Trong công tác quản trị hành chính văn phòng, việc dự toán và kiểm soát chi phí vật tư vệ sinh luôn là bài toán đòi hỏi sự cân bằng giữa chất lượng môi trường làm việc và ngân sách vận hành của doanh nghiệp. Nếu đặt mua quá ít, văn phòng dễ rơi vào tình trạng thiếu giấy vệ sinh, hết nước rửa tay hoặc thùng rác ứ đọng gây mất mỹ quan và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của nhân viên lẫn đối tác. Ngược lại, việc mua sắm tự phát không có định mức cụ thể sẽ dẫn đến lãng phí tồn kho, hóa chất bị bay hơi, giảm chất lượng hoặc thất thoát do không có số liệu theo dõi chặt chẽ.
Một kế hoạch cấp phát khoa học cần dựa trên số lượng nhân sự trực tiếp làm việc hàng ngày, kết hợp cùng quy cách đóng gói tiêu chuẩn từ nhà sản xuất. Trong bài viết này, Phúc Thịnh sẽ tổng hợp trọn bộ danh mục vật tư thiết yếu, chia sẻ bảng định mức tiêu hao chi tiết cho từng quy mô doanh nghiệp từ 10 đến hơn 100 người, đồng thời hướng dẫn bạn cách lựa chọn quy cách bao bì phù hợp nhằm tối ưu hóa chi phí mua sắm định kỳ.
- Danh mục vật tư vệ sinh văn phòng gồm những nhóm thiết yếu nào?
- Bảng định mức vật tư vệ sinh tiêu hao theo số lượng nhân viên hàng tháng?
- Khi nào cần trang bị găng tay bảo hộ trong công tác vệ sinh văn phòng?
- Cách chọn dung tích thùng rác và cỡ túi rác tương thích cho từng khu vực?
- Quy trình lau dọn sàn nhà và làm sạch bề mặt văn phòng chuẩn gồm những bước nào?
- Tối ưu ngân sách vật tư vệ sinh văn phòng cùng Phúc Thịnh
Danh mục vật tư vệ sinh văn phòng gồm những nhóm thiết yếu nào?
Để xây dựng bảng định mức chính xác và thuận tiện cho việc kiểm kê kho hàng tháng, vật tư vệ sinh tại công sở thường được phân chia thành 4 nhóm công năng chính, từ vật tư tiêu hao định kỳ cho đến trang thiết bị làm sạch chuyên dụng:
- Nhóm giấy và sản phẩm thấm hút vệ sinh cá nhân: Bao gồm giấy vệ sinh cuộn lớn dùng cho hộp chuyên dụng trong tòa nhà, giấy vệ sinh cuộn nhỏ lốc 10 cuộn, khăn giấy lau tay 2 lớp dạng rút, khăn giấy lụa hộp để bàn tiếp khách và khăn giấy lụa bịch nạp lại tiện lợi.
- Nhóm hóa chất và dung dịch tẩy rửa làm sạch: Bao gồm nước lau sàn nhà chuyên dụng, nước rửa tay diệt khuẩn, nước lau kính khử vết ố, nước tẩy bồn cầu diệt khuẩn, nước rửa chén bát cho khu vực pantry và chai xịt phòng khử mùi hôi tự nhiên.
- Nhóm thu gom và phân loại rác thải: Gồm các loại túi đựng rác đen cuộn 3 màu, túi rác tự hủy sinh học Oxo, túi rác công nghiệp khổ lớn, sọt rác lưới kim loại để bàn và hệ thống thùng rác đạp chân, thùng rác nắp lật phân loại theo tầng.
- Nhóm công cụ cơ học và bảo hộ lao động: Bao gồm bộ cây lau nhà vắt trợ lực, chổi quét nhà kèm ky hốt rác, cây chà sàn cọ bồn cầu, khăn lau vi sợi microfiber chống trầy xước và găng tay cao su bảo hộ chống hóa chất.
Việc chuẩn bị đầy đủ và nắm vững quy trình kiểm tra bảo quản tốt các loại dụng cụ vệ sinh văn phòng sau mỗi ca trực là yếu tố quyết định giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị, tránh tình trạng giẻ lau bị ẩm mốc hoặc đầu chổi gãy hỏng sớm.
