Trong công tác quản trị hành chính công sở, việc lên dự toán vật tư tiêu hao hàng tháng đòi hỏi số liệu chính xác để tránh lãng phí ngân sách hoặc gây thiếu hụt vật tư trong sinh hoạt hàng ngày. Khăn giấy và giấy vệ sinh là hai mặt hàng thiết yếu, được sử dụng liên tục từ khu vực nhà vệ sinh, bồn rửa tay cho đến bàn họp, quầy lễ tân và khu vực ăn uống pantry. Nếu bộ phận hành chính mua sắm theo cảm tính mà không có định mức cụ thể, doanh nghiệp rất dễ gặp phải tình trạng kho chứa quá tải, giấy bị ẩm mốc trong mùa mưa, hoặc ngược lại là thiếu giấy đột xuất vào những ngày có sự kiện đông người.
Một bài toán cấp phát khoa học cần dựa trên số lượt dùng thực tế của nhân viên kết hợp với quy cách đóng gói chuẩn từ các thương hiệu uy tín. Bài viết này của Phúc Thịnh sẽ hướng dẫn bạn phương pháp tính toán định mức khăn giấy và giấy vệ sinh cho văn phòng từ 10 đến 100 nhân sự, cung cấp bảng tra chi tiết theo quy cách đóng gói thật và kinh nghiệm kiểm soát lượng dùng thực tế.
- Cơ sở xác định định mức khăn giấy và giấy vệ sinh tại nơi làm việc?
- Bảng quy cách đóng gói chuẩn của các sản phẩm giấy và khăn vệ sinh?
- Bảng định mức khăn giấy và giấy vệ sinh theo quy mô nhân sự hàng tháng?
- Bảng phân bổ các loại giấy vệ sinh và khăn giấy theo từng khu vực chức năng?
- Phương pháp tối ưu chi phí và kiểm soát hao hụt giấy vệ sinh văn phòng?
- Trang bị hộp đựng chuyên dụng có khóa bảo vệ tại nhà vệ sinh
- Sử dụng hộp đựng khăn lau tay có khe nhả từng tờ tự động
- Thiết lập sổ theo dõi cấp phát và định kỳ kiểm kê kho
- Tư vấn định mức và cung cấp khăn giấy, giấy vệ sinh giá sỉ tại Phúc Thịnh
- Câu hỏi thường gặp về định mức khăn giấy và giấy vệ sinh văn phòng?
Cơ sở xác định định mức khăn giấy và giấy vệ sinh tại nơi làm việc?
Để xây dựng định mức sát với thực tế vận hành, bạn cần căn cứ vào các chỉ số nhân khẩu học và thói quen sinh hoạt công sở trong suốt 22 đến 26 ngày làm việc mỗi tháng:
- Tần suất đi vệ sinh trung bình: Mỗi nhân viên văn phòng có từ 2 đến 3 lần sử dụng nhà vệ sinh trong một ca làm việc 8 tiếng. Mỗi lần sử dụng giấy vệ sinh tiêu hao khoảng 1,5m đến 2,5m giấy đối với dòng 2 lớp mềm xốp.
- Tần suất rửa tay và thấm khô: Nhân viên văn phòng rửa tay trung bình 3 đến 4 lần mỗi ngày (sau khi đi vệ sinh, trước và sau bữa trưa, sau khi tiếp khách hoặc vận chuyển tài liệu). Mỗi lượt rửa tay cần từ 1 đến 2 tờ khăn giấy lau tay chuyên dụng có độ dai cao.
- Nhu cầu lau mặt và tiếp khách: Khăn giấy lụa hộp để bàn phòng họp hoặc bàn làm việc phục vụ nhu cầu cá nhân, tiếp đón khách hàng và đối tác với mức tiêu hao khoảng 2 đến 4 tờ mỗi người mỗi ngày.
- Nhu cầu vệ sinh khu vực ăn uống pantry: Khăn giấy cuộn đa năng phục vụ việc thấm dầu mỡ thức ăn, lau khô chén dĩa và vệ sinh bề mặt bàn bếp sau giờ nghỉ trưa.
Việc chuẩn bị đầy đủ khăn giấy, túi rác và các dụng cụ làm sạch cần được gắn liền với quy trình bảo quản tốt các loại dụng cụ vệ sinh văn phòng để duy trì môi trường làm việc thoáng mát và chuyên nghiệp.
Bảng quy cách đóng gói chuẩn của các sản phẩm giấy và khăn vệ sinh?
