Cùng một món văn phòng phẩm nhưng mỗi nơi bán một giá chủ yếu do chất lượng vật liệu bên trong, quy cách đóng gói đủ hay thiếu, tình trạng thuế giá trị gia tăng và dịch vụ giao nhận. Báo giá thấp bất thường thường đến từ hàng pha nhựa tái sinh, giấy in nhiều bụi, thiếu số lượng tờ hoặc chưa tính thuế. Vì vậy khi so báo giá, hãy so cùng thông số, cùng số lượng đóng gói, cùng tình trạng thuế và cộng cả phí giao hàng.
Khi cầm trên tay bảng chào giá văn phòng phẩm từ nhiều đơn vị khác nhau, nhiều nhân viên thu mua và kế toán thường băn khoăn vì sao cùng là một chiếc kẹp giấy, cuốn sổ hay ram giấy in nhưng mức chênh lệch giữa các nơi lại rất lớn. Sự chênh lệch này khiến người mua khó đưa ra quyết định nếu chỉ nhìn vào tên gọi chung trên mặt giấy mà bỏ qua những yếu tố cốt lõi quyết định chi phí vận hành thực tế của công ty.
Hiểu rõ các nguyên nhân chi phối cấu thành giá giúp doanh nghiệp tránh được cái bẫy mua hàng đơn giá thấp nhưng phát sinh nhiều chi phí khắc phục sự cố trong quá trình sử dụng hằng ngày.
- Vì sao cùng một tên gọi nhưng chất lượng vật tư lại khác nhau?
- Đơn giá báo cho công ty có thuế VAT hay chưa?
- Quy cách đóng gói đủ số lượng hay bị hao hụt số tờ, số cái?
- 5 yếu tố cốt lõi quyết định mức giá văn phòng phẩm giữa các nhà cung cấp
- Khoảng cách giao hàng và chi phí vận chuyển ảnh hưởng thế nào đến giá?
- Cách so sánh bảng báo giá văn phòng phẩm chuẩn xác cho doanh nghiệp
Vì sao cùng một tên gọi nhưng chất lượng vật tư lại khác nhau?
Tên gọi chung của một món đồ văn phòng phẩm thường chỉ phản ánh công năng sử dụng cơ bản mà không thể hiện chi tiết chất lượng gia công và cấp độ vật liệu. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến đơn giá của các sản phẩm có vẻ ngoài tương tự lại có khoảng cách đáng kể.
Đối với giấy in khổ chuẩn A4 kích thước 210 × 297 mm, hai ram giấy cùng mang nhãn định lượng 70 gsm hoặc 80 gsm nhưng độ mịn, độ đục và hàm lượng tro bụi bên trong lại hoàn toàn khác biệt. Giấy làm từ bột gỗ nguyên sinh có cấu trúc sợi đan kết đồng đều, bề mặt nhẵn mịn giúp giữ mực sắc nét và hạn chế tối đa bụi giấy bám vào trục kéo cao su của máy in. Ngược lại, những loại giấy pha nhiều bột tái chế hoặc phụ gia độn thường xốp hơn, dễ cong vênh khi qua cụm sấy và sinh ra nhiều bụi mịn bám vào trục kéo giấy.
Bên cạnh việc chọn giấy đạt chuẩn, việc áp dụng các giải pháp in ấn tiết kiệm chi phí văn phòng như thiết lập in hai mặt mặc định sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt lượng giấy tiêu hao và bảo vệ máy in bền bỉ hơn.
Đối với các loại bìa hồ sơ như bìa lá hay bìa lỗ, độ bền phụ thuộc vào nguồn gốc hạt nhựa và độ dày màng nhựa (chẳng hạn màng mỏng 0,15mm hoặc màng dày 0,2mm). Màng nhựa PP nguyên sinh giữ được độ trong suốt cao, dẻo dai và không bị giòn gãy khi lật mở nhiều lần trong môi trường máy lạnh. Trong khi đó, nhựa pha tạp chất tái sinh rất dễ ố vàng, đường ép nhiệt ở đáy dễ bục rách chỉ sau một thời gian ngắn lưu trữ.
