Ram Giấy Là Gì? Giải Mã Thuật Ngữ & Cách Chọn Giấy In Tốt

Bạn đang tìm kiếm thông tin về “Ram giấy là gì”? Thuật ngữ này khá phổ biến, nhưng đôi khi lại gây nhầm lẫn vì nó có thể mang hai ý nghĩa khác nhau. Một là chỉ loại giấy tờ bản sao có xác nhận pháp lý, thường dùng trong các thủ tục hành chính. Hai là chỉ một đơn vị đo lường quen thuộc trong ngành văn phòng phẩm, đặc biệt là giấy in, giấy photo. Trong bài viết này, PT Phúc Thịnh sẽ tập trung làm rõ ý nghĩa thứ hai – ram giấy như một đơn vị đóng gói giấy in, một vật tư tiêu hao không thể thiếu tại mọi văn phòng, trường học hay cửa hàng dịch vụ in ấn. Chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết về định nghĩa, các loại ram giấy phổ biến, công dụng và cách lựa chọn loại giấy phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Ram giấy là gì? Giải mã thuật ngữ quen thuộc trong văn phòng phẩm

Khi nói đến văn phòng phẩm, đặc biệt là các loại giấy sử dụng cho việc in ấn và photocopy, “ram giấy” (hay ream giấy) là một thuật ngữ cực kỳ quen thuộc. Vậy chính xác thì ram giấy là gì?

Hiểu một cách đơn giản, ram (ream) là một đơn vị quy ước dùng để đếm số lượng tờ giấy. Theo tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất hiện nay:

1 Ram giấy = 500 tờ giấy

Như vậy, khi bạn mua một “ram giấy A4 70gsm”, nghĩa là bạn đang mua một tập gồm 500 tờ giấy kích thước A4, mỗi mét vuông giấy nặng 70 gram.

Phân biệt với “Ram giấy” trong thủ tục hành chính:

Điều quan trọng cần lưu ý là thuật ngữ “ram giấy” này hoàn toàn khác với khái niệm “ram giấy tờ bản sao” hay “giấy chứng nhận ram” được đề cập trong các từ khóa liên quan đến thủ tục hành chính, công chứng (như ram giấy thẩm định, ram giấy tờ bản sao, giấy chứng nhận ram). “Ram giấy” trong ngữ cảnh đó thường ám chỉ việc đóng dấu xác nhận lên lề của các trang tài liệu photocopy để chứng thực nội dung sao y bản chính, một phần của hồ sơ thủ tục hành chính hoặc giấy tờ pháp lý.

Trong phạm vi bài viết này và lĩnh vực hoạt động của PT Phúc Thịnh, chúng tôi chỉ đề cập đến “ram giấy” với ý nghĩa là đơn vị 500 tờ giấy in ấn văn phòng.

Nguồn gốc của từ “ram” được cho là bắt nguồn từ tiếng Ả Rập “rizmah”, có nghĩa là “bó” hoặc “gói”, sau đó du nhập vào tiếng Anh thành “ream” và được Việt hóa thành “ram”. Đây là đơn vị đóng gói tiêu chuẩn giúp việc mua bán, vận chuyển và quản lý giấy in, giấy photo trở nên dễ dàng và thống nhất hơn.

Phân loại ram giấy phổ biến: Kích thước, định lượng (gsm) và chất liệu

Để lựa chọn được loại ram giấy phù hợp, bạn cần hiểu rõ các yếu tố phân loại chính. Các loại ram giấy trên thị trường rất đa dạng, đáp ứng nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Chúng thường được phân loại dựa trên các tiêu chí sau:

1. Kích thước giấy:

Kích thước là yếu tố dễ nhận biết nhất. Các kích thước phổ biến bao gồm:

• Giấy A4 (210 x 297 mm): Đây là kích thước thông dụng nhất, được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các văn phòng, trường học cho việc in ấn tài liệu, báo cáo, hợp đồng, photocopy thông thường. Hầu hết các máy in và máy photocopy hiện nay đều hỗ trợ khổ giấy này. Tham khảo hướng dẫn chọn giấy in A4 để biết thêm chi tiết.
• Giấy A3 (297 x 420 mm): Có kích thước gấp đôi A4, thường dùng để in bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ, poster quảng cáo nhỏ, hoặc các tài liệu cần không gian trình bày lớn hơn.
• Giấy A5 (148 x 210 mm): Bằng một nửa A4, phù hợp để in sổ tay, phiếu thu chi, tờ rơi kích thước nhỏ.
• Các kích thước khác (A0, A1, A2, Letter, Legal…): Ít phổ biến hơn trong môi trường văn phòng thông thường, chủ yếu dùng trong các ngành đặc thù như kiến trúc, in ấn chuyên nghiệp.

