Khi đặt mua văn phòng phẩm số lượng lớn, doanh nghiệp nên gộp đơn theo tháng nếu muốn vượt ngưỡng 2.000.000₫ (chưa VAT) để được miễn phí vận chuyển nội thành TP.HCM, hưởng chiết khấu lũy tiến 3% (từ 5,5 triệu đồng) hoặc 5% (từ 17 triệu đồng) và tinh gọn chứng từ kế toán. Ngược lại, doanh nghiệp nên chia đơn khi kho lưu trữ chật hẹp, tránh để giấy in bị ẩm mốc, hoặc khi đơn hàng có chứa hàng cồng kềnh có biểu phí giao lắp riêng.
Đối với người phụ trách mua sắm và bộ phận hành chính tại các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua vật tư định kỳ luôn đối mặt với một bài toán quen thuộc: Nên gom toàn bộ nhu cầu của các phòng ban để đặt một đơn hàng số lượng lớn trong tháng, hay chia nhỏ thành nhiều đợt mua sắm lắt nhắt mỗi tuần?
Mỗi phương án đều có những ưu điểm và hạn chế riêng về mặt quản trị chi phí, không gian lưu kho cũng như thủ tục thanh toán kế toán. Nếu gộp đơn không hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp áp lực về diện tích kho bãi hoặc phải ứng trước một khoản tiền lớn. Ngược lại, nếu chia đơn quá vụn vặt, công ty sẽ mất đi quyền lợi miễn phí giao hàng và tốn kém nhiều chi phí vận hành. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cơ chế vận chuyển theo lô, mốc ngưỡng miễn ship 2.000.000₫ của Phúc Thịnh và đưa ra ma trận quyết định giúp bạn lựa chọn phương án tối ưu nhất.
- Cơ chế miễn phí vận chuyển theo lô và chính sách chiết khấu tại Phúc Thịnh như thế nào?
- 1. Ngưỡng miễn phí vận chuyển 2.000.000₫ cho khu vực nội thành TP.HCM
- 2. Chính sách chiết khấu thương mại lũy tiến từ 3% đến 5%
- Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn phương án gộp đơn số lượng lớn?
- 1. Tối ưu chi phí vận chuyển và đạt điều kiện miễn ship
- 2. Đạt mốc chiết khấu thương mại để giảm trực tiếp tiền hàng
- 3. Giảm tải áp lực kiểm đếm và xử lý hóa đơn chứng từ cho kế toán
- Khi nào doanh nghiệp nên chủ động chia nhỏ đơn hàng mua sắm?
- 1. Diện tích văn phòng và kho lưu trữ chật hẹp
- 2. Đơn hàng có chứa các mặt hàng cồng kềnh tính biểu phí riêng
- 3. Phân bổ ngân sách theo từng dự án hoặc trung tâm chi phí độc lập
- Bảng giá niêm yết một số vật tư đóng gói và thiết bị tại Phúc Thịnh ra sao?
- Làm thế nào để đặt hàng số lượng lớn tối ưu chi phí tại Phúc Thịnh?
Cơ chế miễn phí vận chuyển theo lô và chính sách chiết khấu tại Phúc Thịnh như thế nào?
Để đưa ra quyết định gộp hay chia đơn chuẩn xác, trước hết doanh nghiệp cần nắm rõ biểu phí vận chuyển và chính sách chiết khấu thực tế đang được áp dụng tại hệ thống phân phối của Phúc Thịnh:
1. Ngưỡng miễn phí vận chuyển 2.000.000₫ cho khu vực nội thành TP.HCM
Tại khu vực nội thành TP.HCM (bao gồm Quận 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, Bình Thạnh, Gò Vấp, Phú Nhuận, Tân Bình, Tân Phú, Bình Tân và TP Thủ Đức), Phúc Thịnh áp dụng chính sách miễn 100% phí giao hàng bằng xe công ty cho mọi đơn hàng văn phòng phẩm có tổng số tiền từ 2.000.000₫ trở lên (tính trên số tiền hàng chưa bao gồm thuế GTGT). Đối với các đơn hàng dưới ngưỡng 2 triệu đồng, phí vận chuyển dao động từ 30.000 đồng đến 40.000 đồng mỗi lượt giao tùy theo từng quận huyện.
Riêng khu vực huyện Cần Giờ và các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, ngưỡng miễn phí vận chuyển bằng xe công ty được áp dụng cho các đơn hàng từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng tùy theo khoảng cách địa giới hành chính.
2. Chính sách chiết khấu thương mại lũy tiến từ 3% đến 5%
Bên cạnh việc miễn phí vận chuyển, Phúc Thịnh áp dụng chính sách chiết khấu thương mại hấp dẫn giảm thẳng trên số tiền bán chưa thuế cho các đơn hàng số lượng lớn:
- Chiết khấu 3%: Áp dụng cho đơn hàng có giá trị từ 5,5 triệu đồng trở lên.
