Để lập danh mục văn phòng phẩm giá rẻ cho công ty mà vẫn đảm bảo vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu thực tế và phân nhóm rõ ràng giữa vật tư tiêu hao định kỳ với dụng cụ lâu bền. Hãy chuẩn hóa thông số theo công năng, ưu tiên giấy 70 gsm cho in nháp nội bộ và 80 gsm cho hồ sơ đối tác. Gom đơn theo tháng hoặc theo quý về một nhà cung cấp giúp công ty dễ so giá, dễ đối soát và bớt các lần mua lẻ giá cao.
Chi phí văn phòng phẩm thường chỉ chiếm một tỷ lệ khiêm tốn trong tổng ngân sách vận hành của doanh nghiệp, nhưng nếu thiếu một danh mục chuẩn hóa, khoản tiền này rất dễ bị phân tán và phát sinh mất kiểm soát. Tình trạng mỗi phòng ban tự ý đề xuất mua lẻ theo thói quen cá nhân, nhân viên mua gấp ngoài cửa hàng bán lẻ không chỉ khiến mức giá bị đội lên cao mà còn gây lãng phí nhiều món đồ không thực sự cần thiết. Việc chủ động xây dựng một danh mục văn phòng phẩm chi tiết, bám sát nhu cầu sử dụng thực tế là giải pháp tối ưu giúp công ty vừa tiết kiệm ngân sách vừa giữ cho luồng công việc hằng ngày luôn trơn tru.
- Danh mục văn phòng phẩm của công ty gồm những nhóm nào?
- Làm thế nào để lập danh mục văn phòng phẩm vừa đủ dùng vừa tiết kiệm chi phí?
- Những sai lầm thường gặp khiến chi phí văn phòng phẩm bị đội lên cao
- Nên mua văn phòng phẩm theo chu kỳ nào để có giá tốt?
- Chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm tiết kiệm cho doanh nghiệp
Danh mục văn phòng phẩm của công ty gồm những nhóm nào?
Một danh mục văn phòng phẩm tiêu chuẩn trong doanh nghiệp thường được chia làm 5 nhóm chính dựa trên tính chất sử dụng và tốc độ tiêu hao. Khi bắt tay xây dựng bảng dự trù, việc nắm vững các mặt hàng văn phòng phẩm phổ biến sẽ giúp người phụ trách bao quát đầy đủ nhu cầu của toàn bộ cán bộ nhân viên:
- Giấy in và biểu mẫu văn phòng: Đây là nhóm chiếm tỷ trọng tiêu hao lớn nhất trong hầu hết các công ty. Nhóm này bao gồm giấy photocopy khổ A4, A3 (các định lượng thông dụng là 70 gsm và 80 gsm), giấy in nhiệt cho máy quẹt thẻ hoặc máy in hóa đơn kho, giấy ghi chú nhiều màu (giấy note) và sổ tay công tác.
- Bút viết và đồ dùng đánh dấu: Bao gồm bút bi mực dầu, bút gel (bút nước), bút lông dầu viết bảng trắng, bút dạ quang nhớ dòng và bút xóa kéo hoặc bút xóa nước.
- Vật tư lưu trữ và quản lý chứng từ: Bao gồm bìa còng (khổ A4 hoặc F4 với gáy 5cm, 7cm, 10cm để cất hồ sơ chứng từ), bìa lỗ, bìa lá, bìa nút, bìa hộp lưu kho và kẹp bướm nhiều cỡ.
- Dụng cụ văn phòng cố định: Bao gồm máy dập ghim (bấm kim), kẹp gỡ kim, kéo cắt giấy văn phòng, dao rọc giấy, thước kẻ, máy tính cầm tay và khay đựng tài liệu nhiều tầng.
- Vật tư đóng gói và phụ trợ: Bao gồm băng keo dán thùng (băng keo trong hoặc băng keo đục), màng bọc hàng hóa, pin tiểu cho chuột không dây, nước lau bảng và bao rác văn phòng.
Làm thế nào để lập danh mục văn phòng phẩm vừa đủ dùng vừa tiết kiệm chi phí?
Để danh mục văn phòng phẩm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất, bạn cần tiến hành chuẩn hóa tuần tự từ khâu khảo sát thực tế, ấn định định mức cho từng bộ phận đến việc phân tách rõ mục đích sử dụng của từng món đồ.
- Khảo sát và tổng hợp dữ liệu tiêu hao từ các phòng ban: Thay vì ngồi ước lượng số lượng, bộ phận hành chính nên rà soát lại hóa đơn mua sắm trong 3 đến 6 tháng gần nhất. Thống kê này sẽ chỉ ra chính xác phòng ban nào tiêu thụ nhiều giấy in, phòng ban nào sử dụng nhiều bút lông dầu hay bìa còng, từ đó phát hiện các khoản chi bất thường.
