Trong các hoạt động vận hành thường nhật của doanh nghiệp, giấy in văn phòng là vật tư tiêu hao chiếm tỷ trọng ngân sách mua sắm định kỳ đáng kể. Mỗi ngày, một văn phòng công ty phát sinh hàng chục tác vụ in ấn khác nhau: từ những bản thảo kế hoạch in nháp đọc lướt một lần rồi hủy, các hóa đơn bán lẻ xuất cho khách, biểu mẫu xuất kho nhiều liên, cho đến những bộ hồ sơ mời thầu, hợp đồng thương mại trị giá hàng tỷ đồng đòi hỏi tính thẩm mỹ và độ bền lưu kho qua nhiều thập kỷ.
Việc sử dụng duy nhất một loại giấy cho tất cả mọi tác vụ in ấn là thói quen phổ biến nhưng gây lãng phí lớn: nếu dùng giấy cao cấp đắt tiền để in tài liệu nháp sẽ làm đội chi phí văn phòng phẩm lên cao; ngược lại, nếu dùng giấy quá mỏng hoặc bụi giấy nhiều để in hợp đồng và chạy máy in laser hai mặt tốc độ cao sẽ dẫn đến tình trạng kẹt giấy liên miên và lem mực phản cảm. Nắm vững cách phân loại giấy theo công năng sẽ giúp bạn tối ưu chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
- Định lượng giấy GSM và độ đục ảnh hưởng thế nào đến chất lượng bản in?
- Nên chọn loại giấy in nào cho từng mục đích công việc cụ thể?
- Giá các dòng giấy in văn phòng tại Phúc Thịnh hiện nay là bao nhiêu?
- Định lượng GSM và độ dày của giấy tương thích với những dòng máy in nào?
- Làm sao để chọn và bảo quản giấy in hạn chế tối đa nguy cơ kẹt máy?
Định lượng giấy GSM và độ đục ảnh hưởng thế nào đến chất lượng bản in?
Để đưa ra lựa chọn chính xác cho từng loại công việc, trước hết bạn cần hiểu rõ các chỉ số kỹ thuật cơ bản của tờ giấy in:
Định lượng giấy, ký hiệu quốc tế là GSM (Grams per Square Meter), biểu thị trọng lượng tính bằng gam của một mét vuông giấy. Con số này phản ánh trực tiếp độ dày dặn và độ cứng cơ học của tờ giấy. Trong môi trường in ấn văn phòng, ba mốc định lượng thông dụng nhất là 70gsm (độ dày trung bình khoảng 0,095 mm), 80gsm (độ dày khoảng 0,105 mm) và 100gsm (độ dày khoảng 0,125 mm). Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các khái niệm kỹ thuật vật liệu, bài viết phân tích thuật ngữ chuyên ngành về giấy in sẽ cung cấp góc nhìn toàn diện cho người phụ trách thu mua.
Yếu tố thứ hai là độ cản quang (độ đục – Opacity). Giấy có độ đục càng cao thì khả năng nhìn thấu nét chữ từ mặt bên kia càng thấp. Khi bạn thực hiện in ấn tài liệu hai mặt (Duplex Printing), nếu sử dụng giấy có định lượng mỏng dưới 70gsm hoặc độ đục thấp, mực in từ mặt trước sẽ hằn bóng đen rõ rệt sang mặt sau làm cho trang văn bản trở nên rối mắt và rất khó đọc. Các dòng giấy cao cấp định lượng 70gsm và 80gsm hiện nay được xử lý bằng công nghệ ép nén sợi xơ cellulose mật độ cao, giúp kiểm soát tốt độ cản quang để in hai mặt sắc nét.
Yếu tố thứ ba là hàm lượng tro và độ mịn bề mặt. Giấy giá rẻ gia công thủ công thường chứa lượng bột đá (canxi cacbonat) cao và nhiều bụi giấy li ti. Khi nạp giấy liên tục vào máy in laser văn phòng như Canon LBP 2900 hay HP LaserJet, bụi giấy sẽ bám chặt vào các quả đào cuốn giấy cao su làm trơn trượt bánh xe, đồng thời bám vào hộp mực và thanh gạt làm xước trống từ (drum), gây ra các vệt đen sọc ngang trên trang in.
Nên chọn loại giấy in nào cho từng mục đích công việc cụ thể?
