Trong hoạt động giao dịch của các cơ quan, doanh nghiệp và văn phòng công chứng, bao thư (bì thư) đóng vai trò như một diện mạo trang trọng đầu tiên tiếp xúc với đối tác. Từ những bức thư chào hàng, phiếu báo lương, hóa đơn tài chính cho đến hồ sơ thầu hay hợp đồng nguyên tắc, việc chọn đúng quy cách bao thư không chỉ bảo vệ tài liệu nguyên vẹn mà còn thể hiện sự chỉn chu, tôn trọng người nhận. Dù công nghệ liên lạc điện tử phát triển mạnh mẽ, việc gửi thư từ văn bản giấy qua đường bưu điện hay đơn vị chuyển phát nhanh vẫn là thủ tục pháp lý bắt buộc trong nhiều quy trình kinh doanh.
Tuy nhiên, rất nhiều nhân viên hành chính và kế toán thường gặp lúng túng khi chọn kích cỡ bao thư phù hợp với độ dày tài liệu, hoặc mất hàng giờ đồng hồ viết tay từng dòng địa chỉ người nhận một cách thủ công. Tệ hơn nữa, việc đưa bao thư vào máy in không đúng kỹ thuật thường dẫn đến kẹt giấy, rách bao bì hoặc làm nhòe chữ in do nhiệt độ lô sấy. Phúc Thịnh sẽ tổng hợp đầy đủ các kích thước bao thư chuẩn, phân loại bao thư cửa sổ, bao thư quấn dây và hướng dẫn chi tiết cách thiết lập in địa chỉ tự động, giúp bạn tối ưu hóa công việc văn phòng mỗi ngày.
- Các kích thước bao thư văn phòng tiêu chuẩn hiện nay gồm những loại nào?
- Bao thư cửa sổ kính và bao thư quấn dây có đặc điểm gì nổi bật?
- Bảng giá các loại bao thư văn phòng thông dụng tại Phúc Thịnh
- Hướng dẫn cách in địa chỉ lên bao thư hàng loạt bằng Word và Excel như thế nào?
- Khi in bao thư bằng máy in văn phòng cần lưu ý những lỗi cơ khí gì?
- Bạn cần tìm nguồn cung cấp bao thư văn phòng giá sỉ và giấy in chính hãng chất lượng?
- Câu hỏi thường gặp về các cỡ bao thư và in địa chỉ
Các kích thước bao thư văn phòng tiêu chuẩn hiện nay gồm những loại nào?
Kích thước bao thư được thiết kế dựa trên quy chuẩn khổ giấy quốc tế (dòng A), bảo đảm văn bản khi xếp gọn hoặc để nguyên tờ đều nằm gọn gàng bên trong mà không bị quăn góc hay gấp nếp mép giấy. Dưới đây là bảng thông số các kích cỡ bao thư thông dụng nhất trên thị trường:
| Tên gọi thông dụng | Kích thước phủ bì | Quy cách khổ giấy chứa bên trong | Đặc điểm nắp dán & Chất liệu giấy | Ứng dụng văn phòng thực tế |
|---|---|---|---|---|
| Bao thư nhỏ (12 x 18 cm) | 12 x 18 cm | Tờ A4 gấp 4 hoặc tờ A5 gấp đôi | Nắp nắp gập ngang, có lớp keo dán sẵn, giấy Ford trắng | Gửi thư nội bộ, phiếu thu tiền, thiệp mời nhỏ gọn |
| Bao thư nhỏ chuẩn (12 x 22 cm) | 12 x 22 cm | Tờ A4 gấp làm 3 phần đều đặn | Nắp dán cạnh dài, keo nước hoặc keo dán sẵn, giấy Ford trắng | Gửi hóa đơn, thư ngỏ, phiếu chi lương, công văn 1-3 trang |