Thay vì chỉ so sánh tên gọi chung trên bảng báo giá, người phụ trách thu mua nên yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ độ dày màng nhựa, định lượng hoặc thương hiệu cụ thể của từng món hàng để đối chiếu chính xác.
Với các dụng cụ kim loại như bấm kim, ghim kẹp hay kéo cắt giấy, sự khác biệt nằm ở chất lượng thép và cơ cấu truyền lực. Thép tôi luyện tốt giúp lưỡi bấm ghim sắc ngọt, không làm cong chân kim và có khả năng chịu lực bấm liên tục hằng ngày mà không bị lệch lò xo.
Đơn giá báo cho công ty có thuế VAT hay chưa?
Một điểm khác biệt rất lớn giữa các đơn vị cung cấp văn phòng phẩm nằm ở tính minh bạch của thuế giá trị gia tăng (VAT). Đây là yếu tố thường tạo ra sự chênh lệch giả tạo trên các bảng chào giá ban đầu.
Nhiều cửa hàng nhỏ lẻ hoặc đơn vị bán trôi nổi thường chào giá chưa thuế để con số trông có vẻ thấp hơn nhằm thu hút người mua. Khi doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn tài chính hợp pháp để khấu trừ thuế đầu vào và tính vào chi phí hợp lý của công ty, nhà cung cấp mới thông báo cộng thêm tỷ lệ phần trăm tiền thuế theo luật định. Vì vậy, trước khi so, hãy hỏi rõ đơn giá đã gồm thuế hay chưa và bên bán có xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn không.
Để việc theo dõi chi phí mua sắm hằng tháng không bị nhầm lẫn giữa đơn giá chưa thuế và đơn giá có thuế, việc thiết lập một danh mục văn phòng phẩm chi tiết cho công ty sẽ tạo ra quy chuẩn thống nhất để mọi nhà cung cấp cùng chào giá trên một mặt bằng chuẩn.
Quy cách đóng gói đủ số lượng hay bị hao hụt số tờ, số cái?
Quy cách đóng gói thực tế là một trong những khu vực dễ xảy ra tình trạng bớt xén số lượng nhất đối với các mặt hàng văn phòng phẩm giá rẻ bất thường trên thị trường trôi nổi.
Đối với các mặt hàng đếm theo tờ hoặc theo chiếc như ram giấy in chuẩn 500 tờ, xấp bìa lỗ 100 tờ hay hộp kim bấm 1.000 kim, nhà sản xuất tiêu chuẩn luôn đóng gói đúng số lượng niêm yết trên vỏ hộp. Tuy nhiên, một số nguồn hàng gia công kém uy tín thường rút bớt số lượng trong mỗi xấp. Người mua nhìn vào mức giá rẻ hơn một chút nhưng thực tế số lượng vật phẩm nhận về lại ít hơn đáng kể, làm đơn giá trên mỗi đơn vị sử dụng thực tế bị đội lên cao.
Tình trạng tương tự cũng gặp ở cuộn băng keo dán thùng: cuộn trông to vì lõi giấy dày, nhưng chiều dài màng keo thực tế lại ngắn. Nên so theo số mét hoặc số yard ghi trên cuộn thay vì nhìn độ to. Mua phải những cuộn băng keo này khiến phòng kho nhanh chóng hết vật tư đóng gói và phải đặt hàng bù liên tục.