- Chiết khấu 5%: Áp dụng cho đơn hàng có giá trị từ 17 triệu đồng trở lên.
Điều kiện bắt buộc để được áp dụng chiết khấu thương mại là đơn hàng phải được đặt mua một lần, giao hàng trọn gói một lần và thanh toán ngay khi nhận hàng (không áp dụng đồng thời với hình thức mua hàng công nợ và loại trừ nhóm mặt hàng giấy in do biên lợi nhuận đã ở mức sỉ tối thiểu).
Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn phương án gộp đơn số lượng lớn?
Phương án gộp đơn định kỳ 1 lần mỗi tháng hoặc 1 lần mỗi quý mang lại lợi thế vượt trội về mặt tài chính và tối ưu hiệu suất làm việc trong các trường hợp sau:
1. Tối ưu chi phí vận chuyển và đạt điều kiện miễn ship
Nếu chia nhỏ nhu cầu thành 4 đơn hàng mỗi tuần với mỗi đợt đặt hàng khoảng 600 đến 800 nghìn đồng, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm từ 30.000 đồng đến 40.000 đồng tiền ship cho mỗi lần giao. Tổng chi phí giao hàng phát sinh trong tháng có thể lên tới hơn một trăm nghìn đồng. Khi gộp chung lại thành 1 đơn duy nhất đạt mốc khoảng 2,8 triệu đồng, đơn hàng vượt qua ngưỡng 2.000.000₫ và được miễn phí vận chuyển hoàn toàn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngay khoản chi phí giao nhận này.
2. Đạt mốc chiết khấu thương mại để giảm trực tiếp tiền hàng
Đối với các công ty có quy mô từ 50 nhân sự trở lên, tổng ngân sách mua sắm văn phòng phẩm và vật tư hàng tháng thường dễ dàng vượt mốc 5,5 triệu đồng hoặc 17 triệu đồng. Việc gom toàn bộ nhu cầu mua sắm của các bộ phận vào một thời điểm giúp đơn hàng đủ điều kiện nhận chiết khấu 3% hoặc 5%, mang lại khoản tiết kiệm thực tế hàng triệu đồng mỗi quý cho ngân sách công ty.
3. Giảm tải áp lực kiểm đếm và xử lý hóa đơn chứng từ cho kế toán
Mỗi lần nhận hàng là một lần nhân viên hành chính phải mở thùng kiểm đếm, ký biên bản và chuyển hóa đơn cho kế toán thanh toán. Gộp đơn giúp giảm số lượng chứng từ phát sinh trong tháng xuống mức tối thiểu, kế toán chỉ cần kiểm tra 1 bộ hồ sơ thanh toán duy nhất thay vì phải giải trình hàng chục tờ hóa đơn nhỏ lẻ khi quyết toán thuế.
Để việc gom đơn diễn ra khoa học và không bỏ sót nhu cầu của các phòng ban, bạn nên tham khảo các tiêu chí chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm có khả năng cung ứng đầy đủ danh mục hàng hóa trọn gói từ giấy in, bút viết đến vật tư đóng gói.
| Tiêu chí so sánh | Phương án Gộp đơn (1 lần / tháng) | Phương án Chia đơn (3 – 4 lần / tháng) |
|---|---|---|
| Chi phí vận chuyển | 0 đồng (Được miễn phí ship khi đơn từ 2.000.000₫) | Phát sinh tiền cước giao nhận cho từng lần giao lẻ |
| Chiết khấu thương mại | Được hưởng 3% (từ 5,5tr) hoặc 5% (từ 17tr) | Không đạt mốc giá trị để xét duyệt chiết khấu |
| Thời gian kiểm đếm | Chỉ kiểm đếm 1 lần tập trung trong tháng | Mất thời gian tiếp nhận và kiểm tra hàng nhiều lần |
| Khối lượng chứng từ | 1 hóa đơn GTGT, 1 biên bản bàn giao duy nhất | Phát sinh nhiều hóa đơn lắt nhắt dễ thất lạc |
| Yêu cầu kho lưu trữ | Cần tủ kho hoặc phòng chứa có diện tích đủ rộng | Không cần kho lớn, dùng đến đâu đặt đến đó |
Khi nào doanh nghiệp nên chủ động chia nhỏ đơn hàng mua sắm?
