Khi in tài liệu văn bản và hợp đồng thông thường, bạn nên chọn giấy Ford trắng không tráng phủ định lượng 70gsm hoặc 80gsm. Nếu in hình ảnh hay profile công ty, giấy in ảnh bóng Glossy hoặc tráng mờ Matte và Couche là lựa chọn bắt buộc để màu chuẩn nét. Với bìa hồ sơ, luận văn, giấy bìa màu hoặc bìa Thái định lượng 160gsm đến 180gsm sẽ đảm bảo độ đanh cứng. Riêng tem nhãn dán, bill tính tiền và chứng từ kho cần dùng decal bế sẵn, giấy in nhiệt K57, K80 hoặc giấy in liên tục cho máy in kim.
Việc chọn sai chất liệu giấy in không chỉ khiến bản in bị lem mực, nhăn rách hoặc sai lệch màu sắc mà còn là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến kẹt giấy và hư hỏng linh kiện máy in. Tùy thuộc vào việc bạn cần in hợp đồng lưu trữ, in ảnh màu sắc nét, đóng bìa tài liệu hay dán nhãn sản phẩm, mỗi ấn phẩm đều đòi hỏi một bề mặt giấy và định lượng riêng biệt. Bài viết này tổng hợp chi tiết cách nhận biết và lựa chọn đúng loại giấy cho từng nhu cầu thực tế trong văn phòng.
- In tài liệu văn bản và hợp đồng văn phòng nên dùng loại giấy nào?
- In ảnh màu, catalogue và profile công ty thì chọn chất liệu gì?
- In bìa hồ sơ, tiểu luận và tài liệu lưu trữ cần giấy định lượng bao nhiêu?
- In tem nhãn mã vạch, hóa đơn thu ngân và chứng từ kho thì chọn giấy nào?
- Bảng tra cứu chọn giấy in theo từng mục đích sử dụng
- Những lưu ý quan trọng khi thiết lập máy in để tránh kẹt giấy
- Câu hỏi thường gặp về cách chọn giấy in
In tài liệu văn bản và hợp đồng văn phòng nên dùng loại giấy nào?
Văn bản hành chính, báo cáo nội bộ và hợp đồng thương mại là các tài liệu in ấn chiếm tần suất lớn nhất tại mọi cơ quan, doanh nghiệp. Loại giấy chuẩn mực nhất cho nhu cầu này là giấy photocopy thông thường (hay còn gọi là giấy Ford, giấy Woodfree không tráng phủ). Dòng giấy này có bề mặt nhám mịn tự nhiên, khả năng thấm hút mực bột của máy in laser rất tốt và không bị lóa mắt khi đọc văn bản dưới ánh đèn thời gian dài. Để nắm rõ hơn các chỉ số kỹ thuật về độ đục, độ mịn và thớ giấy, bạn có thể tham khảo thêm thuật ngữ chuyên ngành về giấy in.
Về định lượng, tài liệu văn phòng phổ biến nhất ở hai mức độ dày:
- Giấy định lượng 70gsm: Thích hợp cho nhu cầu in tài liệu thảo luận nội bộ, biểu mẫu một mặt, giáo trình học tập hoặc các chứng từ lưu hành ngắn hạn. Trọng lượng nhẹ giúp giảm độ dày của tệp hồ sơ khi đóng gáy, đồng thời máy kéo giấy rất êm ái.
- Giấy định lượng 80gsm: Phù hợp cho hợp đồng ký kết kinh doanh, hồ sơ dự thầu, văn bản gửi đối tác hoặc các tài liệu cần in hai mặt. Độ đục cao của định lượng 80gsm giúp văn bản trang sau không bị thấu quang, tạo cảm giác dày dặn và chỉn chu khi cầm trên tay. Bạn có thể tham khảo thêm cách chọn giấy A4 cho tài liệu quan trọng để tối ưu chi phí theo từng loại giao dịch.
