Nhận hàng và đối chiếu: kiểm gì trước khi ký nhận

Giai đoạn giao nhận hàng hóa là mắt xích cuối cùng nhưng mang tính quyết định trong toàn bộ quy trình mua sắm văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Sau khi phòng hành chính đã hoàn tất các bước dự trù, khảo giá và đặt hàng, khâu tiếp nhận kiểm đếm tại cửa văn phòng hoặc kho bãi sẽ quyết định việc doanh nghiệp có nhận đúng, đủ vật tư phục vụ công việc hay không.

Trong thực tế, do khối lượng công việc bận rộn hoặc tâm lý chủ quan, nhiều nhân viên tiếp nhận hàng hóa chỉ vội vàng ký tên vào phiếu giao nhận của tài xế rồi mới mở thùng kiểm tra sau. Đến khi phát hiện hàng bị móp méo, thiếu số lượng hoặc giao sai mã sản phẩm, việc khiếu nại và đổi trả trở nên vô cùng phức tạp vì thiếu căn cứ xác nhận tại thời điểm giao nhận. Bài viết này hướng dẫn bạn quy trình đồng kiểm 4 bước chuẩn xác và chính sách đổi trả minh bạch tại Phúc Thịnh.

Vì sao việc đồng kiểm trước khi ký nhận hàng là bắt buộc đối với người mua?

Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc phiếu giao hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của bên mua là chứng từ pháp lý có giá trị cao nhất khẳng định người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và người mua đã tiếp nhận đầy đủ tài sản. Ba lý do bạn bắt buộc phải thực hiện đồng kiểm bao gồm:

• Bảo vệ quyền lợi đổi trả và bảo hành tức thì: Khi phát hiện hàng hóa bị rách bao bì, gãy vỡ hoặc giao nhầm mã ngay tại thời điểm giao hàng, bạn có quyền từ chối nhận món hàng đó và yêu cầu tài xế mang về đổi mới mà không phát sinh bất kỳ khoản phí nào.
• Tránh nguy cơ đền bù thất thoát nội bộ: Nếu người nhận đã ký vào biên bản xác nhận “đã nhận đủ hàng” nhưng khi mở thùng phát hiện thiếu các món đồ có giá trị (như hộp mực in hay thiết bị văn phòng), người ký nhận sẽ phải chịu trách nhiệm giải trình trước ban lãnh đạo.
• Cung cấp căn cứ minh bạch cho kế toán thanh toán: Phiếu giao hàng có ghi chú rõ ràng về tình trạng thực tế là cơ sở để kế toán khấu trừ tiền hoặc yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh khớp đúng với số lượng thực nhận.

Quy trình 4 bước kiểm đếm hàng hóa chuẩn xác diễn ra như thế nào?

Để việc nhận hàng diễn ra nhanh gọn mà vẫn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, nhân viên hành chính hoặc thủ kho nên tuân thủ quy trình kiểm đếm 4 bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra ngoại quan bao bì, thùng carton và băng keo niêm phong

Trước khi xé băng keo để mở thùng, hãy quan sát kỹ tình trạng bên ngoài của toàn bộ các kiện hàng. Thùng carton phải còn nguyên vẹn, vuông vức, không bị móp méo, thủng rách hoặc có dấu hiệu bị ẩm ướt do nước mưa. Băng keo niêm phong miệng thùng phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị rạch ra rồi dán đè lên. Nếu phát hiện thùng hàng bị rách hoặc ướt sũng, hãy chụp ảnh hiện trường và yêu cầu người giao hàng cùng mở thùng kiểm tra chi tiết bên trong.

Bước 2: Đối chiếu số lượng kiện và số lượng từng mã hàng theo phiếu giao hàng

Cầm trên tay phiếu giao nhận (Delivery Note) hoặc phiếu xuất kho của nhà cung cấp, người nhận tiến hành đếm tổng số kiện hàng trước, sau đó mở từng kiện để kiểm đếm số lượng từng mặt hàng chi tiết. Đối chiếu từng dòng sản phẩm: số lượng ram giấy, số hộp bút viết, số cái bìa còng. Đếm đến đâu, dùng bút đánh dấu tích vào phiếu giao hàng đến đó để tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót.

Để chuẩn hóa các tiêu chuẩn giao nhận ngay từ khâu lựa chọn đối tác, bạn có thể tham khảo các tiêu chí chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín có đội ngũ giao hàng riêng biệt để việc đối soát luôn diễn ra thuận lợi.