5 yếu tố cốt lõi quyết định mức giá văn phòng phẩm giữa các nhà cung cấp
Để có cái nhìn tổng thể về sự khác biệt giữa các bảng báo giá trên thị trường, bảng đối chiếu dưới đây làm rõ các tiêu chuẩn tạo nên sự chênh lệch giữa nguồn hàng trôi nổi và hàng phân phối chính hãng.
| Yếu tố cấu thành | Báo giá thấp bất thường | Báo giá hàng chính hãng, rõ nguồn |
|---|---|---|
| Nguồn gốc vật liệu | Nhựa tái sinh dễ giòn, giấy xốp nhiều bụi mịn, thép mềm | Nhựa nguyên sinh bền dẻo, bột giấy chuẩn, thép chịu lực tốt |
| Hóa đơn chứng từ | Thường chưa tính thuế, khó xuất hóa đơn điện tử hợp lệ | Tình trạng thuế rõ ràng, xuất đầy đủ hóa đơn điện tử hợp pháp |
| Quy cách đóng gói | Nguy cơ thiếu số lượng tờ, số cái, lõi cuộn bị độn dày | Đúng định chuẩn đóng gói niêm yết của nhà sản xuất |
| Dịch vụ giao nhận | Khách tự chịu phí vận chuyển hoặc giao trễ nhiều ngày | Ghi rõ phí giao hoặc ngưỡng miễn phí giao, thời gian giao |
| Hỗ trợ đổi trả | Không nhận đổi hàng lỗi hoặc thủ tục rất phức tạp | Có điều kiện đổi trả hàng lỗi ghi rõ ràng |
Nhìn vào bảng so sánh, có thể thấy việc chọn nguồn hàng chỉ dựa trên đơn giá ban đầu có thể khiến doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro về chất lượng vật tư cũng như rắc rối trong công tác kế toán thuế.
Khoảng cách giao hàng và chi phí vận chuyển ảnh hưởng thế nào đến giá?
Chi phí logistics là một phần quan trọng cấu thành nên mức giá cuối cùng mà khách hàng nhận được. Các mặt hàng văn phòng phẩm thường có đặc tính cồng kềnh và nặng nề, đặc biệt là các thùng giấy in hay các kiện bìa còng lưu trữ hồ sơ.
Một số đơn vị báo giá sản phẩm rất rẻ nhưng lại yêu cầu khách hàng tự trả cước vận chuyển riêng hoặc áp dụng mức phụ phí đường dài rất cao nếu văn phòng ở xa kho hàng. Nhiều nhà cung cấp khác lại miễn phí giao khi đơn đạt một ngưỡng giá trị, và ngưỡng này thường khác nhau theo khu vực. Vì thế cần cộng cả phí giao vào tổng tiền trước khi so.
Đây là lý do vì sao khi cân nhắc địa điểm mua sắm, các doanh nghiệp thường tính toán xem chọn văn phòng phẩm theo quận có mang lại lợi thế về thời gian giao hàng khẩn cấp và tối ưu phí vận chuyển hay không, thay vì chỉ chăm chú vào sự chênh lệch nhỏ trên từng món đồ.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Cách so sánh bảng báo giá văn phòng phẩm chuẩn xác cho doanh nghiệp
Để đánh giá công tâm giữa các đơn vị cung cấp và chọn được đối tác đồng hành dài lâu, bạn có thể thực hiện theo các bước rà soát sau đây:
- Chuẩn hóa tên gọi và thương hiệu: Yêu cầu mọi nhà cung cấp ghi rõ tên hãng sản xuất, mã thông số kỹ thuật (như định lượng giấy, độ dày màng nhựa, kích thước) thay vì ghi chung chung là kẹp giấy, bìa còng hay giấy in.
- Tránh so sánh một sản phẩm của thương hiệu lớn với một sản phẩm trôi nổi không tên tuổi.
- Kiểm tra xem sản phẩm có tem bảo hành hoặc dấu hiệu nhận diện chính hãng hay không.
- Xác nhận tình trạng thuế giá trị gia tăng: Yêu cầu làm rõ đơn giá chào hàng có thuế VAT hay chưa thuế.
- Kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn điện tử mà bên bán sẽ cung cấp khi thanh toán.
- Loại bỏ những báo giá mập mờ về điều kiện xuất chứng từ thuế.
