Chi phí giấy in tuy chỉ chiếm một phần nhỏ trong ngân sách vận hành nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc hằng ngày của toàn bộ văn phòng. Chọn giấy quá mỏng để tiết kiệm chi phí ban đầu thường dẫn đến tình trạng kẹt giấy liên tục, nhăn rách tài liệu và làm mòn trục cuốn cao su của máy in. Ngược lại, sử dụng toàn bộ giấy định lượng dày cho các bản thảo nháp hay phiếu xuất kho lại gây lãng phí ngân sách không cần thiết. Nắm rõ cách lựa chọn định lượng, nhận biết đặc tính từng thương hiệu và tính toán số lượng mua hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp vừa tối ưu chi phí, vừa giữ cho thiết bị in ấn vận hành bền bỉ.
Định lượng giấy in văn phòng: Nên chọn 70gsm, 80gsm hay 100gsm?
Định lượng giấy in được biểu thị bằng đơn vị gsm (grams per square meter), tức là trọng lượng tính bằng gam của một mét vuông giấy. Chỉ số gsm càng cao thì tờ giấy càng dày dặn, cứng cáp và có độ cản quang càng tốt. Trong môi trường công sở, ba mức định lượng phổ biến nhất là 70gsm, 80gsm và 100gsm, mỗi mức phục vụ cho một nhóm mục đích sử dụng hoàn toàn riêng biệt.
Giấy in định lượng 70gsm là lựa chọn kinh tế nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi cho các nhu cầu in ấn tài liệu lưu hành nội bộ, văn bản đọc duyệt sơ thảo, thông báo thông thường và chứng từ kế toán một mặt. Với trọng lượng mỏng nhẹ, giấy 70gsm chạy rất trơn tru trên các dòng máy in laser cá nhân để bàn. Tuy nhiên, do độ cản quang ở mức vừa phải, nếu bạn in văn bản hai mặt có độ phủ mực đậm, các dòng chữ ở mặt trước có thể bị nhìn thấy lờ mờ từ mặt sau (hiện tượng thấu quang), khiến trang tài liệu trông kém sắc nét.
Giấy in định lượng 80gsm là tiêu chuẩn vàng cho các loại tài liệu quan trọng như hợp đồng kinh tế, hồ sơ chào thầu, báo cáo tài chính và công văn gửi đối tác. Nhờ mật độ sợi gỗ dày hơn, giấy 80gsm sở hữu độ đanh cứng cáp và độ cản quang vượt trội, cho phép in đảo mặt tự động (duplex) sắc nét mà không lo lem mực hay lộ bóng chữ. Khi chạy qua các dòng máy in laser tốc độ cao hoặc máy photocopy văn phòng công suất lớn, độ cứng của giấy 80gsm giúp giấy vượt qua cụm sấy nhiệt độ cao mà không bị quăn mép hay kẹt giữa chừng. Để hiểu rõ hơn sự khác biệt thực tế giữa hai mức định lượng này trên một thương hiệu cụ thể, bạn có thể tham khảo thêm bài phân tích so sánh giấy IK Yellow 70gsm và 80gsm để đưa ra lựa chọn phù hợp ngân sách.
Định lượng 100gsm hiếm khi dùng cho việc in văn bản văn phòng thông thường vì độ dày lớn làm khay nạp nhanh đầy và chi phí cao hơn đáng kể. Mức định lượng này thường được các doanh nghiệp dùng làm trang bìa tài liệu, in profile công ty, bản vẽ phối cảnh kiến trúc hoặc các ấn phẩm thuyết trình có biểu đồ màu cần độ giữ mực dày. Ngoài ra, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành về giấy in như độ đục, độ nhẵn hay hướng thớ giấy cũng giúp bạn kiểm soát chất lượng bản in tốt hơn.
