Trong công tác quản lý văn phòng phẩm tại các doanh nghiệp, việc lựa chọn giữa giấy in định lượng 70gsm hay 80gsm luôn là bài toán cân não giữa chất lượng văn bản và bài toán tối ưu ngân sách. Rất nhiều bạn phụ trách mua hàng băn khoăn liệu sự chênh lệch 10gsm có thực sự tạo nên khác biệt rõ rệt trong trải nghiệm in ấn hàng ngày, hay việc sử dụng toàn bộ giấy 80gsm có đang gây lãng phí ngân sách không cần thiết.
Hiểu rõ đặc tính vật lý của từng định lượng không chỉ giúp bạn bảo vệ độ bền của máy in văn phòng, chống kẹt giấy hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi năm. Trong bài viết này, Phúc Thịnh sẽ phân tích chi tiết từng khía cạnh kỹ thuật, so sánh trực quan và chia sẻ giải pháp phân bổ định lượng thông minh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
- Định lượng giấy 70gsm và 80gsm là gì?
- Khái niệm GSM và cách tính trọng lượng tờ giấy A4
- Quy đổi thực tế trọng lượng một ram giấy 500 tờ
- Giấy 70gsm và 80gsm khác nhau như thế nào?
- Khi nào nên chọn giấy 70gsm cho văn phòng?
- Khi nào bắt buộc phải nâng cấp lên giấy 80gsm?
- Bài toán chi phí văn phòng giữa 70gsm và 80gsm tính thế nào?
- Cách cài đặt máy in để giấy 70gsm và 80gsm không bị kẹt giấy?
- Thiết lập đúng Media Type trong Driver máy in
Định lượng giấy 70gsm và 80gsm là gì?
Khi tìm hiểu về các loại giấy in văn phòng, thông số đầu tiên đập vào mắt người dùng luôn là ký hiệu “gsm” đi kèm một con số cụ thể như 70gsm, 80gsm hay thậm chí 100gsm. Đây là tiêu chuẩn đo lường quốc tế cơ bản nhất của ngành sản xuất giấy.
Khái niệm GSM và cách tính trọng lượng tờ giấy A4
Ký hiệu GSM là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Grams per Square Meter”, có nghĩa là số gam trọng lượng trên mỗi mét vuông giấy (g/m²). Như vậy, khi một ram giấy được công bố định lượng 70gsm, điều đó đồng nghĩa với việc nếu bạn trải một tấm giấy phẳng có diện tích đúng bằng 1 mét vuông thì tấm giấy đó sẽ nặng đúng 70 gam. Tương tự, một mét vuông giấy định lượng 80gsm sẽ có khối lượng là 80 gam.
Khổ giấy A4 tiêu chuẩn theo hệ thống ISO 216 có kích thước chuẩn xác là 210 × 297 mm, tương đương diện tích xấp xỉ 0,06237 m² (chính xác là 1/16 mét vuông của khổ A0 tiêu chuẩn). Do đó, chúng ta hoàn toàn có thể tính toán chính xác trọng lượng của từng tờ giấy đơn lẻ:
- Một tờ giấy A4 định lượng 70gsm: Nặng khoảng 70 × 0,06237 ≈ 4,37 gam.
- Một tờ giấy A4 định lượng 80gsm: Nặng khoảng 80 × 0,06237 ≈ 4,99 gam.
Sự chênh lệch giữa hai tờ giấy đơn lẻ thoạt nhìn chỉ là 0,62 gam – một con số rất nhỏ khó có thể cảm nhận bằng tay nếu chỉ cầm riêng một tờ. Tuy nhiên, khi nhân lên quy mô hàng chục ram giấy hoặc hàng trăm xấp tài liệu lưu trữ, con số này tạo nên sự khác biệt rất lớn về cả độ dày tập hồ sơ, trọng lượng lưu kho lẫn sức cản cơ học khi đi qua trục lăn máy in.
