“Rổ đựng hồ sơ” trên bàn làm việc là vật dụng giữ những tập tài liệu đang cần dùng trong tầm tay, tách riêng hồ sơ mới đến, hồ sơ đang xử lý và hồ sơ đã xong để không bị lẫn hay thất lạc khi cần tìm gấp. Ngoài cửa hàng văn phòng phẩm, món này thường được gọi đúng tên là kệ rổ xéo (để dựng đứng bìa còng) hoặc khay đựng hồ sơ nhiều tầng (xếp phẳng từng loại giấy tờ theo tầng riêng), chất liệu phổ biến là nhựa hoặc kim loại tùy nhu cầu chịu lực.
Một bàn làm việc chất giấy tờ thành chồng rời rạc thường khiến người dùng mất vài phút chỉ để lục lại một tờ hóa đơn hay hợp đồng cần ký gấp. Không ít trường hợp hồ sơ quan trọng bị kẹp lẫn với giấy nháp, thậm chí thất lạc khi khối lượng công việc dồn lại. Một chiếc rổ hoặc khay đựng hồ sơ đặt cố định trên bàn là cách đơn giản để tách bạch từng nhóm tài liệu mà không cần mở tủ hồ sơ mỗi lần cần tra cứu.
- “Rổ đựng hồ sơ” trên thị trường thực chất là loại đồ dùng nào?
- Công dụng chính của rổ, khay đựng hồ sơ trên bàn làm việc là gì?
- Có mấy loại rổ, khay đựng hồ sơ phổ biến, khác nhau ở đâu?
- Kệ rổ xéo nhựa
- Khay nhiều tầng dạng trụ và dạng trượt
- Khay khung sắt lưới
- Khay mica trong suốt
- Kích thước rổ, khay đựng hồ sơ có vừa khổ A4, F4 và bìa còng không?
- Cách sắp xếp hồ sơ trong rổ, khay để tìm nhanh và không lẫn lộn
- Lỗi thường gặp khi dùng rổ, khay đựng hồ sơ và cách khắc phục
- Hồ sơ cũ và mới lẫn lộn trong cùng một tầng
- Tầng khay bị võng hoặc cong sau một thời gian dùng
- Không phân biệt được bìa nào nên dựng đứng, bìa nào nên xếp nằm
“Rổ đựng hồ sơ” trên thị trường thực chất là loại đồ dùng nào?
Tên gọi “rổ đựng hồ sơ” là cách gọi quen miệng của dân văn phòng, xuất phát từ hình dáng có thành hở, đáy dập lỗ thoáng khí gần giống một chiếc rổ nhựa. Trên thực tế, vật dụng này chia thành hai nhóm chính theo cách xếp tài liệu.
Nhóm thứ nhất là kệ rổ xéo: thân nhựa có mặt trước vát chéo hình tam giác, dùng để dựng đứng bìa còng và tập tài liệu dày, giống cách xếp sách trên giá. Nhóm thứ hai là khay đựng hồ sơ nhiều tầng: các tầng khay xếp chồng hoặc nối bằng trụ, dùng để đặt nằm từng loại giấy tờ theo tầng riêng biệt, gần với hình dung “khay” hơn là “rổ”. Chất liệu phổ biến nhất là nhựa PP hoặc PS đúc nguyên khối; ngoài ra còn có dòng khung sắt lưới sơn tĩnh điện cho nhu cầu chịu lực cao, và dòng nhựa mica trong suốt để nhìn xuyên qua thành khay.
Công dụng chính của rổ, khay đựng hồ sơ trên bàn làm việc là gì?
Công dụng cốt lõi không chỉ là “đựng cho gọn” mà là tách hồ sơ theo giai đoạn xử lý, để không phải mở từng tập giấy ra kiểm tra lại từ đầu mỗi khi cần tìm một việc cụ thể. Cách sắp xếp phổ biến nhất là chia theo ba giai đoạn: hồ sơ mới đến chưa xử lý, hồ sơ đang chờ duyệt hoặc chờ bổ sung, và hồ sơ đã xử lý xong chờ chuyển đi hoặc lưu trữ. Với khay nhiều tầng, mỗi giai đoạn có thể đặt riêng một tầng; với kệ rổ xéo nhiều ngăn, mỗi ngăn đảm nhiệm một nhóm.
