Văn phòng phẩm là toàn bộ các vật dụng, vật tư tiêu hao và công cụ nhỏ phục vụ trực tiếp cho công việc hành chính, văn bản, ghi chép và lưu trữ hồ sơ hằng ngày. Danh mục này gồm 5 nhóm hàng thiết yếu: giấy in ấn và văn bản, dụng cụ ghi chép và mực, vật tư lưu trữ hồ sơ, dụng cụ cắt dán và đóng ghim, cùng các phụ kiện tiện ích để bàn.
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp hoặc tiếp nhận vị trí phụ trách hành chính, việc nắm rõ bản chất văn phòng phẩm giúp bạn lên danh mục dự trù chuẩn xác và tối ưu ngân sách. Không ít người nhầm lẫn giữa văn phòng phẩm với thiết bị máy móc văn phòng, dẫn đến sai sót khi phân loại chi phí quản lý.
Hiểu rõ từng nhóm hàng và vòng đời sử dụng của từng vật phẩm sẽ giúp bộ phận mua sắm dễ dàng kiểm soát định mức cấp phát, tránh tình trạng thất thoát hoặc mua nhầm quy cách không tương thích với nhu cầu công việc.
- Khái niệm văn phòng phẩm được hiểu như thế nào?
- Văn phòng phẩm gồm những nhóm hàng thiết yếu nào?
- 1. Nhóm giấy in ấn và văn bản
- 2. Nhóm dụng cụ ghi chép và mực
- 3. Nhóm vật tư lưu trữ và phân loại hồ sơ
- 4. Nhóm dụng cụ cắt dán và đóng ghim
- 5. Nhóm phụ kiện và tiện ích để bàn
- Bảng tổng hợp các nhóm văn phòng phẩm theo mục đích sử dụng
- Phân loại văn phòng phẩm theo vòng đời để quản lý ngân sách
- Nhóm vật tư tiêu hao nhanh (Consumables)
- Nhóm công cụ dụng cụ dùng bền (Durable tools)
- Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập danh mục mua sắm văn phòng phẩm?
Khái niệm văn phòng phẩm được hiểu như thế nào?
Văn phòng phẩm (tên tiếng Anh là stationery hoặc office supplies) là thuật ngữ chỉ chung các vật phẩm, vật tư tiêu hao và đồ dùng cỡ nhỏ được sử dụng thường xuyên trong văn phòng làm việc, trường học hoặc cơ quan hành chính để hỗ trợ việc soạn thảo, xử lý, in ấn và lưu trữ giấy tờ tài liệu.
Về bản chất, văn phòng phẩm tập trung vào các mặt hàng hỗ trợ tác vụ hằng ngày của con người, phân biệt rõ ràng với nhóm thiết bị văn phòng:
- Văn phòng phẩm: Gồm các vật tư mang tính tiêu hao nhanh như giấy in, bút viết, kim bấm, bìa hồ sơ, hoặc dụng cụ cầm tay nhỏ như kéo, máy tính bỏ túi. Các mặt hàng này được xếp vào chi phí quản lý vận hành thường xuyên và phân bổ tiêu dùng theo chu kỳ ngắn.
- Thiết bị văn phòng: Là các loại máy móc cơ điện tử có giá trị cao và thời gian sử dụng lâu dài như máy photocopy, máy in laser, máy hủy tài liệu, máy chấm công hay máy tính để bàn. Nhóm này được theo dõi là tài sản cố định (trích khấu hao) hoặc công cụ dụng cụ (phân bổ dần) tùy giá trị.
Lưu ý phân biệt hạch toán
Việc tách bạch rõ ràng giữa văn phòng phẩm tiêu hao và thiết bị máy móc giúp phòng kế toán ghi nhận đúng tài khoản chi phí hợp lệ, đồng thời hỗ trợ người làm hành chính kiểm soát hao hụt kho vật tư minh bạch hơn.
Văn phòng phẩm gồm những nhóm hàng thiết yếu nào?
