Một văn phòng làm việc cơ bản cần trang bị đầy đủ 4 nhóm vật dụng chính: nhóm đồ dùng để bàn cá nhân (bút viết, giấy ghi chú, sổ tay, kéo cắt, máy tính bỏ túi), nhóm công cụ xử lý và liên kết tài liệu (bấm kim, kẹp bướm, băng keo, kẹp acco), nhóm vật tư in ấn (giấy photocopy A4, khay đựng giấy) và nhóm lưu trữ hồ sơ (bìa còng, bìa lá, kệ đựng tài liệu). Chuẩn bị đồng bộ các vật dụng này giúp nhân viên làm việc liền mạch, không gián đoạn công việc hành chính hằng ngày.
Khi thiết lập một văn phòng mới hoặc lên danh sách mua sắm định kỳ, người phụ trách hành chính thường gặp khó khăn vì danh mục đồ dùng quá rộng và dễ bỏ sót những món nhỏ nhưng quan trọng. Việc thiếu một chiếc kẹp giấy hay hết kim bấm giữa lúc cần hoàn thiện hồ sơ gấp có thể làm chậm cả quy trình làm việc chung.
Hiểu rõ các nhóm vật dụng văn phòng thiết yếu và cách bố trí hợp lý theo từng khu vực làm việc sẽ giúp bạn kiểm kê nhanh chóng, trang bị đầy đủ ngay từ đầu và tối ưu chi phí sử dụng cho doanh nghiệp.
- Những vật dụng văn phòng cần có trên bàn làm việc cá nhân gồm những gì?
- Khu vực in ấn và xử lý tài liệu chung cần trang bị những vật dụng nào?
- Hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ văn phòng cần những loại bìa nào?
- Bảng tổng hợp các nhóm vật dụng văn phòng thiết yếu và công dụng
- Vì sao không nên chọn mua vật dụng văn phòng chất lượng kém?
- Làm thế nào để lên danh sách mua sắm vật dụng văn phòng không bị lãng phí?
Những vật dụng văn phòng cần có trên bàn làm việc cá nhân gồm những gì?
Bàn làm việc của mỗi nhân sự là nơi diễn ra các thao tác soạn thảo, ghi chép nhanh và xử lý giấy tờ liên tục. Trang bị đầy đủ các vật dụng cơ bản ngay tại bàn giúp nhân viên tập trung làm việc, không phải mất thời gian đi tìm đồ dùng quanh văn phòng.
- Bút viết các loại: Mỗi nhân viên nên có từ 2 đến 3 cây bút bi mực xanh hoặc mực đen (như bút bi Thiên Long mực dầu) để viết hằng ngày. Ngoài ra, nên trang bị thêm bút dạ quang (màu vàng hoặc cam) để đánh dấu nội dung quan trọng và bút gel mực nước phục vụ việc ký duyệt văn bản.
- Sổ tay và giấy ghi chú: Sổ lò xo hoặc sổ bìa da cỡ A5 dùng để ghi chép biên bản họp và kế hoạch công việc. Kèm theo đó là các xấp giấy ghi chú (giấy note vàng kích thước 76 × 76 mm hoặc xấp giấy note 5 màu phân trang) để dán nhắc việc lên màn hình máy tính hoặc đánh dấu trang hồ sơ.
- Dụng cụ cắt dán tiện ích: Một chiếc kéo văn phòng lưỡi thép dài khoảng 180mm, dao rọc giấy bản nhỏ có khóa chốt lưỡi an toàn, cùng cuộn băng keo văn phòng loại nhỏ đặt trong đế cắt băng keo để bàn để cắt dán nhanh chứng từ.
- Máy tính để bàn: Dành cho các vị trí thường xuyên đối soát số liệu như kế toán, kinh doanh, thu ngân. Máy tính Casio dòng văn phòng hiển thị 12 chữ số, đủ cho các phép cộng dồn chứng từ và dễ đọc, ít nhầm.
- Khay cắm bút và khay đựng tài liệu: Ống cắm bút để bàn gom gọn bút viết, thước kẻ, kéo; kết hợp khay tài liệu nhựa 3 tầng để phân loại hồ sơ cá nhân thành ba ngăn: tài liệu mới tiếp nhận, hồ sơ đang xử lý và văn bản đã hoàn tất chờ chuyển giao.
Khu vực in ấn và xử lý tài liệu chung cần trang bị những vật dụng nào?
Khu vực đặt máy in, máy photocopy là không gian làm việc chung có tần suất sử dụng cao nhất trong cơ quan. Tại đây, các vật dụng phục vụ in ấn và cố định văn bản cần được chuẩn bị sẵn sàng với số lượng dự phòng hợp lý.
