Trong các nghiệp vụ kế toán, kho bãi và logistics, nhu cầu lập phiếu bán hàng hay chứng từ xuất kho nhiều liên diễn ra thường xuyên. Thay vì phải in lặp lại nhiều lần trên máy in văn phòng thông thường, giấy in liên tục giúp doanh nghiệp phát hành trọn bộ chứng từ chỉ trong một lượt in duy nhất. Hiểu đúng cấu tạo, quy cách kích thước và dòng máy in tương thích sẽ giúp bạn vận hành hệ thống in ấn trơn tru, hạn chế tối đa nguy cơ kẹt giấy hoặc hư hại thiết bị.
- Giấy in liên tục là gì và cấu tạo cơ khí có gì đặc biệt?
- Cơ chế tự nhân bản của giấy in liên tục nhiều liên hoạt động thế nào?
- Giấy in liên tục dùng cho máy in nào?
- Vì sao máy in laser và máy in phun không in được giấy in liên tục?
- Bảng so sánh giấy in liên tục và giấy in văn phòng thông thường
- Các kích thước và quy cách giấy in liên tục thông dụng hiện nay
Giấy in liên tục là gì và cấu tạo cơ khí có gì đặc biệt?
Giấy in liên tục (tiếng Anh là continuous form paper, còn được gọi là giấy đục lỗ vi tính hay computer form paper) là dòng giấy được sản xuất thành một dải dài liền mạch hàng nghìn trang thay vì cắt rời từng tờ như giấy photocopy A4 thông thường. Cấu tạo cơ khí của giấy in liên tục sở hữu ba đặc trưng kỹ thuật riêng biệt phục vụ trực tiếp cho việc nạp giấy tự động:
- Nếp gấp zíc zắc hình quạt (fanfold): Dải giấy dài được dập nếp gấp qua lại liên tục theo dạng quạt xếp. Thiết kế này cho phép cả thùng giấy hàng nghìn tờ nằm gọn gàng bên dưới hoặc phía sau máy in, tự động cuộn mở vào máy khi in và tự gấp lại phẳng phiu ở khay đầu ra mà không cần người dùng phải nạp từng tờ bằng tay.
- Hai hàng lỗ đục tròn mép biên (tractor holes): Dọc theo hai mép biên của giấy là các hàng lỗ tròn nhỏ được dập đều đặn với khoảng cách chuẩn xác. Các lỗ này có nhiệm vụ ăn khớp chính xác với bánh gai (tractor sprockets) trên trục kéo của máy in kim, giữ cho giấy luôn căng phẳng và di chuyển thẳng hàng tuyệt đối, ngăn ngừa tình trạng trượt lệch trang trong suốt quá trình in tốc độ cao.
- Đường cấn răng cưa vi thể (micro-perforations): Nằm ngang giữa các trang giấy và chạy dọc theo hai dải mép đục lỗ biên. Đường cấn răng cưa này giữ cho các trang liên kết chắc chắn khi di chuyển qua các trục quay cơ khí, đồng thời cho phép người dùng xé rời từng tờ chứng từ thành phẩm hoặc tách bỏ dải lỗ biên một cách nhẹ nhàng, để lại cạnh giấy phẳng mịn.
Cơ chế tự nhân bản của giấy in liên tục nhiều liên hoạt động thế nào?
Giấy in liên tục trên thị trường được chia thành hai nhóm chính tùy theo cấu tạo lớp giấy và mục đích sử dụng:
- Giấy in liên tục 1 liên: Được sản xuất từ bột giấy Ford trắng thông thường, bề mặt nhẵn mịn, không có lớp thuốc nhân bản. Loại giấy này thường được các phòng ban sử dụng để in báo cáo dữ liệu dài trang, nhật ký hệ thống máy chủ hoặc bảng kê kiểm toán nội bộ chỉ cần lưu giữ một bản duy nhất.
- Giấy in liên tục nhiều liên (từ 2 đến 6 liên): Sử dụng chất liệu giấy tự nhân bản Carbonless (viết tắt là NCR – No Carbon Required). Đây là giải pháp công nghệ hiện đại thay thế hoàn toàn cho phương pháp chèn giấy than đen truyền thống vốn dễ lem mực bẩn tay và mất nhiều thời gian lồng ghép.
Khả năng tự sao chép tức thì của giấy in liên tục nhiều liên vận hành dựa trên cơ chế phản ứng hóa học giữa các hạt vi nang siêu nhỏ được tráng phủ trên từng mặt giấy:
- Liên đầu tiên (CB – Coated Back): Mặt trước là giấy trắng thông thường để nhận mực ruy băng từ máy in, mặt sau được tráng một lớp vi nang chứa chất tạo màu không màu dạng lỏng.