Một danh mục vật tư tiêu chuẩn hiện nay phục vụ đầy đủ cho các phòng ban thường được cấu thành từ 5 nhóm mặt hàng chính. Có thể dùng 5 nhóm dưới đây làm khung để rà soát nhu cầu của từng bộ phận.
1. Nhóm giấy in ấn và văn bản
Giấy in là nhóm vật tư tiêu hao chiếm tỷ trọng ngân sách lớn trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp. Nhóm này bao gồm:
- Giấy photocopy cắt sẵn: Các khổ giấy chuẩn gồm A4, A3, A5 với định lượng thông dụng là 70 gsm và 80 gsm từ các thương hiệu như Double A, PaperOne, IK Plus hay Supreme, dùng cho việc in hợp đồng, chứng từ, tài liệu lưu hành nội bộ.
- Giấy in liên tục: Dòng giấy đục lỗ hai bên biên dùng riêng cho máy in kim, thường có từ 1 liên đến 6 liên phục vụ in hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho, phiếu giao nhận.
- Giấy ghi chú và biểu mẫu: Giấy note nhiều màu để đánh dấu công việc, phong bì thư gửi đối tác, giấy in ảnh và giấy bìa màu đóng bìa tài liệu.
2. Nhóm dụng cụ ghi chép và mực
Dụng cụ viết là vật dụng cá nhân gắn liền với từng nhân sự trong suốt ngày làm việc:
- Bút viết các loại: Bút bi bấm, bút gel mực nước, bút máy ký tên, bút dạ quang để tô sáng dòng thông tin quan trọng, bút lông viết bảng trắng và bút lông dầu dùng viết lên thùng carton hay bề mặt nhựa.
- Vật tư mực và đóng dấu: Tampon mực dấu, mực lăn tay điểm chỉ, mực nạp bút lông bảng và ruột bút thay thế khi hết mực.
3. Nhóm vật tư lưu trữ và phân loại hồ sơ
Hồ sơ chứng từ cần được lưu trữ khoa học để phục vụ việc đối chiếu thuế hoặc kiểm toán nội bộ. Nhóm này bao gồm nhiều quy cách bảo quản:
- Bìa lưu trữ dung tích lớn: Bìa còng bật, bìa còng nhẫn với độ dày gáy từ 5 cm đến 10 cm, bìa hộp lưu trữ cất kho nhiều năm.
- Bìa trình ký và bảo quản mỏng: Bìa lá, bìa lỗ sơ mi bảo vệ từng tờ chứng từ không bị rách, bìa nút giữ hồ sơ mang đi họp, bìa kẹp và bìa treo hồ sơ.
- Phụ kiện phân loại: Giấy phân trang theo số thứ tự hoặc bảng chữ cái, kệ rổ nhựa chia ngăn nhiều tầng đặt trên bàn làm việc.
4. Nhóm dụng cụ cắt dán và đóng ghim
Nhóm công cụ cơ bản phục vụ việc ghép nối và xử lý cơ học văn bản trước khi ký duyệt hoặc chuyển giao:
- Dụng cụ đóng kết nối: Máy bấm kim (dập ghim), kim bấm các cỡ thông dụng như số 10 hoặc số 3, kìm bấm kim hạng nặng, dụng cụ gỡ kim và máy đục lỗ tài liệu.
- Dụng cụ cắt và gắn kết: Kéo văn phòng, dao rọc giấy bằng kim loại, hồ dán khô, keo dán dạng lỏng và các loại băng keo trong, băng keo hai mặt, băng keo xốp dán tường.
5. Nhóm phụ kiện và tiện ích để bàn
Các vật dụng phụ trợ giúp giữ không gian làm việc gọn gàng và thực hiện các phép tính nhanh chóng:
- Máy tính cầm tay: Máy tính để bàn 12 số phục vụ kế toán, thu ngân và nhân viên kinh doanh tính toán số liệu hằng ngày.