- Giấy in photocopy: Đây là vật tư tiêu hao khối lượng lớn nhất trong văn phòng. Khổ giấy chủ lực là A4 (kích thước 210 × 297 mm) với hai định lượng phổ biến: 70gsm (dùng in tài liệu nội bộ, bản nháp, văn bản lưu hành nhanh) và 80gsm (dày dặn, độ cản quang cao, chống kẹt giấy tốt, thích hợp in hợp đồng hai mặt hoặc công văn đối ngoại). Nếu công ty làm việc trong lĩnh vực xây dựng, thiết kế hoặc cần in bảng tiến độ lớn, nên dự phòng thêm một lượng giấy in khổ A3 (297 × 420 mm). Khi cơ quan có khối lượng in ấn tài liệu lớn hằng tháng, việc áp dụng giải pháp in ấn tiết kiệm chi phí văn phòng sẽ giúp lựa chọn định lượng giấy và chế độ in hai mặt phù hợp với từng phòng ban.
- Bấm kim và kim bấm: Bấm kim số 10 chuyên dùng bấm giữ tập tài liệu mỏng; kèm theo đó là bấm kim lớn số 3 dùng ghim các tập hồ sơ dày hơn. Luôn dự trữ sẵn hộp kim bấm chính hãng đi kèm để chân kim không bị cong vênh khi bấm.
- Kẹp bướm và kẹp giấy: Kẹp bướm bằng thép đen sơn tĩnh điện đủ kích cỡ (15mm, 19mm, 25mm, 32mm đến 51mm) là vật dụng rất hữu ích để giữ chặt các tập tài liệu dày mà không cần đục lỗ hay bấm kim làm rách giấy. Các loại kẹp giấy tam giác kim loại dùng kẹp tạm thời vài tờ chứng từ luân chuyển.
- Dụng cụ bấm lỗ tài liệu: Dụng cụ bấm 2 lỗ tạo các lỗ tròn chuẩn xác cách đều nhau ở mép trái tờ giấy, phục vụ việc xâu chứng từ vào còng bìa hoặc kẹp acco lưu trữ.
Hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ văn phòng cần những loại bìa nào?
Một văn phòng làm việc chuyên nghiệp luôn cần hệ thống phân loại hồ sơ khoa học để chứng từ không bị thất lạc, rách nát hay bám bụi theo thời gian. Tùy thuộc vào thời hạn lưu giữ và tần suất sử dụng tài liệu, bạn có thể lựa chọn các loại bìa sau:
- Bìa còng lưu trữ: Thường dùng khổ A4 hoặc F4 với gáy 5cm, 7cm hoặc 9cm; gáy 7cm chứa khoảng 500–600 tờ, gáy 9cm khoảng 800–900 tờ. Cơ cấu còng bật mạ kim loại giữ chắc các tập chứng từ kế toán, hợp đồng kinh tế theo từng tháng, từng quý, giúp việc lật giở tra cứu rất thuận tiện.
- Bìa hộp lưu kho: Bìa hộp giấy hoặc bọc simili, gáy từ 7cm đến 30cm tùy loại, có nắp đậy kín bảo vệ toàn bộ tập tài liệu khỏi bụi bẩn, ẩm mốc và côn trùng khi chuyển vào kho lưu trữ dài hạn.
- Bìa lá và bìa nút: Bìa lá nhựa kích thước A4 (23 × 33 cm) với độ dày 0,15mm hoặc 0,2mm thích hợp đựng vài tờ tài liệu mang đi họp hoặc luân chuyển nội bộ giữa các phòng ban. Bìa nút với nút bấm chắc chắn chứa được khoảng 30 tờ giấy A4, giúp bảo quản chứng từ khi ra ngoài gặp đối tác.
- Bìa phân trang: Bìa phân trang nhựa nhiều màu hoặc phân trang theo số giúp chia tách các đề mục trong cùng một cuốn bìa còng lớn, rút ngắn thời gian tìm kiếm từng loại chứng từ.