- Các liên trung gian (CFB – Coated Front and Back): Áp dụng cho các liên ở giữa đối với giấy từ 3 liên trở lên. Mặt trên được phủ lớp đất sét tiếp nhận (CF) để hiện màu từ liên trước đó, đồng thời mặt dưới lại được phủ lớp vi nang (CB) để tiếp tục truyền áp lực xuống liên kế tiếp.
- Liên cuối cùng (CF – Coated Front): Mặt trên được phủ lớp đất sét tiếp nhận để hiện rõ nét chữ bản sao, mặt dưới để trơn.
Khi đầu kim của máy in đập xuống mặt giấy, lực nén cơ học cực mạnh tại điểm tiếp xúc sẽ làm vỡ các viên vi nang ở mặt sau của liên trên. Chất tạo màu bên trong vi nang lập tức thấm vào lớp đất sét tiếp nhận ở mặt trước của liên dưới, tạo ra phản ứng hóa học biến đổi thành nét chữ đậm rõ, sắc nét mà không cần bất kỳ giọt mực lỏng hay tờ giấy than nào can thiệp.
Giấy in liên tục tại Phúc Thịnh cung cấp 5 màu liên đặc trưng gồm trắng, hồng, vàng, xanh dương và xanh lá. Doanh nghiệp có thể sắp xếp thứ tự màu liên linh hoạt tùy theo quy ước phân loại hồ sơ nội bộ, chẳng hạn liên 1 màu trắng lưu tại phòng kế toán, liên 2 màu hồng giao cho đối tác và liên 3 màu xanh dương bàn giao cho bộ phận kho bãi lưu trữ.
Để tìm hiểu chi tiết về từng khổ giấy và số liên cho từng phòng ban, bạn có thể xem thêm hướng dẫn chọn giấy in liên tục theo số liên và khổ để trang bị đúng loại cho máy in kim.
Giấy in liên tục dùng cho máy in nào?
Giấy in liên tục được thiết kế chuyên biệt và chỉ sử dụng được trên máy in kim (Dot Matrix Printer). Các dòng máy in văn phòng phổ biến khác như máy in laser hay máy in phun gia đình hoàn toàn không tương thích với loại giấy này.
Dòng máy in kim tiêu biểu nhất trên thị trường hiện nay là Epson LQ-310 (máy in kim 24 kim tốc độ cao được sử dụng rộng rãi trong các phòng kế toán và phòng giao nhận). Máy in kim là thiết bị duy nhất đáp ứng được hai yêu cầu kỹ thuật cốt lõi của giấy in liên tục:
- Bộ kéo giấy bánh gai liên tục (tractor feeder): Phía sau máy in kim luôn được trang bị cụm bánh gai kéo giấy chuyên dụng. Các răng cưa hình tròn trên bánh gai ăn khớp chặt chẽ vào hai hàng lỗ mép của dải giấy, cuộn kéo giấy đều đặn qua trục in với độ chính xác cao. Cơ chế này giúp giữ dải giấy luôn căng phẳng, không bị xô lệch dù in hàng trăm mét giấy liên tục.
- Cơ chế gõ cơ học tạo lực nén xuyên lớp: Đầu in của máy in kim cấu tạo từ các mũi kim thép siêu nhỏ. Khi in, các mũi kim được kích hoạt điện từ lao về phía trước với tốc độ cực nhanh, đập trực tiếp qua ruy băng mực (ink ribbon) để in lên mặt giấy. Lực gõ cơ học này không chỉ truyền mực lên liên gốc trên cùng mà còn tạo đủ lực nén xuyên thấu qua các lớp giấy bên dưới, làm vỡ các vi nang hóa chất để sao chép nội dung đồng thời sang các liên bản sao. Số liên in rõ tối đa tùy lực gõ của từng dòng máy, nên xem sách hướng dẫn máy và in thử trước khi dùng giấy 5–6 liên.
Nếu trong quá trình vận hành bạn gặp khó khăn khi luồn giấy qua khay gai, hãy xem thêm cách lắp giấy in liên tục trên máy in Epson và xử lý kẹt giấy để thực hiện đúng thao tác gạt cần nhả giấy.
Vì sao máy in laser và máy in phun không in được giấy in liên tục?