Dữ liệu tính toán định mức chỉ thực sự hữu ích khi gắn liền với quy cách bao gói thực tế mà nhà sản xuất phân phối ra thị trường. Dưới đây là bảng thông số quy cách của các dòng sản phẩm khăn giấy và giấy vệ sinh đang được cung cấp phổ biến tại Phúc Thịnh:
| Tên dòng sản phẩm | Quy cách đóng gói lẻ | Quy cách đóng thùng / bành | Đặc tính kỹ thuật chính |
|---|---|---|---|
| Khăn giấy lau tay PT | Bịch 100 tờ (220 x 200 mm) | Bành 50 bịch (5.000 tờ) | Giấy 2 lớp dai dẻo, công nghệ gia cường độ bền ướt, dập nổi hoa văn chấm bi |
| Khăn giấy lau tay Roto | Bịch 102 tờ (195 x 190 mm) | Bành 50 bịch (5.100 tờ) | 100% bột giấy nguyên sinh, xếp so le rút từng tờ, không để lại xơ bụi |
| Khăn giấy lau tay Etis treo tường | Bịch 1.280 tờ (155 x 175 mm) | Thùng 6 bịch (7.680 tờ) | Cấu trúc 4 lớp dày dặn, rút 320 lần mỗi bịch, dùng cho hộp treo tường |
| Giấy vệ sinh lốc 10 Sài Gòn Eco | Lốc 10 cuộn (450g / lốc) | Cây 10 lốc (100 cuộn) | Giấy 2 lớp có lõi, dập nổi vân gợn sóng, tự tan rã nhanh trong nước |
| Giấy vệ sinh lốc 10 cao cấp Bless You | Lốc 10 cuộn (1.260g / lốc) | Thùng 10 lốc (100 cuộn) | 100% bột giấy tự nhiên, màng giấy êm ái xốp mịn, tan rã chống nghẹt bồn cầu |
| Giấy vệ sinh lốc 10 cao cấp E’mos tím | Lốc 10 cuộn (1.200g / lốc) | Thùng 10 lốc (100 cuộn) | Cấu trúc 2 lớp dập hoa văn tinh xảo, định lượng đồng đều, liên kết bền chắc |
| Giấy vệ sinh lốc 10 May lốc | Lốc 10 cuộn (1.100g / lốc) | Thùng 10 lốc (100 cuộn) | Bột giấy nguyên sinh tự nhiên, không clo quang học, an toàn cho da |
| Giấy vệ sinh lốc 10 Pulppy | Lốc 10 cuộn (1.200g / lốc) | Thùng 10 lốc (100 cuộn) | Chất giấy lụa 2 lớp cao cấp, cuộn tròn chặt chẽ, mềm mại vượt trội |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn PT 500g | Cuộn 500g tiết kiệm | Thùng 16 cuộn (8 kg) | 2 lớp dập vân viền chống tách lớp, tương đương khoảng 5 đến 6 cuộn nhỏ |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn PT 600g | Cuộn 600g tiêu chuẩn | Thùng 16 cuộn (9,6 kg) | Màng giấy dai mịn, sử dụng cho hộp đựng chuyên dụng có khóa bảo vệ |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn PT 700g | Cuộn 700g dày dặn | Thùng 16 cuộn (11,2 kg) | Độ dài vượt trội, giảm thiểu đáng kể số lần thay giấy trong tuần |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn An An 700g | Cuộn 700g phổ thông | Thùng 16 cuộn (11,2 kg) | Bột giấy tự nhiên, dập vân quả trám, tiết kiệm chi phí cho tòa nhà |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn An An 1kg | Cuộn 1.000g dung lượng lớn | Thùng 12 cuộn (12 kg) | Tải lượng sử dụng cao, phù hợp văn phòng có mật độ nhân sự đông đúc |
| Giấy vệ sinh cuộn lớn Pulppy 1kg | Cuộn 1.000g cao cấp | Thùng 12 cuộn (12 kg) | 100% bột giấy nguyên chất, mềm mại, trắng sáng tự nhiên không hóa chất |
| Khăn giấy lụa bịch Pulppy 180 tờ | Bịch 180 tờ (2 lớp) | Lốc 6 bịch / Thùng 60 bịch | Chất giấy lụa mềm xốp, bao bì màng nilon dẻo dai chống thấm nước |
| Khăn giấy lụa bịch Bless You 250 tờ | Bịch 250 tờ (2 lớp) | Lốc 4 bịch / Thùng 48 bịch | Bột gỗ tự nhiên nguyên sinh, độ thấm hút nhanh, tiện nạp vào hộp rút |