- Xác định định mức cấp phát theo đầu người và theo chức năng: Thiết lập hạn mức vật tư tiêu hao hằng tháng cho từng vị trí nhân sự. Ví dụ, nhân viên hành chính kế toán thường cần nhiều bìa còng và kẹp giấy hơn, trong khi nhân viên kinh doanh cần nhiều sổ tay và bút viết. Khi tham khảo bảng phân bổ đồ dùng, việc đối chiếu thêm với danh mục văn phòng phẩm doanh nghiệp chi tiết sẽ giúp bạn bổ sung đủ các đầu mục quan trọng mà không sợ bỏ sót.
- Lựa chọn đúng thông số kỹ thuật theo mục đích sử dụng: Tránh tâm lý chọn một loại hàng đắt tiền cho toàn bộ nhu cầu. Với tài liệu in nháp nội bộ, phiếu xuất kho hoặc tài liệu đọc một lần, sử dụng giấy định lượng 70 gsm sẽ giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể. Với tài liệu gửi đối tác, hợp đồng kinh tế hoặc hồ sơ lưu trữ dài hạn, việc chọn giấy in định lượng 80 gsm giúp bản in dày dặn, ít thấu chữ sang mặt sau.
- Chuẩn hóa một nhà cung cấp đầu mối: Thay vì đặt mỗi nhóm hàng ở một nơi, hãy chọn một nhà phân phối văn phòng phẩm tổng hợp có khả năng đáp ứng trọn gói toàn bộ danh mục từ giấy in, đồ dùng bàn làm việc đến phụ kiện lưu trữ. Đơn hàng gom lại có giá trị lớn hơn nên thường được giá tốt hơn và ít chuyến giao hơn.
| Phòng ban | Nhu cầu sử dụng chủ yếu | Danh mục vật tư trọng tâm đề xuất | Chu kỳ cấp phát |
|---|---|---|---|
| Kế toán – Tài chính | In ấn chứng từ, lưu trữ sổ sách kế toán, phân loại hóa đơn | Giấy in A4, bìa còng 7cm hoặc 10cm, bìa lỗ, kẹp bướm, ghim bấm, bút ký | Hằng tháng |
| Hành chính – Nhân sự | Quản lý hồ sơ nhân viên, biểu mẫu công ty, cấp phát văn phòng | Giấy in A4, bìa lá, bìa nút, sổ tay công việc, bút bi, khay tài liệu | Hằng tháng |
| Kinh doanh – Marketing | Ghi chép thông tin khách hàng, họp dự án, trình ký báo giá | Sổ tay bìa da hoặc bìa cứng, bút bi mực trơn, giấy ghi chú nhiều màu, bìa trình ký | Hằng quý |
| Bộ phận Kho – Vận hành | In phiếu xuất nhập kho, đóng gói thùng hàng, ghi chú nhãn mác | Giấy in liên tục hoặc giấy in nhiệt, băng keo dán thùng, dao rọc giấy, bút lông dầu | Hằng tháng |
Phân biệt vật tư tiêu hao và tài sản dùng lâu dài
Đối với các dụng cụ có độ bền lâu như kéo cắt giấy, máy dập ghim hay khay để bàn bằng kim loại hoặc nhựa cứng, hành chính nên cấp phát một lần theo số lượng bàn làm việc và theo dõi định kỳ. Chỉ cấp bổ sung khi dụng cụ có biên bản xác nhận hỏng hóc hoặc có nhân sự mới gia nhập, tuyệt đối không đưa các món đồ này vào danh mục mua bù hằng tháng.
Những sai lầm thường gặp khiến chi phí văn phòng phẩm bị đội lên cao
Chi phí văn phòng phẩm tăng vọt thường không nằm ở mức giá niêm yết của từng sản phẩm riêng lẻ, mà chủ yếu bắt nguồn từ thói quen mua sắm phân tán, chọn sai chất lượng và thiếu kiểm soát trong khâu lưu kho.
Đặt mua lắt nhắt nhiều lần trong tháng: Khi các phòng ban không có kế hoạch dự trù, mỗi khi thiếu một tập giấy hay vài cây bút, nhân viên lại tự đi mua lẻ ngoài cửa hàng tạp hóa hoặc tiệm photocopy gần công ty. Hình thức mua này phải chịu mức giá bán lẻ cao hơn nhiều so với giá bán sỉ của nhà phân phối, đồng thời làm phát sinh nhiều hóa đơn lẻ gây vất vả cho bộ phận thanh toán.
