Định lượng giấy (GSM) quyết định trực tiếp độ dày, độ cản quang và độ bền của trang in. Các dòng giấy mỏng 55–60gsm dùng cho giấy in kim liên tục; giấy 70gsm là chuẩn phổ biến cho văn bản nội bộ và photocopy; giấy 80gsm dày đanh chống thấu mực dùng in hợp đồng hai mặt; trong khi các mức 100–120gsm và 160–180gsm dùng cho brochure hoặc giấy bìa cứng. Chọn đúng định lượng giúp bản in sắc nét và hạn chế kẹt giấy trên từng dòng máy in.
Trong hoạt động văn phòng hằng ngày, nhiều đơn vị thường chỉ mua một loại giấy in duy nhất cho mọi thiết bị mà ít khi để ý đến định lượng ghi trên vỏ ram. Thói quen này dễ dẫn đến những sự cố phiền toái như bản in hai mặt bị thấu chữ nhìn lem nhem, giấy quá mỏng bị kẹt cuốn nhiều tờ vào trục cao su, hoặc giấy quá cứng làm kẹt hộp sấy máy in laser để bàn.
Hiểu rõ đặc tính của từng dải định lượng và mục đích sử dụng thực tế sẽ giúp bạn chuẩn hóa vật tư in ấn, tiết kiệm chi phí vận hành và giữ cho các văn bản quan trọng luôn phẳng phiu, chuyên nghiệp.
- Định lượng giấy in (GSM) là gì và ảnh hưởng thế nào đến bản in?
- Bảng so sánh chi tiết các loại giấy in theo định lượng phổ biến
- Nên chọn định lượng giấy in nào theo từng mục đích công việc?
- Văn bản hành chính và tài liệu lưu hành nội bộ
- Hợp đồng kinh tế và hồ sơ lưu trữ dài hạn
- Tài liệu thuyết trình, catalogue và bìa cứng hồ sơ
- Cách chọn loại giấy tương thích với từng dòng máy in để tránh kẹt giấy?
Định lượng giấy in (GSM) là gì và ảnh hưởng thế nào đến bản in?
Định lượng giấy là thông số kỹ thuật căn bản được in nổi bật trên bao bì của mọi thương hiệu giấy. Thuật ngữ quốc tế ký hiệu là GSM (Grams per Square Meter), biểu thị trọng lượng tính bằng gram của một mét vuông giấy thành phẩm.
Chỉ số GSM quyết định trực tiếp đến ba đặc tính vật lý quan trọng của tờ giấy trong quá trình in ấn:
- Độ dày cơ học của tờ giấy: Định lượng càng cao thì lượng sợi trên cùng diện tích càng nhiều nên giấy càng dày. Theo quy cách giấy Excel trên trang sản phẩm, ram 500 tờ 70gsm dày khoảng 5 cm (mỗi tờ khoảng 0,1 mm), ram 80gsm khoảng 5,3 cm. Bạn có thể tự kiểm tra sự chênh lệch này thông qua bài hướng dẫn về cách đo độ dày giấy A4 tại nhà bằng panme hoặc thước kẹp cơ khí.
- Độ đục cản quang (Opacity): Đây là khả năng ngăn ánh sáng xuyên qua bề mặt giấy. Giấy càng đục thì in hai mặt càng ít lộ bóng chữ sang mặt sau. Giấy định lượng thấp thường kém đục, hợp in một mặt hơn.
- Độ đanh và độ cứng cáp (Stiffness): Giấy có định lượng cao sẽ giữ được nếp phẳng tốt hơn, không bị uốn cong hay nhăn mép khi đi qua lô sấy nóng của máy in laser. Để hiểu sâu hơn về các chỉ số cơ lý như độ nhẵn Bekk hay liên kết hydro giữa các thớ sợi, bạn có thể tham khảo bài viết thuật ngữ chuyên ngành về giấy in trên trang kiến thức Phúc Thịnh.