Bảng định mức vật tư vệ sinh tiêu hao theo số lượng nhân viên hàng tháng?
Nhu cầu sử dụng vật tư tiêu hao có sự tương quan mật thiết với số lượng người làm việc tại văn phòng trong suốt 22 đến 26 ngày làm việc mỗi tháng. Dựa trên quy chuẩn đóng gói thực tế của 8 dòng sản phẩm khăn giấy và giấy vệ sinh thông dụng tại Phúc Thịnh, chúng tôi tổng hợp bảng định mức định lượng tiêu hao trung bình cho 3 quy mô doanh nghiệp phổ biến hiện nay:
| Nhóm mặt hàng | Quy cách đóng gói chuẩn | Quy mô 10 – 20 người | Quy mô 30 – 50 người | Quy mô 80 – 100 người |
|---|---|---|---|---|
| Giấy vệ sinh cuộn lớn | Cuộn 700g – 900g (dùng hộp) | 2 – 3 cuộn / tháng | 6 – 8 cuộn / tháng | 14 – 18 cuộn / tháng |
| Giấy vệ sinh cuộn nhỏ | Lốc 10 cuộn 2 hoặc 3 lớp | 1 – 2 lốc / tháng | 3 – 5 lốc / tháng | 8 – 10 lốc / tháng |
| Khăn giấy lau tay 2 lớp | Gói rút 100 – 150 tờ | 3 – 5 gói / tháng | 10 – 15 gói / tháng | 25 – 35 gói / tháng |
| Khăn giấy lụa để bàn | Hộp 180 tờ hoặc bịch rút | 2 – 3 hộp / tháng | 5 – 8 hộp / tháng | 12 – 16 hộp / tháng |
| Nước rửa tay sát khuẩn | Can 4 lít hoặc 5 lít | 1 – 2 lít / tháng | 1 can 4 lít / 2 tháng | 1 – 2 can 5 lít / tháng |
| Nước lau sàn nhà | Can 3,8 lít đến 5 lít | 1 can / 2 tháng | 1 can 4 lít / tháng | 2 – 3 can 5 lít / tháng |
| Nước tẩy rửa bồn cầu | Chai 900ml đến 1 lít | 1 chai / tháng | 2 – 3 chai / tháng | 5 – 6 chai / tháng |
| Túi rác đen văn phòng | Cuộn 1kg (khoảng 3 cuộn nhỏ) | 1 – 2 kg / tháng | 3 – 5 kg / tháng | 8 – 12 kg / tháng |
| Nước rửa chén pantry | Can 3,8kg hoặc 4kg | 1 chai 750ml / tháng | 1 can 4kg / 2 tháng | 1 can 4kg / tháng |
Đối với các tòa nhà văn phòng có lưu lượng khách giao dịch vãng lai thường xuyên, định mức giấy lau tay và nước rửa tay có thể tăng thêm từ 15% đến 25% tùy theo đặc thù kinh doanh của từng đơn vị.
Hành chính nên lên lịch xuất kho vật tư vào một ngày cố định trong tuần (ví dụ sáng thứ Hai) và theo dõi số lượng tồn kho dự phòng an toàn cho khoảng 10 ngày làm việc. Khi lượng tồn thực tế chạm ngưỡng an toàn, bạn nên tiến hành lập phiếu đề xuất đặt hàng ngay để không làm gián đoạn việc phục vụ nhân viên.
Khi nào cần trang bị găng tay bảo hộ trong công tác vệ sinh văn phòng?
Nhiều người thường xem nhẹ việc trang bị bảo hộ cá nhân khi làm vệ sinh văn phòng, cho rằng các thao tác lau dọn thông thường không tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Tuy nhiên, các dung dịch làm sạch nhà vệ sinh, nước thông cống và hóa chất tẩy ố men sứ thường chứa các gốc axit, kiềm mạnh hoặc chất hoạt động bề mặt có tính ăn mòn cao. Việc tiếp xúc trực tiếp bằng tay trần trong thời gian dài sẽ làm mất đi lớp màng lipid bảo vệ tự nhiên trên da, dẫn đến tình trạng khô ráp, nứt nẻ, bong tróc biểu bì hoặc viêm da tiếp xúc kích ứng.
