Khi lưu trữ hồ sơ kế toán, chứng từ kiểm toán hay hồ sơ dự án qua nhiều năm, các loại bìa còng bật thông thường với gáy 5cm hay 7cm thường nhanh chóng bị quá tải, gây phồng gáy và lệch ngàm còng. Dòng bìa còng ống King Jim xuất xứ từ Nhật Bản được xem là giải pháp lưu trữ chuyên dụng cho các tập tài liệu dày cộp. Việc nắm rõ sức chứa thực tế của hai mã phổ biến là 1470 và 3515 giúp bạn phân bổ chứng từ hợp lý, tối ưu không gian kệ tủ và bảo vệ giấy tờ phẳng phiu trong suốt thời hạn lưu trữ.
- Bìa còng ống King Jim 1470 và 3515 có sức chứa thực tế bao nhiêu tờ?
- Cơ chế mở 2 bên của còng ống King Jim hoạt động thế nào?
- Bảng so sánh kích thước và sức chứa các mã bìa còng ống King Jim
- Khi nào nên chọn mã 1470 và khi nào cần đến mã 3515?
- Trường hợp nên chọn King Jim 1470 (gáy 10cm – 1.000 tờ)
- Trường hợp nên dùng King Jim 3515 (gáy 15cm – 1.500 tờ)
- Phân biệt bìa còng ống và bìa còng bật thông thường
Bìa còng ống King Jim 1470 và 3515 có sức chứa thực tế bao nhiêu tờ?
Sức chứa của bìa còng phụ thuộc trực tiếp vào độ dày sống gáy và định lượng giấy sử dụng. Nhà sản xuất King Jim thiết kế dòng còng ống với dung lượng vượt trội hơn hẳn các mẫu bìa kẹp thông thường trên thị trường:
- Mã King Jim 1470 (gáy 10cm): Sức chứa tiêu chuẩn được hãng King Jim thiết kế cho khổ A4 là 1.000 tờ giấy định lượng 70gsm, tương đương trọn vẹn 2 ram giấy in văn phòng đóng gói chuẩn. Nếu dùng giấy 80gsm (ram 500 tờ dày khoảng 5,3 cm so với 5 cm của giấy 70gsm), số tờ chứa được sẽ ít hơn khoảng 6%, và nên chừa thêm khoảng trống để còng đóng mở nhẹ nhàng.
- Mã King Jim 3515 (gáy 15cm): Sở hữu bản gáy siêu dày 15cm, dung lượng lưu trữ tối đa lên đến 1.500 tờ giấy A4 định lượng 70gsm, tương đương 3 ram giấy nguyên vẹn. Đây là mức sức chứa lớn trong nhóm bìa lưu trữ hồ sơ hiện nay, giúp gom toàn bộ chứng từ phát sinh của cả một năm tài chính vào một tập duy nhất thay vì phải phân tán ra nhiều bìa nhỏ.
Một ram giấy photocopy 70gsm gồm 500 tờ có độ dày xấp xỉ 5cm. Khi đóng chứng từ thực tế có thêm hóa đơn gấp mép, phiếu thu chi kẹp ghim bấm hoặc giấy bìa phân trang ngăn cách, độ dày tệp giấy sẽ nở ra thêm. Bạn nên tham khảo bảng kích thước bìa còng chuẩn cho kế toán để ước lượng khoảng trống từ 0,5cm đến 1cm ở đầu còng, giúp việc lật mở trang giấy được thoải mái.
Cơ chế mở 2 bên của còng ống King Jim hoạt động thế nào?
Điểm làm nên thương hiệu của dòng bìa còng ống King Jim chính là cơ cấu còng mở hai chiều (Dual Opening Mechanism). Với các dòng bìa kẹp thông thường như bạn thường thấy trong bài đánh giá bìa còng Thành Phát, còng bật chỉ mở được từ một phía bằng cần gạt kim loại. Khi muốn chèn thêm một biên bản hoặc rút hóa đơn cũ ở giữa tệp, bạn buộc phải nhấc toàn bộ lớp giấy bên trên ra ngoài, rất dễ gây xáo trộn trật tự thời gian và rách mép giấy.
Cơ chế còng ống thép đôi của King Jim khắc phục triệt để nhược điểm này:
- Hai thanh cọc thép thẳng đứng song song: Giữ toàn bộ tệp giấy thẳng đứng, không làm cong vênh mép giấy theo hình vòng cung như còng bật.