Mặc dù gộp đơn mang lại nhiều lợi ích về chi phí, trong một số hoàn cảnh thực tế, việc chia đơn lại là giải pháp linh hoạt và an toàn hơn cho doanh nghiệp:
1. Diện tích văn phòng và kho lưu trữ chật hẹp
Giấy in photocopy là mặt hàng chiếm diện tích lớn và rất nhạy cảm với độ ẩm môi trường. Nếu gộp đơn mua một lúc 20 đến 30 thùng giấy trong khi văn phòng không có kho chứa khô ráo chuyên dụng, giấy in rất dễ bị hút ẩm, gây cong vênh mép và dẫn đến tình trạng kẹt giấy liên tục khi in ấn. Trong trường hợp này, chia đơn mua 5 đến 10 thùng mỗi đợt là giải pháp bảo đảm chất lượng tài liệu in ấn.
2. Đơn hàng có chứa các mặt hàng cồng kềnh tính biểu phí riêng
Theo chính sách của Phúc Thịnh, các mặt hàng cồng kềnh như thùng rác công cộng dung tích lớn (từ 100L đến 1.100L) hoặc bảng viết văn phòng kích thước lớn có biểu phí vận chuyển và lắp đặt hoàn toàn riêng biệt. Đơn hàng có cả hàng cồng kềnh lẫn văn phòng phẩm thông thường sẽ được tính riêng chi phí giao xe tải, không được gộp chung giá trị để tính miễn ship văn phòng phẩm. Do đó, việc tách riêng đơn hàng cồng kềnh giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí vận chuyển độc lập.
3. Phân bổ ngân sách theo từng dự án hoặc trung tâm chi phí độc lập
Nhiều doanh nghiệp phân bổ ngân sách hoạt động cho từng phòng ban hoặc từng công trình dự án riêng biệt. Việc chia đơn hàng theo từng mã dự án giúp kế toán dễ dàng hạch toán chi phí trực tiếp vào từng trung tâm chi phí mà không phải mất công bóc tách số liệu từ một hóa đơn tổng hợp lớn.
| Tình huống vận hành | Khuyến nghị phương án | Lý do chuyên môn |
|---|---|---|
| Văn phòng có kho lưu trữ rộng, khô thoáng | Gộp đơn định kỳ mỗi tháng | Hưởng chiết khấu và miễn 100% phí giao hàng |
| Văn phòng nhỏ, độ ẩm không khí cao | Chia đơn 2 tuần một lần | Bảo vệ giấy in không bị ẩm mốc và kẹt máy in |
| Cần mua bảng viết lớn hoặc thùng rác 240L | Tách riêng đơn hàng cồng kềnh | Áp dụng đúng biểu phí giao xe tải và lắp đặt riêng |
| Ngân sách cấp phát theo từng phòng ban | Chia đơn theo trung tâm chi phí | Hạch toán chi phí dự án minh bạch và chính xác |
Bảng giá niêm yết một số vật tư đóng gói và thiết bị tại Phúc Thịnh ra sao?
Tại Phúc Thịnh, giá bán niêm yết trên website là giá sỉ công khai áp dụng đồng nhất cho từng đơn vị nhỏ nhất (ram, cây, cuộn hoặc cái). Khách hàng mua 1 sản phẩm hay mua số lượng lớn đều được hưởng chung một mức giá gốc cạnh tranh. Dưới đây là bảng giá tham khảo một số mặt hàng đóng gói và dụng cụ văn phòng:
| Tên sản phẩm | Quy cách kỹ thuật | Đơn giá niêm yết (chưa VAT) | Ứng dụng thực tế |
|---|---|---|---|
| Súng bắn keo nến lớn Jolly 60W | Công suất 60W gia nhiệt nhanh | 55.000₫ / cái | Dán dính bao bì carton, dán mô hình văn phòng |
| Keo nến lớn | Cây keo silicon dẻo trong suốt | 2.000₫ / cây | Nguyên liệu keo dán dùng cho súng bắn keo lớn |
| Băng keo hàng dễ vỡ | Cuộn in chữ cảnh báo nổi bật | 13.500₫ / cuộn | Niêm phong thùng hàng tài liệu, thiết bị gửi bưu điện |
| Xe thu dọn bát đĩa | Khung inox chắc chắn có bánh xe | 1.450.000₫ / cái | Trang bị cho khu vực bếp ăn, canteen công ty |
| Xe đẩy dọn vệ sinh | Xe đẩy 3 tầng đa năng bằng nhựa | 1.500.000₫ / cái | Dụng cụ vệ sinh tòa nhà và văn phòng làm việc |
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Làm thế nào để đặt hàng số lượng lớn tối ưu chi phí tại Phúc Thịnh?
Để tối đa hóa lợi ích tài chính khi đặt hàng số lượng lớn, bạn có thể thực hiện theo quy trình 4 bước đơn giản sau:
- Tổng hợp nhu cầu toàn bộ các phòng ban: Lập bảng dự trù vào tuần thứ 3 của tháng, gom chung các mặt hàng thiết yếu như giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, băng keo và vật tư vệ sinh.