Giải thích chế độ Plain Paper L trong driver máy in
Trong driver máy in Canon, cạnh Plain Paper (giấy thường) còn có Plain Paper L. Theo hướng dẫn của Canon, đây là chế độ nên chọn khi giấy thường bị cong quăn nhiều lúc in ở chế độ Plain Paper; ở một số dòng máy, Canon cũng dành nó cho giấy mỏng 60–63 g/m². Chọn chế độ này, máy in xử lý giấy nhẹ tay hơn ở khâu sấy để tờ giấy ra phẳng hơn. Nếu muốn kiểm tra độ mỏng dày thực tế của từng ram giấy tại cơ quan, bạn có thể áp dụng cách đo độ dày giấy A4 tại nhà để thiết lập máy in cho phù hợp.
In ảnh màu, catalogue và profile công ty thì chọn chất liệu gì?
Khi in hình ảnh chụp thực tế, catalogue giới thiệu sản phẩm hay profile năng lực công ty, giấy Ford thông thường sẽ làm hạt mực thấm sâu vào thớ giấy, khiến màu sắc bị xỉn, loang lổ và thiếu độ tương phản. Để ấn phẩm đạt độ chuyên nghiệp và thẩm mỹ cao, bạn cần chuyển sang các chất liệu giấy có lớp tráng phủ bề mặt chuyên biệt.
Các chất liệu giấy in ấn phẩm hình ảnh phổ biến gồm có:
- Giấy Glossy (giấy in ảnh bóng): Bề mặt được tráng phủ một lớp hóa chất siêu mịn có độ bóng cao, giúp phản chiếu ánh sáng và giữ hạt mực nằm trên bề mặt. Khi in bằng máy in phun màu dùng mực dye hoặc mực pigment, màu sắc sẽ lên rực rỡ, độ chuyển màu mịn màng và độ tương phản rất sâu. Giấy Glossy thường được dùng cho ảnh chụp, bìa brochure, menu nhà hàng hoặc ảnh profile cá nhân.
- Giấy Matte (giấy in ảnh mờ): Cũng sở hữu lớp tráng phủ nhận mực nhưng bề mặt mịn mờ, hoàn toàn không bóng lóa dưới đèn chiếu sáng và không để lại dấu vân tay khi cầm. Đây là lựa chọn được ưa chuộng cho các tập hồ sơ năng lực công ty (profile), portfolio thiết kế kiến trúc và báo cáo thường niên sang trọng.
- Giấy Couche (Couche Gloss và Couche Matt): Chất liệu giấy được tráng phủ bằng cao lanh ở cả hai mặt, bề mặt rất phẳng và bắt mực tốt. Giấy Couche thường được các văn phòng dùng trên máy in laser màu hoặc in số lượng lớn bằng máy in offset công nghiệp.
Cảnh báo: Không dùng giấy in ảnh tráng phủ màng nilon cho máy in laser
Cụm sấy của máy in laser văn phòng nóng lên rất cao để làm chảy hạt mực bột. Nếu bạn đưa giấy in ảnh bóng tráng màng nhựa dành riêng cho máy in phun vào máy laser, lớp màng bề mặt sẽ bị chảy dính vào rulo sấy, gây kẹt cứng và hỏng cụm sấy của máy in.
In bìa hồ sơ, tiểu luận và tài liệu lưu trữ cần giấy định lượng bao nhiêu?
Bìa ngoài của tập tài liệu đóng vai trò như một lớp áo giáp cơ học, ngăn ngừa gấp nếp, chống bám bụi và bảo vệ toàn bộ phần ruột văn bản bên trong. Do đó, tiêu chí quan trọng khi chọn giấy in bìa là độ cứng, độ đàn hồi của thớ giấy và khả năng lên màu chữ rõ nét.
Các loại giấy bìa được sử dụng rộng rãi hiện nay:
- Giấy bìa màu trơn (A4/A3): Thường có các tông màu nhã nhặn như xanh dương, hồng, vàng, xanh lá. Định lượng phổ biến nhất cho nhu cầu đóng sổ văn phòng và tiểu luận sinh viên là 160gsm, mang lại độ cứng vừa phải để máy in có thể uốn cuốn qua các trục xoay mà không bị gãy gập.
