toàn mà không làm rách giấy.
- Kẹp bướm và kẹp giấy kim loại: Kẹp bướm có nhiều kích cỡ như 15mm, 19mm, 25mm, 32mm và 41mm, dùng để kẹp giữ các tệp tài liệu dày tạm thời mà không cần bấm kim, thuận tiện tháo rời khi cần photo hoặc bổ sung trang mới. Kẹp giấy kim loại hình tam giác nhỏ nhắn thích hợp kẹp các hóa đơn bán lẻ, biên lai thu phí kẹp kèm tờ trình thanh toán.
- Dụng cụ bấm lỗ tài liệu: Dòng bấm lỗ 2 lỗ tiêu chuẩn giúp đục lỗ tròn đều đặn ở mép giấy, phục vụ cho việc xỏ nẹp giấy acco hoặc lồng vào các cọng sắt của bìa còng.
- Kéo, dao rọc giấy và keo dán: Kéo văn phòng lưỡi thép không gỉ cỡ 180mm hoặc 210mm và dao rọc giấy bẻ lưỡi là công cụ đắc lực để cắt gọt tài liệu, mở bưu phẩm, thùng hàng. Cuộn băng keo trong bản nhỏ 1,2cm hoặc 1,8cm cùng thỏi hồ khô dán giấy phục vụ cho việc dán phong bì thư chuyển phát nhanh và dán niêm phong tài liệu bảo mật.
Vật tư con dấu và khay kệ để bàn đóng vai trò gì trong quản lý văn phòng?
Bên cạnh giấy bút và đồ dùng gia công tài liệu, nhóm vật tư con dấu và khay kệ để bàn là mảnh ghép quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình ban hành văn bản và xây dựng không gian làm việc khoa học, gọn gàng.
Về nhóm con dấu, ngoài con dấu pháp nhân tròn của công ty được quản lý nghiêm ngặt theo quy chế nội bộ, văn phòng thường sử dụng thêm dấu chức danh (họ tên kèm chức vụ của giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng), dấu sao y bản chính, dấu đã thanh toán và dấu xoay ngày tháng năm tự động (như dòng Shiny). Khay tampon mực dấu (màu đỏ cho dấu công ty, dấu chức danh và màu xanh dương cho các dấu nghiệp vụ) cần được châm mực định kỳ để con dấu đóng xuống giấy luôn sắc nét, đều mực.
Lưu ý khi châm mực cho con dấu văn phòng
Các loại con dấu liền mực tự động sử dụng mực chuyên dụng có gốc dầu nhẹ nhanh khô. Bạn tuyệt đối không sử dụng mực viết máy hoặc mực bút lông bảng gốc cồn để châm vào khay dấu, vì thành phần hóa chất không tương thích sẽ làm biến dạng mặt cao su khắc chữ và làm hỏng đệm mút thấm mực của con dấu.
Để bàn làm việc của nhân viên và các bộ phận hành chính không bị bừa bộn bởi các đống giấy tờ lộn xộn, khay tài liệu 3 tầng (bằng nhựa hoặc khung lưới thép sơn tĩnh điện) là giải pháp phân loại văn bản trực quan. Bạn có thể quy định mỗi tầng khay tương ứng với một trạng thái xử lý: tầng trên cùng cho văn bản mới nhận chờ xử lý, tầng giữa cho tài liệu đang hoàn thiện và tầng dưới cùng cho hồ sơ đã hoàn thành chờ lưu trữ. Hộp cắm bút để bàn nhiều ngăn giúp gom gọn kéo, thước, bút viết và ghim bấm vào một chỗ, tránh tình trạng thất lạc dụng cụ khi cần dùng gấp.