- Rà soát điều kiện giao nhận và bốc xếp: Làm rõ đơn giá đã bao gồm chi phí vận chuyển đến địa chỉ văn phòng hay chưa.
- Hỏi rõ chính sách giao hàng lên tận phòng ban hay chỉ giao tại cửa chân tòa nhà.
- Xác định thời gian giao hàng tiêu chuẩn và khả năng hỗ trợ các đợt phát sinh gấp.
- Tính toán trên tổng chi phí sử dụng: Xem xét mức độ tiêu hao và độ bền của vật tư trong suốt chu kỳ làm việc.
- Một hộp kim bấm tốt không làm gãy kim giúp nhân viên thao tác nhanh và không làm rách hồ sơ.
- Loại giấy in chuẩn giúp bảo vệ máy in khỏi nguy cơ kẹt giấy và giảm thiểu chi phí sửa chữa cụm kéo.
Bên cạnh đó, lập sẵn danh sách các món văn phòng phẩm hay dùng trong công ty giúp bạn gom đơn theo tháng hoặc theo quý, dễ đạt ngưỡng miễn phí giao hàng hoặc chiết khấu của nhà cung cấp (nếu có).
Mỗi sản phẩm tại Phúc Thịnh ghi rõ thương hiệu, quy cách và thông số trên trang sản phẩm để bạn đối chiếu khi so báo giá.
Doanh nghiệp nên chọn báo giá văn phòng phẩm ghi giá có VAT hay chưa VAT?
Doanh nghiệp nên chọn bảng báo giá thể hiện rõ tình trạng thuế giá trị gia tăng (VAT). Việc biết rõ đơn giá có thuế hay chưa giúp phòng kế toán dự trù ngân sách thanh toán chính xác, bảo đảm nhận được hóa đơn điện tử hợp lệ để khấu trừ thuế đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vì sao hai nơi cùng bán một thương hiệu bút nhưng giá lại chênh lệch?
Sự chênh lệch giá đối với cùng một thương hiệu bút có thể do quy cách đóng gói (hộp 12 cây, 20 cây hoặc xấp lẻ), tình trạng thuế trên hóa đơn hoặc sự khác biệt giữa hàng chính hãng và hàng nhái trôi nổi trên thị trường. Ngoài ra, các nhà phân phối cấp một nhập hàng số lượng lớn từ nhà máy thường có giá xuất xưởng tốt hơn cửa hàng bán lẻ nhỏ qua nhiều khâu trung gian.
Mua văn phòng phẩm theo hợp đồng năm có lợi thế gì hơn mua lẻ từng đợt?
Ký hợp đồng giúp hai bên thống nhất trước cách giao hàng, cách thanh toán (ví dụ thanh toán công nợ) và chứng từ. Giá có được giữ cố định hay không tùy điều khoản từng hợp đồng, nên đọc kỹ trước khi ký.
Chi phí văn phòng phẩm phát sinh ngoài dự kiến thường do những nguyên nhân nào?
Chi phí phát sinh thường xuất phát từ việc mua sắm nhỏ lẻ không có kế hoạch, mua phải vật tư kém chất lượng làm hỏng máy móc (như giấy in bụi gây mòn trục cuốn, kẹt sấy), hoặc tình trạng thất thoát đồ dùng do không có định mức cấp phát cụ thể giữa các bộ phận trong công ty.
Làm thế nào để kiểm tra hàng văn phòng phẩm đủ số lượng khi nhận hàng?
Khi nhận hàng, bộ phận hành chính nên kiểm đếm đối chiếu trực tiếp với phiếu giao hàng và bảng báo giá chuẩn. Với các mặt hàng đóng xấp như bìa lá, bìa lỗ hay bao thư, bạn nên cân thử mẫu hoặc đếm ngẫu nhiên một vài xấp để đối chiếu số lượng thực tế với thông số ghi trên bao bì sản phẩm.