2. Định lượng giấy (GSM):

GSM là viết tắt của “Grams per Square Meter”, tức là trọng lượng của một tờ giấy trên một mét vuông diện tích. Đây là thông số quan trọng quyết định độ dày, độ cứng và độ đục của giấy.

• Định lượng giấy là gì? Nó cho biết tờ giấy đó dày hay mỏng. Chỉ số GSM càng cao, giấy càng dày, cứng và ít bị nhìn xuyên thấu hơn.
• Các định lượng phổ biến:
  • 60 gsm: Giấy mỏng, thường dùng cho giấy ghi chú, giấy nháp, hoặc in hóa đơn (như giấy in bill dạng liên tục). Giá thành rẻ nhưng dễ bị nhăn, rách và có thể kẹt máy nếu máy photocopy cũ.
  • 70 gsm: Loại phổ biến nhất trong các văn phòng hiện nay. Phù hợp cho in ấn, photocopy tài liệu thông thường 1 mặt. Cân bằng giữa chất lượng và giá cả. Cần lưu ý khi mua giấy in giá rẻ loại 70gsm, vì chất lượng có thể không đồng đều.
  • 80 gsm: Giấy dày dặn hơn, bề mặt mịn, độ trắng cao. Lý tưởng cho việc in 2 mặt mà không lo bị nhìn xuyên thấu, in tài liệu quan trọng, in màu cơ bản. Giảm thiểu tình trạng kẹt giấy. Đây là lựa chọn tốt cho chất lượng bản in đẹp và chuyên nghiệp.
  • 100 gsm, 120 gsm, 160 gsm trở lên: Giấy dày, cứng cáp, thường dùng để in bìa tài liệu, danh thiếp, catalogue, brochure, hoặc các ấn phẩm đòi hỏi chất lượng cao. Giấy Couche thường có định lượng cao.

Bảng so sánh các định lượng giấy phổ biến:

Định Lượng (gsm)	Đặc điểm	Ứng Dụng Phổ Biến	Lưu ý
60 gsm	Mỏng, nhẹ, giá rẻ	Giấy nháp, ghi chú, hóa đơn 1 liên	Dễ nhăn, rách, có thể kẹt máy cũ
70 gsm	Phổ biến, cân bằng giá/chất lượng	In, photocopy 1 mặt tài liệu thông thường	Hạn chế in 2 mặt, kiểm tra chất lượng khi mua giá rẻ
80 gsm	Dày dặn, trắng, mịn	In 2 mặt, tài liệu quan trọng, hợp đồng, in màu cơ bản	Chất lượng tốt, ít kẹt giấy
100-120 gsm	Dày, cứng cáp hơn	In bìa mỏng, tờ rơi, bản trình bày	Chất lượng bản in đẹp, chuyên nghiệp
>160 gsm	Rất dày, cứng	In bìa sách, catalogue, danh thiếp, thiệp mời	Dùng cho các ấn phẩm đòi hỏi độ bền và thẩm mỹ cao

3. Chất liệu và Loại giấy:

Ngoài kích thước và định lượng, chất liệu cấu tạo nên giấy cũng là một yếu tố phân loại quan trọng:

• Giấy Ford (Woodfree Paper): Đây là loại giấy phổ biến nhất dùng làm giấy in văn phòng. Bề mặt nhám, không tráng phủ, bám mực tốt, thường có màu trắng hoặc hơi ngà. Giấy Fort là gì? Tìm hiểu thêm tại đây.
• Giấy Couche (Coated Paper): Bề mặt được tráng phủ bằng cao lanh (hoặc vật liệu tương đương) nên bóng, mịn, khả năng tái tạo màu sắc và hình ảnh rất tốt. Thường dùng để in tạp chí, catalogue, brochure, poster chất lượng cao. Không phổ biến dưới dạng ram giấy A4 cho văn phòng thông thường.
• Giấy Bristol: Tương tự Couche nhưng dày và cứng hơn, thường dùng làm bìa, hộp giấy.
• Giấy Ivory: Một mặt láng, một mặt nhám, cũng thường dùng làm bao bì, hộp sản phẩm.
• Giấy Carbonless: Giấy tự nhân bản, dùng in hóa đơn, phiếu xuất kho nhiều liên mà không cần giấy than.
• Giấy In Nhiệt: Loại giấy đặc biệt, không cần mực in, dùng cho máy in bill nhiệt, máy POS.
• Giấy Tái Chế: Được sản xuất từ giấy đã qua sử dụng, giúp bảo vệ môi trường. Chất lượng có thể không bằng giấy mới 100% nhưng ngày càng được cải thiện và là một giải pháp xanh cho văn phòng.

4. Độ trắng (CIE Whiteness):

Độ trắng của giấy cũng ảnh hưởng đến chất lượng bản in, đặc biệt là in màu. Chỉ số CIE càng cao, giấy càng trắng sáng, giúp hình ảnh và chữ viết nổi bật, rõ nét hơn. Tuy nhiên, giấy quá trắng có thể gây mỏi mắt khi đọc lâu. Độ trắng phổ biến cho giấy văn phòng thường từ 148 đến 167 CIE.

Việc hiểu rõ các yếu tố phân loại này giúp bạn so sánh các loại giấy in và đưa ra lựa chọn tối ưu.

Công dụng chính của ram giấy trong công việc văn phòng và in ấn

Ram giấy là vật tư không thể thiếu trong hầu hết mọi hoạt động của văn phòng hiện đại, trường học, cơ sở kinh doanh và cả cá nhân. Công dụng chính của nó bao gồm:

1. In ấn tài liệu: Đây là công dụng cơ bản và quan trọng nhất. Từ các văn bản nội bộ, báo cáo, hợp đồng, đề xuất, bản thuyết trình đến các tài liệu học tập, giáo án… đều cần đến giấy in. Chất lượng giấy ảnh hưởng trực tiếp đến độ sắc nét, tính chuyên nghiệp của tài liệu.
2. Photocopy: Sao chép tài liệu là nhu cầu thường xuyên. Giấy photocopy cần có độ dày phù hợp để tránh kẹt máy và đảm bảo bản sao rõ ràng.
3. Ghi chú và phác thảo: Ram giấy cũng thường được sử dụng để ghi chú nhanh, lên ý tưởng, vẽ sơ đồ tư duy hoặc phác thảo bản nháp trước khi hoàn thiện.
4. Làm biểu mẫu, phiếu thu chi: Các loại giấy định lượng mỏng hơn (như 60gsm) hoặc giấy carbonless thường được dùng để in các loại biểu mẫu, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ.
5. Lưu trữ hồ sơ: Các tài liệu sau khi in ấn cần được lưu trữ. Chất lượng giấy tốt (đặc biệt là giấy 80gsm trở lên) giúp tài liệu bền hơn theo thời gian.
6. Ứng dụng trong giáo dục: Từ bài tập, đề kiểm tra, tài liệu tham khảo đến các hoạt động thủ công, giấy là công cụ học tập và giảng dạy thiết yếu.
7. In ấn phẩm quảng cáo đơn giản: Giấy định lượng cao hơn có thể dùng để in tờ rơi, thông báo, poster nhỏ phục vụ mục đích truyền thông nội bộ hoặc quảng cáo quy mô nhỏ.
8. In ảnh (hạn chế): Mặc dù không chuyên dụng như các loại giấy in ảnh, giấy văn phòng chất lượng tốt (80gsm trở lên, độ trắng cao) vẫn có thể dùng để in ảnh bằng giấy thường cho các nhu cầu không quá khắt khe. Để có chất lượng tốt nhất, bạn nên chọn giấy in ảnh chuyên dụng.