Bảng tổng hợp danh mục đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết theo nhóm
Bảng tổng hợp dưới đây giúp bộ phận hành chính dễ dàng kiểm kê và lên kế hoạch mua sắm đồng bộ theo từng nhóm chức năng sử dụng trong công ty:
| Nhóm đồ dùng | Tên sản phẩm thiết yếu | Quy cách thông dụng | Mục đích sử dụng chính | Tần suất bổ sung |
|---|---|---|---|---|
| Giấy in và ấn phẩm | Giấy in A4, A3 trắng | Khổ A4 (210 × 297 mm), 70gsm và 80gsm | In hợp đồng, báo cáo, tài liệu nội bộ, hóa đơn | Hằng tháng (theo lượng in thực tế) |
| Bìa lưu trữ hồ sơ | Bìa còng, bìa lá, bìa nút, bìa hộp | Bìa còng gáy 3,5–9cm, bìa lá A4/F4, bìa hộp gáy 10–30cm | Lưu chứng từ kế toán, luân chuyển văn bản, lưu kho | Định kỳ theo quý hoặc theo năm |
| Dụng cụ ghi chép | Bút bi, bút gel, bút dạ quang, sổ tay, giấy note | Bút ngòi 0.5–0.7mm, sổ A5/A4, giấy note 3 × 3 inch | Ký kết văn bản, ghi chép cuộc họp, nhắc việc | Hằng tháng hoặc cấp phát theo nhân sự |
| Dụng cụ bàn làm việc | Bấm kim, kim bấm, kẹp bướm, bấm lỗ, kéo, băng keo | Bấm kim số 10, kim 24/6, kẹp bướm 19–32mm, kéo 180mm | Đính kèm văn bản, cố định tệp hồ sơ, dán phong bì | Cấp phát ban đầu và bổ sung tiêu hao |
| Con dấu và khay kệ | Dấu chức danh, dấu date, khay mực, khay tài liệu 3 tầng | Khay 3 tầng nhựa/sắt, tampon Shiny đỏ/xanh | Đóng dấu xác thực chứng từ, phân loại tài liệu để bàn | Trang bị ban đầu, châm mực định kỳ |
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Kinh nghiệm lập kế hoạch và định mức mua văn phòng phẩm cho công ty
Để việc cung ứng văn phòng phẩm diễn ra nhịp nhàng mà không làm phát sinh chi phí tồn kho hay gián đoạn công việc, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình kiểm soát ba bước dưới đây:
- Xác định định mức đồ dùng cá nhân và đồ dùng dùng chung:
- Định mức đồ dùng cá nhân cho nhân viên mới: Cấp phát bộ vật tư cơ bản gồm 2 đến 3 cây bút bi, 1 quyển sổ tay ghi chép, 1 tệp giấy note dạ quang, 1 thước kẻ 20cm và 2 chiếc bìa lá. Khi nhân viên dùng hết bút hoặc sổ, áp dụng nguyên tắc nộp lại vỏ bút cũ để đổi lấy cây bút mới nhằm nâng cao ý thức tiết kiệm.
- Định mức đồ dùng dùng chung theo nhóm làm việc: Mỗi cụm bàn làm việc từ 4 đến 6 người nên trang bị chung 1 máy bấm kim số 10 kèm 1 hộp kim bấm, 1 bấm lỗ 2 lỗ, 1 cây kéo văn phòng, 1 dao rọc giấy và 1 khay tài liệu 3 tầng. Việc dùng chung các thiết bị có độ bền cao này giúp giảm đáng kể chi phí mua sắm lặp lại cho từng cá nhân.
