Trong công việc văn phòng hàng ngày, việc bảo quản hợp đồng, chứng từ kế toán và hóa đơn luôn đòi hỏi sự cẩn thận để tránh thất lạc hay nhàu rách. Tuy nhiên, khi cần tìm mua vật dụng bảo quản giấy tờ, rất nhiều người băn khoăn không biết chính xác túi đựng hồ sơ hay tài liệu có tên gọi chuẩn là gì để đặt hàng đúng loại mong muốn.
- Túi đựng tài liệu gọi là gì? Thuật ngữ và tên gọi phổ biến
- 5 loại túi đựng hồ sơ tài liệu phổ biến gồm những loại nào?
- 1. Túi bìa nút bấm nhựa PP (Clear Bag)
- 2. Bìa túi 12 ngăn hình nan quạt (Expanding File)
- 3. Bìa đựng hồ sơ nhiều lá (Presentation Folder)
- 4. Túi đựng hồ sơ giấy kraft (Bao hồ sơ xin việc)
- 5. Bìa lá và bìa lỗ bảo quản tài liệu rời
- Kích thước, sức chứa và giá túi đựng hồ sơ tại Phúc Thịnh ra sao?
- Nên chọn túi đựng hồ sơ như thế nào cho từng công việc văn phòng?
Túi đựng tài liệu gọi là gì? Thuật ngữ và tên gọi phổ biến
Trong giao tiếp thông thường, người dùng thường gọi chung là túi đựng tài liệu, tập đựng hồ sơ, bịch nhựa đựng giấy tờ hoặc cặp đựng hồ sơ. Trong ngành văn phòng phẩm chuyên nghiệp, mỗi kiểu dáng túi sẽ có một tên gọi chuyên môn riêng biệt tương ứng với cơ chế đóng mở và khả năng lưu trữ:
- Bìa nút (Clear Bag): Dạng túi nhựa PP có nắp đậy gập và cố định bằng một hoặc hai nút bấm nhựa tròn ở chính giữa.
- Bìa túi 12 ngăn (Expanding File): Dạng túi hộp có cấu trúc xếp nếp nan quạt đàn hồi bên trong, chia thành nhiều ngăn có dán nhãn phân tầng.
- Bìa đựng hồ sơ nhiều lá (Presentation Folder / Display Book): Dạng cuốn sổ bìa nhựa cứng, bên trong gắn sẵn các màng nilon trong suốt để lồng giấy tờ hai mặt.
- Túi hồ sơ kraft (Document Envelope): Túi giấy xi măng màu vàng hoặc nâu xi măng, thường dùng đựng hồ sơ xin việc, hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu chuyển phát nhanh.
- Bìa lá và bìa lỗ (Sheet Protector): Dạng màng nhựa trong suốt bọc mỏng từng văn bản rời, trong đó bìa lỗ có đường đục lỗ sẵn ở gáy để gắn vào còng sắt.
Việc hiểu rõ từng tên gọi không chỉ giúp bạn dễ dàng trao đổi với nhân viên cấp phát văn phòng phẩm mà còn giúp chọn đúng sản phẩm phù hợp cho từng mục đích lưu trữ cụ thể của doanh nghiệp.
5 loại túi đựng hồ sơ tài liệu phổ biến gồm những loại nào?
Mỗi dòng túi đựng giấy tờ đều sở hữu đặc tính vật liệu và sức chứa riêng biệt. Dưới đây là 5 phân loại phổ biến nhất tại các phòng ban doanh nghiệp hiện nay.
1. Túi bìa nút bấm nhựa PP (Clear Bag)
Bìa nút là mẫu túi đựng giấy tờ quốc dân xuất hiện trên hầu hết bàn làm việc. Sản phẩm được sản xuất từ chất liệu nhựa polypropylene (PP) dẻo dai, bề mặt có đường vân sọc nhẹ hoặc trơn bóng, mang lại khả năng chống thấm nước và bụi bẩn rất tốt cho tài liệu bên trong.
