Chọn giấy in văn phòng cần dựa trên mục đích sử dụng tài liệu và công nghệ máy in. Với văn bản nháp, chứng từ nội bộ trên máy laser như Canon LBP 2900 hay HP LaserJet Pro M404dn, giấy định lượng 70gsm là lựa chọn kinh tế. Khi in hợp đồng hoặc in đảo hai mặt, bạn nên ưu tiên giấy 80gsm đanh dày để chống thấu quang và tránh kẹt giấy. Riêng hóa đơn nhiều liên hoặc phiếu thu chi thì dùng máy in kim như Epson LQ-310 với giấy in liên tục đục lỗ, in một lần ra đủ các liên.
Chi phí giấy in chiếm phần đáng kể trong ngân sách văn phòng phẩm hàng tháng, nhưng việc chọn nhầm loại giấy lại gây ra những phiền toái lớn hơn: kẹt giấy liên tục, nét chữ lem nhòe hoặc chứng từ bị mục rách khi lưu trữ. Hiểu rõ sự tương thích giữa từng loại giấy với yêu cầu công việc và dòng máy in đang dùng sẽ giúp văn phòng vận hành trơn tru mà vẫn tiết kiệm chi phí vật tư.
- Tiêu chí chọn giấy in theo từng loại tài liệu văn phòng
- Nên chọn giấy in định lượng 70gsm hay 80gsm cho văn phòng?
- Cách chọn giấy in tương thích với từng dòng máy in văn phòng
- 1. Máy in laser trắng đen và laser màu
- 2. Máy in phun màu văn phòng
- 3. Máy in kim và máy in nhiệt cho kế toán, kho bãi
- Quy trình nạp và bảo quản giấy in để hạn chế kẹt máy
Tiêu chí chọn giấy in theo từng loại tài liệu văn phòng
Mỗi nhóm văn bản trong doanh nghiệp đòi hỏi độ cản quang, độ dày và khả năng bám mực khác nhau nhằm phục vụ đúng chức năng tiếp nhận thông tin hoặc lưu trữ hồ sơ nhiều năm.
1. Văn bản nháp, tài liệu trao đổi nội bộ hàng ngày: Với các bản in thông báo, biểu mẫu chấm công hoặc tài liệu đọc lướt trong các cuộc họp tuần, chỉ tiêu quan trọng nhất là tính kinh tế và không gây kẹt máy. Giấy khổ A4 định lượng 70gsm từ các dòng như Excel hoặc IK Natural đáp ứng tốt nhu cầu đọc văn bản đơn thuần mà không tốn thêm tiền cho định lượng dày hơn.
2. Hợp đồng kinh tế, hồ sơ dự thầu và báo cáo đối ngoại: Những tài liệu này đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng. Bạn nên sử dụng giấy định lượng 80gsm có độ trắng quang học cao và bề mặt láng mịn như Double A hoặc IK Plus. Độ đanh chắc của giấy 80gsm giúp văn bản cầm đầm tay, chữ in sắc nét và tạo ấn tượng chỉn chu khi ký kết.
3. Chứng từ kế toán, phiếu thu chi và chứng từ kho: Các phòng ban kế toán hoặc kho vận thường xuyên phải in chứng từ giao nhận cho nhiều bên cùng lúc. Thay vì in nhiều lần trên máy in laser, giải pháp tối ưu là sử dụng giấy in liên tục nhiều liên đục lỗ biên hoặc giấy cuộn cảm nhiệt cho hóa đơn bán lẻ.
Để nắm vững các thông số độ đục, độ nhẵn và chỉ số quang học khi đọc bao bì ram giấy, bạn có thể xem bài giải mã toàn bộ thuật ngữ chuyên ngành về giấy in.
Nên chọn giấy in định lượng 70gsm hay 80gsm cho văn phòng?
Định lượng 70gsm đáp ứng tốt phần lớn nhu cầu in tài liệu thường nhật một mặt, trong khi 80gsm hợp hơn khi in đảo hai mặt và với văn kiện cần lưu trữ dài hạn.