Bảng so sánh chi tiết các loại giấy in theo định lượng phổ biến
Trên thị trường vật tư văn phòng hiện nay, các dải định lượng giấy được phân định rõ ràng để phục vụ từng loại máy móc và nhóm công việc cụ thể:
| Định lượng (GSM) | Độ dày tham khảo | Đặc tính bề mặt | Dòng máy in tương thích | Ứng dụng thực tế |
|---|---|---|---|---|
| 55 – 60 GSM | Mỏng hơn giấy photocopy | Giấy mỏng, nhẹ, thấm mực nhanh | Máy in kim (như Epson LQ-310), máy in hóa đơn | In biểu mẫu liên tục nhiều liên, phiếu thu chi, hóa đơn giao hàng |
| 70 GSM | Ram 500 tờ khoảng 5 cm | Mịn, in hai mặt hơi thấy chữ | Máy in laser văn phòng, máy photocopy để bàn | In văn bản lưu hành nội bộ, nháp báo cáo, tài liệu học tập hằng ngày |
| 80 GSM | Ram 500 tờ khoảng 5,3 cm | Đanh chắc, đục hơn 70gsm | Máy in laser đảo mặt, máy in phun văn phòng | In hợp đồng kinh tế, hồ sơ thầu, chứng từ kế toán lưu trữ lâu năm |
| 100 – 120 GSM | Dày hơn rõ khi cầm | Láng mịn, bề mặt ép nén chặt | Máy in laser màu, máy in phun màu để bàn | Brochure thuyết trình, báo cáo thường niên, tài liệu giới thiệu sản phẩm |
| 160 – 180 GSM | Cứng như bìa mỏng | Cứng như bìa mỏng, chịu lực giằng xé | Khe nạp tay máy laser (Heavy Paper), máy in phun | Làm bìa tài liệu, thiệp mời, chứng chỉ, bằng khen, bìa hồ sơ lưu trữ |
| 200 – 300 GSM | Giấy 300gsm dày khoảng 0,3 mm (giấy Roki) | Rất dày, có lớp tráng phủ bóng hoặc mờ | Máy in phun màu chuyên dụng qua khay nạp sau | In ảnh kỹ thuật số, postcard quảng cáo, bìa sổ tay đóng gáy lò xo |
Mỗi máy nhận một dải định lượng riêng, phải tra đúng dòng máy. Canon LBP 2900 nhận tối đa 128 g/m² (Heavy Paper), kể cả qua khe nạp tay 1 tờ. Canon LBP 6030 nhận 60–163 g/m² qua khay đa năng. Khe nạp tay Brother HL-L2366DW nhận 60–163 g/m², còn khay Tray 1 của HP LaserJet Pro M404dn nhận tới 200 g/m². Nạp giấy dày hơn mức máy nhận dễ gây kẹt giấy trong cụm sấy.
Nên chọn định lượng giấy in nào theo từng mục đích công việc?
Việc lựa chọn giấy in đúng mục đích không chỉ bảo đảm tính thẩm mỹ của hồ sơ mà còn tối ưu hóa ngân sách vật tư của doanh nghiệp.
Văn bản hành chính và tài liệu lưu hành nội bộ
Đối với các nhu cầu in ấn thường nhật như thông báo nội bộ, biên bản họp, phiếu đề xuất hay tài liệu photo tham khảo, giấy định lượng 70gsm là phương án tối ưu. Định lượng này giúp máy in cuốn giấy nhẹ nhàng, ít tạo bụi giấy trên trục kéo và có trọng lượng nhẹ giúp giảm chi phí lưu kho khi đóng tập số lượng lớn. Bạn có thể tham khảo bài viết so sánh giấy 70gsm và 80gsm cho văn phòng để cân nhắc ngân sách mua sắm hằng tháng cho doanh nghiệp.