Nhiều người dùng văn phòng thường thắc mắc liệu có thể tận dụng máy in laser hoặc máy in phun có sẵn để in giấy liên tục hay không. Câu trả lời dứt khoát là không thể, bởi nguyên lý vận hành của hai dòng máy này hoàn toàn trái ngược với cấu tạo của giấy in liên tục:
- Máy in laser (như Canon LBP 2900, Canon LBP 6030, HP LaserJet Pro M404dn, Brother HL-L2366DW):
- Cơ chế kéo giấy: Các dòng máy laser sử dụng trục lăn cao su (quả đào) để hút và kéo từng tờ giấy rời (cut-sheet) từ khay giấy. Máy hoàn toàn không có bộ bánh gai để khớp với các lỗ biên, khiến dải giấy xếp nếp zíc zắc bị kẹt cứng ngay tại cửa nạp.
- Liên dưới không hiện chữ: chữ ở các liên sau chỉ hiện nhờ lực gõ của đầu kim làm vỡ vi nang. Máy laser tạo chữ bằng mực bột và nhiệt, không gõ lên giấy, nên các liên bản sao gần như trắng trơn. Xấp giấy nhiều lớp đi qua cụm sấy nóng còn dễ bị kẹt, hại cụm sấy.
- Máy in phun (như Epson EcoTank L3210, Canon Pixma G2020):
- Không có lực nén cơ học: Đầu in phun chỉ phun các hạt mực lỏng li ti lên bề mặt trang giấy đầu tiên mà không tạo ra bất kỳ áp lực va chạm nào. Do đó, các hạt vi nang ở các liên bên dưới hoàn toàn không bị kích hoạt, khiến toàn bộ các liên bản sao phía sau đều trắng trơn.
- Nguy cơ kẹt đầu phun: Mép giấy có gờ đục lỗ và nếp gấp zíc zắc rất dễ va quẹt vào cụm đầu phun di chuyển ngang tốc độ cao, dẫn đến xước mặt đầu phun hoặc làm kẹt hệ thống kéo giấy đứng.
Cảnh báo hư hỏng cụm sấy máy in laser
Tuyệt đối không đưa giấy in liên tục vào máy in laser. Máy không có bánh gai để kéo giấy đục lỗ, xấp giấy nhiều lớp dễ kẹt ngay trong cụm sấy và bạn sẽ phải tốn chi phí sửa chữa, thay linh kiện.
Bảng so sánh giấy in liên tục và giấy in văn phòng thông thường
Để thấy rõ sự khác biệt giữa giấy in liên tục và các loại giấy in văn phòng thông thường, bạn có thể theo dõi bảng so sánh chi tiết dưới đây:
| Tiêu chí so sánh | Giấy in liên tục | Giấy in văn phòng thông thường |
|---|---|---|
| Hình thức đóng gói | Dải giấy dài xếp nếp zíc zắc (fanfold) trong thùng các-tông | Cắt rời từng tờ, đóng gói theo ram 500 tờ |
| Cấu tạo mép giấy | Hai hàng lỗ đục tròn chạy dọc biên, có đường cấn răng cưa | Mép giấy được xén phẳng phiu, không đục lỗ |
| Loại máy in sử dụng | Máy in kim chuyên dụng (như Epson LQ-310) có bánh gai kéo | Máy in laser, máy in phun, máy photocopy văn phòng |
| Khả năng nhân bản | Sao chép tức thì từ 2 đến 6 liên trong 1 lượt in qua lớp carbonless | Chỉ in được 1 bản mỗi lượt, muốn nhiều bản phải in lặp lại |
| Công nghệ tạo chữ | Lực gõ cơ học của đầu kim tác động qua ruy băng mực | Nung chảy mực bột bằng nhiệt độ cao hoặc phun hạt mực lỏng |
| Ứng dụng nghiệp vụ chính | Phiếu bán hàng nhiều liên, phiếu xuất nhập kho, phiếu giao nhận | Hợp đồng, công văn, hồ sơ tài liệu lưu trữ, bản thuyết trình |
Giấy in liên tục
Xem tất cả 3 sản phẩm
Các kích thước và quy cách giấy in liên tục thông dụng hiện nay
Trên thị trường, giấy in liên tục được sản xuất theo các quy chuẩn kích thước bề ngang và chiều dài cố định, đáp ứng đa dạng yêu cầu chứng từ của doanh nghiệp:
- Dòng khổ K210 (chuẩn văn bản A4): Có kích thước bề ngang 210 mm và chiều dài trang 279 mm (khoảng 11 inch).
- Dạng không chia (nguyên khổ A4): Thích hợp cho các mẫu chứng từ chi tiết nhiều dòng hàng hóa, bảng kê đối soát số liệu hoặc biên bản bàn giao phức tạp.