Do đó, người phụ trách tạp vụ và nhân viên hành chính khi thực hiện các công việc sau bắt buộc phải sử dụng găng tay bảo hộ chuyên dụng:
- Pha chế hóa chất khử khuẩn hoặc cọ rửa bồn cầu, bồn tiểu nam bằng dung dịch tẩy đậm đặc.
- Thu gom và buộc miệng các túi rác thải có nguy cơ chứa vụn thủy tinh, ghim bấm nhọn hoặc vật sắc nhọn.
- Lau dọn khu vực bồn rửa chén pantry, xử lý cặn rác dầu mỡ đọng ở phễu thoát nước.
- Vệ sinh bề mặt thiết bị văn phòng, bàn phím máy tính bằng cồn y tế hoặc dung dịch sát khuẩn nồng độ cao.
Để bảo đảm an toàn và tìm hiểu kỹ đặc tính kháng hóa chất của từng dòng bao tay cao su, bạn có thể tham khảo bài găng tay Vglove có tốt không để lựa chọn giữa loại nitrile nhân tạo hay cao su latex tự nhiên phù hợp với độ nhạy cảm của da tay người sử dụng.
Tuyệt đối không bao giờ được pha trộn dung dịch nước tẩy chứa Clo (như thuốc tẩy Javel) chung với các dung dịch tẩy bồn cầu có tính axit hoặc nước lau kính chứa Amoniac. Phản ứng hóa học giữa hai gốc chất này sẽ giải phóng khí Clo tự do cực độc, gây tổn thương niêm mạc mắt, bỏng rát đường hô hấp và ngạt thở cấp tính rất nguy hiểm trong không gian kín.
Cách chọn dung tích thùng rác và cỡ túi rác tương thích cho từng khu vực?
Hệ thống chứa và xử lý rác thải đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì không khí trong lành, hạn chế côn trùng và mùi xú uế phát tán trong văn phòng làm việc kín bật điều hòa liên tục. Mỗi khu vực chức năng trong doanh nghiệp có tính chất và khối lượng rác thải hoàn toàn khác nhau, do đó cần bố trí các loại thùng rác với dung tích tương ứng.
Dựa trên danh mục 17 mẫu thùng rác chuyên dụng từ sọt rác văn phòng mini đến thùng rác công nghiệp bánh xe đang phân phối tại Phúc Thịnh, chúng tôi đề xuất quy cách phối ghép túi rác tương thích chuẩn xác dưới đây:
| Khu vực lắp đặt | Dung tích thùng rác phù hợp | Chủng loại thùng rác khuyên dùng | Quy cách túi rác tương thích |
|---|---|---|---|
| Góc bàn làm việc cá nhân | 9 lít – 12 lít | Sọt rác tròn Duy Tân, sọt lưới kim loại | Túi rác cuộn đen hoặc túi màu cỡ Tiểu |
| Buồng vệ sinh (WC riêng) | 10 lít – 15 lít | Thùng rác inox đạp chân, thùng đạp nhựa | Túi rác đen cuộn cỡ Tiểu nẹp sát mép |
| Hành lang văn phòng chung | 20 lít – 30 lít | Thùng rác inox nắp lật, nắp gạt tàn tròn | Túi rác cuộn cỡ Trung hoặc túi tự hủy Oxo |
| Khu vực Pantry / Nhà bếp | 42 lít – 68 lít | Thùng rác nắp lật Duy Tân, thùng đạp y tế | Túi rác đen cuộn cỡ Đại hoặc khổ 60 × 100 cm |
| Sảnh thang máy, cửa chính | 30 lít – 50 lít | Thùng rác inox nắp lật vuông hoặc tròn | Túi rác cuộn cỡ Đại trùm sâu qua miệng thùng |
| Khu tập kết rác tòa nhà | 120 lít – 240 lít | Thùng rác công nghiệp 2 bánh xe có nắp | Túi rác công nghiệp khổ 90 × 120 cm |
| Khuôn viên ngoài trời / Kho bãi | 660 lít – 1.100 lít | Thùng rác công nghiệp 4 bánh xe chịu lực | Túi rác công nghiệp khổ cực đại chịu lực cao |
Việc chọn đúng quy cách túi bọc thùng rác giúp miệng túi luôn trùm phủ mép thùng từ 8cm đến 10cm, chống tình trạng túi bị tuột sâu vào lòng thùng khi người dùng vứt rác nặng, đồng thời giúp công tác cột túm miệng túi khi thu gom diễn ra nhanh chóng, sạch sẽ.
