Đối với mỗi doanh nghiệp sau kỳ quyết toán thuế hoặc kết thúc năm tài chính, việc dồn ứ hàng trăm tập chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế và hồ sơ nhân sự luôn tạo áp lực lớn cho không gian làm việc. Nếu không đóng gói và đưa vào kho lưu trữ đúng cách, tài liệu rất nhanh bị ẩm mốc, ố vàng mép giấy, mối mọt gặm nhấm hoặc thất lạc khi cần tra cứu giải trình.
Việc lựa chọn loại thùng đựng hồ sơ phù hợp không đơn thuần là mua một vật chứa đồ, mà là giải pháp bảo vệ tài sản pháp lý của doanh nghiệp trong suốt thời hạn theo quy định. Tùy vào kết cấu giá kệ, độ ẩm phòng kho và khối lượng chứng từ phát sinh hàng năm, bạn có thể lựa chọn các giải pháp lưu trữ từ thùng carton, thùng nhựa nắp khóa cho đến bìa hộp chuyên dụng.
- Có những loại thùng đựng hồ sơ lưu kho công ty nào phổ biến hiện nay?
- So sánh ưu và nhược điểm của 4 loại thùng đựng hồ sơ lưu trữ ra sao?
- Nên chọn loại thùng đựng hồ sơ nào theo từng điều kiện kho và loại tài liệu?
- 1. Chứng từ kế toán và hóa đơn lưu trữ trên hệ thống giá kệ văn phòng
- 2. Hồ sơ nhân sự, tài liệu pháp lý cần lưu trữ lâu năm hoặc kho dễ ẩm
- 3. Bản vẽ hoàn công khổ lớn A3 và hồ sơ dự án xây dựng
- Cách sắp xếp hồ sơ vào thùng lưu kho chuẩn kỹ thuật và tránh sập lún thế nào?
- Những sai lầm nào thường gặp khiến tài liệu lưu kho bị hỏng hoặc thất lạc?
Có những loại thùng đựng hồ sơ lưu kho công ty nào phổ biến hiện nay?
Trên thị trường văn phòng phẩm và vật tư lưu trữ hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng 4 dòng vật tư chính để đóng gói hồ sơ đưa vào kho lưu trữ định kỳ:
Thứ nhất là thùng carton lưu kho chuyên dụng (archive box), thường được gia công dạng nắp rời (nắp chụp) hoặc nắp gài liền thân. Thùng được dập bế hai lỗ khoét hình elip ở hai bên sườn làm quai xách tay, giúp việc bưng bê di chuyển giữa các phòng ban dễ dàng. Quy cách đáy thùng thường được thiết kế tự khóa hoặc cố định bằng băng keo, với kích thước vừa vặn để xếp thẳng đứng các cuốn bìa còng hoặc các tập hồ sơ mỏng.
Thứ hai là dòng bìa hộp si và bìa hộp giấy nắp gập cỡ lớn. Mặc dù mang tên gọi bìa hộp, nhưng trong thực tế quản trị văn phòng, các mẫu bìa hộp có độ rộng gáy từ 15cm, 20cm, 25cm đến 30cm thường được sử dụng như một chiếc thùng mini độc lập đặt trực tiếp lên các khoang kệ sắt. Dòng bìa này có cốt carton nén tỷ trọng cao, bọc màng simili chống thấm hoặc giấy hoa văn trang nhã, nắp gập trùm kín toàn bộ miệng hộp kèm khóa dán gai định vị chắc chắn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về tiêu chuẩn bảo quản giấy tờ pháp lý thông qua bài viết về quy định lưu trữ hồ sơ công chứng địa chính bằng bìa hộp si để áp dụng đúng quy chuẩn kỹ thuật.
Thứ ba là thùng nhựa nắp khóa gài, thường làm từ nhựa PP, không thấm nước. Nắp đậy có quai khóa gài bật ở hai đầu, hạn chế bụi bẩn và côn trùng, và các thùng cùng cỡ xếp chồng được lên nhau. Loại thùng vuông có bánh xe dưới đáy kéo đi được khi cần chuyển cả thùng hồ sơ; thùng chữ nhật thì bưng bằng tay.