| Khăn giấy lụa bịch Let-green 300 tờ | Bịch 300 tờ (2 lớp) | Lốc 4 bịch / Thùng 40 bịch | Số lượng tờ lớn, tiết kiệm chi phí mua sắm định kỳ cho công ty |
| Khăn giấy lụa hộp Pulppy 180 tờ | Hộp 180 tờ (2 lớp) | Thùng 48 hộp / 50 hộp | Vỏ hộp bìa cứng in hoa văn trang nhã, miệng hộp có khe màng nilon pop-up |
| Khăn giấy lụa hộp E’mos 180 tờ | Hộp 180 tờ (2 lớp) | Thùng 48 hộp / 50 hộp | Giấy lụa mềm mịn, không gây trầy xước da, đặt trên bàn làm việc tiếp khách |
| Khăn giấy lụa hộp Bless You 180 tờ | Hộp 180 tờ (2 lớp) | Thùng 48 hộp / 50 hộp | Chất giấy dai dẻo tự nhiên, thấm hút mồ hôi tốt, thanh lịch cho phòng họp |
| Khăn giấy lụa hộp Let-green 100 tờ | Hộp chữ nhật 100 tờ | Thùng 50 hộp | Quy cách gọn gàng, phù hợp đặt tại các bàn làm việc cá nhân nhỏ |
| Khăn giấy lụa hộp Let-green 160 tờ | Hộp chữ nhật 160 tờ | Thùng 50 hộp | Bột giấy nguyên chất, hoa văn thanh nhã, tạo điểm nhấn chuyên nghiệp |
| Khăn giấy lụa hộp Pulppy trà xanh | Hộp 120 tờ hương trà xanh | Thùng 48 hộp | Bổ sung tinh chất trà xanh thanh mát, dịu nhẹ và thư thái cho người dùng |
| Khăn giấy lụa hộp vuông Pulppy square | Hộp vuông 80 tờ | Thùng 48 hộp | Kiểu dáng hộp vuông nhỏ gọn, tiết kiệm diện tích trên bàn tiếp tân |
| Khăn giấy cuộn Pulppy kitchen towel | Lốc 2 cuộn (cao 20cm, 22,8x20cm) | Thùng 12 lốc (24 cuộn) | Cấu trúc dập nổi kim cương dày xốp, thấm hút dầu mỡ cực nhanh cho pantry |
| Khăn giấy pop-up An An 100 tờ | Gói 100 tờ (10 x 20 cm) | Lốc 6 gói / Thùng 60 gói | Rút so le tiện lợi, kích thước nhỏ gọn cho khu vực ăn uống |
| Khăn giấy pop-up Let-green 130 tờ | Gói 130 tờ (10 x 21 cm) | Lốc 6 gói / Thùng 60 gói | Vân dập nổi tổ ong dai chắc, không để lại xơ bụi giấy khi lau |
| Khăn giấy pop-up Let-green 700 tờ | Gói lớn 700 tờ (10 x 21 cm) | Thùng 12 gói (8.400 tờ) | Gói tiết kiệm dung lượng lớn, giảm tần suất thay túi giấy liên tục |
Bảng định mức khăn giấy và giấy vệ sinh theo quy mô nhân sự hàng tháng?
Dựa trên thói quen làm việc thực tế tại các tòa nhà văn phòng và quy cách đóng gói chuẩn, Phúc Thịnh xây dựng bảng định mức tiêu hao trung bình mỗi tháng (tính trên 24 ngày làm việc) cho các quy mô doanh nghiệp phổ biến:
| Mục vật tư tiêu hao | Đơn vị tính | Quy mô 10 – 20 người | Quy mô 30 – 50 người | Quy mô 80 – 100 người |
|---|---|---|---|---|
| Giấy vệ sinh cuộn lớn (loại 700g) | Cuộn | 3 – 5 cuộn | 8 – 12 cuộn | 20 – 25 cuộn |
| Hoặc giấy vệ sinh cuộn nhỏ (nếu dùng lốc 10) | Cuộn | 15 – 25 cuộn | 40 – 60 cuộn | 100 – 130 cuộn |
| Khăn giấy lau tay 2 lớp (bịch 100 tờ) | Bịch | 8 – 12 bịch | 20 – 30 bịch | 50 – 70 bịch |
| Khăn giấy lụa hộp để bàn tiếp khách (hộp 180 tờ) | Hộp | 2 – 3 hộp | 5 – 8 hộp | 12 – 16 hộp |
| Khăn giấy lụa bịch nạp lại bàn làm việc | Bịch | 3 – 5 bịch | 8 – 12 bịch | 20 – 25 bịch |
| Khăn giấy cuộn đa năng nhà bếp pantry (lốc 2 cuộn) | Lốc | 1 – 2 lốc | 3 – 4 lốc | 6 – 8 lốc |
| Khăn giấy pop-up rút so le (gói 100 – 130 tờ) | Gói | 2 – 4 gói | 6 – 10 gói | 15 – 20 gói |
Bảng định mức trên là cơ sở chuẩn để bộ phận mua hàng kiểm tra số lượng tồn kho trước mỗi kỳ mua sắm. Đối với những văn phòng thường xuyên đón tiếp khách hàng hoặc tổ chức hội thảo nội bộ, mức tiêu hao có thể tăng thêm tùy theo lịch trình hoạt động cụ thể.