Ham đồ quá rẻ không rõ nguồn gốc xuất xứ: Tiết kiệm chi phí không đồng nghĩa với việc chọn những sản phẩm giá rẻ kém chất lượng. Hiểu đúng bản chất của văn phòng phẩm giá rẻ là lựa chọn sản phẩm phù hợp công năng và có độ bền cao. Việc chọn các loại giấy in không nhãn mác, bề mặt xơ nhám và nhiều bụi giấy sẽ nhanh chóng làm mòn trục cuốn cao su, gây kẹt giấy liên tục và làm tăng chi phí sửa chữa máy in. Tương tự, những loại dập ghim lỏng lẻo dễ kẹt kim hoặc băng keo mỏng dính không chắc chỉ làm chậm tiến độ làm việc của nhân sự.
Tích trữ quá nhiều vật tư nhạy cảm với điều kiện môi trường: Một số vật dụng văn phòng như bút dạ quang, bút xóa kéo hay băng keo dán thùng nếu để lâu trong môi trường kho nóng ẩm sẽ rất dễ bị khô mực hoặc chảy keo, mất khả năng kết dính. Do đó, chỉ nên dự trữ lượng vừa đủ dùng trong khoảng 1 đến 2 tháng cho các nhóm vật tư này.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Nên mua văn phòng phẩm theo chu kỳ nào để có giá tốt?
Chu kỳ mua sắm hợp lý cho phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ là định kỳ 1 tháng một lần hoặc 1 quý một lần, tùy thuộc vào quy mô nhân sự và không gian kho lưu trữ nội bộ của công ty.
Với văn phòng vừa và nhỏ, đặt hàng mỗi tháng một lần vào cuối tháng là hợp lý. Lịch trình này giúp bộ phận hành chính tổng hợp trọn vẹn nhu cầu của cả công ty trong tháng tới, vừa giải phóng diện tích lưu trữ vừa giữ cho dòng tiền của doanh nghiệp được phân bổ đều đặn. Khi chọn nhà cung cấp, nhiều người phân vân giữa các đơn vị gần hoặc xa trụ sở, và bài phân tích về việc mua văn phòng phẩm theo quận sẽ giúp bạn nhận diện rõ tiêu chí đánh giá năng lực giao hàng thay vì chỉ phụ thuộc vào khoảng cách địa lý.
Với các công ty lớn hoặc chuỗi văn phòng có phòng kho rộng rãi, đặt hàng mỗi quý một lần giúp gom đơn lớn hơn, ít chuyến giao hơn và bớt việc đối soát chứng từ cho kế toán.
Chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm tiết kiệm cho doanh nghiệp
Phúc Thịnh có đủ các nhóm trong danh mục trên, từ giấy in, bút viết, bìa lưu trữ đến dụng cụ và hóa phẩm văn phòng. Gửi danh mục của công ty qua hotline 0902.308.802 để được báo giá theo đúng quy cách.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng nhân viên sử dụng lãng phí văn phòng phẩm?
Doanh nghiệp nên giao trách nhiệm quản lý tủ văn phòng phẩm cho một nhân sự hành chính chuyên trách và thiết lập sổ cấp phát định kỳ vào các ngày cố định trong tuần hoặc đầu tháng. Việc yêu cầu đổi vỏ bút cũ lấy bút mới hoặc nộp lại dập ghim hỏng trước khi nhận thiết bị mới sẽ nâng cao ý thức giữ gìn tài sản chung.
Công ty mới thành lập cần chuẩn bị danh mục văn phòng phẩm ban đầu như thế nào?
Doanh nghiệp mới nên ưu tiên nhóm vật tư cơ bản để văn phòng hoạt động ngay: 2 đến 3 thùng giấy in A4 loại 70 gsm, 1 hộp bút bi xanh và đen, 1 khay đựng hồ sơ cho mỗi bàn, vài chiếc dập ghim kèm kim bấm số 10 và một ít kẹp bướm. Sau 1 đến 2 tháng vận hành thực tế, hành chính sẽ thống kê nhu cầu phát sinh để hoàn thiện danh mục chuẩn.
Nên chọn giấy in định lượng 70 gsm hay 80 gsm cho danh mục công ty?
Nên có cả hai. Phần lớn nhu cầu in nội bộ, in nháp dùng giấy 70 gsm để tiết kiệm; giữ một phần nhỏ hơn giấy 80 gsm dày dặn cho các tài liệu hợp đồng, văn bản gửi đối tác và chứng từ kế toán lưu trữ lâu năm.
Có nên đặt mua văn phòng phẩm từ các sàn thương mại điện tử để có giá rẻ hơn không?
Sàn thương mại điện tử phù hợp khi mua số lượng nhỏ hoặc các món đồ trang trí cá nhân. Đối với doanh nghiệp cần mua định kỳ số lượng lớn, việc đặt hàng từ nhà phân phối văn phòng phẩm chuyên nghiệp thường thuận tiện hơn về hóa đơn chứng từ, nguồn gốc hàng hóa và gom giao một lần.