Giấy vệ sinh
Xem tất cả 4 sản phẩm
Quy trình lau dọn sàn nhà và làm sạch bề mặt văn phòng chuẩn gồm những bước nào?
Một quy trình vệ sinh văn phòng bài bản không chỉ giúp không gian làm việc luôn sáng bóng, thơm mát mà còn giúp kéo dài tuổi thọ mặt sàn gạch men, sàn gỗ hay thảm trải sàn. Đội ngũ vệ sinh hoặc nhân viên phụ trách nên thực hiện theo quy tắc làm sạch kinh điển: từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài và từ nơi sạch đến nơi bẩn.
Để tối ưu hiệu quả làm sạch và bảo vệ chất liệu bề mặt, bộ phận tạp vụ cần phân loại đúng loại hóa chất cho từng khu vực theo bảng hướng dẫn sau:
| Khu vực / Bề mặt | Hóa chất chuyên dụng khuyên dùng | Dụng cụ vệ sinh đi kèm | Tần suất thực hiện chuẩn |
|---|---|---|---|
| Sàn gạch men, đá granite | Nước lau sàn Sunlight hoặc Gift can lớn | Cây lau nhà trợ lực, bông lau microfiber | Lau sạch từ 1 đến 2 lần mỗi ngày |
| Cửa kính, vách ngăn văn phòng | Nước lau kính Gift chai xịt chuyên dụng | Cây gạt kính cao su, khăn lau khô mềm | Lau định kỳ 2 đến 3 lần mỗi tuần |
| Bàn làm việc, vách ngăn gỗ | Dung dịch cồn sát khuẩn nhẹ hoặc xịt đa năng | Khăn vi sợi microfiber vắt ráo nước | Vệ sinh đầu giờ làm việc mỗi ngày |
| Bồn cầu, sàn phòng vệ sinh | Nước tẩy rửa bồn cầu Vim hoặc Duck | Cọ bồn cầu cán dài, găng tay cao su | Cọ rửa khử khuẩn 2 lần mỗi ngày |
| Bồn rửa bát pantry | Nước rửa chén Sunlight kết hợp kem tẩy đa năng | Miếng rửa chén bọt biển, khăn lau bếp | Vệ sinh sạch sẽ sau mỗi giờ nghỉ trưa |
Sau khi đã chuẩn bị đúng loại hóa chất cho từng vị trí, quy trình thực hiện lau dọn sàn nhà được tiến hành theo 5 bước tuần tự:
- Thu gom rác và dọn dẹp sơ bộ: Thu dọn các ly giấy, vỏ chai nhựa trên bàn làm việc, đổ toàn bộ rác thải trong các sọt rác cá nhân vào túi rác tập kết lớn, sau đó lồng túi rác mới vào từng sọt.
- Quét và hút bụi mặt sàn: Dùng chổi đót mềm hoặc máy hút bụi chuyên dụng gom sạch tóc, giấy vụn và bụi mịn trên sàn, chú ý quét kỹ các góc khuất dưới gầm bàn làm việc và chân tủ tài liệu.
- Lau sạch bụi bề mặt bàn và vách ngăn: Sử dụng khăn lau sợi vi mảnh microfiber hơi ẩm xịt nhẹ nước lau đa năng để lau bụi mặt bàn, tay vịn ghế và bề mặt kính văn phòng, tuyệt đối không dùng khăn ướt sũng làm ố bảng mạch thiết bị điện tử.
- Lau ướt mặt sàn bằng hóa chất tẩy rửa: Pha nước lau sàn theo đúng tỷ lệ khuyến cáo của nhà sản xuất (thường là 1 nắp dung dịch hòa vào 5 lít nước sạch). Lau ziczac hình chữ S lùi dần về phía cửa ra vào để không dẫm lại vệt sàn vừa lau.
- Lau khô và thông gió phòng: Dùng đầu lau khô hoặc bật quạt gió cho sàn nhanh ráo nước, tránh để nước đọng lâu gây trơn trượt cho người di chuyển và tránh làm ẩm chân gỗ các loại tủ hồ sơ.