- Giấy bìa Thái PGrand 160gsm: Dòng giấy bìa ngoại nhập với bề mặt mịn phẳng, chất giấy đanh chắc và khả năng chịu nhiệt sấy tốt, rất được ưa chuộng để làm bìa báo cáo tài chính, hồ sơ nghiệm thu công trình.
- Giấy bìa thơm, bìa hoa văn và bìa dạ quang: Thích hợp cho các ấn phẩm mang tính sự kiện, chứng nhận nội bộ, bìa giáo án hoặc tài liệu tập huấn đặc biệt nhằm tạo điểm nhấn thị giác.
Máy in laser văn phòng mỗi dòng nhận một dải định lượng khác nhau, phải tra đúng máy mình dùng. Ví dụ Brother HL-L2366DW: khay giấy chính chỉ nhận 60–105 g/m², còn giấy bìa 160gsm phải nạp từng tờ một qua khe nạp tay (Manual Feed Slot) phía trước, khe này nhận tới 163 g/m². Riêng Canon LBP 2900 chỉ nhận giấy tới 128 g/m² (chế độ Heavy Paper), nên không in được bìa 160gsm, kể cả qua khe nạp tay. Máy nhận được bìa dày hơn là HP LaserJet Pro M404dn: khay Tray 1 nhận 60–200 g/m².
In tem nhãn mã vạch, hóa đơn thu ngân và chứng từ kho thì chọn giấy nào?
Nhóm ấn phẩm phục vụ công tác hậu cần, kho vận và bán hàng không sử dụng giấy rời thông thường mà sử dụng các loại giấy có cấu tạo cơ lý đặc thù:
- Giấy decal A4: Cấu tạo tiêu chuẩn gồm 3 lớp là lớp mặt giấy (Facestock) để in thông tin, lớp keo acrylic tự dính ở giữa và lớp đế silicon chống dính ở mặt đáy. Dòng giấy này có dạng decal trơn nguyên tấm A4 hoặc dạng đã bế khuôn sẵn (demi) thành hàng chục tem nhỏ hình chữ nhật, tem tròn mã vạch. Bạn có thể in bằng máy in laser văn phòng, sau đó bóc tách dán trực tiếp lên kiện hàng, tài sản hoặc nhãn dán hồ sơ.
- Giấy in nhiệt (Thermal paper): Được phủ sẵn một lớp hóa chất cảm nhiệt trên bề mặt, giấy sẽ tự động chuyển sang màu đen sắc nét ngay khi tiếp xúc với nhiệt lượng từ đầu in mà hoàn toàn không cần hộp mực. Có hai khổ tiêu chuẩn:
- Giấy in nhiệt k57 – k58: Chiều rộng khổ giấy từ 57mm đến 58mm, thiết kế vừa vặn cho các dòng máy quẹt thẻ POS cầm tay và máy in bill di động.
- Giấy in bill k80: Chiều rộng 80mm tiêu chuẩn, dùng cho máy in hóa đơn để bàn tại quầy thu ngân các siêu thị, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi.
- Giấy in liên tục (Carbonless): Dành riêng cho máy in kim văn phòng như Epson LQ-310. Dọc hai bên mép giấy được đục các lỗ tròn đều đặn để khớp với bánh gai (tractor) kéo giấy. Nhờ các nang hóa chất nhạy áp lực giữa các lớp, khi kim gõ xuống bản gốc, nội dung và chữ ký sẽ tự động nhân bản xuống các liên tiếp theo mà không cần chèn giấy than rời. Phúc Thịnh hiện cung cấp đa dạng dòng giấy in liên tục 240×279 và giấy in liên tục k210x279 từ 1 đến 6 liên (khổ 240×279 có 2–6 liên, khổ 210×279 có 1–6 liên), có đường cấn răng cưa micro xé rất nhẹ nhàng.