Về kích thước, bìa nút được thiết kế với các kích cỡ chính gồm A4 và F4. Dòng khổ A4 có kích thước tiêu chuẩn 23 × 33 cm, vừa vặn cho các xấp tài liệu in văn phòng thông thường. Khổ F4 rộng hơn với kích thước 26 × 36 cm, rất thích hợp khi bạn cần bảo quản những tập hồ sơ dài hoặc lồng thêm bìa lá bên ngoài. Sức chứa lý tưởng của bìa nút là khoảng 30 tờ giấy in nhằm đảm bảo nút bấm không bị bung nứt khi gài.
Để hiểu rõ hơn sự khác biệt kích thước giữa các hãng sản xuất và cách chọn khổ giấy tối ưu, bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn về bìa nút Myclear phân biệt khổ A4 A5 F4 chi tiết cho người dùng văn phòng.
2. Bìa túi 12 ngăn hình nan quạt (Expanding File)
Đối với bộ phận kế toán, nhân sự hoặc thủ quỹ thường xuyên phải quản lý hóa đơn chứng từ theo từng mốc thời gian, bìa túi 12 ngăn là giải pháp phân loại cực kỳ tiện lợi. Thiết kế bên trong của túi mở rộng dạng nan quạt đàn hồi, tạo ra 12 khoang chứa riêng biệt tương ứng với 12 tháng trong năm hoặc các danh mục tài chính khác nhau.
Mỗi ngăn chứa đều tích hợp tai nhãn gài chỉ mục có màu sắc bắt mắt, cho phép người dùng viết chú thích tên danh mục hoặc số tháng rõ ràng. Nhờ phần đáy và hông có khả năng co giãn linh hoạt, bìa túi 12 ngăn có thể chứa từ 150 đến 300 tờ giấy mà vẫn giữ được phom dáng vuông vắn. Túi thường được trang bị nắp gập kèm dây thun cài co giãn hoặc quai cặp xách tay chắc chắn, thuận tiện khi mang tài liệu đi công tác.
3. Bìa đựng hồ sơ nhiều lá (Presentation Folder)
Bìa đựng hồ sơ nhiều lá (còn gọi là bìa nhiều lá hay display book) là sản phẩm chuyên dụng cho các buổi thuyết trình, giới thiệu hồ sơ năng lực công ty hoặc lưu trữ hợp đồng nguyên bản. Phần vỏ ngoài làm bằng nhựa PP cứng cáp, gáy bìa ép nhiệt phẳng phiu và có khe luồn nhãn ghi chú tiêu đề tài liệu.
Điểm nổi bật của dòng bìa này là các màng lá nilon trong suốt bên trong được may ép cố định vào gáy với số lượng đa dạng từ 20, 40, 60, 80 đến 100 lá. Người dùng chỉ cần lồng các trang văn bản vào từng lá mà không phải dùng máy đục lỗ làm rách mép giấy. Mỗi lá nilon trong suốt có thể lồng hai mặt giấy quay lưng vào nhau, giúp việc lật giở đọc tài liệu diễn ra mượt mà như đọc một cuốn tài liệu mẫu.
Khi hồ sơ doanh nghiệp phát triển dày đặc và cần phối hợp nhiều phương án lưu trữ chuyên sâu hơn trên giá kệ, bạn có thể tham khảo danh sách top 7 loại bìa đựng tài liệu văn phòng để xây dựng hệ thống lưu trữ đồng bộ.
4. Túi đựng hồ sơ giấy kraft (Bao hồ sơ xin việc)
Túi hồ sơ giấy kraft được làm từ bột gỗ tái sinh tự nhiên với màu nâu hoặc vàng xi măng đặc trưng. Bề mặt giấy có độ dai tốt, thân thiện với môi trường và có thể in ấn bảng thông tin cá nhân, danh mục tài liệu nộp kèm ở mặt trước.
Mẫu túi này được sử dụng phổ biến nhất để làm túi đựng hồ sơ xin việc, túi nộp hồ sơ công chứng nhà đất, hoặc hồ sơ thầu dự án. Miệng túi thường có nắp gập kèm dây chỉ quấn quanh hai nút tròn bằng cùi giấy cứng, giúp cố định tài liệu kín đáo mà không làm nhăn góc giấy khi di chuyển.