Dưới đây là bảng ma trận định hướng lựa chọn loại giấy và định lượng chuẩn xác theo từng nhóm tác vụ phổ biến trong doanh nghiệp:
| Nhóm công việc in ấn | Định lượng khuyến nghị | Dòng sản phẩm giấy tiêu biểu | Lý do và hiệu quả kinh tế |
|---|---|---|---|
| In nháp, văn bản nội bộ đọc 1 lần | 70gsm | Giấy Excel tem xanh, Giấy A One A4 70gsm | Chi phí thấp nhất, tiết kiệm ngân sách khi in khối lượng lớn tài liệu đào tạo nội bộ |
| Hợp đồng kinh tế, hồ sơ thầu, trình ký | 70gsm – 80gsm | Double A A4, Paper One A4 80gsm | Độ trắng sáng cao, bề mặt láng mịn, tạo ấn tượng trang trọng trước đối tác và khách hàng |
| In tài liệu 2 mặt khối lượng lớn | 70gsm – 80gsm | Paper One A4 70gsm, Double A A4 70gsm | Độ đục cao chống thấu chữ sang trang đối diện, chống kẹt giấy khi máy đảo mặt tự động |
| Báo cáo tài chính, brochure màu | 80gsm – 100gsm | Paper One Digital 100gsm (bìa ngoài dùng giấy bìa Grand 160gsm) | Độ dày đanh mặt, bắt mực màu sống động, không bị cong võng khi phủ dải màu nền đậm |
| In hóa đơn bán lẻ, biên lai thu ngân | Giấy cảm nhiệt | Giấy in bill nhiệt K80, K57 | In nhiệt trực tiếp không cần ruy băng mực, tốc độ ra bill nhanh chóng tại quầy thanh toán |
| Phiếu xuất kho, chứng từ nhiều liên | Giấy vi tính đục lỗ | Giấy in liên tục carbonless 210×279, 240×279 | Tự nhân bản nét chữ từ 2 đến 5 liên qua kim dập, có lỗ biên giữ nhịp nạp giấy chuẩn xác |
| In tem nhãn mã vạch, nhãn dán hồ sơ | Giấy decal tự dính | Giấy decal A4 Tomy, decal Phong Châu | Có sẵn lớp keo acrylic dính chắc chắn trên thùng carton và gáy bìa hồ sơ, bóc dán tiện lợi |
| In ảnh kỷ niệm, poster quảng cáo | 180gsm – 230gsm | Giấy in ảnh Epson bóng A4 (Glossy) | Lớp phủ tráng gương giữ hạt mực phun không bị nhòe, màu sắc rực rỡ và chân thực |
Quy cách bán hàng thực tế của dòng giấy Excel
Bạn cần lưu ý rằng dòng giấy bãi cắt Excel tem xanh trên thị trường không đóng gói theo đơn vị “ram” 500 tờ như các thương hiệu nhập khẩu, mà được đóng gói theo xấp độ dày thực tế: xấp dày 4cm (khoảng 400 tờ giá 45.000₫), xấp dày 4,5cm (khoảng 450 tờ giá 50.000₫) và xấp dày 5cm (khoảng 500 tờ giá 55.500₫). Nắm rõ quy cách này giúp nhân viên văn phòng tính toán chính xác chi phí trên từng trang giấy in.
Giá các dòng giấy in văn phòng tại Phúc Thịnh hiện nay là bao nhiêu?
Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng cân đối ngân sách mua sắm văn phòng phẩm, dưới đây là bảng tổng hợp giá niêm yết bán lẻ của 8 dòng giấy in A4 thông dụng tại Phúc Thịnh:
| Tên sản phẩm giấy in | Khổ giấy tiêu chuẩn | Định lượng giấy | Quy cách đóng gói | Giá niêm yết tại Phúc Thịnh |
|---|---|---|---|---|
| Giấy Double A A4 70gsm | A4 (210 × 297 mm) | 70gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 77.000₫ / ram |
| Giấy Double A A4 80gsm | A4 (210 × 297 mm) | 80gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 94.000₫ / ram |
| Giấy Paper One A4 70gsm | A4 (210 × 297 mm) | 70gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 69.500₫ / ram |
| Giấy Paper One A4 80gsm | A4 (210 × 297 mm) | 80gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 82.000₫ / ram |
| Giấy Paper One Digital A4 100gsm | A4 (210 × 297 mm) | 100gsm | Ram 500 tờ | 116.000₫ / ram |
| Giấy A One A4 70gsm | A4 (210 × 297 mm) | 70gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 53.000₫ / ram |
| Giấy Golden Star A4 70gsm | A4 (210 × 297 mm) | 70gsm | Ram 500 tờ (thùng 5 ram) | 54.500₫ / ram |
| Giấy Excel tem xanh A4 70gsm | A4 (210 × 297 mm) | 70gsm | Xấp độ dày 4cm | 45.000₫ / xấp |
Đối với các cơ quan cần so sánh toàn diện giữa các mốc giá theo thời điểm trên thị trường, bài viết tổng hợp bảng giá giấy in A4 hiện nay sẽ cập nhật biến động thị trường mới nhất.