Nhìn chung, ram giấy đóng vai trò nền tảng cho việc truyền tải thông tin, lưu trữ dữ liệu và vận hành các quy trình công việc hàng ngày trong mọi tổ chức.

5 Tiêu chí quan trọng khi chọn mua ram giấy phù hợp nhu cầu

Việc lựa chọn đúng loại ram giấy không chỉ đảm bảo chất lượng bản in mà còn giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng bạn cần cân nhắc khi mua giấy in:

1. Xác định rõ mục đích sử dụng:
   • Bạn cần in tài liệu gì? (Văn bản thông thường, hợp đồng quan trọng, báo cáo 2 mặt, bản thuyết trình màu, hay chỉ là bản nháp?)
   • In 1 mặt hay 2 mặt? (Giấy 70gsm có thể dùng cho in 1 mặt, nhưng nên chọn 80gsm trở lên để in 2 mặt không bị thấu).
   • Có yêu cầu cao về độ trắng, độ mịn không? (Tài liệu giao dịch với khách hàng, đối tác nên dùng giấy đẹp hơn).
   • Tài liệu có cần lưu trữ lâu dài không? (Giấy dày, chất lượng tốt sẽ bền hơn).
2. Xem xét loại máy in/photocopy đang sử dụng:
   • Máy in laser hay máy in phun? (Một số loại giấy được thiết kế tối ưu cho từng công nghệ in).
   • Máy có hay bị kẹt giấy không? (Nếu có, nên ưu tiên giấy 80gsm trở lên, bề mặt trơn láng hơn và kiểm tra kỹ chất lượng giấy). Tham khảo cách chọn giấy in không kẹt để có lựa chọn tốt nhất.
   • Máy photocopy tốc độ cao cần giấy có độ cứng tốt để tránh bị cuốn nhiều tờ cùng lúc.
3. Lựa chọn định lượng (GSM) phù hợp:
   • Như đã phân tích ở trên, định lượng quyết định độ dày. Đừng chọn giấy quá mỏng (60gsm) cho các tác vụ in ấn quan trọng hoặc in 2 mặt. 70gsm là mức phổ thông, 80gsm là lựa chọn tối ưu cho hầu hết nhu cầu văn phòng.
   • Đừng ham giấy in giá rẻ mà bỏ qua yếu tố định lượng và chất lượng, vì có thể gây tốn kém hơn do kẹt giấy, hỏng máy.
4. Đánh giá độ trắng (CIE) và độ mịn:
   • Độ trắng cao giúp bản in trông chuyên nghiệp và sắc nét hơn, đặc biệt là bản in màu.
   • Độ mịn của bề mặt giấy ảnh hưởng đến khả năng bám mực và cảm giác khi tiếp xúc. Giấy mịn hơn thường cho chất lượng in tốt hơn và ít gây bụi giấy làm bẩn máy.
   • Bạn có thể đánh giá chất lượng giấy in qua các thông số này.
5. Chọn thương hiệu uy tín và nhà cung cấp đáng tin cậy:
   • Các thương hiệu giấy in phổ biến như Double A, Paper One, IK Plus, Supreme, Excel… thường có chất lượng ổn định.
   • Quan trọng hơn là chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín như PT Phúc Thịnh. Chúng tôi đảm bảo cung cấp sản phẩm chính hãng, chất lượng đồng đều, giá cả cạnh tranh (đặc biệt khi mua số lượng lớn) và dịch vụ giao hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Cân nhắc kỹ lưỡng 5 tiêu chí này sẽ giúp bạn chọn được ram giấy “đáng đồng tiền bát gạo”, phục vụ tốt nhất cho công việc của mình.

Mua ram giấy chất lượng ở đâu và những lưu ý khi sử dụng, bảo quản

Sau khi đã hiểu rõ về ram giấy và cách lựa chọn, vấn đề tiếp theo là mua ở đâu để đảm bảo chất lượng và giá tốt?