Bước 3: Kiểm tra thông số kỹ thuật, thương hiệu và quy cách sản phẩm

Đây là bước rất quan trọng vì nhiều mặt hàng văn phòng phẩm có mẫu mã bên ngoài tương tự nhau nhưng giá thành và chất lượng lại chênh lệch đáng kể. Bạn cần kiểm tra kỹ:

• Định lượng và khổ giấy: Kiểm tra đúng khổ A4 hay A3, đúng định lượng 70gsm hay 80gsm ghi trên vỏ ram giấy.
• Thương hiệu và xuất xứ: Kiểm tra đúng nhãn hiệu đã đặt (ví dụ: Double A, IK Plus, Thiên Long, Deli hay King Jim), không nhận các sản phẩm không rõ nguồn gốc.
• Kích thước bìa lưu trữ: Kiểm tra bìa còng đúng quy cách khổ A4 hay F4, độ rộng gáy 5cm hay 7cm.

Bước 4: Kiểm tra phụ kiện, quà tặng kèm theo và hạn sử dụng

Đối với các mặt hàng thiết bị hoặc bảng viết văn phòng, người nhận cần kiểm tra các phụ kiện đi kèm theo đúng cam kết báo giá (ví dụ: bảng từ phải có khay để bút, đồ lau bảng, bút lông viết bảng và nam châm từ chuyên dụng). Đối với các sản phẩm hóa mỹ phẩm văn phòng (nước rửa tay, cồn vệ sinh), cần kiểm tra hạn sử dụng in trên thân chai.

Chính sách đổi trả và xử lý khiếu nại tại thời điểm đồng kiểm của Phúc Thịnh ra sao?

Nhằm đem lại sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng doanh nghiệp, Phúc Thịnh ban hành chính sách đổi trả hàng hóa minh bạch ngay tại thời điểm giao hàng:

Đối với khách hàng doanh nghiệp tại TP.HCM, Đồng Nai và Tây Ninh được giao hàng trực tiếp bằng đội ngũ xe của Phúc Thịnh, toàn bộ chi phí giao bù hoặc đổi trả sản phẩm lỗi đều do Phúc Thịnh chịu 100%. Khách hàng không phải thanh toán thêm bất kỳ khoản phụ phí nào.

Bảng giá niêm yết một số chứng từ giao nhận và vật tư niêm phong tại Phúc Thịnh thế nào?

Để phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý giao nhận và bảo quản hàng hóa nội bộ, Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các mẫu chứng từ và vật tư đóng gói với mức giá sỉ niêm yết rõ ràng:

Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi nhận hàng văn phòng phẩm gửi qua chành xe?

Đối với các doanh nghiệp thuộc 26 tỉnh thành xa nhận hàng qua chành xe trung gian do khách hàng chỉ định, quy trình giao nhận có một số đặc thù riêng cần lưu ý:

1. Kiểm tra tình trạng kiện hàng trước khi ký nhận với nhà xe: Hàng hóa của Phúc Thịnh khi rời kho luôn được đóng kiện vuông vức và dán kín băng keo. Trước khi ký biên bản giao nhận của chành xe, bạn cần quan sát kỹ kiện hàng. Nếu thùng bị rách toạc hoặc bẹp rúm, bạn cần lập biên bản với nhà xe ngay tại chỗ.
2. Quay video toàn bộ quá trình khui thùng hàng: Đây là bằng chứng khách quan nhất để xác định hàng hóa bị thiếu hụt hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển của nhà xe hay do nhà cung cấp đóng gói thiếu.
3. Gửi hình ảnh và video về hotline chăm sóc khách hàng: Trong trường hợp phát sinh sự cố bể vỡ trên đường đi, hãy gửi ngay thông tin về hotline của Phúc Thịnh để chuyên viên hỗ trợ phối hợp xử lý với chành xe nhằm giảm thiểu thiệt hại cho bạn.

Để đơn hàng được chuẩn bị chu đáo và ghi rõ thông tin người nhận tại chành xe, bạn có thể thực hiện theo các bước tại bài viết cách đặt hàng trên web bằng máy tính.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem thêm hướng dẫn cách đặt hàng trên website để ghi chú thông tin nhà xe vào đơn hàng trực tuyến.