Đối với khu vực văn phòng diện tích vừa và nhỏ, việc trang bị bộ cây lau nhà thông minh kèm thùng vắt 2 ngăn giúp người làm vệ sinh tách biệt hoàn toàn giữa ngăn giặt nước sạch và ngăn vắt khô ráo, thao tác vắt giẻ trợ lực nhẹ nhàng mà không cần dùng tay vắt bẩn.
Tối ưu ngân sách vật tư vệ sinh văn phòng cùng Phúc Thịnh
Văn phòng phẩm Phúc Thịnh chuyên phân phối sỉ trọn gói giấy vệ sinh cuộn lớn, khăn giấy lau tay, thùng rác và dung dịch tẩy rửa chính hãng cho các doanh nghiệp, tòa nhà và cơ quan tại TP.HCM. Hỗ trợ giao hàng tận nơi nhanh chóng, tiện lợi.
Xem danh mục dụng cụ vệ sinh tại Phúc Thịnh
Tư vấn đặt hàng: 0902.308.802
Nên dùng giấy vệ sinh cuộn lớn hay cuộn nhỏ cho văn phòng công ty?
Đối với các công ty có quy mô từ 20 nhân viên trở lên hoặc tòa nhà có nhiều tầng, việc sử dụng giấy vệ sinh cuộn lớn (trọng lượng từ 700g đến 900g/cuộn) lắp trong hộp đựng kín có khóa là giải pháp tối ưu. Giấy cuộn lớn giúp giảm đáng kể số lần thay giấy của nhân viên tạp vụ, đồng thời hạn chế tối đa nguy cơ giấy bị rơi rớt xuống sàn ướt hoặc bị hao hụt thất thoát ngoài ý muốn so với cuộn nhỏ.
Tần suất thay túi rác tại bàn làm việc và nhà vệ sinh bao lâu một lần?
Túi rác tại bàn làm việc văn phòng (chủ yếu chứa giấy vụn, bao bì khô) nên được thu gom vào cuối mỗi ngày làm việc. Riêng đối với thùng rác tại khu vực nhà vệ sinh và bồn rửa pantry chứa rác hữu cơ, bã cà phê và thực phẩm thừa, bạn nên thay túi rác định kỳ từ 1 đến 2 lần mỗi ngày để ngăn ngừa mùi hôi phân hủy và sự xâm nhập của ruồi muỗi, kiến gián.
Làm thế nào để hạn chế hao hụt nước rửa tay và xà phòng tại văn phòng?
Biện pháp hiệu quả là lắp đặt các bình nhấn nước rửa tay gắn tường hoặc bình cảm ứng tạo bọt tự động thay vì dùng chai xịt để bàn tự do. Bình gắn tường có van định lượng chuẩn xác mỗi lần nhấn (khoảng 1ml đến 1,5ml dung dịch), giúp người dùng lấy lượng vừa đủ làm sạch tay mà không bị rơi rớt vung vãi ra mặt đá lavabo, đồng thời kết hợp mua can nước rửa tay 4 lít hoặc 5 lít để chiết nạp dần nhằm tiết kiệm chi phí.
Tại sao nên phân biệt màu sắc khăn lau microfiber khi dọn dẹp văn phòng?
Quy tắc phân mã màu khăn lau (ví dụ: khăn xanh dương dùng cho bàn làm việc, khăn vàng dùng cho khu vực pantry, khăn đỏ dùng riêng cho thiết bị vệ sinh bồn cầu) là tiêu chuẩn vệ sinh công nghiệp cần thiết. Việc này giúp ngăn chặn hoàn toàn nguy cơ lây nhiễm chéo vi khuẩn và hóa chất độc hại từ nhà vệ sinh sang bàn làm việc hoặc khu vực ăn uống của cán bộ công nhân viên.
Doanh nghiệp đặt mua vật tư vệ sinh định kỳ hàng tháng theo quy trình nào?
Quý khách hàng chỉ cần gửi danh mục nhu cầu vật tư dự kiến qua Zalo hoặc gọi trực tiếp hotline 0902.308.802. Đội ngũ chuyên viên Phúc Thịnh sẽ tư vấn số lượng chuẩn theo quy mô nhân sự, gửi bảng báo giá cạnh tranh và hỗ trợ giao hàng tận văn phòng nhanh chóng theo đúng lịch hẹn.