- Đồ dùng văn phòng nhỏ: Kẹp bướm giữ xấp tài liệu dày, ghim giấy tam giác, gôm tẩy chì, thước kẻ văn phòng, khay cắm bút đa năng và bảng viết phấn hoặc bảng từ trắng gắn tường.
Bảng tổng hợp các nhóm văn phòng phẩm theo mục đích sử dụng
Bảng phân nhóm dưới đây giúp bạn dễ dàng rà soát đầy đủ danh mục đồ dùng cần chuẩn bị khi thiết lập phòng làm việc mới hoặc bổ sung kho vật tư định kỳ:
| Nhóm hàng | Vật phẩm tiêu biểu | Mục đích sử dụng chính | Tính chất sử dụng |
|---|---|---|---|
| Giấy in ấn và biểu mẫu | Giấy photocopy A4, A3, giấy in liên tục, giấy note, bao thư | Soạn thảo văn bản, in hợp đồng, thông báo và ghi chú nhanh | Vật tư tiêu hao nhanh, cần dự trù tồn kho an toàn |
| Dụng cụ ghi chép và mực | Bút bi, bút gel, bút lông bảng, bút dạ quang, mực dấu | Ký duyệt, viết tay, ghi chú cuộc họp, đóng dấu chứng từ | Vật tư tiêu hao thường xuyên theo định mức cá nhân |
| Lưu trữ và phân loại hồ sơ | Bìa còng, bìa lá, bìa lỗ, bìa hộp, kệ rổ đựng hồ sơ | Phân nhóm chứng từ, kẹp giữ tài liệu và cất trữ lưu kho | Dụng cụ tái sử dụng nhiều lần, độ bền cao |
| Cắt dán và đóng ghim | Máy bấm kim, kim bấm, đục lỗ, kéo, dao rọc giấy, băng keo | Đóng tập chứng từ, cắt dán niêm phong giấy tờ | Dụng cụ dùng bền kết hợp vật tư tiêu hao (kim, keo) |
| Phụ kiện tiện ích bàn làm việc | Máy tính cầm tay, khay cắm bút, kẹp bướm, thước kẻ | Tính toán số liệu, sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp | Công cụ dụng cụ trang bị theo vị trí nhân sự |
Phân loại văn phòng phẩm theo vòng đời để quản lý ngân sách
Để quản lý định mức sử dụng hiệu quả và kiểm soát dòng tiền mua sắm chặt chẽ, các chuyên viên hành chính nhiều kinh nghiệm thường chia danh mục thành hai nhóm vòng đời riêng biệt:
Nhóm vật tư tiêu hao nhanh (Consumables)
Nhóm này bao gồm giấy photocopy, ruột bút, kim bấm, băng keo và giấy note. Đặc điểm của nhóm là dùng hết trong thời gian ngắn và tần suất luân chuyển cao. Khi quản lý nhóm tiêu hao, bạn nên xây dựng định mức cấp phát cụ thể cho từng phòng ban dựa trên số lượng nhân sự và tính chất công việc (ví dụ phòng kế toán dùng nhiều giấy in và kim bấm hơn phòng kỹ thuật).
Nhóm công cụ dụng cụ dùng bền (Durable tools)
Bao gồm máy dập ghim lớn, bàn cắt giấy, khay kệ tài liệu, kéo cắt giấy và máy tính để bàn. Những món đồ này có thời gian phục vụ nhiều năm và không bị tiêu biến sau mỗi lần dùng. Thay vì cấp phát định kỳ mỗi tháng, bạn chỉ cần trang bị một lần cho nhân sự mới và thực hiện thu hồi hoặc đổi mới khi thiết bị bị hỏng hóc cơ học trong quá trình làm việc.
Đối với các cơ quan đang lập dự toán kinh phí cho đợt mua sắm tới, việc tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến biến động giá văn phòng phẩm theo từng thời điểm sẽ giúp bộ phận phụ trách chủ động cân đối ngân sách phù hợp.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập danh mục mua sắm văn phòng phẩm?