Khi nắm được các dòng giấy, bạn cũng có thể tra cứu thêm cách tính số tờ giấy A4 trong 1 kg để kiểm tra đối chiếu khối lượng thực tế của từng kiện hàng khi giao nhận tại kho.
Định lượng GSM và độ dày của giấy tương thích với những dòng máy in nào?
Mỗi dòng máy in văn phòng đều có ngưỡng chịu tải cơ học riêng đối với độ dày của giấy. Việc đưa giấy quá dày hoặc quá mỏng vào máy in có thể dẫn đến hiện tượng trượt bánh xe kéo giấy hoặc kẹt giấy trong cụm sấy nhiệt:
| Định lượng giấy (GSM) | Độ dày tham khảo (Micron) | Dòng máy in văn phòng tương thích | Khuyến nghị vận hành máy in |
|---|---|---|---|
| 60gsm – 65gsm | Khoảng 80 – 85 µm | Máy in kim (Dot Matrix), máy photocopy tốc độ thấp | Dễ bị nhăn mép hoặc kẹt giấy khi chạy máy in laser đảo mặt hai mặt tốc độ cao |
| 70gsm tiêu chuẩn | Khoảng 95 – 100 µm | Mọi dòng máy in laser (Canon, HP, Brother), máy in phun | Độ dày lý tưởng nhất cho in ấn văn phòng hàng ngày, vận hành trơn tru và ít hao mòn linh kiện |
| 80gsm cao cấp | Khoảng 105 – 110 µm | Máy in laser tốc độ cao, máy photo công nghiệp, máy in phun | Chạy mượt mà trên các dòng máy in tự động đảo mặt hai mặt, bản in có độ đanh cứng cáp |
| 100gsm chuyên dụng | Khoảng 125 – 135 µm | Máy in phun màu kỹ thuật số, máy in laser công suất lớn | Phù hợp in ấn hình ảnh màu, bản vẽ đồ họa có diện tích phủ mực lớn mà không cong giấy |
| 160gsm – 230gsm | Khoảng 200 – 290 µm | Máy in phun (giấy in ảnh); máy laser chỉ khi thông số máy cho phép định lượng này | Nạp từng tờ qua khe nạp tay, chọn loại giấy dày trong driver. Canon LBP 2900 chỉ nhận tới 163gsm |
Cảnh báo về cơ khí khay nạp máy in Canon LBP 2900
Đối với dòng máy in laser quốc dân Canon LBP 2900, khay nạp tay thủ công (Manual Feed Slot) phía trước chỉ được thiết kế để nạp đúng 1 tờ duy nhất cho mỗi lượt in, áp dụng cho cả giấy thường lẫn giấy dày. Tuyệt đối không nhét xấp từ 5 đến 10 tờ vào khe nạp tay này vì sẽ gây kẹt giấy ngay tại trục cuốn cao su. Ngoài ra, Canon 2900 không có cửa thoát giấy phía sau, giấy luôn ra khay nóc úp mặt (Face-down). Trong driver, giấy dày chia hai nấc: Heavy Paper 1 cho 106–128gsm và Heavy Paper 2 cho 129–163gsm, nên giấy dày hơn 163gsm không nên đưa vào máy này.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Làm sao để chọn và bảo quản giấy in hạn chế tối đa nguy cơ kẹt máy?
Bên cạnh việc chọn đúng định lượng, thói quen bảo quản giấy của nhân viên văn phòng cũng quyết định trực tiếp tới tỷ lệ kẹt giấy của máy in:
Thứ nhất, luôn bảo quản giấy in trong bao bì bọc kín cho đến khi sử dụng. Giấy là vật liệu có tính hút ẩm rất mạnh (Hygroscopic). Nếu bạn xé bọc ram giấy rồi để hở ngoài không khí phòng máy lạnh có độ ẩm cao, các cạnh mép giấy sẽ hút hơi nước làm biến dạng cong lượn sóng. Khi nạp tập giấy ẩm vào máy in, nhiệt lượng từ 180°C đến 200°C tại lô sấy sẽ làm hơi nước bốc hơi đột ngột, khiến tờ giấy bị co rúm và mắc kẹt giữa các trục lăn nhiệt. Để tìm hiểu các mẹo xử lý chi tiết, bạn có thể tham khảo thêm cẩm nang chọn giấy in không kẹt cho văn phòng từ các kỹ thuật viên máy in.
