Để chọn đúng giấy in liên tục cho doanh nghiệp, bạn cần xác định số liên theo luồng luân chuyển chứng từ (1 liên cho nội bộ, 2 liên cho bán lẻ, 3 đến 4 liên cho kho vận và kế toán, 5 đến 6 liên cho giao nhận đa bên), chọn khổ K210 (210 mm × 279 mm tương đương A4) hoặc K240 (240 mm × 279 mm) tùy theo độ rộng của biểu mẫu, và chọn giấy có lớp carbonless đều, như giấy Liên Sơn, để kim in hằn rõ đến liên cuối mà không làm kẹt máy in kim.
Việc in phiếu bán hàng, biên nhận thu tiền hay phiếu xuất kho trên máy in kim đòi hỏi doanh nghiệp phải chọn chính xác quy cách giấy in vi tính đục lỗ biên. Nếu chọn sai số liên, sai kích thước khổ hoặc dùng giấy có lớp phủ hóa chất carbonless kém chất lượng, bản in liên sau sẽ bị mờ nhạt, máy dễ kẹt giấy và tốn kém chi phí văn phòng. Bài viết này phân tích chi tiết các thông số kỹ thuật cốt lõi giúp bạn chọn đúng loại giấy in liên tục phù hợp với máy in và nhu cầu thực tế của đơn vị.
Chọn giấy in liên tục theo số liên: Khi nào dùng từ 1 đến 6 liên?
Số liên của giấy in liên tục quyết định số lượng bản sao chép được tạo ra cùng một lúc sau một lượt gõ kim của đầu in. Tùy thuộc vào quy trình đối soát và lưu trữ hồ sơ của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn từ 1 đến 6 liên theo các mục đích cụ thể sau:
- Giấy 1 liên (giấy đơn): Giấy trắng thường, không carbonless. Tại Phúc Thịnh, khổ K210 1 liên dùng giấy Bãi Bằng trắng, khổ K380 là giấy Super White. Loại này chuyên dùng in báo cáo tài chính nội bộ, bảng kê nhật ký chứng từ hoặc các phiếu in đơn lẻ không cần lưu thêm bản sao.
- Giấy 2 liên: Thường gồm 1 liên trắng ở trên và 1 liên màu (hồng hoặc vàng) ở dưới. Đây là quy cách tiêu chuẩn cho các phiếu bán lẻ, biên lai thu tiền hoặc phiếu giao dịch tại quầy (1 liên giữ lại đối soát, 1 liên giao trực tiếp cho người mua).
- Giấy 3 liên: Dòng giấy phổ biến nhất tại các phòng kế toán và kho vận. Giấy gồm 3 liên với màu sắc phân biệt (ví dụ trắng, hồng, vàng hoặc xanh). Bộ chứng từ 3 liên đáp ứng hoàn hảo quy trình lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho (1 liên lưu cuống sổ gốc, 1 liên chuyển kế toán ghi sổ, 1 liên chuyển thủ kho hoặc khách hàng).
- Giấy 4 liên: Ứng dụng trong các chuỗi phân phối hàng hóa, logistics hoặc các đơn vị bán buôn. Luồng chứng từ 4 liên phân phối đủ cho bộ phận bán hàng, thủ kho xuất hàng, tài xế vận chuyển và khách hàng ký nhận. Trước khi đặt số lượng lớn, hãy xem thông số số bản sao tối đa của máy in kim đang dùng và in thử một tập.
- Giấy 5 liên và 6 liên: Dành riêng cho các quy trình kiểm soát phức tạp qua nhiều khâu trung gian, chẳng hạn như chứng từ vận tải đa phương thức, kiểm định chất lượng, hồ sơ bảo hành kỹ thuật hoặc thủ tục thông quan. Khi sử dụng giấy 5 hoặc 6 liên, bạn cần kiểm tra lực gõ của máy in kim để đảm bảo nét chữ hằn rõ đến liên dưới cùng.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách phân bổ từng liên cho các bộ phận chuyên trách, bạn có thể tham khảo cách chọn số liên giấy in liên tục phù hợp máy in kim.
Chọn khổ giấy in liên tục: Khổ K210, K240 và K380 khác nhau điểm nào?
Bên cạnh số liên, kích thước khổ giấy là yếu tố quyết định biểu mẫu in ra có vừa vặn với phần mềm kế toán và các loại bìa hồ sơ lưu trữ hay không. Trên thị trường hiện có ba kích thước khổ giấy in vi tính thông dụng:
- Khổ K210: Có bề ngang 210 mm, đúng bằng chiều rộng của khổ giấy A4 tiêu chuẩn và chiều dài 279 mm. Hai mép biên được đục lỗ tròn đều đặn để móc vào bánh răng kéo giấy. Sau khi xé bỏ hai dải biên đục lỗ, phần nội dung còn lại hẹp hơn tờ A4 một chút, thuận tiện đóng vào các tập bìa còng hoặc bìa lá A4. Bạn có thể xem thêm đặc điểm chi tiết của giấy in liên tục K210 để chọn giữa dạng khổ nguyên hoặc dạng chia 2.