Hợp đồng kinh tế và hồ sơ lưu trữ dài hạn
Khi in ấn văn bản gửi đối tác ký kết, hợp đồng mua bán hoặc hồ sơ thầu, nên dùng giấy định lượng 80gsm. Giấy 80gsm mang lại cảm giác đanh chắc khi cầm trên tay, tạo độ tin cậy và trang trọng cho bộ tài liệu. Đặc biệt, độ đục quang học cao cho phép in văn bản hai mặt sắc nét mà không bị lộ các dòng chữ từ mặt bên kia làm rối mắt người đọc.
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Luật không quy định loại giấy, nhưng giấy 80gsm dày hơn giúp mép đục lỗ xỏ còng ít rách qua nhiều năm cất giữ.
Tài liệu thuyết trình, catalogue và bìa cứng hồ sơ
Với các bộ hồ sơ năng lực công ty, catalogue giới thiệu dịch vụ hoặc tài liệu phát cho khách hàng trong các buổi hội thảo, bạn nên chuyển sang dải định lượng 100gsm đến 120gsm. Lớp giấy dày dặn giúp mực in laser màu bám sâu, bề mặt phẳng mịn làm nổi bật các biểu đồ và hình ảnh minh họa. Ngoài ra, việc tìm hiểu thêm về ý nghĩa độ trắng của giấy in sẽ giúp bạn phối hợp hài hòa giữa độ dày và độ tương phản quang học để bản in có màu sắc rực rỡ nhất.
Đối với bìa ngoài của tập tài liệu, việc dùng giấy bìa màu hoặc giấy ford dày định lượng 160gsm (như dòng giấy bìa màu Thái PGrand) sẽ bảo vệ các trang ruột bên trong không bị nhàu nát hay quăn góc trong suốt quá trình sử dụng.
Cách chọn loại giấy tương thích với từng dòng máy in để tránh kẹt giấy?
Mỗi thiết bị in ấn đều có thông số kỹ thuật giới hạn về độ dày vật liệu nạp vào. Sử dụng sai định lượng là nguyên nhân phổ biến khiến máy in bị dừng đột ngột hoặc rách giấy giữa chừng.
Để máy vận hành ổn định và kéo dài tuổi thọ cụm cuốn giấy, bạn cần chú ý các nguyên tắc thiết lập sau:
- Máy in laser đơn năng (Canon LBP 2900, Canon LBP 6030): Khi in giấy thường 70gsm hoặc 80gsm, để chế độ Plain Paper trong driver. Giấy dày hơn thì chỉnh Media Type sang Heavy Paper (Heavy Paper 1 là 106–128 g/m², Heavy Paper 2 là 129–163 g/m²) để cụm sấy đủ nhiệt làm chảy mực. Canon LBP 2900 chỉ nhận tới 128 g/m² và khe nạp tay chỉ nhận đúng 1 tờ mỗi lượt; LBP 6030 nhận tới 163 g/m² qua khay đa năng.
- Máy in laser hai mặt tốc độ cao (Brother HL-L2366DW, HP LaserJet Pro M404dn): Khay gầm chính của máy thích hợp nhất với giấy 70gsm và 80gsm. Khi in giấy bìa hoặc giấy dày trên Brother HL-L2366DW, hãy nạp qua khe nạp tay và mở nắp thoát giấy ngửa mặt phía sau để giấy đi thẳng ra ngoài, hạn chế tình trạng giấy bị uốn cong qua trục cuộn. Với dòng HP LaserJet Pro M404dn, khay đa năng Tray 1 có thể nhận giấy từ 60gsm đến 200gsm.
- Máy in phun màu để bàn (Epson EcoTank L3210, Canon Pixma G2020): Thiết kế khay nạp đứng phía sau (Rear Tray) cho phép đường đi của giấy thẳng hơn máy laser, có thể nhận giấy thường từ 64gsm đến giấy ảnh dày 275gsm hoặc 300gsm. Tuy nhiên, trên dòng máy in ảnh như Epson L8050, khay nạp sau chứa được 100 tờ giấy thường nhưng chỉ nên xếp tối đa 20 tờ đối với giấy in ảnh chuyên dụng để tránh bánh xe cuốn bị trượt.
