Dùng giấy in liên tục khổ chia 2 khi in các biểu mẫu ngắn dưới 10 dòng như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu giao hàng nhanh để tiết kiệm 50% chi phí giấy và rút ngắn thời gian in. Dùng khổ nguyên cho các tài liệu dài cần trình bày liền mạch như bảng kê chi tiết nhiều mặt hàng, báo cáo xuất nhập tồn kho hoặc biên bản bàn giao kèm điều khoản pháp lý.
Trong vận hành kế toán và quản lý kho vận, việc chọn sai quy cách giấy in liên tục đục lỗ biên thường dẫn đến tình trạng lãng phí giấy trắng hoặc gây phiền toái khi căn chỉnh biểu mẫu trên máy in kim. Nhiều doanh nghiệp quen dùng một loại giấy cho tất cả biểu mẫu, khiến những phiếu thu chi chỉ vài dòng thông tin lại chiếm trọn một trang giấy lớn.
Hiểu rõ đặc điểm cấu tạo của giấy khổ chia 2 và khổ nguyên không chỉ giúp bộ phận kế toán chọn đúng vật tư mà còn tối ưu hóa thời gian in ấn và sắp xếp chứng từ lưu trữ khoa học. Để có cái nhìn toàn diện về dòng vật tư chuyên dụng này, việc hiểu rõ bản chất giấy in liên tục là gì cùng cơ chế hoạt động của máy in kim sẽ giúp bạn vận hành hệ thống in ấn trơn tru nhất.
- Giấy in liên tục khổ chia 2 và khổ nguyên khác nhau ở điểm nào?
- Phân biệt giữa số liên và khổ chia để tránh đặt nhầm hàng
- Khi nào nên chọn giấy in liên tục khổ chia 2?
- Khi nào bắt buộc phải dùng giấy in liên tục khổ nguyên?
- Bảng so sánh chi tiết giữa khổ chia 2 và khổ nguyên
- Cách cài đặt máy in kim và phần mềm khi dùng giấy khổ chia 2
Giấy in liên tục khổ chia 2 và khổ nguyên khác nhau ở điểm nào?
Điểm khác biệt cốt lõi giữa giấy in liên tục khổ chia 2 và khổ nguyên nằm ở đường cấn răng cưa ngang (micro-perforation) chia đôi trang giấy, trong khi kích thước phủ bì và các hàng lỗ đục biên kéo giấy hoàn toàn tương đương nhau.
Cả hai quy cách này đều được sản xuất theo kích thước tiêu chuẩn với chiều dài trang in là 279 mm (tương đương 11 inch). Bề ngang giấy gồm hai lựa chọn phổ biến: khổ K210 với bề ngang 210 mm (tương đương chuẩn A4) và khổ K240 với bề ngang 240 mm (khoảng 9,5 inch tính cả hai hàng lỗ biên). Hai hàng lỗ đục tròn chạy dọc hai mép giấy khớp chính xác với bánh răng kéo giấy của máy in kim.
Đối với giấy khổ nguyên (không chia), toàn bộ chiều dài 279 mm là một bề mặt in liền mạch, chỉ có đường răng cưa ngắt trang ở đầu và cuối mỗi tờ. Khi in xong một lệnh, người dùng xé rời từng trang nguyên khổ tương đương một tờ A4.
Đối với giấy khổ chia 2, nhà sản xuất dập thêm một đường cấn răng cưa vi tính nằm ngang chính giữa tờ giấy tại vị trí chiều dài 139,7 mm (tương đương 5,5 inch). Nhờ đường cấn sắc nét này, một trang giấy lớn được chia thành 2 phần bằng nhau (tương đương 2 phiếu khổ A5). Sau khi máy in hoàn tất biểu mẫu, người dùng có thể xé đôi nhẹ nhàng bằng tay theo đường răng cưa mà không cần dùng kéo hay dao rọc giấy.
Phân biệt giữa số liên và khổ chia để tránh đặt nhầm hàng
Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất của người phụ trách mua vật tư là nhầm giữa khái niệm “số liên” và “khổ chia”. Việc phân biệt rõ hai thông số này giúp doanh nghiệp đặt đúng chủng loại phục vụ từng nghiệp vụ cụ thể.