- Gom đơn đặt hàng định kỳ hằng tháng thay vì mua lẻ tẻ:
Bộ phận hành chính nhân sự nên phát phiếu khảo sát hoặc mở bảng đăng ký nhu cầu vật tư vào tuần thứ ba của mỗi tháng để các phòng ban gửi đề xuất. Việc tổng hợp thành một đơn hàng lớn vào cuối tháng giúp công ty nhận được dịch vụ giao hàng trọn gói chu đáo từ nhà cung cấp, đồng thời tiết kiệm thời gian tiếp nhận, kiểm kê và làm thủ tục thanh toán kế toán so với việc mua sắm lắt nhắt nhiều lần. Khám phá chi tiết danh sách văn phòng phẩm thông dụng để rà soát đầy đủ mọi món đồ cần có trước khi chốt đơn. - Quy hoạch tủ văn phòng phẩm trung tâm và bảo quản đúng cách:
Công ty nên bố trí một tủ đựng văn phòng phẩm riêng biệt tại khu vực hành chính có khóa quản lý. Toàn bộ vật tư nhập về được xếp gọn theo từng ô phân loại (ô giấy in, ô bìa hồ sơ, ô bút viết, ô kim bấm) kèm theo sổ theo dõi xuất nhập kho. Tủ đồ dùng cần đặt ở nơi khô ráo, thoáng gió, cách mặt sàn từ 15 cm trở lên để tránh ẩm mốc từ sàn nhà làm cong mép giấy in hoặc làm rỉ sét các chi tiết kim loại của kẹp bướm và kim bấm.
Trang bị trọn gói đồ dùng văn phòng phẩm chính hãng cho doanh nghiệp
Văn phòng phẩm Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các danh mục đồ dùng văn phòng phẩm từ giấy in, bìa hồ sơ, bút viết đến dụng cụ để bàn chính hãng từ những thương hiệu uy tín, chất lượng đồng đều và phục vụ tận tâm giúp công ty bạn luôn vận hành trơn tru.
Một công ty mới thành lập quy mô khoảng 10 người cần chuẩn bị những vật tư gì ban đầu?
Đối với công ty mới thành lập quy mô khoảng 10 nhân sự, các vật tư cần chuẩn bị trước tiên gồm hai đến ba thùng giấy in A4, năm đến mười bìa còng lưu trữ chứng từ pháp lý và kế toán, khoảng hai hộp bút bi, ba hộp kẹp bướm, hai máy bấm kim kèm kim bấm số 10, một bấm lỗ và khay hồ sơ để bàn cho từng vị trí làm việc.
Nên đặt mua văn phòng phẩm định kỳ theo tháng hay theo quý?
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chu kỳ đặt mua định kỳ hằng tháng là phù hợp nhất vì dễ kiểm soát mức tiêu hao thực tế, không chiếm nhiều diện tích tủ kho lưu trữ và hạn chế tình trạng bút bị khô mực hoặc keo dán bị biến chất nếu để tồn kho quá lâu.
Giấy in hợp đồng và hồ sơ gửi đối tác nên chọn loại nào?
Bạn nên chọn giấy in khổ A4 có định lượng 80gsm từ các thương hiệu uy tín như Double A, Paper One hoặc IK Plus. Giấy 80gsm có độ dày và độ đục cao, bề mặt láng mịn, in hai mặt không bị thấu chữ và tạo cảm giác trang trọng, chỉn chu khi trao tay đối tác.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng thất thoát đồ dùng văn phòng phẩm?
Doanh nghiệp nên quy định tủ lưu trữ vật tư trung tâm do một nhân sự hành chính quản lý và áp dụng hình thức đổi đồ cũ lấy đồ mới đối với các vật dụng cá nhân như bút bi hết mực hoặc gôm tẩy. Với các thiết bị dùng chung như bấm lỗ, bấm kim, bạn nên dán nhãn tên phòng ban lên thân máy để nâng cao ý thức giữ gìn.
Bìa hồ sơ kế toán nên dùng bìa còng hay bìa hộp?
Cả hai loại bìa đều cần thiết nhưng phục vụ cho hai giai đoạn lưu trữ khác nhau. Bìa còng 7cm hoặc 9cm thích hợp lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán trong năm tài chính đang vận hành vì dễ dàng mở còng lật giở tra cứu. Sau khi kết thúc năm và quyết toán thuế xong, chứng từ được chuyển sang đóng vào bìa hộp chuyên dụng để lưu kho dài hạn kín bụi.