| Bao thư trung A5 | Khổ chuẩn A5 | Tờ A4 gấp đôi hoặc tờ A5 để thẳng | Nắp nắp gập cạnh ngang, giấy Ford trắng hoặc Kraft vàng | Gửi chứng từ kế toán, hợp đồng mỏng, thư mời hội nghị |
| Bao thư lớn A4 (25 x 34 cm) | 25 x 34 cm | Tờ A4 để thẳng nguyên tờ (chứa 10-30 tờ) | Nắp nắp gập cạnh ngắn, giấy Ford trắng hoặc xi măng vàng | Hồ sơ nhân sự, tài liệu báo cáo, hợp đồng kinh tế nhiều trang |
| Bao thư hồ sơ A4 dày | 25 x 34 cm | Tờ A4 để thẳng nguyên tờ dày dặn | Giấy Ford trắng dày dặn, bảo mật thông tin bên trong | Lưu trữ hồ sơ dự thầu, chuyển phát tài liệu bảo mật |
| Bao thư quấn dây F4 có đáy | Khổ lớn F4 | Khổ F4, A4 dày cộm (đáy mở rộng 2 – 10 cm) | Khuy tròn xỏ dây quấn, chất liệu xi măng hoặc nhựa PP dẻo | Đựng hồ sơ lưu trữ nhiều năm, tập tài liệu dày hàng trăm trang |
Khi chọn kích cỡ bao thư, nguyên tắc căn bản là khoảng cách lề giữa cạnh tài liệu và đường dán bao thư cần duy trì từ 5 đến 10 mm mỗi bên. Khoảng trống này giúp bạn đưa tài liệu vào miệng phong bì một cách mượt mà, đồng thời hạn chế tối đa nguy cơ rách mép bao thư khi bưu tá xếp chồng nhiều kiện hàng trong quá trình vận chuyển.
Bao thư cửa sổ kính và bao thư quấn dây có đặc điểm gì nổi bật?
Bên cạnh các dòng bao thư dán kín truyền thống, hai kiểu dáng chuyên dụng thường xuyên xuất hiện tại các phòng ban hành chính là bao thư có cửa sổ và bao thư quấn dây:
Bao thư có cửa sổ (Window Envelope): Đây là loại phong bì được trổ một ô cửa sổ chữ nhật ở mặt trước và dán lớp màng nhựa trong suốt (film mỏng). Vị trí ô cửa sổ được tính toán chính xác để khi gấp tờ công văn hoặc hóa đơn vào trong, toàn bộ họ tên và địa chỉ của người nhận (đã in sẵn trên phần đầu văn bản) sẽ lộ rõ ra ngoài qua lớp kính nhựa. Doanh nghiệp sử dụng bao thư cửa sổ hoàn toàn không cần tốn thời gian in hoặc viết địa chỉ lên mặt ngoài phong bì, loại bỏ nguy cơ gửi nhầm thư tín giữa các khách hàng khác nhau.
Bao thư quấn dây có đáy (Gusset Envelope): Khác với bao thư phẳng chỉ chứa được vài tờ giấy mỏng, bao thư quấn dây được thiết kế các đường gấp nếp ở hai bên sườn và phần đáy. Khi mở rộng, đáy bao thư có thể đạt độ sâu từ 2 cm, 4 cm, 7 cm đến 10 cm, biến chiếc phong bì thành một chiếc túi hộp cứng cáp. Miệng bao thư được cố định bằng hai khuy tròn tán đinh và một sợi dây dù bền chắc. Bạn có thể mở ra đóng vào nhiều lần để kiểm tra tài liệu mà không làm hỏng bao thư, rất lý tưởng để quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ dự thầu hoặc chứng từ kế toán lưu trữ dài hạn.