Định lượng giấy (gsm – gram per square meter) thể hiện trọng lượng tính trên một mét vuông giấy. Sự chênh lệch 10gsm tạo ra khác biệt rõ rệt về độ dày, độ cứng và khả năng cản sáng khi nhìn dưới ánh đèn:
| Tiêu chí so sánh | Giấy định lượng 70gsm | Giấy định lượng 80gsm |
|---|---|---|
| Độ dày xấp 500 tờ | Khoảng 5 cm (quy cách giấy Excel trên website) | Khoảng 5,3 cm, đanh và cứng cáp hơn |
| Khả năng in hai mặt | Chấp nhận được với văn bản chữ; có thể hơi bóng chữ nhẹ ở mặt sau | Tốt hơn; tờ dày và đục hơn nên ít thấy bóng chữ, đồ thị ở mặt sau |
| Vận hành trên máy tốc độ cao | Êm ái với lệnh in thông thường một mặt | Ít cong quăn hơn khi đi qua cụm sấy hai lần trong bộ đảo mặt tự động |
| Mục đích sử dụng chính | Bản thảo, phiếu kiểm kho, biểu mẫu nội bộ, tài liệu tham khảo nhanh | Hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính, tài liệu hội thảo, hồ sơ lưu trữ lâu năm |
| Dòng sản phẩm phổ biến | Double A 70gsm, IK Plus 70gsm, PaperOne 70gsm, Excel 70gsm | Double A 80gsm, IK Signature 80gsm, IK Plus 80gsm, PaperOne 80gsm |
Lưu ý khi in văn bản hai mặt tự động
Khi sử dụng tính năng in đảo mặt trên các dòng máy laser văn phòng như Brother HL-L2366DW hoặc HP LaserJet Pro M404dn, tờ giấy phải đi qua rulo sấy nhiệt hai lần liên tiếp. Nếu dùng giấy mỏng dưới 70gsm, sợi giấy dễ bị mất ẩm cục bộ và quăn mép, làm tăng nguy cơ kẹt giấy trong cụm cơ khí đảo mặt. Giấy 80gsm giữ được độ phẳng tốt hơn sau khi sấy nhiệt, giúp quá trình in hai mặt diễn ra liên tục.
Nếu văn phòng của bạn thường xuyên in ấn khối lượng lớn và muốn tối ưu ngân sách vật tư, việc tham khảo cách chọn giấy in theo từng loại việc trong văn phòng sẽ giúp phân bổ chi phí hợp lý giữa các phòng ban.
Cách chọn giấy in tương thích với từng dòng máy in văn phòng
Mỗi công nghệ in ấn sở hữu nguyên lý tạo chữ và hệ thống kéo nạp giấy riêng biệt, đòi hỏi bạn phải chọn chất liệu giấy phù hợp để máy đạt hiệu suất tối đa và kéo dài tuổi thọ linh kiện.
1. Máy in laser trắng đen và laser màu
Máy in laser hoạt động bằng cách dùng chùm tia laser tạo ảnh điện tích trên trống từ, hút hạt mực khô tĩnh điện và dùng cụm sấy nhiệt nóng để ép chặt hạt mực vào sợi giấy. Điển hình trong các văn phòng hiện nay là các dòng máy như Canon LBP 2900, Canon LBP 6030, HP LaserJet Pro M404dn hay Brother HL-L2366DW.
Với dòng máy này, giấy in cần có các tiêu chuẩn sau:
- Hàm lượng tro và bụi giấy thấp: Bề mặt giấy cắt xén sạch bavia giúp hạn chế bụi giấy bám vào rulo cao su cuốn giấy, nguyên nhân hay gặp của lỗi kéo giấy trượt.
- Độ ẩm cân bằng: Giấy quá ẩm khi gặp nhiệt độ cao của lô sấy sẽ tạo ra hơi nước bốc khói nhẹ và làm tờ giấy quăn queo sau khi ra khay.
- Lưu ý nạp giấy theo dòng máy: Với Canon LBP 2900, khe nạp tay chỉ tiếp nhận đúng 1 tờ mỗi lượt. Trong khi đó, dòng HP LaserJet Pro M404dn sở hữu khay đa năng chứa được 100 tờ và dòng Brother HL-L2366DW trang bị cửa thoát giấy sau mở ngửa mặt hỗ trợ in giấy dày mà không bị uốn cong góc.
2. Máy in phun màu văn phòng
Khác với máy in laser, máy in phun như dòng Epson EcoTank L3210 sử dụng đầu phun cơ điện siêu nhỏ để bắn các giọt mực dạng lỏng lên mặt giấy. Nếu bề mặt giấy không có lớp xử lý hấp thụ mực, hạt mực lỏng sẽ loang theo mao dẫn sợi giấy gây nhòe nét chữ và thấm sang mặt đối diện.
Khi in phun tài liệu văn phòng, bạn nên ưu tiên các dòng giấy photocopy cao cấp áp dụng công nghệ xử lý bề mặt hiện đại như công nghệ Trutone trên giấy IK Plus và IK Natural, hoặc công nghệ ProDigi trên giấy PaperOne. Những công nghệ này giúp giữ phân tử mực cố định trên bề mặt, hỗ trợ mực khô nhanh hơn và giữ bản in đồ thị màu sắc nét.
Khi cần in bản vẽ thiết kế, phối cảnh kiến trúc hoặc sơ đồ kỹ thuật khổ lớn trên máy in phun, việc tham khảo kích thước khổ giấy A0, A1 chuẩn cm và định lượng gsm sẽ giúp bạn chọn đúng cuộn giấy phù hợp.
Nếu văn phòng có thêm nhu cầu đặc thù như in ảnh, làm bìa hay in tem nhãn, bạn nên xem cách chọn giấy in phù hợp cho ảnh, bìa và tem nhãn để chọn đúng vật liệu.