- Khổ K240: Kích thước bề ngang 240 mm và chiều dài 279 mm, tương đương kích cỡ 9.5 × 11 inch theo hệ đo lường quốc tế. Bề ngang tổng thể là 240 mm bao gồm cả hai dải đục lỗ; sau khi xé biên, phần ruột vẫn rộng hơn phần ruột khổ K210 khoảng 3 cm. Do đó, tham khảo quy cách kích thước của giấy in liên tục K240 sẽ thấy đây là lựa chọn rất thích hợp cho các biểu mẫu phần mềm kế toán cần bố trí nhiều cột thông tin mà không sợ bị tràn lề.
- Khổ K380: Khổ giấy siêu rộng với bề ngang 380 mm và chiều dài 279 mm, tương đương kích cỡ 15 × 11 inch. Tại Phúc Thịnh, khổ này là giấy Liên Sơn 1 liên Super White, dùng cho máy in kim khổ rộng (loại 136 cột), không dùng cho máy in kim khổ A4. Giấy K380 chuyên dùng để in bảng thanh toán tiền lương toàn công ty, bảng cân đối phát sinh tài khoản hoặc các báo cáo thống kê phức tạp.
Cả khổ K210 và K240 đều có hai dạng quy cách: dạng Không chia (nguyên trang dài 279 mm cho văn bản dài) và dạng Chia 2 (có rãnh cấn răng cưa micro xé ngang ở chính giữa, chia thành hai liên có chiều dài khoảng 13,95 cm theo khổ A5). Với các biểu mẫu ngắn như phiếu thu, phiếu chi hoặc hóa đơn ít dòng mục, việc chọn dạng Chia 2 giúp doanh nghiệp tiết kiệm một nửa lượng giấy sử dụng.
Chọn hãng giấy in liên tục: nhìn vào đâu?
Chất lượng giấy in liên tục phụ thuộc lớn vào phôi giấy và lớp phủ cảm áp carbonless. Dù chọn hãng nào, bạn nên kiểm tra mấy điểm: lỗ biên đục tròn đều để bánh gai kéo không rách, nếp gấp ziczac phẳng, đường răng cưa xé nhẹ tay, và in thử để xem liên cuối có rõ chữ không.
- Giấy in liên tục Liên Sơn: Thương hiệu giấy vi tính đục lỗ biên sản xuất tại Việt Nam, là dòng Phúc Thịnh đang bán ở cả ba khổ K210, K240 và K380. Từ 2 liên trở lên là giấy tự than carbonless, các liên có màu trắng, hồng, vàng, xanh dương, xanh lá để dễ phân biệt.
- Các thương hiệu khác trên thị trường: Ngoài Liên Sơn còn nhiều hãng giấy in liên tục khác. Khi so, hãy so cùng khổ, cùng số liên và cùng dạng chia, rồi in thử trên chính máy in kim của đơn vị trước khi đặt số lượng lớn.
Hiểu rõ bản chất giấy in liên tục là gì và ứng dụng cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được thương hiệu uy tín trên thị trường.
Bên cạnh thương hiệu, bạn cũng nên nắm vững các tiêu chí đánh giá chất lượng giấy in liên tục như độ mịn bề mặt, lực xé và độ bắt mực cảm áp trước khi đặt mua số lượng lớn.
Bảng so sánh thông số kỹ thuật các loại giấy in liên tục
Bảng dưới đây tổng hợp các thông số kỹ thuật và ứng dụng thực tế của từng loại giấy in liên tục giúp bạn dễ dàng tra cứu:
| Loại giấy | Kích thước (Rộng × Dài) | Tùy chọn số liên | Đặc tính phôi & cơ chế sao chép | Ứng dụng thực tế phù hợp |
|---|---|---|---|---|
| Giấy K210 (A4) | 210 mm × 279 mm | 1 đến 6 liên (Không chia hoặc Chia 2) | 1 liên giấy Bãi Bằng trắng; 2–6 liên giấy tự than carbonless | Phiếu thu chi, biên nhận bán lẻ lưu tập bìa còng A4 |
| Giấy K240 (9.5 × 11 inch) | 240 mm × 279 mm | 2 đến 6 liên (Không chia hoặc Chia 2) | Giấy carbonless phủ vi nang cảm áp, rộng hơn cho bảng tính nhiều cột | Phiếu xuất kho, vận đơn logistics, phiếu giao nhận hàng hóa |
| Giấy K380 (15 × 11 inch) | 380 mm × 279 mm | 1 liên đơn | Bột giấy Super White trắng sáng, đục lỗ biên cho máy in khổ dài | Bảng lương, báo cáo tài chính, bảng kê ngân hàng từ 132–136 cột |
Cách sử dụng và bảo quản giấy in liên tục tránh kẹt máy và bay nét
Do giấy in liên tục nhiều liên sử dụng công nghệ hóa chất cảm áp micro-capsule để nhân bản nét chữ, việc bảo quản và thao tác đúng kỹ thuật đóng vai trò quyết định đến độ bền của chứng từ:
- Bảo quản nguyên thùng ở nơi khô ráo: Lớp vi nang carbonless nhạy với nhiệt, áp lực và độ ẩm. Bạn nên để tệp giấy nguyên trong thùng carton, kê trên kệ cách mặt đất, tránh nắng chiếu trực tiếp và không chồng vật nặng lên để các liên không bị lem màu.