| Định lượng | Độ cản quang | In đảo mặt tự động | Dòng máy in phù hợp | Mục đích sử dụng văn phòng |
|---|---|---|---|---|
| 70 gsm | Trung bình (hơi thấy bóng chữ mặt sau) | Phù hợp văn bản ít chữ, không khuyến khích cho mảng màu đậm | Máy in laser để bàn, máy photocopy văn phòng thông thường | Văn bản nháp, thông báo nội bộ, chứng từ kế toán một mặt |
| 80 gsm | Cao (chống thấu quang rõ rệt) | Rất tốt, chống kẹt giấy và chống cong vênh khi qua lô sấy | Máy in laser tốc độ cao, máy in màu, máy photocopy đa năng | Hợp đồng kinh tế, báo cáo đối ngoại, hồ sơ thầu, chứng từ giao dịch |
| 100 gsm | Rất cao (gần như đục hoàn toàn) | Chuyên dụng, cần khay nạp tay cho giấy dày tùy dòng máy | Máy in phun màu, máy in laser có chế độ Heavy Paper | Trang bìa hồ sơ, bản vẽ phối cảnh, profile năng lực doanh nghiệp |
Các thương hiệu giấy in văn phòng phổ biến có đặc tính gì?
Thị trường giấy in văn phòng tại Việt Nam hiện nay rất đa dạng, phân hóa thành hai nhóm chính dựa trên nguồn gốc nguyên liệu bột giấy, công nghệ cán láng và mục đích sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
Nhóm thương hiệu cao cấp nhập khẩu nổi bật với ba cái tên quen thuộc: Double A, PaperOne và Supreme. Giấy Double A sản xuất từ Thái Lan bằng nguồn bột gỗ bạch đàn công nghiệp, nổi tiếng với bề mặt mịn, ít bụi giấy bám vào trống từ (drum) và rulo cuốn giấy. PaperOne nhập khẩu từ Indonesia được xử lý bề mặt bằng công nghệ ProDigi giúp giữ các hạt mực màu cố định trên bề mặt, tạo độ sắc nét vượt trội khi in các tài liệu có đồ họa. Nếu văn phòng thường xuyên in biểu đồ hoặc hình ảnh màu, bạn nên xem thêm hướng dẫn chọn mua giấy in màu để bản in đạt màu sắc chuẩn xác. Giấy Supreme cũng xuất xứ từ Thái Lan, có độ trắng sáng cao và thớ giấy phân bổ đồng đều, thích hợp cho các ấn phẩm văn phòng đòi hỏi tính trang trọng.
Nhóm thương hiệu phổ thông và kinh tế gồm có IK Plus, Bãi Bằng và Delight. IK Plus nhập khẩu từ Indonesia là dòng giấy có độ đanh cứng rất tốt, chạy ổn định trên các dòng máy photocopy văn phòng tốc độ cao. Giấy in Bãi Bằng là thương hiệu nội địa lâu đời của Việt Nam, sử dụng chất giấy Ford có sắc trắng tự nhiên hơi ngả vàng nhẹ dịu mắt, rất thích hợp để in các tập hồ sơ hay tài liệu đào tạo nhiều trang mà không làm mỏi mắt người đọc. Trong khi đó, các dòng giấy như Delight hay Excel tập trung vào phân khúc kinh tế, đáp ứng tốt cho nhu cầu photocopy tài liệu học tập, phiếu xuất kho hoặc chứng từ lưu kho số lượng lớn.
Độ trắng sáng của giấy thường đo bằng hai chỉ số: độ sáng ISO (phản xạ ánh sáng tự nhiên) và độ trắng CIE (phản xạ ánh sáng dưới quang phổ huỳnh quang). Giấy có độ trắng CIE quá cao thường được bổ sung chất tăng trắng quang học (OBA), nhìn bằng mắt thường rất sáng nhưng nếu đọc liên tục nhiều giờ sẽ gây mỏi mắt. Đối với tài liệu làm việc, văn bản pháp lý đọc hằng ngày, giấy có độ trắng tự nhiên dịu mắt sẽ thoải mái hơn cho người sử dụng.
Mua số lượng bao nhiêu để vừa tiết kiệm vừa không bị ẩm hỏng?
Quy cách đóng gói tiêu chuẩn của giấy in văn phòng là 500 tờ cho một ram (ream), và 5 ram được đóng chung trong một thùng carton chắc chắn (tổng cộng 2.500 tờ A4). Theo số cân giao hàng trên website, mỗi ram A4 cả màng bọc nặng khoảng 2,25 kg (70gsm) và 2,55 kg (80gsm), tức 5 ram khoảng 11,3 kg và 12,8 kg, chưa tính vỏ thùng. Bạn có thể tham khảo thêm cách tính số tờ giấy A4 trong 1 kg theo từng định lượng để kiểm tra nhanh định mức sử dụng thực tế.