Quy đổi thực tế trọng lượng một ram giấy 500 tờ
Trên thị trường hiện nay, quy cách đóng gói tiêu chuẩn phổ biến nhất của các thương hiệu giấy in chính hãng là 500 tờ trên mỗi ram (ream). Từ công thức tính trọng lượng đơn lẻ ở trên, chúng ta có thể quy đổi khối lượng tịnh của một ram giấy tiêu chuẩn như sau:
- Một ram giấy A4 70gsm (500 tờ): Có trọng lượng ruột giấy xấp xỉ 2,185 kg (chưa tính vỏ bọc màng chống ẩm bên ngoài). Khi đóng thùng 5 ram, tổng trọng lượng kiện hàng rơi vào khoảng 11,2 kg đến 11,5 kg.
- Một ram giấy A4 80gsm (500 tờ): Có trọng lượng ruột giấy xấp xỉ 2,495 kg (xấp xỉ 2,5 kg). Khi đóng thùng 5 ram, tổng trọng lượng kiện hàng nặng từ 12,8 kg đến 13,2 kg.
Việc nắm rõ khối lượng này rất hữu ích cho các bạn thủ kho hoặc nhân viên hành chính khi tính toán tải trọng vận chuyển, sắp xếp kệ chứa tài liệu trong kho lưu trữ và ước tính chi phí giao nhận đường dài.
Giấy 70gsm và 80gsm khác nhau như thế nào?
Để giúp bạn có cái nhìn toàn diện và khách quan nhất trước khi đưa ra quyết định mua hàng, Phúc Thịnh đã tổng hợp bảng đối chiếu kỹ thuật chi tiết giữa hai định lượng này dưới đây:
| Tiêu chí so sánh | Giấy in 70gsm | Giấy in 80gsm | Tác động thực tế trong công việc |
|---|---|---|---|
| Độ dày đơn tờ | Khoảng 0,095 – 0,102 mm | Khoảng 0,108 – 0,115 mm | Giấy 80gsm dày hơn khoảng 10–13%, cầm trên tay đầm và cứng cáp hơn rõ rệt |
| Độ cản quang (Độ đục) | Khoảng 88% – 92% | Khoảng 93% – 96% | Giấy 80gsm chắn sáng tốt hơn, hạn chế tối đa tình trạng nhìn thấu chữ sang mặt sau |
| Khả năng in 2 mặt (Duplex) | Khá (phù hợp in văn bản chữ đen) | Xuất sắc (chuyên dụng in 2 mặt) | In tài liệu nhiều bảng biểu, biểu đồ đậm nét trên giấy 70gsm có thể bị hằn bóng chữ |
| Nguy cơ kẹt giấy đảo mặt | Trung bình nếu giấy bị ẩm | Rất thấp nhờ độ cứng giấy cao | Máy in công suất lớn đảo chiều nhiệt độ cao vận hành ổn định hơn với giấy 80gsm |
| Trọng lượng tập hồ sơ 100 trang | Khoảng 437 gam | Khoảng 499 gam | Hồ sơ dùng giấy 70gsm gọn nhẹ hơn, tiết kiệm diện tích cất trữ trong cặp tài liệu |
| Mức giá tham khảo thị trường | Khoảng khoảng 50.000 – 68.000 đồng mỗi ram | Khoảng khoảng 72.000 – 89.000 đồng mỗi ram | Giấy 70gsm giúp tiết kiệm từ 15% đến 25% chi phí mua giấy trực tiếp cho doanh nghiệp |
Qua bảng đối chiếu trên, bạn có thể nhận thấy rõ ràng rằng giấy 80gsm sở hữu lợi thế vượt trội về độ đục và khả năng chịu lực cơ học, trong khi giấy 70gsm lại chiếm ưu thế tuyệt đối về tính kinh tế và sự gọn nhẹ khi lưu trữ số lượng lớn tài liệu thường nhật.
Khi nào nên chọn giấy 70gsm cho văn phòng?