Bảng tổng hợp các nhóm vật dụng văn phòng thiết yếu và công dụng
Bảng dưới đây hệ thống hóa các nhóm vật dụng văn phòng cần có, quy cách thông dụng và vị trí bố trí để bạn dễ dàng lên bảng kiểm kê:
| Nhóm vật dụng | Các món đồ dùng thiết yếu | Quy cách phổ biến | Vị trí bố trí phù hợp |
|---|---|---|---|
| Bàn làm việc cá nhân | Bút bi, bút gel, bút dạ quang, sổ tay, giấy note, kéo cắt, máy tính Casio, khay cắm bút | Note 76 × 76 mm; kéo 180mm; máy tính 12 số | Trên bàn làm việc của từng nhân viên |
| Xử lý và liên kết văn bản | Bấm kim số 10, kim bấm, bấm lỗ 2 lỗ, kẹp bướm, kẹp giấy tam giác, kẹp acco | Bấm kim số 10; kẹp bướm từ 19mm đến 32mm; bấm lỗ chuẩn | Góc bàn in ấn chung hoặc bàn hành chính |
| In ấn và photocopy | Giấy photocopy A4, giấy in A3, khay đựng giấy dự phòng | Khổ A4 (210 × 297 mm), định lượng 70gsm, 80gsm; thùng 5 ram | Cạnh máy in, máy photocopy |
| Lưu trữ và phân loại hồ sơ | Bìa còng, bìa hộp, bìa lá, bìa nút, bìa phân trang màu | Còng gáy 5cm, 7cm; hộp 10cm, 15cm; bìa lá dày 0,15mm | Tủ hồ sơ, kệ tài liệu phòng ban |
| Phòng họp và tiện ích chung | Bút lông bảng trắng, bông lau bảng, bảng từ, bao thư chuyển phát A4 | Bút lông bảng xóa sạch; bao thư A4 nắp dán keo, bao thư F4 quấn dây | Phòng họp, khu vực tiếp tân, phòng gửi thư tín |
Vì sao không nên chọn mua vật dụng văn phòng chất lượng kém?
Trong thực tế mua sắm, không ít doanh nghiệp muốn cắt giảm ngân sách bằng cách tìm mua các loại vật dụng văn phòng trôi nổi, giá rẻ không rõ nguồn gốc. Tuy nhiên, việc sử dụng các sản phẩm này thường gây ra nhiều phiền toái và làm phát sinh chi phí thay mới liên tục:
- Bấm kim và kẹp giấy dễ gãy hỏng: Dụng cụ bấm kim gia công từ kim loại mỏng dễ bị kẹt chân kim, méo lò xo sau vài lần bấm, làm rách mép các hợp đồng quan trọng. Kẹp bướm kém chất lượng có lực kẹp yếu, nhanh bung gãy làm xáo trộn các trang tài liệu.
- Bút viết tắc mực, lem giấy: Bút bi giá rẻ thường có viên bi đầu ngòi không đồng đều, dẫn đến hiện tượng tắc mực, mực ra từng đốm hoặc lem bẩn ra tay và văn bản khi ký.
- Giấy in mỏng và nhiều bụi giấy: Giấy in không đủ định lượng hoặc cắt xén thủ công còn nhiều vụn bụi giấy dễ làm kẹt cụm sấy của máy in, cuốn nhiều tờ cùng lúc và làm mòn nhanh trục lăn cao su kéo giấy.
- Bìa còng nhanh hở ngàm: Khớp còng kim loại chất lượng kém rất dễ bị vênh lệch sau một thời gian gập mở liên tục nhiều lần, khiến các tờ tài liệu xâu bên trong bị tuột và rơi ra ngoài khi lật giở.
Để vừa đảm bảo chất lượng đồ dùng ổn định vừa kiểm soát tốt chi phí định kỳ cho cơ quan, bạn nên tham khảo phương pháp xây dựng danh mục văn phòng phẩm giá rẻ dựa trên việc chuẩn hóa nhu cầu sử dụng và chọn mua đúng thương hiệu có độ bền cao.
Lưu ý khi bảo quản vật dụng văn phòng
Các vật dụng bằng kim loại (bấm kim, kẹp bướm, kéo) và giấy in cần được lưu trữ ở nơi khô ráo, tránh đặt gần cửa sổ ẩm ướt hoặc ngay dưới luồng gió máy lạnh thổi trực tiếp. Độ ẩm cao là nguyên nhân phổ biến làm giấy bị cong mép gây kẹt máy in và làm oxy hóa rỉ sét các khớp lò xo của dụng cụ bấm kẹp.
Sau khi bố trí vật dụng theo từng khu vực làm việc, việc tra cứu công dụng của từng món văn phòng phẩm sẽ giúp nhân viên sử dụng đúng quy cách và không làm hỏng tài liệu.
Bìa hồ sơ
Xem tất cả 28 sản phẩm
Làm thế nào để lên danh sách mua sắm vật dụng văn phòng không bị lãng phí?