Bảng giá các loại bao thư văn phòng thông dụng tại Phúc Thịnh
Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các mẫu bao thư trắng, bao thư vàng và bao thư quấn dây chuyên dụng với mức giá niêm yết minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối ngân sách mua sắm vật tư văn phòng:
| Tên mặt hàng sản phẩm | Quy cách kích thước | Chất liệu & Kiểu nắp | Đơn vị tính | Giá niêm yết |
|---|---|---|---|---|
| Bao thư trắng 12x18cm | 12 x 18 cm | Giấy Ford trắng, có keo nắp dán | Cái | 240 ₫ |
| Bao thư trắng 12x22cm | 12 x 22 cm | Giấy Ford trắng tiêu chuẩn, có keo | Cái | 270 ₫ |
| Bao thư trắng A5 | Khổ A5 tiêu chuẩn | Giấy Ford trắng mịn, nắp ngang | Cái | 500 ₫ |
| Bao thư vàng A5 | Khổ A5 tiêu chuẩn | Giấy Kraft vàng dẻo dai, nắp ngang | Cái | 500 ₫ |
| Bao thư trắng A4 | 25 x 34 cm | Giấy Ford trắng trang nhã, nắp gập | Cái | 900 ₫ |
| Bao thư vàng A4 | 25 x 34 cm | Giấy Kraft xi măng bảo mật, nắp gập | Cái | 900 ₫ |
| Bao thư hồ sơ A4 trắng | 25 x 34 cm | Giấy Ford trắng dày dặn cao cấp | Cái | 1.300 ₫ |
| Bao thư quấn dây F4 nhựa đáy 2cm | Khổ F4 tiêu chuẩn | Nhựa PP dẻo chống nước, đáy 2 cm | Cái | 4.500 ₫ |
| Bao thư quấn dây F4 xi măng đáy 4cm | Khổ F4 tiêu chuẩn | Giấy Kraft xi măng dày, đáy nở 4 cm | Cái | 5.500 ₫ |
| Bao thư quấn dây F4 xi măng đáy 7cm | Khổ F4 tiêu chuẩn | Giấy Kraft xi măng dày, đáy nở 7 cm | Cái | 6.000 ₫ |
| Bao thư quấn dây F4 xi măng đáy 10cm | Khổ F4 tiêu chuẩn | Giấy Kraft chịu lực cao, đáy nở 10 cm | Cái | 7.500 ₫ |
Hướng dẫn cách in địa chỉ lên bao thư hàng loạt bằng Word và Excel như thế nào?
Việc viết tay địa chỉ người nhận lên hàng trăm phong bì không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ viết nhầm số nhà, sai tên người nhận hoặc nét chữ khó đọc khiến bưu tá hoàn trả thư tín. Bạn có thể sử dụng công cụ Mail Merge kết hợp giữa Microsoft Word và bảng dữ liệu Excel để in địa chỉ trực tiếp lên bao thư một cách nhanh chóng và chính xác theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị file danh sách địa chỉ trên Excel
Tạo một bảng tính Excel đơn giản gồm các cột rõ ràng: Họ và tên người nhận, Chức danh/Công ty, Địa chỉ chi tiết, Số điện thoại. Lưu ý dòng đầu tiên của bảng tính phải là tên tiêu đề các cột và không để trống bất kỳ dòng dữ liệu nào ở giữa.
Bước 2: Thiết lập khổ bao thư trong Microsoft Word
Mở một văn bản Word trắng, chọn thẻ Mailings trên thanh công cụ > nhấp chọn mục Start Mail Merge > chọn Envelopes. Hộp thoại Envelope Options sẽ xuất hiện để bạn cài đặt kích thước phong bì:
| Khổ bao thư thực tế | Tùy chọn Envelope Size trong Word | Kích thước thiết lập tương ứng | Vị trí lề in địa chỉ gợi ý |
|---|---|---|---|
| Bao thư 12 x 22 cm | Chọn Custom size | Khổ 12 x 22 cm hoặc Size 10 | Căn lề tự động theo khung nhận |
| Bao thư 12 x 18 cm | Chọn Custom size | Khổ 12 x 18 cm thực tế | Căn lề cân đối giữa mặt trước |
| Bao thư trung A5 | Chọn Envelope C5 | Tương ứng khổ phong bì A5 | Căn lề lùi đều các cạnh |
| Bao thư lớn A4 | Chọn Envelope C4 hoặc Custom | Khổ 25 x 34 cm đựng tài liệu | Căn góc dưới bên phải phong bì |
Nếu bạn chưa quen với việc định dạng lề in trên Word, hãy tham khảo thêm bài viết chia sẻ về hướng dẫn in Word không bị cắt chữ để điều chỉnh vùng lề an toàn của trang in sao cho không phạm vào phần keo dán mép phong bì.