Số liên (1 liên, 2 liên, 3 liên đến 6 liên) thể hiện số lớp giấy xếp chồng lên nhau tại cùng một vị trí. Giấy 1 liên là giấy trắng thường (không carbonless), chỉ có ở khổ 210 mm, dùng để in bảng kê hoặc chứng từ chỉ cần giữ một bản duy nhất. Từ 2 liên trở lên, giấy sử dụng chất liệu tự than carbonless với các hạt vi nang cảm ứng hóa học (micro-capsule). Khi đầu kim in tác động lực cơ học lên liên đầu tiên (thường là liên trắng), các hạt vi nang vỡ ra tạo phản ứng màu sao chép chính xác nội dung xuống các liên tiếp theo (hồng, vàng, xanh dương, xanh lá) mà không cần lót thêm giấy than thủ công.
Khổ chia (khổ nguyên hoặc chia 2) thể hiện hình thức phân chia diện tích bề mặt theo chiều dọc tờ giấy. Vì vậy, số liên và khổ chia là hai đặc tính kỹ thuật độc lập và kết hợp cùng nhau. Doanh nghiệp có thể chọn:
- Giấy 2 liên không chia: Mỗi lần in ra một chứng từ khổ A4 nguyên trang gồm 2 bản sao chép (liên 1 lưu kế toán, liên 2 giao khách hàng).
- Giấy 2 liên chia 2: Mỗi trang 11 inch gồm 2 phiếu thu chi khổ A5 tách biệt, mỗi phiếu đều có đủ 2 liên màu trắng và hồng.
- Giấy 3 đến 5 liên chia 2: Dùng cho các phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng nhanh cần bàn giao cho nhiều bộ phận (kho, tài xế, khách hàng, kế toán) nhưng nội dung ngắn gọn.
Để hiểu chi tiết các dòng máy in kim phù hợp với từng độ dày giấy, bạn có thể tham khảo thêm cách chọn số liên và khổ giấy in liên tục phù hợp với máy in kim trước khi quyết định mua hàng.
Khi nào nên chọn giấy in liên tục khổ chia 2?
Giấy in liên tục khổ chia 2 là giải pháp rất phù hợp khi nội dung in ấn ngắn và yêu cầu thao tác giao nhận diễn ra nhanh chóng.
- Phiếu thu và phiếu chi tiền mặt: Các giao dịch thu chi thường chỉ có từ 3 đến 6 dòng nội dung thể hiện tên người nộp/nhận, lý do và số tiền. In trên khổ chia 2 giúp phiếu nhỏ gọn, vừa vặn kẹp kèm biên lai hoặc hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn bán lẻ và phiếu bán hàng nhanh: Tại các quầy thu ngân chuỗi cửa hàng hoặc phòng vé, danh sách mặt hàng thường dưới 10 dòng. Dùng khổ chia 2 giúp tiết kiệm một nửa lượng giấy so với việc để trống nửa trang A4.
- Phiếu xuất kho kiêm giao hàng ít mã sản phẩm: Phù hợp cho các đơn hàng giao nhanh, phiếu cân xe hoặc lệnh chuyển hàng nội bộ trong ca làm việc.
- Tăng tốc độ làm việc và giảm chi phí: Do kích thước trang in chỉ dài 139,7 mm, hành trình di chuyển trục cuốn của máy in kim ngắn hơn một nửa, giúp in xong phiếu nhanh hơn và giảm chi phí tiêu hao giấy đáng kể cho doanh nghiệp có tần suất in hàng trăm phiếu mỗi ngày.
Khi nào bắt buộc phải dùng giấy in liên tục khổ nguyên?
Ngược lại, giấy in liên tục khổ nguyên là lựa chọn bắt buộc khi nội dung tài liệu phức tạp và đòi hỏi tính pháp lý cao.
- Bảng kê hàng hóa nhiều dòng: Các đơn hàng bán buôn, phân phối vật liệu hoặc thiết bị thường có từ 15 đến 30 dòng sản phẩm. Việc in trên khổ nguyên A4 giúp toàn bộ thông tin nằm gọn trên một mặt giấy, người đọc dễ đối chiếu số lượng và đơn giá mà không bị ngắt đoạn.