Việc mua sắm văn phòng phẩm tưởng chừng đơn giản nhưng nếu thiếu quy chuẩn rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp phải tình trạng lãng phí ngân sách hoặc nhận về những món hàng kém chất lượng làm gián đoạn công việc:
- Tiêu chuẩn hóa quy cách nhãn hiệu: Việc dùng chung một khổ giấy in tương thích tốt với dòng máy in hiện có và quy chuẩn đồng bộ cỡ kim bấm (như kim bấm số 10) giúp văn phòng chia sẻ phụ kiện dễ dàng, tránh việc mỗi người dùng một loại kẹp bấm khác nhau gây lãng phí.
- Lên lịch đặt hàng định kỳ theo lô: Thay vì để nhân viên mua lẻ lắt nhắt từng món tại các tiệm tạp hóa gần văn phòng với giá bán lẻ cao và khó lấy chứng từ thuế, doanh nghiệp nên tổng hợp nhu cầu toàn công ty để đặt hàng theo tháng từ các nhà phân phối chuyên nghiệp.
- Lựa chọn nhà cung ứng có đầy đủ pháp lý hóa đơn: Mọi khoản chi mua sắm văn phòng phẩm muốn được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đều cần có hóa đơn hợp lệ; nên giữ thêm phiếu giao nhận để đối chiếu.
Nếu đơn vị của bạn đang chuẩn bị đợt mua sắm tập trung với số lượng lớn cho cả quý, việc tìm hiểu phương thức mua sỉ văn phòng phẩm sẽ giúp người phụ trách chuẩn bị đơn hàng và so báo giá dễ hơn.
Bạn cũng có thể tra cứu toàn bộ chủng loại và quy cách hàng hóa trực tiếp trên danh mục văn phòng phẩm để lựa chọn chính xác các dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của công ty.
Khi gom đơn mua tập trung, người phụ trách nên đọc qua những hiểu lầm về văn phòng phẩm giá sỉ, chẳng hạn chuyện phải lấy thật nhiều mỗi món mới được giá sỉ.
Xem đủ 5 nhóm văn phòng phẩm tại Phúc Thịnh
Phúc Thịnh có đủ 5 nhóm hàng trong bài, từ giấy in, bút viết, bìa lưu trữ đến dụng cụ và phụ kiện để bàn. Cần lập danh mục cho công ty, gọi hotline 0902.308.802.
Máy tính cầm tay Casio có được xếp vào văn phòng phẩm không?
Có. Trong danh mục thương mại và quản lý hành chính, máy tính bỏ túi và máy tính để bàn 12 số thường được xếp vào nhóm thiết bị phụ trợ văn phòng phẩm phục vụ tính toán nhanh, phân biệt với máy tính vi tính để bàn hay máy chủ.
Văn phòng phẩm khác gì với thiết bị văn phòng?
Văn phòng phẩm chủ yếu là vật tư tiêu hao (giấy in, bút viết, kim bấm, bìa hồ sơ) hoặc đồ dùng cầm tay cỡ nhỏ có giá trị thấp. Thiết bị văn phòng là các loại máy móc cơ điện tử giá trị lớn hơn như máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy giấy và được theo dõi khấu hao tài sản theo năm.
Mực máy in có được xem là văn phòng phẩm không?
Hộp mực máy in thường được quản lý theo danh mục vật tư tiêu hao cho thiết bị in ấn. Tùy thuộc vào chính sách nội bộ của từng doanh nghiệp, khoản này có thể được gộp chung vào hợp đồng cung ứng văn phòng phẩm trọn gói hoặc tách riêng thành danh mục bảo trì thiết bị văn phòng.
Doanh nghiệp nên mua văn phòng phẩm định kỳ theo tháng hay theo quý?
Phần lớn các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nên gom đơn đặt hàng theo chu kỳ 1 lần mỗi tháng hoặc 1 lần mỗi quý. Cách làm này giúp giảm thiểu chi phí giao nhận, nhận mức giá theo số lượng tốt hơn và tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn kế toán.