3. Máy in kim và máy in nhiệt cho kế toán, kho bãi
Đối với các công việc đặc thù như in chứng từ bán hàng hoặc phiếu kho, bạn không thể dùng giấy photocopy A4 thông thường:
- Máy in kim (như Epson LQ-310): Hoạt động bằng lực gõ cơ học của các đầu kim xuyên qua ruy-băng mực. Máy dùng giấy in liên tục đục lỗ hai bên mép biên, khổ nguyên trang hoặc chia 2 nửa. Giấy khổ 210 có từ 1 đến 6 liên, khổ 240 từ 2 đến 6 liên; máy in xuyên được bao nhiêu liên thì tùy dòng máy, nên xem sách hướng dẫn trước khi mua giấy nhiều liên.
- Máy in nhiệt và máy POS: Đầu nhiệt tác động trực tiếp lên lớp hóa chất cảm nhiệt trên bề mặt giấy để hiện chữ. Các kích cỡ phổ biến gồm giấy cuộn K57 (cho máy POS di động) và K80 (cho máy in bill để bàn tại quầy thu ngân).
Bạn có thể tham khảo danh mục giấy in văn phòng để xem quy cách đóng gói và độ trắng của từng thương hiệu giấy ram nhập khẩu.
Quy trình nạp và bảo quản giấy in để hạn chế kẹt máy
Thao tác nạp giấy đúng kỹ thuật và môi trường bảo quản khô ráo đóng vai trò quyết định trong việc hạn chế kẹt rulo kéo giấy của máy in văn phòng.
- Vỗ tơi xấp giấy trước khi nạp: Cầm xấp giấy khoảng 50–100 tờ, uốn cong nhẹ hai đầu và quạt đều mép giấy để không khí lọt vào giữa các trang. Thao tác này giúp triệt tiêu hiện tượng dính tĩnh điện giữa các tờ giấy mới bóc từ ram.
- Căn chỉnh thanh gạt khay nạp vừa khít mép giấy: Đặt xấp giấy sát vào thành khay, sau đó điều chỉnh thanh trượt định vị cạnh bên và thanh chặn cuối khay chạm vừa sát mép giấy.
- Nếu thanh gạt quá lỏng: Giấy sẽ bị cuốn lệch góc khi trục cao su quay, dẫn đến in xéo dòng hoặc kẹt ở cửa sấy.
- Nếu thanh gạt quá chặt: Mép giấy bị ép đội vồng lên, rulo kéo giấy sẽ trượt hoặc bốc cùng lúc nhiều tờ.
- Không nạp vượt quá vạch giới hạn (Max): Mỗi khay giấy đều có gờ đánh dấu mức chứa tối đa. Nạp quá dày sẽ làm tăng áp lực lên trục đẩy giấy, dễ gây kẹt ngay từ bước cuốn giấy đầu tiên.
Bảo quản giấy tránh hơi ẩm văn phòng
Giấy in có tính háo nước tự nhiên rất cao. Nếu bạn để giấy trần ngoài không khí ẩm hoặc đặt gần luồng gió máy lạnh phả thẳng, mép giấy sẽ hút ẩm và nở nhanh hơn phần tâm, tạo nên các gợn sóng cong vênh. Khi gặp nhiệt độ sấy cao trong máy in laser, lượng ẩm bốc hơi đột ngột khiến giấy co rút giật cục gây kẹt cứng bên trong máy. Bạn nên giữ giấy nguyên trong bao gói chống ẩm và chỉ lấy vừa đủ lượng dùng trong ngày.
Nếu gặp sự cố mép giấy bị lượn sóng hoặc vướng trong máy, bạn có thể áp dụng ngay các bước xử lý tại bài viết về bí quyết xử lý giấy in bị cong vênh.
Giấy in liên tục
Xem tất cả 3 sản phẩm
Trang bị vật tư giấy in đồng bộ cho văn phòng
Phúc Thịnh có các dòng giấy in văn phòng Double A, IK Plus, PaperOne, cùng giấy in liên tục và giấy cuộn in bill cho kế toán, thu ngân.
In tài liệu hai mặt nên dùng giấy 70gsm hay 80gsm?
Bạn nên ưu tiên giấy định lượng 80gsm khi in hai mặt. Tờ 80gsm dày và đục hơn nên nét chữ ít bị thấu sang mặt sau, đồng thời đanh hơn nên ít cong vênh khi đi qua cụm sấy nhiệt hai lần liên tiếp.
Giấy in Double A và IK Plus khác nhau ở điểm nào?
Double A được sản xuất từ bột cây bạch đàn (Eucalyptus) canh tác, nổi bật với bề mặt láng mịn, độ trắng 148–151 CIE và cấu trúc sợi đồng đều. Giấy IK Plus được sản xuất từ bột gỗ rừng trồng nguyên sinh với độ trắng quang học cao khoảng 165 CIE và công nghệ Trutone giúp giữ mực bám chặt trên bề mặt.
Tại sao máy in thường kéo cùng lúc 2 đến 3 tờ giấy?
Hiện tượng này thường bắt nguồn từ hai nguyên nhân chính: xấp giấy bị nhiễm tĩnh điện khiến các mép dính chặt vào nhau, hoặc do giấy bị ẩm khiến độ ma sát giữa các tờ tăng cao. Bạn nên uốn cong vỗ tơi xấp giấy trước khi đặt vào khay và luôn bảo quản giấy trong bọc chống ẩm kín.