Thứ tư là thùng tôn (hòm tôn) truyền thống bọc kẽm, có quai xách sắt hai bên và tai móc để bấm ổ khóa bảo mật. Đây là dòng thùng thường thấy tại các kho lưu trữ hồ sơ lưu trữ lâu năm nhờ kết cấu kim loại cứng cáp, chuột bọ không cắn thủng được.
So sánh ưu và nhược điểm của 4 loại thùng đựng hồ sơ lưu trữ ra sao?
Mỗi loại thùng lưu trữ đều mang những đặc tính kỹ thuật riêng biệt về khả năng chịu lực, mức độ kháng ẩm và sự thuận tiện khi thao tác. Bảng đối chiếu dưới đây phân tích các thuộc tính thực tế giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện phòng kho:
| Tiêu chí so sánh | Thùng carton lưu kho | Bìa hộp si gáy lớn | Thùng nhựa PP nắp khóa | Thùng tôn mạ kẽm |
|---|---|---|---|---|
| Chất liệu cấu tạo | Giấy carton sóng B hoặc sóng BC chịu lực | Cốt bìa nén bọc màng nhựa simili | Nhựa PP nguyên sinh đúc liền khối | Tôn mạ kẽm dập gân sóng tăng cứng |
| Khả năng chống ẩm & nước | Dễ hút ẩm, mềm mục nếu sàn bị đọng nước | Màng simili chống nước và chống ẩm bề mặt | Không thấm nước qua thân thùng, hợp kho ẩm | Kháng nước tốt, không thấm qua thân thùng |
| Khả năng ngăn gián chuột | Côn trùng hoặc chuột có thể cắn rách góc | Bảo vệ tốt nhờ nắp gập trùm kín | Ngăn côn trùng tốt nhờ quai khóa nắp gài | Chuột không cắn thủng được thân kim loại |
| Cơ chế bưng bê & di chuyển | Hai lỗ khoét bế sẵn bên hông để luồn tay | Rút trực tiếp từng hộp như một cuốn sách | Thùng vuông có bánh xe kéo đi; thùng chữ nhật bưng tay | Quai sắt hai bên hông, cần khiêng tay |
| Nhu cầu sử dụng phù hợp | Lưu chứng từ kế toán định kỳ trên giá kệ | Lưu hồ sơ theo dự án, chia nhỏ theo quý | Kho tầng hầm, phòng ẩm hoặc cần chuyển dọn | Kho lưu trữ lâu năm, bảo mật tài liệu gốc |
Khuyến nghị bưng bê an toàn khi đóng thùng lưu kho
Khi đóng tài liệu vào thùng carton, bạn nên chia đều lượng giấy tờ để trọng lượng thùng vừa sức nâng của nhân sự, tránh nhồi nhét quá tải làm rách quai xách hoặc gây chấn thương khi khuân vác lên các tầng kệ cao.
Nên chọn loại thùng đựng hồ sơ nào theo từng điều kiện kho và loại tài liệu?
Để tối ưu hóa không gian lưu trữ và bảo vệ tài liệu nguyên vẹn, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời hạn lưu trữ và điều kiện phòng kho thực tế:
1. Chứng từ kế toán và hóa đơn lưu trữ trên hệ thống giá kệ văn phòng
Đối với hệ thống hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu chi và báo cáo thuế định kỳ, nếu doanh nghiệp bố trí được phòng kho khô ráo có trang bị hệ thống giá kệ nhiều tầng, thùng carton nắp rời là sự lựa chọn tiện lợi. Kích thước thùng carton được thiết kế để xếp đứng các file bìa còng hoặc xếp các tập tài liệu gọn gàng.
Việc đóng thùng theo từng niên độ kế toán giúp thủ kho dễ dàng quản lý theo từng khối tài liệu và thuận tiện kiểm kê khi đến hạn thanh lý. Để bảo vệ các tập chứng từ rời bên trong không bị quăn mép trước khi đóng thùng, bạn có thể kết hợp cùng các dòng loại bìa đựng tài liệu văn phòng chuyên dụng.