Cách chia theo giai đoạn xử lý này được dùng phổ biến ở nhiều bộ phận với tên gọi tài liệu khác nhau: kế toán tách hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và phiếu thu chi theo tuần hoặc theo tháng; nhân sự tách hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động chờ ký và bảng chấm công; lễ tân tách các mẫu đơn, tài liệu giới thiệu và phiếu giao dịch của khách đến trong ngày. Với những hồ sơ cần lưu trữ lâu dài thay vì xử lý hàng ngày, dùng hộp đựng hồ sơ A4 có nắp đậy sẽ hợp hơn khay để hở, vì hộp chống bụi và xếp chồng lên nhau được khi cất vào tủ.
Có mấy loại rổ, khay đựng hồ sơ phổ biến, khác nhau ở đâu?
Bốn kiểu dưới đây khác nhau chủ yếu ở cách tài liệu được xếp (đứng hay nằm) và chất liệu chịu lực, không phải ở kiểu dáng bên ngoài.
Kệ rổ xéo nhựa
Thân nhựa PP, mặt trước vát chéo hình tam giác giúp nhìn thấy gáy tài liệu và rút ra mà không cần nhấc cả kệ, thành bên dập lỗ dạng tổ ong để thoát bụi và giảm trọng lượng. Có loại một ngăn và loại ba ngăn liền khối; loại liền khối đúc nguyên chiếc nên vững hơn kiểu ghép rời. Kệ rổ xéo phù hợp dựng đứng bìa còng, bìa file gáy dày, hoặc sổ tay công tác đặt cạnh đó cho tiện với tới, xem thêm cách chọn sổ tay, sổ lò xo hay sổ còng phù hợp từng cách ghi chép.
Khay nhiều tầng dạng trụ và dạng trượt
Khay dạng trụ nối các tầng bằng những ống trụ tròn cố định, chịu lực đè tốt khi xếp nhiều tập giấy dày; một số dòng cho tháo bớt hoặc lắp thêm tầng tùy nhu cầu thực tế. Khay dạng trượt xếp các tầng so le tiến lùi, giúp nhìn được nhãn tài liệu ở tầng dưới mà không cần rút tầng trên ra trước. Cả hai đều đặt tài liệu nằm phẳng theo từng tầng, hợp với giấy tờ rời, hóa đơn, phiếu thu chi hơn là bìa còng dày.
Khay khung sắt lưới
Khung thép dạng lưới mắt cáo, sơn tĩnh điện chống gỉ, các tầng có ray trượt kéo ra đẩy vào. Vì khung kim loại chịu lực uốn tốt hơn nhựa, dòng này hợp với bàn xử lý khối lượng chứng từ lớn trong thời gian dài mà không lo tầng khay bị võng. Đổi lại khối lượng và kích thước choán chỗ bàn nhiều hơn dòng nhựa cùng số tầng. Tham khảo thêm khay đựng hồ sơ sắt nếu bàn làm việc cần độ chắc chắn này.
Khay mica trong suốt
Cùng cách xếp dạng trụ hoặc dạng trượt như khay nhựa thường, nhưng chất liệu trong suốt màu khói cho phép nhìn xuyên qua thành khay để nhận diện tập tài liệu cần tìm mà không phải mở từng tầng ra xem. Điểm đánh đổi là giá thành nhỉnh hơn khay nhựa đục màu cùng cấu trúc. Xem thêm khay đựng hồ sơ mica trong suốt để hình dung rõ hơn kiểu dáng.
| Loại | Chất liệu | Cách xếp hồ sơ | Hợp dùng khi nào |
|---|---|---|---|
| Kệ rổ xéo | Nhựa PP, thành lưới tổ ong | Dựng đứng theo gáy, giống xếp sách | Bìa còng, bìa file gáy dày, bàn nhỏ hẹp |
| Khay dạng trụ | Nhựa PP hoặc PS | Nằm phẳng theo tầng, trụ cố định | Khối lượng giấy dày, cần chịu lực đè |
| Khay dạng trượt | Nhựa PP hoặc PS | Nằm phẳng theo tầng, so le tiến lùi | Cần nhìn nhãn nhanh, rút gọn thao tác |
| Khay khung sắt | Thép lưới sơn tĩnh điện | Nằm phẳng theo tầng, có ray trượt | Khối lượng chứng từ lớn, dùng lâu dài |
| Khay mica | Nhựa PS trong suốt | Nằm phẳng theo tầng, nhìn xuyên thành khay | Cần nhận diện tài liệu mà không mở tầng |
Kích thước rổ, khay đựng hồ sơ có vừa khổ A4, F4 và bìa còng không?