5. Bìa lá và bìa lỗ bảo quản tài liệu rời
Bìa lá là màng nhựa mỏng trong suốt cắt hình chữ L, hở ở cạnh trên và cạnh phải giúp thao tác đưa giấy tờ vào lấy ra cực kỳ nhanh chóng. Mỗi chiếc bìa lá chỉ nên chứa từ 1 đến 5 tờ giấy mỏng để tránh làm nứt đường hàn nhiệt ở cạnh trái. Bạn có thể tham khảo bài phân tích về bìa lá phân biệt kích thước và độ dày để nắm rõ quy cách 0,15mm và 0,2mm thực tế.
Trong khi đó, bìa lỗ (bìa lá lỗ) có thêm một dải biên nhựa đục sẵn nhiều lỗ tròn dọc theo cạnh trái. Dải lỗ này tương thích hoàn toàn với các cơ cấu còng bật của bìa còng văn phòng, cho phép kẹp chung hàng trăm trang tài liệu vào một tập lưu trữ lớn mà vẫn bảo vệ từng mặt giấy không bị bám bụi hay ố vàng.
Kích thước, sức chứa và giá túi đựng hồ sơ tại Phúc Thịnh ra sao?
Nhằm giúp bạn dễ dàng so sánh và dự trù ngân sách văn phòng phẩm chính xác, Phúc Thịnh tổng hợp thông số kỹ thuật và mức giá tham khảo của các dòng túi đựng hồ sơ phổ biến trong bảng dưới đây:
| Loại túi đựng hồ sơ | Kích thước tiêu chuẩn | Sức chứa khuyến nghị | Đặc tính nổi bật | Giá niêm yết tại Phúc Thịnh |
|---|---|---|---|---|
| Bìa lá trắng VC A4 | 23 × 33 cm | 1 đến 5 tờ | Màng nhựa PP trong suốt mỏng nhẹ, mở góc chữ L thao tác nhanh | 1.800₫ / cái |
| Bìa nút bấm VC A4 | 23 × 33 cm | Khoảng 30 tờ | Nhựa PP dẻo chống nước, nút bấm nhựa tròn bấm mở êm ái | 2.900₫ / cái |
| Bìa nút bấm VC F4 | 26 × 36 cm | Khoảng 30 tờ | Khổ rộng chứa thoải mái tài liệu dài và lồng thêm bìa lá | 3.000₫ / cái |
| Bìa túi 12 ngăn quai cặp | Khổ A4 tiêu chuẩn | 150 đến 300 tờ | 12 ngăn nan quạt phân tầng màu sắc, quai xách chắc chắn | 37.000₫ / cái |
| Bìa nhiều lá Double A (20 lá) | Khổ A4 tiêu chuẩn | 40 trang (lồng 2 mặt) | Bìa nhựa cứng cáp, màng lá nilon trong suốt không dính mực in | 34.000₫ / cuốn |
| Bìa nhiều lá Deli (80 lá) | Khổ A4 tiêu chuẩn | 160 trang (lồng 2 mặt) | Gáy ép nhiệt kiên cố, chứa khối lượng tài liệu dự án lớn | 100.000₫ / cuốn |
| Bìa hộp si F4 gáy 7cm | 26 × 36 cm | Khoảng 500 tờ | Khung cứng bọc simili cao cấp, khóa bấm kim loại kín bụi | 28.000₫ / cái |
Đối với các kho chứng từ cần lưu trữ dài hạn theo từng năm tài chính, bên cạnh các dòng túi xách tay linh hoạt thì việc trang bị hộp đựng hồ sơ A4 lưu trữ văn phòng sẽ giúp bảo quản giấy tờ gọn gàng và tránh ẩm mốc hiệu quả.
Bìa hồ sơ
Xem tất cả 28 sản phẩm
Nên chọn túi đựng hồ sơ như thế nào cho từng công việc văn phòng?
Tùy theo tần suất sử dụng và tính chất công việc của từng phòng ban, việc lựa chọn đúng loại túi đựng tài liệu sẽ tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và nâng cao tính chuyên nghiệp:
- Hồ sơ xin việc và phỏng vấn nhân sự: Nên chuẩn bị một bộ túi hồ sơ kraft ghi đầy đủ thông tin ứng viên ở bìa ngoài, kết hợp một chiếc bìa nút A4 trong suốt đựng bên trong để giấy tờ luôn phẳng phiu và không bị gập mép.