2. Hồ sơ nhân sự, tài liệu pháp lý cần lưu trữ lâu năm hoặc kho dễ ẩm
Các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hồ sơ thành lập, hồ sơ nhân sự và sổ sách pháp lý thường cần bảo quản qua nhiều năm. Trong điều kiện phòng kho ở tầng thấp, khu vực tầng hầm có độ ẩm không khí cao, việc sử dụng thùng giấy carton thông thường dễ khiến giấy tờ bị hút ẩm dẫn đến ố vàng.
Trong trường hợp này, thùng nhựa PP nguyên sinh có quai khóa gài hoặc thùng tôn kín là giải pháp an toàn hơn. Bề mặt nhựa PP không thấm nước, dễ dàng lau chùi bụi bẩn bám ngoài vỏ và ngăn ngừa côn trùng xâm nhập. Việc bổ sung thêm các gói hút ẩm chuyên dụng đặt kèm bên trong sẽ giúp môi trường trong thùng luôn khô thoáng.
3. Bản vẽ hoàn công khổ lớn A3 và hồ sơ dự án xây dựng
Hồ sơ dự án, bản vẽ mặt bằng kiến trúc khổ A3 thường có kích thước lớn (297 × 420 mm), không thể gập đôi vì sẽ làm gãy nếp giấy và mờ các đường nét kỹ thuật. Nếu dùng các mẫu thùng carton cỡ nhỏ thông thường, mép bản vẽ sẽ bị cấn gập khi đậy nắp.
Đối với loại hồ sơ này, giải pháp phù hợp là sử dụng bìa hộp si khổ A3 chuyên dụng với độ rộng gáy 10cm, 15cm hoặc 20cm. Cốt bìa carton nén cứng giữ cho bản vẽ luôn phẳng phiu, có nắp gập và khóa dán gai định vị chắc chắn, thuận tiện xếp đặt nằm ngang trực tiếp trên các khoang kệ đỡ tài liệu.
Cách sắp xếp hồ sơ vào thùng lưu kho chuẩn kỹ thuật và tránh sập lún thế nào?
Quy trình đóng gói và bài trí thùng lưu kho đòi hỏi sự ngăn nắp để tài liệu không bị biến dạng và dễ dàng tìm kiếm khi cần trích lục:
- Loại bỏ ghim sắt gỉ sét: Các loại ghim kim loại thông thường khi lưu kho lâu ngày dễ bị oxy hóa tạo vết rỉ màu nâu làm ố giấy. Bạn nên tháo bỏ ghim bấm kim loại rỉ sét và có thể tham khảo cách sử dụng bìa acco giấy có nẹp bằng thanh nẹp nhựa để cố định mép tài liệu an toàn.
- Bố trí chiều hướng đặt hồ sơ trong thùng: Các tập hồ sơ và bìa còng nên được xếp đứng theo chiều gáy quay lên trên hoặc quay ra phía mặt mở nắp. Cách sắp xếp này giúp người tra cứu đọc được thông tin ghi chú trên gáy tập tài liệu ngay khi mở nắp thùng mà không phải xáo trộn cả thùng đồ.
- Đóng kèm hạt hút ẩm chuyên dụng: Tại đáy thùng hoặc các góc mép, bạn có thể đặt thêm túi hạt hút ẩm silica gel để hỗ trợ thấm hút hơi ẩm tồn dư, giữ cho bề mặt giấy tờ luôn khô ráo trong những đợt thời tiết nồm ẩm.
- Ghi nhãn nhận diện rõ ràng ở mặt ngoài thùng: Mỗi thùng lưu trữ cần được dán nhãn ghi rõ các trường thông tin: Tên phòng ban, Niên độ tài chính, Loại tài liệu, Dải số chứng từ và Mã định danh thùng. Nhãn nên dán ở mặt hẹp quay ra phía lối đi để tiện quan sát khi đứng trước dãy kệ.
Những sai lầm nào thường gặp khiến tài liệu lưu kho bị hỏng hoặc thất lạc?