Doanh nghiệp nên ưu tiên mua giấy in theo quy cách nguyên thùng 5 ram thay vì mua lẻ từng ram tại các cửa hàng tạp hóa. Thùng carton cứng giúp bảo vệ các góc cạnh của ram giấy không bị móp méo, dập gập trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, việc đóng thùng kín còn tạo ra một lớp bảo vệ cơ học, giúp các ram giấy bên trong ít chịu tác động trực tiếp của độ ẩm không khí bên ngoài. Mua theo thùng cũng giúp nhân viên quản lý kho dễ dàng kiểm đếm và xếp chồng ngay ngắn trên kệ lưu trữ.
Để tính toán số lượng đặt mua tối ưu, bạn có thể căn cứ vào quy mô nhân sự và tần suất xử lý văn bản thực tế của công ty:
- Lấy số dùng thật làm gốc: cộng số ram đã dùng trong 2–3 tháng gần nhất rồi chia ra mức trung bình mỗi tháng. Mỗi văn phòng in rất khác nhau, nên con số của chính bạn đáng tin hơn mọi mức ước lượng theo số nhân sự.
- Đặt theo đợt đủ dùng 1–2 tháng: lấy mức trung bình nhân lên, làm tròn theo thùng 5 ram, để kho không chật và giấy không nằm lâu hút ẩm.
- Tách riêng phòng in nhiều: kế toán, pháp chế, dự án thường in nhiều hơn hẳn phần còn lại, nên theo dõi và cấp phát riêng theo tuần hoặc theo tháng.
Chỉ nên mua lượng giấy đủ dùng trong vòng một đến hai tháng. Giấy in văn phòng sản xuất từ sợi cellulose tự nhiên nên có tính háo nước rất mạnh. Nếu lưu trữ trong phòng không có điều hòa hút ẩm hoặc để giấy qua mùa mưa ẩm kéo dài, giấy sẽ ngậm hơi nước từ không khí làm các sợi liên kết mềm nhũn. Khi đi qua cụm sấy nóng của máy in laser, hơi nước bốc lên đột ngột làm tờ giấy bị cong vênh, các trang dính chặt vào nhau và gây kẹt giấy liên tục. Nếu giấy đã lỡ bị ẩm, bạn có thể áp dụng các mẹo xử lý giấy in bị cong vênh để làm phẳng lại trước khi nạp vào máy.
Giá giấy in văn phòng chênh lệch do những yếu tố nào?
Trên thị trường, mức giá giữa các thương hiệu và các loại giấy in có sự phân hóa rõ ràng. Sự chênh lệch này xuất phát từ năm yếu tố kỹ thuật và quy cách cốt lõi:
- Định lượng giấy: Giấy 80gsm sử dụng lượng bột gỗ nhiều hơn khoảng 14% trên cùng một diện tích mét vuông so với giấy 70gsm, dẫn đến chi phí nguyên liệu sản xuất cao hơn.
- Chất lượng nguồn bột gỗ: Bột giấy nguyên sinh (virgin pulp) lấy từ gỗ rừng trồng công nghiệp có cấu trúc sợi dài, độ tinh khiết cao, giúp tờ giấy đanh mịn và ít sinh bụi hơn so với bột giấy pha trộn từ giấy tái chế.
- Công nghệ gia keo và cán láng bề mặt: Các thương hiệu đầu tư dây chuyền cán láng trục thép hiện đại tạo ra bề mặt phẳng mịn đồng đều, giúp hạt mực bám chắc mà không thấm hút quá nhiều mực in.
- Chi phí nhập khẩu và vận chuyển: Các dòng giấy nhập khẩu từ Thái Lan hay Indonesia phải chịu thêm chi phí logistics đường biển và thủ tục hải quan so với giấy sản xuất trong nước.