Nơi mua ram giấy uy tín:

• Cửa hàng văn phòng phẩm: Các cửa hàng nhỏ lẻ có ưu điểm là tiện lợi, mua được ngay số lượng ít. Tuy nhiên, mẫu mã có thể không đa dạng và giá thường cao hơn.
• Siêu thị, nhà sách lớn: Cung cấp nhiều lựa chọn hơn, thường là các thương hiệu phổ biến. Giá cả có thể cạnh tranh hơn cửa hàng nhỏ.
• Nhà cung cấp văn phòng phẩm chuyên nghiệp: Đây là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức, trường học cần mua số lượng lớn và thường xuyên. Các nhà cung cấp như PT Phúc Thịnh mang lại nhiều lợi ích:
  • Đa dạng sản phẩm: Cung cấp đầy đủ các loại giấy từ nhiều thương hiệu, định lượng, kích thước khác nhau.
  • Chất lượng đảm bảo: Cam kết hàng chính hãng, chất lượng ổn định.
  • Giá cả cạnh tranh: Chính sách giá tốt, chiết khấu hấp dẫn cho đơn hàng lớn.
  • Dịch vụ chuyên nghiệp: Tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp, giao hàng tận nơi nhanh chóng, xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
  • Nguồn cung ổn định: Đáp ứng nhu cầu VPP toàn diện, không chỉ giấy in mà còn bìa hồ sơ, bút viết, dụng cụ vệ sinh, vật tư cho kho xưởng… phục vụ đa dạng khách hàng từ văn phòng đến nhà hàng, trường học, cả các đối tác lớn như BHX, TGDD.

Liên hệ ngay với PT Phúc Thịnh để nhận tư vấn và báo giá tốt nhất cho nhu cầu giấy in và văn phòng phẩm của bạn!

Lưu ý khi sử dụng ram giấy:

• Kiểm tra giấy trước khi nạp: Đảm bảo giấy phẳng phiu, không bị cong vênh, ẩm mốc hay rách góc. Giấy in bị ẩm là nguyên nhân hàng đầu gây kẹt máy.
• Xấp giấy đều trước khi cho vào khay: Vỗ nhẹ các cạnh của tập giấy xuống mặt phẳng để các tờ giấy tách rời nhau, tránh bị cuốn nhiều tờ cùng lúc.
• Nạp giấy đúng chiều và không quá đầy: Tuân theo hướng dẫn của máy in/photocopy về chiều nạp giấy và số lượng tối đa cho phép trong khay.

Lưu ý khi bảo quản ram giấy:

Việc bảo quản giấy in đúng cách giúp duy trì chất lượng giấy và tránh lãng phí:

• Nơi khô ráo, thoáng mát: Độ ẩm là kẻ thù số một của giấy. Bảo quản giấy ở nơi khô ráo, tránh xa nguồn nước, khu vực ẩm ướt.
• Giữ nguyên bao bì: Lớp vỏ bọc của ram giấy giúp chống ẩm và bụi bẩn. Chỉ nên mở bao bì khi bắt đầu sử dụng.
• Tránh ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ cao: Ánh nắng và nhiệt độ cao có thể làm giấy bị giòn, ngả màu và cong vênh.
• Đặt giấy trên mặt phẳng: Không để vật nặng lên trên hoặc làm cong vênh ram giấy.
• Sử dụng theo nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out): Ưu tiên sử dụng những ram giấy nhập kho trước để tránh tình trạng giấy để quá lâu bị giảm chất lượng.

Hy vọng những thông tin chi tiết trên đã giúp bạn hiểu rõ ram giấy là gì (theo nghĩa văn phòng phẩm), cách phân loại, công dụng và làm thế nào để lựa chọn, sử dụng, bảo quản giấy một cách hiệu quả nhất. Giấy in tuy là vật tư đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp giấy in và văn phòng phẩm đáng tin cậy, đa dạng chủng loại với mức giá tốt, đừng ngần ngại khám phá các sản phẩm tại danh mục Giấy In của chúng tôi hoặc liên hệ PT Phúc Thịnh ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên viên tư vấn tận tình và nhận báo giá ưu đãi nhất! PT Phúc Thịnh luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Để tìm hiểu thêm về các đơn vị đo lường giấy, bạn có thể tham khảo trang Wikipedia về Ream (unit of paper).