Bên cạnh việc chọn đúng định lượng, độ ẩm môi trường cũng là tác nhân khiến các thớ giấy bị biến dạng. Bạn có thể tham khảo bài viết về cách xử lý giấy in bị cong vênh để biết cách bảo quản giấy luôn khô ráo và không bị ẩm mốc.
Để tìm kiếm đầy đủ các quy cách giấy in văn phòng chính hãng từ khổ A4, A3 đến giấy liên tục với đa dạng định lượng, bạn có thể tham khảo danh mục giấy in do Phúc Thịnh phân phối.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ P.T Phúc Thịnh chuyên cung cấp các dòng giấy in văn phòng chính hãng, đầy đủ định lượng từ 70gsm đến 180gsm phục vụ mọi thiết bị máy in laser, máy in phun và photocopy.
Giấy in 70gsm và 80gsm khác nhau như thế nào khi sử dụng thực tế?
Sự khác biệt rõ nhất giữa hai loại giấy nằm ở độ dày và độ đục cản quang. Ram 500 tờ 80gsm dày hơn ram 70gsm vài milimét, tạo cảm giác đanh cứng hơn và cản quang tốt hơn. Nhờ đó, giấy 80gsm in được hai mặt đảo chiều mà không bị lộ chữ sang trang sau, thích hợp cho hợp đồng và báo cáo quan trọng. Giấy 70gsm mỏng hơn, tiết kiệm chi phí và phù hợp cho in nháp, tài liệu nội bộ.
Máy in laser để bàn thông thường có in được giấy bìa 160gsm không?
Tùy máy. Canon LBP 2900 không in được (tối đa 128 g/m²); Brother HL-L2366DW in được qua khe nạp tay (tới 163 g/m²); HP LaserJet Pro M404dn in được qua Tray 1 (tới 200 g/m²). Máy nhận được thì nạp từng tờ qua khe nạp tay và cài chế độ Heavy Paper trong driver. Bạn không nên để cả xấp giấy 160gsm vào khay giấy chính vì độ dày lớn sẽ khiến hệ thống bánh xe cao su không kéo được giấy hoặc gây kẹt trong đường dẫn cong.
Định lượng GSM có quyết định hoàn toàn độ dày của trang giấy không?
Định lượng GSM là trọng lượng tính theo diện tích, phần lớn tỷ lệ thuận với độ dày nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Độ dày thực tế còn phụ thuộc vào công nghệ ép nén sợi bột gỗ và tỷ lệ chất độn khoáng canxi cacbonat trong quá trình sản xuất. Hai loại giấy có cùng định lượng 70gsm của hai hãng khác nhau vẫn có thể chênh lệch độ dày nhẹ do mức độ nén láng bề mặt khác nhau.
In tài liệu hai mặt nên chọn giấy định lượng bao nhiêu để không bị thấu mực?
Để in hai mặt văn bản sắc nét và không bị thấu bóng chữ sang mặt sau, bạn nên ưu tiên sử dụng giấy định lượng từ 80gsm trở lên. Lớp giấy dày dặn cùng độ đục cản quang cao sẽ ngăn các tia mực laser hoặc giọt mực in phun thấm ngược qua bề mặt, giúp trang tài liệu dễ đọc và phẳng phiu.
Giấy in màu trên máy in phun nên chọn định lượng nào để màu tươi và không nhăn?
Với máy in phun màu sử dụng mực lỏng, các tài liệu có độ phủ màu cao như hình ảnh hoặc brochure nên dùng giấy dày từ 100gsm trở lên hoặc giấy chuyên cho in phun. Lớp bột giấy dày giúp hấp thụ lượng dung môi mực lớn mà không làm giấy bị sũng nước, gợn sóng hoặc nhăn nhúm bề mặt như khi dùng giấy photocopy 70gsm thông thường.