- Căn chỉnh bánh răng gai (tractor feed): Khi lắp giấy vào máy in kim, điều chỉnh hai cụm bánh gai hai bên vừa khít với khoảng cách lỗ đục, tạo độ căng phẳng nhẹ trên mặt giấy. Nếu khóa bánh gai quá lỏng, giấy sẽ bị trượt lệch dòng; nếu kéo quá căng, mép giấy sẽ bị rách lỗ khi cuộn giấy quay nhanh.
- Điều chỉnh cần gạt độ dày giấy (head gap lever): Các máy in kim văn phòng thường có cần gạt chỉnh khoảng cách đầu kim theo nhiều nấc. Khi in giấy 1 đến 2 liên, bạn để cần gạt ở nấc mỏng; khi chuyển sang in giấy 4 đến 6 liên, hãy tăng cần gạt lên nấc dày hơn để dàn kim gõ đủ lực sang liên cuối mà không làm rách bề mặt liên đầu.
Nếu thấy các liên sau in ra bị mờ, trước tiên bạn cần kiểm tra lại độ đậm của ruy-băng mực (ribbon) và điều chỉnh lại cần gạt độ dày giấy trên máy in kim. Không nên tự ý ép đầu kim quá sát mặt giấy vì lực tỳ quá mức sẽ làm mòn kim in và dễ gây kẹt giấy ở các nếp gấp ziczac.
Giấy in liên tục
Xem tất cả 3 sản phẩm
Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các dòng giấy in liên tục Liên Sơn khổ K210, K240 và K380 từ 1 đến 6 liên, gồm cả dạng khổ nguyên và chia 2 với đường cấn xé nhẹ tay, tương thích tốt với các dòng máy in kim văn phòng.
Xem danh mục giấy in liên tục
Tư vấn chọn giấy: 0902.308.802
Máy in laser hoặc máy in phun có dùng được giấy in liên tục không?
Không. Giấy in liên tục được thiết kế chuyên biệt cho máy in kim có bộ phận bánh răng gai để tiếp nạp giấy liên tục và tận dụng lực gõ cơ học của đầu kim để kích hoạt hóa chất sao chép carbonless. Máy in laser có cụm sấy nóng và trục ép dễ làm lem lớp hóa chất cảm áp hoặc gây kẹt giấy, trong khi máy in phun không tạo ra lực đập cơ học nên không thể in xuống các liên sau.
Giấy in liên tục carbonless có cần dùng kèm giấy than không?
Không cần. Giấy in liên tục nhiều liên hiện nay đều là dòng giấy tự than (carbonless) đã được tráng phủ sẵn lớp hạt vi nang cảm áp micro-capsule. Khi kim in gõ xuống mặt giấy liên đầu, áp lực cơ học làm vỡ các nang hóa chất, tạo phản ứng màu sao chép chữ số sang các liên sau mà không cần lót thêm giấy than rời và không làm lem bẩn tay.
Giấy in liên tục có những màu sắc nào và thứ tự màu ra sao?
Trên thị trường và tại Phúc Thịnh, giấy in liên tục nhiều liên có 5 màu liên thông dụng gồm trắng, hồng, vàng, xanh dương và xanh lá. Thông thường liên đầu tiên luôn là màu trắng, các liên tiếp theo được sắp xếp các màu khác nhau để các bộ phận đối soát dễ phân biệt, tuy nhiên không có quy định thứ tự màu cố định bắt buộc cho mọi đơn vị.
Nên chọn giấy in liên tục khổ K210 hay K240 cho phần mềm kế toán?
Nếu mẫu chứng từ trên phần mềm kế toán được thiết kế theo kích thước chuẩn trang A4 và cần đóng gập vào bìa hồ sơ sau khi xé bỏ mép đục lỗ, bạn nên chọn khổ K210. Nếu biểu mẫu có nhiều cột thông tin chi tiết (như phiếu nhập xuất kho nhiều chủng loại hàng hóa) cần khoảng bề ngang rộng rãi để tránh bị co chữ hoặc tràn dòng, khổ K240 là lựa chọn phù hợp nhất.