- Chứng từ kế toán và hóa đơn bán lẻ: Sử dụng bìa túi 12 ngăn để phân chia hóa đơn đầu vào, đầu ra theo 12 tháng. Khi kết thúc năm tài chính, chuyển toàn bộ chứng từ sang đóng bìa còng hoặc bìa hộp si để cất kho.
- Hồ sơ giới thiệu dự án gửi khách hàng: Sử dụng bìa nhiều lá loại 20 đến 40 lá có bìa ngoài trang nhã, lồng bản in màu các trang thiết kế hoặc báo giá để đối tác dễ dàng xem qua khi họp.
- Hồ sơ trình ký ban giám đốc: Sử dụng bìa kẹp hoặc bìa lá trong suốt để cấp trên dễ dàng xem xét nội dung và ký duyệt nhanh chóng.
Chất liệu nhựa PP của các loại túi đựng hồ sơ rất bền và chống ẩm tốt, tuy nhiên bạn không nên để túi tiếp xúc gần nguồn nhiệt cao như mặt sau máy photocopy, máy ép nhiệt hoặc ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp. Nhiệt độ cao trong thời gian dài có thể làm cong vênh lớp bìa ngoài và làm giòn các đường hàn nhiệt ở mép túi.
Phúc Thịnh chuyên phân phối sỉ lẻ đầy đủ các dòng bìa nút, bìa túi 12 ngăn, bìa nhiều lá và văn phòng phẩm chất lượng cao từ các thương hiệu uy tín Plus, Deli, Double A, VC. Quý khách vui lòng liên hệ hotline 0902.308.802 để được tư vấn kích thước chuẩn xác và nhận báo giá ưu đãi cạnh tranh.
Túi đựng hồ sơ tài liệu trong văn phòng thường được gọi là gì?
Trong môi trường văn phòng, túi đựng hồ sơ tài liệu thường được gọi bằng các tên cụ thể theo cấu tạo gồm bìa nút (clear bag), bìa túi 12 ngăn, bìa nhiều lá, túi hồ sơ kraft xin việc hoặc bìa lá trong suốt.
Bìa túi 12 ngăn có đựng vừa giấy F4 và bìa lá nhỏ không?
Các dòng bìa túi 12 ngăn tiêu chuẩn khổ A4 được thiết kế với kích thước phủ bì rộng rãi hơn tờ giấy in thông thường, do đó có thể đựng vừa vặn tài liệu khổ A4, bìa lá A4 mỏng và các loại hóa đơn chứng từ khổ nhỏ gọn gàng.
Túi đựng hồ sơ xin việc tiêu chuẩn gồm những giấy tờ gì và nên dùng loại nào?
Một bộ túi hồ sơ xin việc thường bao gồm sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, căn cước công dân và văn bằng chứng chỉ. Bạn nên sử dụng túi hồ sơ kraft có dây quấn bên ngoài và lồng một bìa nút A4 bảo vệ để hồ sơ không bị nhàu nát khi đi phỏng vấn.
Nên chọn bìa đựng hồ sơ nhiều lá hay bìa còng để lưu chứng từ?
Bìa nhiều lá phù hợp cho tài liệu trình bày dự án, hợp đồng mẫu hoặc hồ sơ năng lực cần lật giở đọc thường xuyên mà không muốn bấm lỗ giấy. Đối với chứng từ kế toán dày hàng trăm tờ cần lưu kho lâu năm, bạn nên sử dụng bìa còng để dễ dàng bổ sung trang mới.
Doanh nghiệp tại TP.HCM mua túi đựng hồ sơ giá sỉ ở đâu giao nhanh?
Văn phòng phẩm Phúc Thịnh cung cấp đầy đủ các mẫu túi đựng tài liệu và bìa hồ sơ giá sỉ trực tiếp từ nhà máy. Khách hàng tại TP.HCM và các khu vực lân cận được hỗ trợ giao hàng tận nơi nhanh chóng theo quy định vận chuyển của công ty.