Bước 3: Kết nối nguồn dữ liệu Excel và chèn trường thông tin
Vẫn trong thẻ Mailings, bạn chọn Select Recipients > chọn Use an Existing List… > tìm chọn file Excel vừa chuẩn bị ở Bước 1. Tiếp tục đặt con trỏ chuột vào khung địa chỉ người nhận trên màn hình Word, chọn Insert Merge Field để chèn tuần tự các trường: Họ tên, Đơn vị công tác, Địa chỉ và Số điện thoại.
Bước 4: Xem trước kết quả và hoàn tất lệnh in
Nhấp chuột vào nút Preview Results để kiểm tra từng bản ghi. Bạn có thể căn chỉnh cỡ chữ, kiểu phông chữ và khoảng cách dòng cho đẹp mắt. Sau khi kiểm tra toàn bộ danh sách, chọn Finish & Merge > chọn Print Documents… để bắt đầu in ấn. Khi in tài liệu nhiều trang hoặc chia nhỏ bản in, việc hiểu rõ cách in nhiều trang trên 1 tờ giấy cũng sẽ hỗ trợ bạn kiểm soát bản in mẫu trước khi nạp bao thư thật vào máy.
Khi in bao thư bằng máy in văn phòng cần lưu ý những lỗi cơ khí gì?
Bao thư là vật liệu đã được gấp nếp và dán định hình sẵn, vì vậy độ dày của nó không đồng đều dọc theo chiều di chuyển của khay cuốn giấy. Để bảo đảm bản in luôn thẳng thớm và máy in không bị hỏng hóc, bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kỹ thuật sau:
1. Chỉ nạp bao thư qua khay nạp tay (Manual Feed Slot): Tuyệt đối không xếp chồng xấp bao thư vào khay nạp giấy chính tự động bên dưới đáy máy. Các dòng máy in laser văn phòng phổ biến như Canon LBP 2900 có khe nạp tay riêng biệt phía trước, và khe này chỉ nhận đúng từng tờ một. Hãy nạp từng chiếc bao thư vào khe nạp tay, điều chỉnh hai thanh chặn giấy màu xanh ôm sát hai cạnh bao thư để vỏ phong bì đi thẳng hàng.
2. Chiều đưa bao thư vào máy: Luôn đưa cạnh ngắn hoặc cạnh đáy của bao thư vào trước; phần nắp gập phải được miết phẳng hoàn toàn và quay về phía sau theo chiều ngược lại của hướng cuốn giấy. Nếu nắp bao thư bị cong vênh hoặc mở hé, mép nắp sẽ vướng vào rơ-le tách giấy, gây kẹt cứng bên trong bộ phận sấy.
3. Hiện tượng nhăn nhúm bao thư do nhiệt độ lô sấy: Cụm sấy của máy in laser hoạt động ở nhiệt độ cao (khoảng 180°C đến 200°C) kết hợp với lực ép của trục ép cao su để làm chảy bột mực bám vào giấy. Vì bao thư có từ 2 đến 4 lớp giấy xếp chồng lên nhau kèm lớp không khí bị giữ lại bên trong, áp lực nhiệt và lực ép dễ làm bề mặt phong bì bị nhăn sóng sau khi đi ra khay đỡ. Để giảm thiểu tình trạng này, trong phần cài đặt máy in trên máy tính (Printing Preferences), bạn hãy chuyển thiết lập Paper Type từ Plain Paper sang chế độ Envelope hoặc Heavy Paper. Thiết lập này giúp máy in tự động điều chỉnh tốc độ cuốn giấy và nhiệt độ lô sấy phù hợp hơn với vật liệu dày.