Bảng phân bổ các loại giấy vệ sinh và khăn giấy theo từng khu vực chức năng?
Để tối ưu công năng sử dụng và đảm bảo mỹ quan văn phòng, việc bố trí đúng chủng loại giấy tại từng khu vực chức năng là nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ:
| Khu vực chức năng | Dòng giấy khuyến nghị | Thiết bị đi kèm | Mục đích sử dụng chính |
|---|---|---|---|
| Nhà vệ sinh buồng kín (WC) | Giấy vệ sinh cuộn lớn (500g – 1kg) hoặc cuộn nhỏ cao cấp | Hộp đựng cuộn lớn có khóa hoặc giá treo giấy | Phục vụ vệ sinh cá nhân, giấy tự tan rã chống nghẹt bồn cầu |
| Khu vực bồn rửa tay lavabo | Khăn giấy lau tay 2 lớp dạng rút (PT, Roto, Etis) | Hộp đựng giấy lau tay gắn tường khe đáy | Thấm khô tay nhanh, không bám bụi giấy, ngăn ngừa trơn trượt sàn |
| Bàn họp và quầy lễ tân | Khăn giấy lụa hộp cao cấp (Bless You, Pulppy, E’mos) | Vỏ hộp carton hoa văn trang nhã để bàn | Tiếp đón khách hàng, lau mặt, tạo ấn tượng chuyên nghiệp |
| Bàn làm việc nhân viên | Khăn giấy lụa bịch nạp lại hoặc hộp chữ nhật nhỏ | Khay để bàn hoặc hộp mica trong suốt | Phục vụ nhu cầu cá nhân hàng ngày của cán bộ nhân viên |
| Khu vực pantry ăn uống | Khăn giấy cuộn đa năng Pulppy kitchen towel, khăn pop-up | Chân cắm cuộn đứng hoặc hộp rút giấy pop-up | Thấm dầu mỡ đồ ăn, lau chén dĩa và vệ sinh mặt bàn ăn |
Bên cạnh khăn giấy, việc trang bị đồng bộ các loại dụng cụ vệ sinh như cây lau nhà, xô vắt và sọt rác sẽ giúp văn phòng luôn giữ được môi trường làm việc sạch đẹp và chuyên nghiệp.
Phương pháp tối ưu chi phí và kiểm soát hao hụt giấy vệ sinh văn phòng?
Bên cạnh việc thiết lập định mức chuẩn, cách thức bố trí và quản lý thiết bị sử dụng giấy tại các khu vực chức năng đóng vai trò quyết định đến lượng hao hụt thực tế. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn vật tư này:
Trang bị hộp đựng chuyên dụng có khóa bảo vệ tại nhà vệ sinh
Việc để các cuộn giấy vệ sinh nhỏ tự do trên bệ hoặc móc treo hở thường khiến giấy dễ bị rơi xuống sàn ướt, dính nước bắn từ vòi xịt hoặc bị rút lãng phí. Lắp đặt hộp đựng giấy vệ sinh cuộn lớn bằng nhựa ABS hoặc inox gắn tường có ổ khóa giúp giữ cho cuộn giấy luôn khô ráo, sạch khuẩn, đồng thời ngăn ngừa tình trạng rút giấy quá tay hoặc thất thoát tài sản chung.
Sử dụng hộp đựng khăn lau tay có khe nhả từng tờ tự động
Tại khu vực bồn rửa tay lavabo, hộp đựng giấy lau tay gắn tường với khe rút so le đáy giúp người dùng rút chính xác từng tờ một. Cơ chế này hạn chế tối đa việc người dùng rút cả tệp giấy dày cùng lúc khi tay đang ướt, giúp tiết kiệm lượng giấy lau tay đáng kể so với việc để bịch giấy trần trên mặt đá.