- Báo cáo tổng hợp kế toán và kho vận: Báo cáo nhập xuất tồn định kỳ, bảng chấm công hoặc bảng phân bổ chi phí cần không gian rộng để hiển thị nhiều cột số liệu ngang.
- Biên bản giao nhận kèm điều khoản hợp đồng: Các chứng từ vận chuyển hàng hóa đường dài hoặc bàn giao tài sản thường có phần điều khoản bảo hành, quy định bồi thường và các ô chữ ký của nhiều bên ở chân trang. Khổ nguyên đảm bảo đủ khoảng trống trình bày rõ ràng, trang trọng.
Bảng so sánh chi tiết giữa khổ chia 2 và khổ nguyên
Bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí kỹ thuật và ứng dụng thực tế để bạn dễ dàng lựa chọn quy cách giấy phù hợp:
| Tiêu chí | Giấy in liên tục khổ chia 2 | Giấy in liên tục khổ nguyên |
|---|---|---|
| Kích thước mỗi phiếu sử dụng | Chiều dài 139,7 mm, bề ngang 210 mm hoặc 240 mm (tương đương khổ A5) | Chiều dài 279 mm, bề ngang 210 mm hoặc 240 mm (tương đương khổ A4 chuẩn 11 inch) |
| Đường cấn răng cưa ngang | Có đường cấn micro-perforation ngang chính giữa trang, dễ xé đôi | Không có đường chia ngang, mặt giấy liền mạch suốt chiều dài trang |
| Dung lượng dòng in phù hợp | Thích hợp cho nội dung ngắn, thường dưới 10 dòng dữ liệu | Trình bày thoải mái từ 15 đến 35 dòng dữ liệu chi tiết |
| Biểu mẫu kế toán phổ biến | Phiếu thu, phiếu chi, biên lai, phiếu giao hàng lẻ, phiếu cân hàng | Bảng kê hóa đơn, phiếu xuất nhập kho tổng hợp, báo cáo tồn kho |
| Thiết lập khổ giấy máy in | Cần tạo cỡ giấy tùy chỉnh (chiều dài 5,5 inch) trong driver máy in kim | Dùng cỡ giấy dài 11 inch có sẵn trong driver (nhóm Fanfold) |
| Mức độ tối ưu chi phí | Tiết kiệm một nửa chi phí giấy cho các chứng từ ngắn | Phù hợp cho chứng từ dài, tránh phải in nối nhiều trang nhỏ |
Cách cài đặt máy in kim và phần mềm khi dùng giấy khổ chia 2
Một trở ngại lớn mà nhiều kế toán gặp phải khi mới chuyển sang dùng giấy chia 2 là hiện tượng máy in in xong nửa trang đầu nhưng vẫn tự động cuốn trôi hết cả trang 11 inch, khiến nửa trang giấy sau bị bỏ trắng. Lỗi này bắt nguồn từ việc cài đặt kích thước trang chưa đồng bộ giữa hệ điều hành và phần mềm kế toán.
Để máy in kim ngắt trang chính xác ngay tại đường răng cưa giữa, bạn cần thực hiện đồng bộ hai bước sau:
- Tạo kích thước giấy tùy chỉnh trong Windows: Truy cập Print Server Properties của máy in (ví dụ dòng máy in kim Epson LQ-310), tạo một biểu mẫu mới đặt tên là A5 Continuous hoặc Half Letter. Thiết lập bề ngang là 21 cm (hoặc 24 cm đối với khổ K240) và chiều dài cố định đúng 13,97 cm (tương đương 5,5 inch).
- Thiết lập mẫu in trong phần mềm kế toán: Trong các phần mềm như MISA, FAST hay hệ thống ERP bán hàng, mở phần thiết kế mẫu in của phiếu thu hoặc phiếu chi, chọn khổ giấy đầu ra là mẫu kích thước vừa tạo. Khi nhận lệnh in, máy in kim sẽ chỉ cuốn giấy đúng 5,5 inch và dừng lại ngay tại vị trí lưỡi xé, sẵn sàng cho lệnh in tiếp theo mà không bỏ phí một centimet giấy nào.