Thứ hai, luôn thực hiện thao tác vuốt tơi mép giấy trước khi đặt vào khay nạp. Sau khi bóc ram giấy, bạn dùng hai tay cầm hai đầu tập giấy, uốn cong nhẹ và dùng ngón tay cái quạt lướt nhanh các cạnh giấy. Thao tác đơn giản này giúp không khí lọt vào giữa các trang, giải phóng lực hút tĩnh điện giữa các tờ giấy mới cắt, ngăn chặn triệt để hiện tượng máy in cuốn một lúc 2 đến 3 tờ giấy vào khay nạp.
Thứ ba, theo dõi xu hướng sử dụng giấy in văn phòng hiện đại: nhiều doanh nghiệp ưu tiên giấy có chứng nhận nguồn gỗ bền vững như PEFC hoặc FSC. Muốn chọn theo tiêu chí này, bạn xem logo chứng nhận in trên bao bì ram giấy trước khi đặt số lượng lớn.
Đặt mua giấy in văn phòng Double A, Paper One, Excel chính hãng giá sỉ
Phúc Thịnh chuyên phân phối sỉ và lẻ các thương hiệu giấy in văn phòng uy tín với đầy đủ khổ A3, A4, A5 định lượng 70gsm, 80gsm, 100gsm cùng dịch vụ giao hàng nhanh chóng tận nơi.
Xem danh mục giấy in văn phòng
Tư vấn chọn giấy: 0902.308.802
In tài liệu hai mặt nên dùng giấy 70gsm hay 80gsm?
Cả hai định lượng 70gsm và 80gsm của các thương hiệu uy tín như Double A hoặc Paper One đều có thể in hai mặt tốt nhờ độ đục cao. Tuy nhiên, nếu tài liệu của bạn có nhiều biểu đồ, hình ảnh minh họa đậm nét hoặc cần trình ký đối tác chiến lược, định lượng 80gsm là lựa chọn lý tưởng nhất vì giấy dày dặn hơn, hạn chế tối đa hiện tượng nhìn thấu bóng chữ sang trang đối diện và vận hành êm ái trên khay đảo mặt tự động.
Giấy Excel tem xanh và giấy Double A khác nhau ở những điểm nào?
Giấy Double A được sản xuất trên dây chuyền công nghiệp hiện đại của Thái Lan, đóng gói tiêu chuẩn ram 500 tờ bọc giấy chống ẩm, bề mặt nhẵn mịn thích hợp cho in tài liệu quan trọng và hợp đồng. Trong khi đó, giấy Excel tem xanh là dòng giấy xén cắt đóng lốc màng co, phân phối theo các xấp độ dày 4cm, 4,5cm hoặc 5cm với mức giá tiết kiệm hơn, rất phù hợp cho việc in tài liệu nháp, văn bản nội bộ đọc một lần.
Máy in laser văn phòng có in được giấy in ảnh bóng Glossy không?
Bạn tuyệt đối không nên dùng giấy in ảnh bóng chuyên dụng của máy in phun (như Epson Glossy Photo Paper) để cho vào máy in laser. Lớp hóa chất phủ bóng trên bề mặt giấy in ảnh phun không chịu được nhiệt độ sấy cao từ 180°C đến 200°C của máy laser, có nguy cơ bị nóng chảy dính chặt vào lô sấy và làm rách bao lụa cụm sấy máy in, gây hỏng hóc tốn kém chi phí sửa chữa.
Một ram giấy in văn phòng chuẩn có bao nhiêu tờ giấy?
Theo quy chuẩn đóng gói quốc tế, một ram giấy in văn phòng tiêu chuẩn đóng gói đúng 500 tờ giấy. Quy cách đóng thùng carton thông dụng tại Việt Nam gồm 5 ram trong một thùng (tương đương 2.500 tờ A4 đối với các thương hiệu Double A, Paper One, A One, Golden Star). Riêng đối với các dòng giấy đóng theo độ dày xấp như Excel, số lượng tờ sẽ dao động tương ứng theo độ dày thực tế của xấp.
Phúc Thịnh có chính sách giao giấy in tận nơi tại TP.HCM không?
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ P.T Phúc Thịnh nhận giao giấy in tận nơi cho các doanh nghiệp, cơ quan và trường học tại TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh. Tại TP.HCM (trừ Cần Giờ), đơn từ 2.000.000đ tính trên giá chưa VAT được miễn phí giao hàng. Lưu ý giấy in, giấy photocopy và giấy vi tính liên tục không nằm trong chương trình chiết khấu. Bạn có thể gọi hotline 0902.308.802 để nhận báo giá.