Bảng tra cứu chọn giấy in theo từng mục đích sử dụng
Bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí kỹ thuật thực tế giúp bạn nhanh chóng tra cứu và đối chiếu loại giấy phù hợp với thiết bị in ấn sẵn có tại văn phòng:
| Mục đích in ấn | Loại giấy khuyên dùng | Định lượng / Khổ phổ biến | Dòng máy in tương thích | Đặc tính bề mặt |
|---|---|---|---|---|
| Văn bản, tài liệu, báo cáo hàng ngày | Giấy Ford văn phòng (Double A, PaperOne, IK Plus) | 70gsm (A4, A3) | Máy in laser trắng đen, máy photocopy | Nhám mịn tự nhiên, không tráng phủ, kéo giấy êm |
| Hợp đồng kinh tế, hồ sơ thầu, in 2 mặt | Giấy Ford cao cấp | 80gsm (A4) | Máy in laser, máy photocopy văn phòng | Độ đục cao, hạn chế thấu quang, nét chữ đậm rõ |
| Ảnh màu chụp, portfolio, brochure giới thiệu | Giấy in ảnh bóng Glossy hoặc giấy Matte | 100gsm đến 230gsm (A4, A3) | Máy in phun màu (Canon Pixma, Epson EcoTank) | Tráng phủ bắt mực nước, màu sắc tươi sáng, tương phản sâu |
| Profile công ty, báo cáo thường niên cao cấp | Giấy Couche Matt hoặc giấy mỹ thuật nhẹ | Chọn theo ấn phẩm (A4) | Máy in laser màu, máy in offset chuyên dụng | Tráng phủ cao lanh mịn, không lóa mắt dưới ánh đèn |
| Bìa hồ sơ, luận văn tốt nghiệp, tập tài liệu | Giấy bìa màu trơn, bìa Thái PGrand | 160gsm đến 180gsm (A4, A3) | Máy in laser (nạp khe tay), máy in phun | Chất giấy đanh cứng, bề mặt phẳng, chống cong gập mép |
| Tem nhãn dán hàng hóa, mã vạch quản lý kho | Giấy decal A4 (đế vàng, đế xanh bế demi) | Mặt giấy tiêu chuẩn A4 | Máy in laser văn phòng, máy in phun | 3 lớp (mặt giấy, keo acrylic, đế silicon trơn chống bám) |
| Hóa đơn bán lẻ, bill thu ngân quán ăn, siêu thị | Giấy in nhiệt (Thermal Paper) | Cuộn K57 (POS) hoặc K80 (để bàn) | Máy in nhiệt trực tiếp (không dùng mực) | Phủ lớp cảm nhiệt đổi màu đen khi tiếp xúc nhiệt độ đầu in |
| Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng nhiều liên | Giấy in liên tục nhiều liên (Carbonless) | Khổ A4, A5 chia đôi (1–6 liên) | Máy in kim (như Epson LQ-310) | Đục lỗ hai biên, tự nhân bản chữ ký khi đầu kim tác động lực |
Những lưu ý quan trọng khi thiết lập máy in để tránh kẹt giấy
Sau khi đã chọn đúng loại giấy, thao tác nạp giấy và cài đặt trình điều khiển (driver) trên máy tính sẽ quyết định đến độ ổn định của quá trình in ấn:
- Chọn đúng Media Type trong phần mềm: Khi in giấy dày hoặc decal trên máy laser, bạn phải chọn mục Heavy Paper (hoặc Labels trên máy HP) trong phần thiết lập máy in. Máy in sẽ giảm tốc độ xoay trục và gia nhiệt sấy lâu hơn để hạt mực bám chắc vào bề mặt dày.
- Tơi tệp giấy trước khi đặt vào khay: Dùng tay uốn cong nhẹ và quạt đều mép tập giấy (fanning) để không khí lọt vào giữa các tờ, xả điện tích tĩnh và hơi ẩm tích tụ, hạn chế tối đa hiện tượng cuốn giấy dính đôi. Nếu giấy bị ẩm do bảo quản ngoài không khí, bạn nên áp dụng cách xử lý giấy in bị cong vênh trước khi nạp vào máy. Ngoài ra, việc tham khảo kinh nghiệm chọn giấy in văn phòng cũng giúp bạn lựa chọn đúng định lượng theo mùa thời tiết.