- Dạng chia 2 (khổ A5): Trang giấy được dập thêm một đường cấn răng cưa vi thể xé ngang ở chính giữa, chia trang thành 2 phiếu với chiều dài mỗi phiếu khoảng 139,5 mm. Dạng này đặc biệt tiết kiệm giấy cho các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho ngắn hoặc đơn dịch vụ ít dòng.
- Dòng khổ K240 (chuẩn 9.5 inch): Có kích thước bề ngang 240 mm (khoảng 9.5 inch tính cả hai hàng lỗ biên) và chiều dài mỗi trang 279 mm. Sau khi xé bỏ hai dải mép đục lỗ hai bên, phần nội dung văn bản còn lại rộng khoảng 214 mm, gần bằng bề ngang A4 (210 mm). Dòng khổ này cũng gồm hai bản tùy chọn là không chia hoặc chia 2.
Tùy vào quy trình bàn giao chứng từ thực tế của đơn vị, bạn có thể tham khảo bài viết tư vấn chọn mua giấy in liên tục khi nào nên dùng 2, 3, 4 hay 5 liên để tối ưu chi phí vật tư.
Lưu ý khi xé biên và bảo quản giấy in liên tục
Để đường xé thẳng thớm và không bị rách vào phần nội dung chứng từ, bạn nên gấp nhẹ mép giấy theo đường cấn răng cưa trước khi xé. Giấy carbonless nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm; hãy bảo quản giấy nguyên thùng trong bọc nilon kín, tránh để gần cửa sổ có ánh nắng trực tiếp hoặc khu vực ẩm ướt để giữ độ nhạy của các vi nang hóa chất.
Chọn đúng quy cách giấy in liên tục cho máy in kim tại Phúc Thịnh
P.T Phúc Thịnh có giấy in liên tục Liên Sơn khổ rộng 210 mm từ 1 đến 6 liên và khổ rộng 240 mm từ 2 đến 6 liên, dạng không chia và chia 2, đường cấn răng cưa xé nhẹ tay, dùng cho máy in kim. Đội ngũ tư vấn sẵn sàng hỗ trợ bạn chọn quy cách hợp với từng mẫu chứng từ.
Hotline/Zalo: 0902.308.802
Giấy in liên tục 1 liên là gì và dùng trong trường hợp nào?
Giấy in liên tục 1 liên là loại giấy ford trắng đơn lớp được đục lỗ mép biên và xếp nếp zíc zắc, không tráng phủ hóa chất tự nhân bản. Loại giấy này được sử dụng chủ yếu trên máy in kim để in bảng kê số liệu dài hàng trăm trang, nhật ký hệ thống dữ liệu hoặc báo cáo tổng hợp nội bộ chỉ cần lưu trữ một bản duy nhất.
Giấy in liên tục có thể dùng bút bi viết tay lên được không?
Có. Bạn hoàn toàn có thể dùng bút bi viết tay đè lên liên đầu tiên của giấy in liên tục nhiều liên. Lực nén của đầu bút bi sẽ làm vỡ các viên vi nang hóa chất và sao chép nét chữ xuống các liên phía dưới tương tự như lực gõ của đầu kim máy in.
Paper Source trên driver máy in kim khi in giấy in liên tục chọn mục nào?
Khi in giấy in liên tục trên máy in kim như Epson LQ-310, trong mục thiết lập Paper Source trên máy tính, bạn cần chọn Tractor Feed (hoặc Rear Tractor / Push Tractor tùy thuộc vào vị trí gắn bánh gai kéo giấy), tránh chọn nhầm Manual Feed hoặc Cut Sheet.
Giấy in liên tục tại Phúc Thịnh có những màu liên nào?
Giấy in liên tục nhiều liên tại Phúc Thịnh được sản xuất với 5 màu liên tiêu chuẩn gồm trắng, hồng, vàng, xanh dương và xanh lá. Doanh nghiệp có thể lựa chọn quy cách xếp màu theo thứ tự quản lý riêng của phòng ban kế toán và kho vận.
Cần làm gì khi giấy in liên tục bị rách lỗ mép khiến máy in kim không kéo được?
Nếu mép lỗ đục bị rách làm máy in trượt bước, bạn hãy gạt cần nhả giấy của máy in kim, dùng tay kéo dải giấy tiến lên đến vị trí có hàng lỗ nguyên vẹn, sau đó căn chỉnh hai cụm bánh gai hai bên cho khớp khít và khóa chốt bánh gai trước khi tiếp tục lệnh in.