4. Tránh loại bao thư có keo tự dính sẵn dạng bóc dán (Peel & Seal): Lớp băng dính hai mặt trên nắp bao thư thường sử dụng keo acrylic nhạy cảm với nhiệt độ. Khi đi qua cụm sấy nóng rực, keo có thể bị chảy dính hoặc rỉ ra ngoài bám vào bề mặt rulo sấy và trục ép cao su, gây kẹt máy và làm hỏng linh kiện sấy của máy in.
Bạn cần tìm nguồn cung cấp bao thư văn phòng giá sỉ và giấy in chính hãng chất lượng?
Phúc Thịnh chuyên phân phối đa dạng các loại bao thư trắng, bao thư vàng, bao thư quấn dây F4 cùng toàn bộ vật tư giấy in văn phòng chính hãng với mức giá hợp lý, chất lượng giấy dày dặn và giao hàng nhanh chóng tận nơi.
Bạn có thể liên hệ trực tiếp hotline 0902.308.802 để nhận bảng báo giá sỉ ưu đãi và tư vấn giải pháp văn phòng phẩm toàn diện cho doanh nghiệp.
Bao thư
Xem tất cả 2 sản phẩm
Câu hỏi thường gặp về các cỡ bao thư và in địa chỉ
Bao thư 12 x 22 cm chứa vừa tờ giấy in nào và cách gấp ra sao?
Bao thư 12 x 22 cm là kích thước tiêu chuẩn được thiết kế chuyên biệt để đựng vừa tờ giấy A4 gấp làm 3 phần đều nhau theo chiều ngang. Đây là kích cỡ bao thư phổ biến nhất để gửi công văn chính thức, hóa đơn thuế, thư ngỏ và phiếu chi lương nhân viên.
Bao thư quấn dây F4 đáy nở chứa được khối lượng tài liệu khoảng bao nhiêu?
Tùy thuộc vào độ rộng đáy (từ 2 cm, 4 cm đến 10 cm), một chiếc bao thư quấn dây F4 có thể chứa thoải mái từ 100 đến hơn 400 tờ tài liệu khổ A4 hoặc F4 mà không làm biến dạng mép bìa. Kết cấu giấy Kraft xi măng dày dặn bảo đảm chịu tải tài liệu nặng rất tốt.
Có thể dùng máy in văn phòng thông thường như Canon LBP 2900 để in bao thư không?
Bạn hoàn toàn có thể in địa chỉ lên bao thư bằng Canon LBP 2900 thông qua khe nạp tay phía trước. Tuy nhiên, bạn cần nạp thủ công từng chiếc một, miết phẳng mép nắp gập và cài đặt chế độ giấy Envelope trong máy tính để tránh nhăn phong bì.
Tại sao bao thư sau khi in qua máy in laser thường bị phồng rộp và cong mép?
Do bao thư được dán kín các cạnh nên một lượng không khí nhỏ bị giữ lại giữa các lớp giấy. Khi đi qua bộ phận sấy ở nhiệt độ cao, lượng không khí này giãn nở kết hợp lực ép của trục cuốn làm bề mặt giấy bị phồng nhẹ hoặc hơi cong vênh mép.
Phúc Thịnh có cung cấp dịch vụ in sẵn logo và địa chỉ công ty lên bao thư không?
Phúc Thịnh có cung cấp dịch vụ đặt in bao thư theo yêu cầu với đầy đủ logo, thông tin thương hiệu và màu sắc nhận diện doanh nghiệp cho các đơn hàng số lượng từ xưởng. Bạn hãy gửi mẫu thiết kế để nhân viên kinh doanh duyệt mẫu và gửi báo giá chi tiết.