- Khóa trượt độc lập ở cả hai đầu: Bạn có thể gạt khóa mở còng ở bên trái hoặc bên phải tùy ý. Muốn thêm chứng từ mới vào đầu tệp hồ sơ thì mở khóa bên trái; muốn kiểm tra chứng từ gốc lưu trữ ở đáy tệp thì mở khóa bên phải. Thao tác diễn ra ngay trên tệp tài liệu mà không cần dỡ bỏ một trang giấy nào bên trên.
- Thanh nẹp chặn giấy đi kèm: Thanh nẹp chặn giúp ép chặt phần gáy tài liệu, giữ tệp hồ sơ luôn phẳng phiu và không bị xô lệch khi dựng bìa trên giá sách.
Bảng so sánh kích thước và sức chứa các mã bìa còng ống King Jim
Ngoài hai mã cỡ lớn 1470 và 3515, bìa còng ống King Jim A4 tại Phúc Thịnh còn có các mã chứa từ 300 đến 1.300 tờ. Bảng dưới đây lấy sức chứa ghi trên trang sản phẩm; cột độ dày quy đổi theo mốc ram 500 tờ 70gsm dày khoảng 5 cm:
| Mã sản phẩm | Khổ giấy phù hợp | Độ dày xấp giấy tương đương | Sức chứa tối đa (giấy 70gsm) | Quy đổi ram giấy |
|---|---|---|---|---|
| King Jim 1473 | A4 (dáng đứng) | 3cm | 300 tờ | Khoảng 0,6 ram |
| King Jim 1475 | A4 (dáng đứng) | 5cm | 500 tờ | 1 ram |
| King Jim 1478 | A4 (dáng đứng) | 8cm | 800 tờ | Khoảng 1,6 ram |
| King Jim 1470 | A4 (dáng đứng) | 10cm | 1.000 tờ | 2 ram |
| King Jim 3513 | A4 (dáng đứng) | 13cm | 1.300 tờ | Khoảng 2,6 ram |
| King Jim 3515 | A4 (dáng đứng) | 15cm | 1.500 tờ | 3 ram |
Theo trang sản phẩm, bìa King Jim có cốt carton cứng bọc nhựa PP màu xám vân caro, chống ẩm. Ngoài các mã A4 trên, Phúc Thịnh còn có còng ống khổ A3 gáy 5 cm.
Khi nào nên chọn mã 1470 và khi nào cần đến mã 3515?
Mặc dù đều thuộc phân khúc lưu trữ dung lượng lớn, mã 1470 và 3515 phục vụ hai nhu cầu lưu trữ tương đối khác biệt trong thực tế doanh nghiệp:
Trường hợp nên chọn King Jim 1470 (gáy 10cm – 1.000 tờ)
Mã 1470 là lựa chọn tiêu chuẩn cho các văn phòng kế toán, hành chính nhân sự và pháp chế. Với sức chứa 1.000 tờ, bìa vừa vặn để đóng tập chứng từ kế toán theo tháng hoặc theo quý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hồ sơ nhân sự theo từng khối phòng ban hoặc hồ sơ hợp đồng kinh tế theo từng năm.
Đối với bộ phận kế toán, việc kết hợp mẫu bìa gáy 10cm cùng nguyên tắc sắp xếp chứng từ kế toán theo tháng và quý sẽ giúp quá trình tìm kiếm, đối chiếu hóa đơn khi quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, khoa học. Riêng 1.000 tờ A4 70gsm đã nặng khoảng 4,4 kg, cộng bìa là khoảng 5 kg, vẫn nằm trong tầm kiểm soát để nhân viên có thể bê tệp hồ sơ di chuyển giữa các phòng ban.
Trường hợp nên dùng King Jim 3515 (gáy 15cm – 1.500 tờ)
Mã 3515 được thiết kế chuyên biệt cho công tác lưu trữ tĩnh tại kho tài liệu dài hạn, hồ sơ quyết toán kiểm toán nhiều năm, hồ sơ hoàn công công trình xây dựng hoặc hồ sơ dự thầu quy mô lớn. Việc dồn 1.500 tờ giấy vào một chiếc bìa duy nhất giúp tiết kiệm đáng kể diện tích chiếm chỗ trên giá kệ so với việc chia nhỏ thành hai hoặc ba bìa còng mỏng.