Giấy in định lượng 70gsm hiện là dòng sản phẩm được dùng phổ biến tại hầu hết các công ty, cơ quan hành chính và trường học. Những trường hợp mà giấy 70gsm phát huy tối đa hiệu quả bao gồm:
- In ấn tài liệu lưu hành nội bộ: Các văn bản thông báo nội bộ, biên bản cuộc họp tuần, phiếu giao việc, biểu mẫu kế toán nội bộ hoặc bảng chấm công thường chỉ có vòng đời sử dụng ngắn. Việc sử dụng giấy 70gsm giúp cắt giảm chi phí tối đa mà vẫn đảm bảo độ sắc nét hoàn toàn rõ ràng.
- In bản thảo, tài liệu đọc nháp: Trước khi ban hành một đề án hay báo cáo lớn, các phòng ban thường phải in bản nháp từ 2 đến 3 lần để rà soát lỗi chính tả và bố cục. Dùng giấy 70gsm cho công đoạn này giúp tiết kiệm ngân sách rất lớn.
- Photocopy giáo trình, tài liệu hội thảo: Khi cần nhân bản tài liệu từ vài trăm đến hàng ngàn bản cho các khóa đào tạo nội bộ hoặc học sinh sinh viên, sử dụng giấy 70gsm giúp giảm đáng kể trọng lượng tập tài liệu, giúp người tham dự dễ dàng mang theo.
- In hóa đơn, phiếu xuất kho 1 mặt: Đối với các loại chứng từ chỉ cần in một mặt chữ đen tiêu chuẩn, giấy 70gsm đáp ứng hoàn hảo tiêu chuẩn đọc rõ ràng của máy quét mã vạch và mắt thường.
Để tối ưu ngân sách vật tư, bạn có thể tham khảo trực tiếp danh sách các thương hiệu giấy photocopy phổ biến tại danh mục giấy in của Phúc Thịnh để lựa chọn quy cách đóng gói thích hợp nhất với thiết bị của văn phòng mình.
Khi nào bắt buộc phải nâng cấp lên giấy 80gsm?
Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho giấy 80gsm cao hơn từ 15% đến 25% so với giấy 70gsm, nhưng có những vị trí và công việc mang tính chất đại diện thương hiệu hoặc đòi hỏi độ bền cơ học bắt buộc phải sử dụng định lượng 80gsm:
- Hợp đồng kinh tế và thỏa thuận hợp tác: Hợp đồng là bộ mặt pháp lý của công ty. Giấy 80gsm có độ đanh, độ trắng sáng cao và bề mặt phẳng mịn vượt trội, mang lại cảm giác sang trọng, trang trọng và đáng tin cậy khi đối tác cầm bút ký kết.
- Hồ sơ năng lực (Profile) và hồ sơ dự thầu: Những bộ tài liệu này thường được in màu kỹ thuật số, in biểu đồ, hình ảnh dự án và có khối lượng trang rất lớn. Độ đục cao của giấy 80gsm ngăn chặn tuyệt đối tình trạng lem màu hoặc thấu mực sang mặt sau, giữ cho các trang in luôn sắc nét và chuyên nghiệp.
- In hai mặt tự động liên tục trên máy in tốc độ cao: Khi máy in laser chạy chế độ in hai mặt (Duplex), giấy phải đi qua cụm sấy nhiệt độ cao hai lần liên tiếp. Giấy 70gsm mỏng nếu gặp thời tiết nồm ẩm rất dễ bị cong quăn mép và kẹt trong cụm sấy đảo chiều. Giấy 80gsm có độ kháng uốn cao giúp đường đi của giấy trong máy in luôn thẳng và trơn tru.
- Báo cáo tài chính và hồ sơ lưu trữ dài hạn: Giấy 80gsm chứa hàm lượng bột giấy nguyên sinh dày dặn hơn, chống chịu tốt hơn trước quá trình oxy hóa tự nhiên và độ ẩm môi trường, bảo vệ nét chữ không bị ố vàng sau nhiều năm đóng gáy lưu kho.
Bài toán chi phí văn phòng giữa 70gsm và 80gsm tính thế nào?