Trong quá trình quản lý kho tài liệu văn phòng, một số thói quen bất cẩn có thể dẫn đến hư hại hồ sơ:
Thứ nhất là đặt thùng tài liệu trực tiếp xuống sàn xi măng hoặc kê sát vách tường. Hơi ẩm từ nền sàn và tường gạch có thể thẩm thấu vào đáy thùng carton, gây mốc ẩm phần giấy tờ bên dưới. Thùng tài liệu nên được bố trí trên các tầng giá kệ sắt hoặc kê trên pallet nhựa cao ráo, đồng thời tạo khoảng hở với vách tường để không khí được đối lưu thông thoáng.
Thứ hai là xếp lẫn lộn các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản khác nhau vào cùng một thùng chứa. Việc để lẫn chứng từ ngắn hạn với hồ sơ lưu trữ lâu năm khiến công tác lọc tài liệu để tiêu hủy định kỳ gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian phân loại lại từ đầu.
Thứ ba là dồn ép lượng tài liệu quá đầy khiến nắp thùng bị phồng cộm. Khi nắp thùng không thể khép phẳng, việc xếp chồng thùng khác lên trên sẽ bị chông chênh, dễ gây nghiêng đổ và làm móp méo vỏ thùng.
Thứ tư là không ghi chép sơ đồ vị trí lưu trữ trên sổ theo dõi hoặc file dữ liệu chung. Khi số lượng thùng trong kho tăng lên, việc thiếu mã định danh vị trí sẽ khiến mỗi lần cần trích lục hồ sơ kiểm tra trở nên mất thời gian.
Chọn vật tư lưu trữ hồ sơ tại Phúc Thịnh
Phúc Thịnh có sẵn vật tư lưu trữ hồ sơ cho văn phòng: bìa hộp si, bìa hộp giấy nắp gập gáy từ 7cm đến 30cm, bìa còng, bìa acco và thùng nhựa Duy Tân (thùng chữ nhật, thùng vuông có bánh xe). Cần chọn cỡ cho đúng lượng hồ sơ, bạn gọi để được tư vấn.
Bìa hồ sơ
Xem tất cả 28 sản phẩm
Một thùng carton lưu kho tiêu chuẩn chứa được bao nhiêu cuốn bìa còng?
Không có con số chung, vì thùng carton lưu kho mỗi nơi làm một kích thước. Bạn đo chiều dài lòng thùng rồi chia cho độ dày gáy bìa còng (in trên nhãn gáy) là ra số cuốn xếp đứng được; chừa một chút khe hở để rút ra dễ và nắp vẫn đậy phẳng.
Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc dùng thùng nhựa nắp khóa thay vì thùng carton?
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng thùng nhựa nắp khóa trong các tình huống: kho lưu trữ đặt tại khu vực tầng hầm hoặc tầng trệt có độ ẩm không khí cao; tài liệu quan trọng cần bảo quản lâu năm chống bụi và côn trùng; hoặc khi cần thường xuyên bưng bê, vận chuyển tài liệu giữa các văn phòng chi nhánh.
Có nên dùng băng keo dán kín hoàn toàn các khe nắp thùng carton lưu kho không?
Đối với tài liệu lưu trữ dài hạn trong điều kiện kho thoáng khí, bạn chỉ nên dán cố định phần nắp và đáy thùng bằng đường băng keo vừa đủ ở mép giữa. Không nên bọc kín mít toàn bộ vỏ thùng bằng màng nilon dày, vì giấy là chất liệu có thớ sợi tự nhiên cần môi trường thông thoáng; bọc quá kín trong điều kiện ẩm có thể khiến hơi ẩm bên trong khó thoát ra ngoài.
Phòng kho lưu trữ tài liệu công ty cần chú ý những điều kiện môi trường nào?
Để tài liệu giấy lưu trữ được bền lâu, phòng kho văn phòng cần được giữ khô ráo, có quạt thông gió hoặc cửa thông khí để lưu thông không khí, tránh để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào giấy làm phai mực và giòn thớ giấy, đồng thời định kỳ vệ sinh bụi bẩn và kiểm tra phòng ngừa côn trùng cắn phá.