- Kiểm tra giá trị đơn hàng trên website: Thao tác theo hướng dẫn cách đặt hàng trên website để hệ thống tự động cộng dồn giá trị và kiểm tra điều kiện đạt ngưỡng miễn ship 2.000.000₫ hoặc mốc chiết khấu 3% – 5%.
- Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp: Nếu có nhu cầu hưởng chiết khấu tiền mặt, bạn chọn thanh toán ngay khi giao nhận. Nếu ưu tiên dòng tiền lưu động, bạn có thể đăng ký hình thức mua hàng công nợ từ 4 đến 30 ngày.
- Theo dõi đơn hàng qua thiết bị di động: Bạn có thể kiểm tra tiến độ giao hàng qua bài viết cách đặt hàng trên web bằng điện thoại để chủ động sắp xếp nhân sự nhận hàng tại kho.
Đối với các đơn hàng số lượng lớn có giá trị từ 2.000.000₫ trở lên, Phúc Thịnh luôn đóng gói hàng hóa cẩn thận theo từng kiện tiêu chuẩn, có quấn màng co bảo vệ chống thấm nước và niêm phong bằng băng keo chuyên dụng. Đội xe tải và xe máy của công ty sẽ giao tận nơi, hỗ trợ bốc xếp vào kho hoặc khu vực tập kết của doanh nghiệp theo yêu cầu.
Phúc Thịnh chuyên cung ứng văn phòng phẩm sỉ cho doanh nghiệp với danh mục hàng chính hãng đầy đủ, miễn phí giao hàng nội thành TP.HCM cho đơn từ 2.000.000₫, chiết khấu lên đến 5% và xuất hóa đơn VAT đầy đủ trong ngày. Liên hệ ngay hotline để nhận báo giá sỉ ưu đãi nhất.
Khám phá danh mục văn phòng phẩm sỉ
Hotline tư vấn đặt hàng lớn: 0902.308.802
Đơn hàng văn phòng phẩm bao nhiêu tiền thì được miễn phí giao hàng tại TP.HCM?
Tại các quận nội thành TP.HCM, Phúc Thịnh áp dụng chính sách miễn 100% phí giao hàng tận nơi cho các đơn hàng văn phòng phẩm có tổng giá trị từ 2.000.000₫ trở lên (tính trên giá trị hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT). Đối với huyện Cần Giờ, mốc miễn phí vận chuyển được áp dụng cho đơn hàng từ 10.000.000₫.
Nếu gộp đơn hàng lớn nhưng yêu cầu giao làm 2 lần thì có được chiết khấu không?
Chính sách chiết khấu thương mại (3% từ 5,5 triệu đồng và 5% từ 17 triệu đồng) chỉ áp dụng cho đơn hàng mua một lần, giao hàng trọn gói một lần và thanh toán ngay. Nếu khách hàng yêu cầu chia đợt giao hàng hoặc giữ hàng tại kho giao dần, đơn hàng sẽ không thỏa mãn điều kiện để hưởng chiết khấu giảm giá trực tiếp trên hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể mua số lượng ít với mức giá sỉ niêm yết trên web không?
Có. Phúc Thịnh xây dựng chính sách giá sỉ công khai đồng nhất cho mọi khách hàng. Giá niêm yết trên website được tính theo đơn vị nhỏ nhất như từng ram giấy, từng cây bút, từng cuộn băng keo. Bạn mua 1 ram giấy hay mua 10 thùng giấy đều được áp dụng chung một mức đơn giá gốc như nhau.
Đơn hàng có lẫn giấy in và các văn phòng phẩm khác thì chiết khấu tính thế nào?
Nhóm mặt hàng giấy in photocopy, giấy in vi tính liên tục không thuộc diện được áp dụng chiết khấu thương mại do biên lợi nhuận phân phối đã ở mức tối thiểu. Khi đơn hàng có lẫn giấy in và văn phòng phẩm khác, hệ thống sẽ tự động tách riêng giá trị của nhóm văn phòng phẩm khác để xét duyệt mốc chiết khấu 3% (từ 5,5 triệu đồng) hoặc 5% (từ 17 triệu đồng).
Hàng cồng kềnh như thùng rác lớn có được tính chung vào ngưỡng miễn ship 2 triệu không?
Không. Hàng cồng kềnh như thùng rác công nghiệp (từ 100L đến 1.100L) và bảng viết kích thước lớn được áp dụng biểu phí vận chuyển bằng xe tải riêng biệt. Giá trị của các mặt hàng cồng kềnh không được cộng gộp vào đơn hàng văn phòng phẩm thông thường để xét ngưỡng miễn phí giao hàng 2.000.000₫.