Để minh họa rõ nét hiệu quả tài chính, chúng ta hãy cùng làm một bài toán so sánh chi phí cụ thể cho một doanh nghiệp quy mô vừa với mức tiêu thụ trung bình 50 ram giấy A4 mỗi tháng (tương đương 10 thùng giấy):
| Phương án sử dụng giấy | Đơn giá ước tính / ram | Chi phí hàng tháng (50 ram) | Chi phí cả năm (600 ram) | Đánh giá hiệu quả kinh tế |
|---|---|---|---|---|
| Phương án 1: Dùng 100% giấy 70gsm | 54.500đ (dòng tiêu chuẩn) | 2.725.000đ | 32.700.000đ | Tiết kiệm tối đa, nhưng tài liệu đối ngoại thiếu tính cao cấp |
| Phương án 2: Dùng 100% giấy 80gsm | 79.000đ (dòng cao cấp) | 3.950.000đ | 47.400.000đ | Chất lượng hoàn hảo mọi mặt, nhưng chi phí đội thêm khoảng 14,7 triệu đồng mỗi năm |
| Phương án 3: Kết hợp tỉ lệ 80% (70gsm) + 20% (80gsm) | 54.500đ × 40 ram + 79.000đ × 10 ram | 2.970.000đ | 35.640.000đ | Giải pháp tối ưu: Chỉ tăng khoảng 2,94 triệu đồng mỗi năm mà giải quyết trọn vẹn cả 2 nhu cầu |
Từ bảng toán trên, bạn có thể thấy giải pháp kết hợp theo tỷ lệ 80/20 (Phương án 3) là sự lựa chọn thông minh nhất. Doanh nghiệp phân bổ 80% lượng giấy 70gsm cho các khay giấy in thường ngày của các phòng ban, và chỉ nạp 20% lượng giấy 80gsm cho phòng họp, phòng giám đốc hoặc máy in chuyên trách hợp đồng.
Nếu bạn muốn tham khảo chi tiết mức giá của từng dòng giấy Bãi Bằng, IK Plus hay Double A trên thị trường hiện nay, bài tổng hợp bảng giá giấy in A4 hiện nay sẽ cung cấp bảng giá niêm yết đầy đủ để bạn dễ dàng lập dự toán vật tư chính xác.
Bên cạnh giấy trắng thông thường, các văn phòng cũng thường dùng giấy màu định lượng 80gsm như giấy mỏng màu vàng chanh A4 80gsm với mức giá dao động khoảng 142.000đ – 162.000đ tùy theo quy cách đóng gói và độ dày xấp để in ấn các thông báo, tờ rơi nội bộ cần làm nổi bật.
| Phòng ban / Vị trí làm việc | Nhu cầu in ấn chủ đạo | Định lượng khuyên dùng | Dòng giấy đề xuất |
|---|---|---|---|
| Kế toán & Thu ngân | Chứng từ, phiếu thu chi, bảng kê 1 mặt | 70gsm | Bãi Bằng 70gsm, Delight 70gsm |
| Hành chính & Nhân sự | Thông báo, quy chế, bài test phỏng vấn | 70gsm | IK Plus 70gsm, PaperOne 70gsm |
| Kinh doanh & Marketing | Báo giá chi tiết, catalogue giới thiệu dịch vụ | 80gsm | Double A 80gsm, IK Signature 80gsm |
| Ban Giám đốc & Pháp chế | Hợp đồng kinh tế, văn bản ủy quyền, nghị quyết | 80gsm | IK Signature 80gsm, Double A 80gsm |
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Cách cài đặt máy in để giấy 70gsm và 80gsm không bị kẹt giấy?
Để thiết bị in ấn vận hành trơn tru và kéo dài tuổi thọ cụm cuốn giấy, việc thiết lập phần mềm điều khiển và bảo quản giấy in đúng cách là yếu tố không thể xem nhẹ.
Thiết lập đúng Media Type trong Driver máy in
Hầu hết các hãng máy in văn phòng như Canon, HP, Brother hay Epson đều cho phép người dùng tùy chọn loại giấy (Media Type) trong cửa sổ cài đặt in (Printing Preferences):
- Đối với giấy 70gsm và 80gsm: Bạn luôn chọn chế độ Plain Paper (giấy thường). Khung định lượng tiếp nhận tiêu chuẩn của mục Plain Paper trong driver hầu hết các máy in laser dao động từ 60gsm đến 89gsm. Khi chọn đúng chế độ này, máy in sẽ duy trì tốc độ kéo giấy ổn định và nhiệt độ lô sấy ở mức tiêu chuẩn khoảng 180°C.