Khi lắp giấy chia 2 vào đầu đọc bánh gai của máy in kim, hãy đảm bảo mép trên của trang giấy đầu tiên nằm đúng vạch chỉ dẫn Tear-Off của khay cuốn. Việc nạp giấy lệch ngay từ đầu sẽ khiến toàn bộ các trang in sau bị lệch dòng chữ đè lên đường răng cưa xé ngang. Nếu gặp sự cố giấy bị trượt khỏi bánh gai khi nạp vào máy, bạn có thể xem thêm cách lắp giấy in liên tục vào máy in Epson và mẹo xử lý kẹt giấy.
Tham khảo thêm một số sản phẩm Giấy in mà PT Phúc Thịnh đang cung cấp
-
Giấy Bãi Bằng
49.000 ₫ -
Giấy Idea
Khoảng giá: từ 67.000 ₫ đến 157.000 ₫ -
Giấy Clever Up
Khoảng giá: từ 61.500 ₫ đến 68.000 ₫ -
Giấy Quality
Khoảng giá: từ 62.000 ₫ đến 74.000 ₫ -
Giấy Paper One
Khoảng giá: từ 34.500 ₫ đến 159.000 ₫ -
Giấy excel
Khoảng giá: từ 23.000 ₫ đến 127.000 ₫
Để tìm hiểu sâu hơn về dòng giấy K210 đang được ứng dụng rộng rãi tại các cơ quan và doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo bài viết đặc điểm chi tiết của giấy in liên tục K210 khổ nguyên và chia 2.
Phúc Thịnh có giấy in liên tục Liên Sơn khổ rộng 210 mm từ 1 đến 6 liên và khổ rộng 240 mm từ 2 đến 6 liên, đều có dạng khổ nguyên và chia 2 với đường răng cưa micro xé nhẹ tay, dùng cho máy in kim.
Xem danh mục giấy in liên tục
Tư vấn chọn giấy: 0902.308.802
Giấy in liên tục chia 2 có dùng cho máy in laser thông thường được không?
Không. Giấy in liên tục có hai hàng lỗ đục biên để bánh gai của máy in kim kéo giấy chạy liên tục; máy in laser và máy in phun không có cơ cấu này. Hơn nữa, chữ ở các liên sau chỉ hiện ra nhờ lực gõ của đầu kim làm vỡ các vi nang carbonless. Máy laser hay máy in phun không gõ lên giấy nên các liên phía dưới sẽ trắng trơn.
“2 liên” và “chia 2” khác nhau ở điểm nào?
“2 liên” là cấu trúc gồm 2 lớp giấy chồng lên nhau để in ra 2 bản giống nhau cùng lúc (1 bản lưu và 1 bản giao khách). Còn “chia 2” là quy cách tờ giấy có đường rãnh răng cưa ngang chia đôi chiều dài trang thành 2 phiếu A5. Do đó, một xấp giấy có thể vừa là loại 2 liên vừa có quy cách chia 2.
In giấy chia 2 trên máy in kim Epson LQ-310 bị nhảy cách trang thì xử lý thế nào?
Hiện tượng này xảy ra do máy in hoặc phần mềm kế toán vẫn nhận diện khổ giấy mặc định là Letter (11 inch) hoặc A4. Bạn cần vào thuộc tính máy in trong Windows, tạo kích thước giấy tùy chỉnh với chiều dài 13,97 cm (5,5 inch) và chọn cỡ giấy này trong phần mềm in biểu mẫu.
Giấy in liên tục chia 2 có những loại mấy liên?
Quy cách chia 2 có từ 1 liên (giấy trắng bãi bằng, chỉ có ở khổ 210 mm) cho đến 2 liên, 3 liên, 4 liên, 5 liên và 6 liên (giấy tự than carbonless phân biệt bằng các màu trắng, hồng, vàng, xanh dương, xanh lá) đáp ứng nhu cầu lưu chuyển chứng từ cho nhiều phòng ban.
Xé giấy chia 2 bằng tay có bị rách phạm vào chữ không?
Không, nếu người dùng xé đúng chiều. Đường cấn ngang được dập bằng công nghệ vi tính với mật độ răng cưa dày và sắc nét. Khi in xong, bạn chỉ cần gập nhẹ theo đường nếp rồi xé dứt khoát từ mép biên vào trong, mép giấy sẽ tách rời phẳng phiu mà không cần dùng thước hay kéo.