- Điều chỉnh thanh gạt canh lề vừa khít: Hai thanh kẹp màu xanh hoặc đen trong khay giấy phải được ép sát vừa chạm vào hai cạnh của tập giấy. Nếu lỏng quá, giấy sẽ bị kéo lệch gây méo văn bản; nếu kẹp quá chặt, giấy sẽ bị cong vồng ở giữa và kẹt ngay đầu trục cuốn.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Tư Vấn Đúng Loại Giấy Cho Từng Nhu Cầu In Ấn Văn Phòng
Văn phòng phẩm Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các dòng giấy in văn phòng, giấy bìa màu, giấy in liên tục và giấy in nhiệt chất lượng cao. Đội ngũ chuyên môn luôn sẵn sàng giải đáp kỹ thuật, giúp bạn chọn đúng định lượng và kích thước cho từng thiết bị in ấn.
Câu hỏi thường gặp về cách chọn giấy in
Chế độ Plain Paper L trên máy in khác gì với chế độ Plain Paper thông thường?
Trong driver Canon, Plain Paper là chế độ mặc định cho giấy thường. Plain Paper L là chế độ Canon khuyên chọn khi giấy bị cong quăn nhiều lúc in ở chế độ Plain Paper; một số dòng máy cũng dùng Plain Paper L cho giấy mỏng 60–63 g/m². Nói gọn: bản in ra bị quăn mép thì chuyển sang Plain Paper L rồi in lại.
Có thể cho giấy in ảnh bóng (Glossy) vào máy in laser văn phòng để in không?
Không nên. Giấy in ảnh bóng thông thường có lớp phủ tráng màng nhựa dành riêng để hút mực nước của máy in phun. Cụm sấy rất nóng của máy in laser sẽ làm chảy lớp màng bóng này, khiến giấy dính chặt vào trục sấy gây kẹt máy và làm hỏng hóc nghiêm trọng linh kiện máy in.
In hồ sơ năng lực (profile) công ty nên chọn giấy Couche Matt hay giấy Ford 80gsm?
Để ấn phẩm thể hiện sự trang trọng và nâng tầm thương hiệu, giấy Couche Matt là lựa chọn phù hợp nhờ bề mặt láng mịn, bắt mực chuẩn xác, màu sắc sang trọng và không bị lóa sáng dưới đèn. Giấy Ford 80gsm chỉ thích hợp làm các phụ lục văn bản đính kèm hoặc tài liệu dự thảo nội bộ.
Máy in laser Canon LBP 2900 có in được giấy bìa dày 160gsm không?
Không. Theo hướng dẫn của Canon, LBP 2900 chỉ nhận giấy tới 128 g/m² ở chế độ Heavy Paper, và khe nạp tay chỉ nhận đúng 1 tờ mỗi lượt. Giấy bìa 160gsm vượt quá mức này nên dễ kẹt và hại cụm sấy. Muốn in bìa 160gsm, hãy dùng máy nhận được định lượng cao hơn như Brother HL-L2366DW (khe nạp tay tới 163 g/m²) hoặc HP LaserJet Pro M404dn (khay Tray 1 tới 200 g/m²), hoặc chọn bìa mỏng hơn trong ngưỡng của máy.
Giấy in bill K57 và K80 có thể dùng thay thế cho nhau trên cùng một máy in không?
Không thể thay thế lẫn nhau nếu máy không hỗ trợ vách ngăn. K57 có chiều rộng khổ giấy là 57mm đến 58mm dành riêng cho máy POS nhỏ, trong khi K80 có bề rộng 80mm cho máy in thu ngân để bàn. Máy in khổ K57 không thể nhét vừa cuộn giấy K80, còn máy in K80 nếu không có thanh nẹp chia khay chuyên dụng sẽ khiến cuộn giấy K57 bị xô lệch khi kéo qua đầu in nhiệt.