- Tránh chọn nhầm Heavy Paper hoặc Thick Paper: Một số người dùng lầm tưởng giấy 80gsm dày nên chọn chế độ Heavy Paper. Điều này là sai lầm, vì chế độ Heavy Paper chỉ dành cho định lượng từ 90gsm đến 163gsm (như bìa thái, decal). Khi bật Heavy Paper, máy in sẽ tự động giảm tốc độ kéo giấy xuống một nửa để sấy kỹ hơn, gây chậm trễ thời gian in và làm nóng máy không cần thiết.
Khi tích lũy thêm các kiến thức thực tế trong vận hành văn phòng, bài viết chia sẻ về kinh nghiệm mua giấy in chọn đúng loại sẽ giúp bạn nhận biết thêm nhiều mẹo xử lý sự cố thiết bị hữu ích.
Văn phòng phẩm Phúc Thịnh chuyên phân phối sỉ và lẻ các dòng giấy in A4, A3 định lượng 70gsm và 80gsm từ các thương hiệu uy tín: Double A, IK Plus, PaperOne, Bãi Bằng… Cam kết giấy chuẩn định lượng, đủ 500 tờ/ram, xuất hóa đơn VAT đầy đủ và giao hàng tận nơi nhanh chóng.
Xem Báo Giá Giấy In Chính Hãng Hotline Tư Vấn: 0902.308.802Giấy 70gsm có in được hai mặt tự động không?
Giấy 70gsm hoàn toàn có thể in hai mặt nếu máy in có chức năng duplex và giấy được bảo quản khô ráo. Tuy nhiên, do độ cản quang chỉ đạt khoảng 90%, chữ in ở mặt sau có thể hơi hằn bóng sang mặt trước. Nếu tài liệu chứa các biểu đồ đậm màu, bạn nên chuyển sang giấy 80gsm để bản in thẩm mỹ hơn.
Tại sao giấy 80gsm ít bị kẹt máy hơn giấy 70gsm?
Giấy 80gsm có độ cứng và độ kháng uốn cao hơn khoảng 12% so với giấy 70gsm. Khi đi qua hệ thống trục cao su kéo giấy và cụm sấy nhiệt độ cao, giấy 80gsm ít bị cong vênh mép hơn, giúp luồng giấy di chuyển thẳng tắp theo đúng chu trình cơ học của máy in.
Dùng giấy 70gsm có làm hao mòn đầu phun hoặc trống từ máy in không?
Định lượng 70gsm hoàn toàn nằm trong dải hoạt động tiêu chuẩn của tất cả các dòng máy in văn phòng hiện đại (vốn nhận giấy từ 60gsm đến 163gsm). Điều quyết định độ bền của linh kiện máy in không phải là 70gsm hay 80gsm, mà là độ mịn bề mặt và hàm lượng tro bụi giấy của từng thương hiệu sản xuất.
Một ram giấy A4 70gsm và 80gsm nặng bao nhiêu kg?
Một ram giấy A4 tiêu chuẩn đóng gói 500 tờ định lượng 70gsm nặng khoảng 2,18 kg đến 2,2 kg. Trong khi đó, một ram giấy A4 định lượng 80gsm nặng khoảng 2,49 kg đến 2,5 kg. Quy cách 1 thùng 5 ram giấy 80gsm sẽ nặng khoảng 12,8 kg đến 13 kg.
Doanh nghiệp nên đặt mua giấy theo tỉ lệ nào để tiết kiệm nhất?
Phúc Thịnh khuyến nghị công thức phân bổ ngân sách 80/20: bạn nên đặt mua 80% sản lượng là giấy 70gsm cho công việc in ấn tài liệu nội bộ thường ngày và 20% sản lượng là giấy 80gsm dành riêng cho hợp đồng, tài liệu trình ký và hồ sơ khách hàng.