Riêng 1.500 tờ giấy A4 70gsm đã nặng khoảng 6,5 kg, cộng bìa còng 3515 là gần 7 kg. Khi lấy bìa từ trên giá kệ cao, hãy kéo bìa trượt ra ngoài một đoạn, sau đó dùng cả hai tay đỡ chắc chắn phần đáy bìa để nhấc xuống bàn. Tránh dùng một tay cầm giật mép bìa vì trọng lượng quá nặng có thể làm rách mép gáy hoặc trượt tay làm rơi vỡ đồ đạc xung quanh.
Phân biệt bìa còng ống và bìa còng bật thông thường
Trước khi quyết định mua bìa, bạn nên cân nhắc giữa dạng còng ống và còng bật dựa trên tần suất sử dụng tài liệu:
- Bìa còng bật (Lever Arch File): Cơ cấu còng vòng bán nguyệt hoặc còng chữ D đóng mở bằng cần gạt kim loại. Loại này thích hợp cho tài liệu làm việc thường xuyên, cần lật mở từng trang đọc hằng ngày. Hướng dẫn chi tiết về cách tháo lắp giấy trong bìa còng A4 sẽ giúp bạn lật giở hồ sơ nhẹ nhàng mà không làm rách mép đục lỗ. Tuy nhiên, gáy còng bật thường chỉ từ 5 cm đến 9 cm (bìa còng bật King Jim có 5, 7 và 9 cm), một số loại khác mới tới 10 cm.
- Bìa còng ống (Pipe Tube File): Sử dụng hai ống trụ thép xỏ thẳng qua giấy, giữ tệp hồ sơ đứng thẳng tắp mà không bị võng gáy dù xếp chồng nhiều lớp trong kho qua nhiều năm. Bìa còng ống chuyên dùng cho việc lưu trữ cố định, đóng tệp hồ sơ đã hoàn thiện để bảo quản lâu dài.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp lưu trữ tổng thể cho văn phòng, hãy xem thêm gợi ý về các thương hiệu bìa còng hồ sơ được dân văn phòng tin dùng để lựa chọn đúng chủng loại bìa phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.
Phúc Thịnh bán bìa còng ống King Jim A4 từ mã 1473 (300 tờ) đến 3515 (1.500 tờ), còng ống A3 gáy 5 cm và bìa còng bật King Jim khổ A4, F4 gáy 5, 7, 9 cm.
Bìa còng
Xem tất cả 7 sản phẩm
Bìa còng ống King Jim 1470 và 3515 có đựng vừa giấy khổ F4 không?
Các mã còng ống King Jim 1470 và 3515 được sản xuất theo quy chuẩn khổ A4 dáng đứng. Khổ giấy F4 có chiều dài 330mm, dài hơn khổ A4 khoảng 33mm nên khi cài vào bìa sẽ bị thừa mép giấy ra ngoài cạnh trên hoặc cạnh dưới. Để lưu trữ giấy tờ khổ F4, bạn nên lựa chọn dòng bìa còng bật chuyên dụng cho khổ F4 có chiều cao bìa lớn hơn.
Giấy lưu vào bìa còng ống King Jim cần dùng loại dụng cụ bấm lỗ nào?
Còng ống King Jim sử dụng khoảng cách giữa hai tim cọc thép chuẩn quốc tế là 80mm. Bạn chỉ cần sử dụng các loại bàn bấm 2 lỗ văn phòng thông dụng có cữ chỉnh khổ A4 là có thể đục lỗ và lắp vừa khít vào còng ống, không cần sử dụng máy đục lỗ chuyên biệt.
Làm thế nào để lấy nhanh một tờ chứng từ ở giữa tập bìa 1470 mà không làm rách giấy?
Nhờ cơ cấu mở hai đầu, bạn xác định vị trí trang giấy cần lấy gần đầu tệp hay đáy tệp hơn. Nếu gần đáy tệp, bạn gạt chốt khóa bên phải để nhấc phần đáy ra; nếu gần đầu tệp, bạn mở khóa bên trái. Sau khi lấy hoặc sao chụp xong chứng từ, bạn đặt giấy lại vào cọc thép và gạt thanh khóa trượt vào vị trí khớp ban đầu.
Bìa còng ống King Jim 1470 và 3515 chứa được bao nhiêu ram giấy in văn phòng?
Quy đổi theo ram giấy A4 70gsm tiêu chuẩn (mỗi ram 500 tờ), mã King Jim 1470 chứa được trọn vẹn 2 ram giấy (1.000 tờ), còn mã King Jim 3515 chứa được tương đương 3 ram giấy (1.500 tờ). Nếu dùng giấy 80gsm, số tờ chứa được ít hơn khoảng 6% vì mỗi ram dày hơn một chút.