Để công tác mua sắm văn phòng phẩm diễn ra trật tự, không bị mua thừa món ít dùng và thiếu món cần thiết, bộ phận hành chính nên áp dụng 3 nguyên tắc quản lý sau:
- Khảo sát nhu cầu theo từng vị trí làm việc: Mỗi bộ phận có đặc thù công việc khác nhau. Phòng kế toán cần nhiều bìa còng, kẹp acco, máy tính Casio; phòng kinh doanh cần nhiều sổ tay, bút ký, bao thư gửi khách hàng; trong khi bộ phận kho bãi cần nhiều băng keo dán thùng, dao rọc giấy và bút lông dầu. Phân loại theo chức năng giúp mua đúng thứ nhân viên cần.
- Thiết lập định mức cấp phát định kỳ: Thay vì cấp phát tự do dẫn đến việc nhân viên tích trữ đồ dùng tại bàn cá nhân, hãy quy định số lượng cấp phát tiêu chuẩn theo tháng hoặc theo quý (ví dụ: mỗi nhân viên nhận 2 cây bút bi mỗi tháng, 1 xấp giấy note mỗi 2 tháng). Các trường hợp nhận thêm cần có phiếu đề xuất ghi rõ lý do.
- Tập trung lưu trữ tại tủ vật tư chung: Toàn bộ vật dụng văn phòng mới nhập về nên được quản lý tập trung tại tủ vật tư có khóa. Người phụ trách tiến hành kiểm kê tồn kho trước mỗi đợt đặt hàng mới, tránh tình trạng đặt thêm những món hàng vẫn còn số lượng lớn trong tủ.
Khi nắm rõ danh mục cần mua, bạn có thể tham khảo đầy đủ các mặt hàng văn phòng phẩm đa dạng để lựa chọn quy cách đóng gói và số lượng phù hợp nhất cho công ty.
Trang bị vật dụng văn phòng đầy đủ, chất lượng cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang chuẩn bị đồ dùng cho văn phòng mới hoặc cần tư vấn danh mục vật tư phù hợp với quy mô công ty, hãy liên hệ với Phúc Thịnh qua số 0902.308.802 để được hỗ trợ chi tiết về quy cách từng món đồ dùng.
Văn phòng mới mở cần chuẩn bị những vật dụng văn phòng cơ bản nào trước tiên?
Văn phòng mới nên ưu tiên trang bị ngay giấy in photocopy A4, bút bi viết hằng ngày, bấm kim và kim bấm số 10, kẹp bướm, kéo văn phòng, sổ tay ghi chép cùng một số bìa còng và bìa lá để đựng hồ sơ. Đây là những vật dụng thiết yếu phục vụ ngay cho các thủ tục hành chính ban đầu.
Nên mua vật dụng văn phòng theo tháng hay mua dự trữ theo quý?
Đối với các vật tư tiêu hao nhanh và cồng kềnh như giấy in photocopy, bạn nên mua định kỳ theo tháng để không chiếm dụng diện tích văn phòng và tránh giấy bị ẩm. Với các vật dụng nhỏ như bút viết, kẹp bướm, kim bấm, bạn có thể đặt theo quý để tiết kiệm thời gian mua sắm và kiểm kê.
Làm sao để hạn chế tình trạng thất lạc bút viết và đồ dùng nhỏ trong văn phòng?
Cách hiệu quả nhất là trang bị cho mỗi bàn làm việc một ống cắm bút cố định và áp dụng định mức cấp phát cụ thể theo từng tháng. Tại khu vực in ấn chung hoặc quầy tiếp tân, nên sử dụng dòng bút cắm bàn có dây lò xo gắn chặt vào đế để tránh người dùng mang đi nơi khác.
Nên chọn giấy in định lượng 70gsm hay 80gsm cho nhu cầu văn phòng thông thường?
Định lượng 70gsm phù hợp cho việc in tài liệu nháp, văn bản lưu hành nội bộ và tài liệu họp hằng ngày nhờ độ dày vừa phải. Định lượng 80gsm dày hơn, cứng cáp và cản quang tốt hơn, nên được ưu tiên khi in hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính hoặc các văn bản in hai mặt.
Những vật dụng văn phòng nào dễ bị hỏng nhất nếu mua loại chất lượng kém?
Bấm kim, kẹp bướm và bìa còng là những món dễ hỏng nhất nếu chọn loại gia công kém. Các khớp lò xo của bấm kim dễ kẹt, thanh còng kim loại bị hở ngàm sau thời gian ngắn gập mở liên tục nhiều lần, làm rách và rơi rớt giấy tờ quan trọng.