- Hình thức mua hàng: Mua theo đơn hàng nguyên thùng hoặc đặt hàng theo định kỳ hằng tháng thường có đơn giá mỗi ram tốt hơn mua lẻ từng ram đột xuất.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Cách bảo quản giấy in văn phòng đúng kỹ thuật để máy in chạy bền
Bảo quản giấy in đúng cách tại nơi làm việc là biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả nhất để ngăn ngừa sự cố kẹt giấy và bảo vệ cơ chế kéo giấy của máy in. Nhân viên văn phòng nên áp dụng các nguyên tắc lưu kho tiêu chuẩn sau:
- Kê cao cách sàn và vách tường: Luôn đặt thùng giấy trên pallet nhựa, kệ gỗ hoặc mặt bàn cao cách mặt đất từ 15–20 cm trở lên và cách tường 20 cm. Hơi ẩm từ sàn gạch và tường xi măng rất dễ ngấm vào đáy thùng nếu đặt tiếp xúc trực tiếp.
- Dùng đến đâu mới bóc vỏ bọc đến đó: Lớp vỏ bọc bên ngoài mỗi ram giấy được tráng màng chống ẩm chuyên dụng. Giữ nguyên bao bì cho đến khi cần nạp giấy vào máy; không nên bóc sẵn nhiều ram rồi để ngoài không khí bàn làm việc.
- Vỗ tơi giấy trước khi cho vào khay: Sau khi xé vỏ bọc ram giấy, dùng hai tay cầm hai đầu xấp giấy, uốn cong nhẹ và vỗ đều các mép xuống mặt bàn phẳng. Thao tác này giúp luồng không khí lọt vào giữa các tờ, tách rời các mép giấy vô tình dính vào nhau do lực nén dao xén công nghiệp.
- Đóng kín nắp khay chứa giấy: Khay nạp giấy của máy in laser hoặc máy photocopy luôn có nắp đậy chắn bụi. Cần đóng kín nắp này sau khi nạp giấy để bụi bẩn trong văn phòng không bám vào mặt giấy gây xước trống từ.
Lựa chọn đúng định lượng và thương hiệu giấy in không chỉ giúp bản hợp đồng của doanh nghiệp thêm phần chuyên nghiệp mà còn giảm thiểu tối đa sự cố kẹt máy in hằng ngày. Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các dòng giấy in văn phòng chính hãng từ Double A, PaperOne, IK Plus đến Bãi Bằng theo thùng nguyên đai nguyên kiện.
Xem danh mục giấy in văn phòng
Tư vấn qua hotline 0902.308.802
Giấy A4 70gsm và 80gsm loại nào in hai mặt tốt hơn?
Giấy định lượng 80gsm in hai mặt tốt hơn rõ rệt nhờ độ dày dặn và độ cản quang cao, giúp ngăn hiện tượng bóng chữ thấu quang từ mặt sau sang mặt trước. Ngoài ra, độ đanh cứng của giấy 80gsm giúp giấy không bị nhăn rách hay quăn góc khi máy in thực hiện cơ chế đảo chiều sấy nhiệt tự động.
Mua giấy in theo thùng 5 ram có lợi hơn mua từng ram lẻ không?
Thường là có, cả về chi phí lẫn bảo quản. Thùng carton dày giúp bảo vệ mép giấy không bị dập gãy khi vận chuyển, dễ xếp gọn trong kho, đồng thời đơn giá mỗi ram thường tốt hơn mua lẻ.
Giấy in Bãi Bằng có dùng tốt cho máy in laser văn phòng không?
Giấy in Bãi Bằng hoàn toàn sử dụng tốt trên các dòng máy in laser văn phòng thông dụng. Chất giấy Ford trắng tự nhiên dịu mắt, độ bám mực tốt, rất phù hợp cho việc in ấn chứng từ, báo cáo lưu trữ nội bộ với chi phí vận hành tiết kiệm.
Một thùng giấy in A4 văn phòng nặng khoảng bao nhiêu kg?
Một thùng giấy in A4 đóng gói tiêu chuẩn gồm 5 ram (2.500 tờ). Theo số cân giao hàng trên website, 5 ram giấy 70gsm nặng khoảng 11,3 kg và 5 ram 80gsm khoảng 12,8 kg, chưa tính vỏ thùng carton.
Giấy tập học sinh thường có kích thước tương đương khổ giấy nào?
Các loại tập vở học sinh thông dụng tại Việt Nam thường có kích thước gần khổ A5 hoặc B5, đều nhỏ hơn khổ giấy A4 (21 × 29,7 cm) tiêu chuẩn dùng cho máy in văn phòng.