Trong quá trình dọn dẹp và thay thế vật tư vệ sinh, nhân viên tạp vụ nên sử dụng găng tay bảo hộ cao su chuyên dụng. Bạn có thể tham khảo đánh giá về dòng găng tay Vglove có tốt không để trang bị sản phẩm vừa vặn, dai bền và chống hóa chất hiệu quả cho đội ngũ lao công.
Thiết lập sổ theo dõi cấp phát và định kỳ kiểm kê kho
Bộ phận hành chính nên xây dựng biểu mẫu theo dõi xuất nhập tồn hàng tuần. Khi nhân viên tạp vụ nhận giấy từ kho để nạp vào các phòng vệ sinh hoặc quầy pantry, việc ký nhận số lượng cụ thể sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm và giúp phát hiện ngay những điểm bất thường nếu có hiện tượng hao hụt vượt định mức.
Tư vấn định mức và cung cấp khăn giấy, giấy vệ sinh giá sỉ tại Phúc Thịnh
Phúc Thịnh chuyên cung cấp đầy đủ các dòng giấy vệ sinh cuộn lớn, giấy cuộn nhỏ lốc 10, khăn giấy lau tay và khăn giấy lụa hộp chính hãng với mức giá cạnh tranh. Bạn có thể tham khảo bảng giá chi tiết tại danh mục khăn giấy hoặc liên hệ hotline 0902.308.802 để được tư vấn định mức tối ưu nhất cho văn phòng.
Khăn giấy
Xem tất cả 8 sản phẩm
Câu hỏi thường gặp về định mức khăn giấy và giấy vệ sinh văn phòng?
Văn phòng 20 người nên dùng giấy vệ sinh cuộn lớn hay cuộn nhỏ?
Với quy mô 20 người, văn phòng hoàn toàn có thể sử dụng cả hai loại. Tuy nhiên, lắp đặt hộp đựng giấy vệ sinh cuộn lớn loại 500g hoặc 700g sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn, giúp giấy luôn được che chắn sạch sẽ và nhân viên tạp vụ chỉ cần thay giấy 1 đến 2 lần mỗi tuần thay vì phải thay cuộn nhỏ liên tục mỗi ngày.
Một nhân viên văn phòng dùng hết bao nhiêu tờ khăn lau tay mỗi ngày?
Trung bình một nhân viên văn phòng có thói quen rửa tay từ 3 đến 4 lần trong suốt ngày làm việc. Nếu sử dụng khăn giấy lau tay 2 lớp có độ dai ướt tốt, mỗi lượt chỉ cần từ 1 đến 2 tờ để thấm khô hoàn toàn bàn tay, tương đương định mức tiêu hao khoảng 4 đến 6 tờ khăn giấy mỗi người mỗi ngày.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng giấy vệ sinh bị ướt do vòi xịt?
Giải pháp tối ưu là lắp đặt hộp đựng giấy vệ sinh cuộn lớn kín nước gắn cố định trên tường ở vị trí cao hơn vòi xịt khoảng 20cm đến 30cm và có khoảng cách an toàn với bồn cầu. Vỏ hộp nhựa ABS hoặc inox kín mép sẽ bảo vệ giấy an toàn trước các tia nước bắn ra trong quá trình vệ sinh.
Nên mua khăn giấy lau tay hay dùng máy sấy tay tự động?
Nhiều nghiên cứu y tế chỉ ra rằng khăn giấy lau tay có khả năng thấm hút nước nhanh và loại bỏ vi khuẩn bám dính trên da tay tốt hơn máy sấy khí nóng. Ngoài ra, khăn giấy không gây tiếng ồn khó chịu tại khu vực làm việc và tránh nguy cơ phân tán vi khuẩn ra không khí xung quanh bồn rửa.
Doanh nghiệp đặt mua giấy vệ sinh và khăn giấy tại Phúc Thịnh có được giao hàng tận nơi không?
Phúc Thịnh hỗ trợ giao hàng tận nơi nhanh chóng cho khách hàng doanh nghiệp tại TP.HCM và các khu vực lân cận. Bạn chỉ cần liên hệ hotline 0902.308.802 hoặc gửi danh mục qua Zalo để nhận báo giá sỉ ưu đãi và hỗ trợ giao hàng tận văn phòng đúng lịch hẹn.