Phần lớn khay nhựa nhiều tầng có lòng khay khoảng 35,5 x 26 cm, rộng hơn hẳn khổ giấy A4 tiêu chuẩn (29,7 x 21 cm) nên đặt vừa cả giấy A4, giấy F4 và các loại bìa nút, bìa lá, bìa còng nhẫn mỏng mà không bị cấn gập mép. Chiều cao thành khay tăng dần theo số tầng, từ khoảng 11,5 cm ở bản hai tầng đến 24 cm ở bản bốn tầng đối với dòng nhựa đục màu, hoặc từ 5,5 cm đến 45 cm đối với dòng mica tùy số tầng chọn. Mỗi tầng chứa được khoảng 300 đến 500 tờ giấy A4, tương đương gần một ram giấy, mà khay vẫn giữ được độ phẳng.
Khay khung sắt ba tầng có kích thước tổng thể khoảng 29 cm chiều rộng, 35 cm chiều sâu và 25 cm chiều cao, phù hợp với các tập bìa còng dày cần chịu lực đè lớn hơn khả năng của khay nhựa. Với những trang bìa còng, bìa lá đặt dựng đứng trong kệ rổ xéo, chiều sâu ngăn kệ thường vừa các cuốn bìa gáy dày từ 5 đến 7 cm; xem thêm các loại bìa đựng tài liệu văn phòng thường gặp để chọn đúng loại bìa cho từng cỡ hồ sơ trước khi xếp vào khay.
Cách sắp xếp hồ sơ trong rổ, khay để tìm nhanh và không lẫn lộn
Sắp xếp đúng cách quan trọng hơn việc chọn đúng loại khay, vì một chiếc khay tốt vẫn trở nên lộn xộn nếu tài liệu bên trong không theo quy tắc nào. Bốn nguyên tắc dưới đây áp dụng được cho cả kệ rổ xéo lẫn khay nhiều tầng.
- Chia theo giai đoạn xử lý, không chia theo loại giấy tờ: tầng trên cùng hoặc ngăn gần tay nhất dành cho hồ sơ mới đến chưa xem, tầng giữa cho hồ sơ đang chờ xử lý, tầng dưới cho hồ sơ đã xong chờ chuyển đi. Xếp lẫn theo loại giấy tờ (tất cả hóa đơn một chỗ, tất cả hợp đồng một chỗ) khiến người dùng vẫn phải lục cả tầng để biết cái nào đã xử lý.
- Dán nhãn ngoài bìa hồ sơ, không dán lên thành khay: nhãn trên khay chỉ đúng khi nội dung bên trong không đổi, trong khi hồ sơ luân chuyển liên tục giữa các tầng. Dán tên và ngày trực tiếp lên gáy bìa hoặc kẹp giấy giúp nhãn di chuyển đúng theo hồ sơ.
- Với kệ rổ xéo: dán nhãn lên gáy bìa còng, quay mặt nhãn ra ngoài để đọc được ngay khi nhìn từ trên xuống.
- Với khay nhiều tầng: kẹp một tờ giấy nhỏ ghi tên nhóm hồ sơ ở mép trước mỗi tầng, dễ thay đổi khi nội dung tầng đó đổi.
- Không dồn một tầng quá đầy: xếp giấy vượt quá thành chắn của tầng khiến tài liệu tràn ra ngoài khi rút tầng bên dưới, đồng thời gây áp lực không đều lên đáy khay về lâu dài. Khi một tầng gần đầy, nên xử lý hoặc chuyển bớt tài liệu đã xong sang khay chịu lực cao hơn hoặc hộp lưu trữ riêng thay vì cố nhồi thêm.
- Xếp tầng dùng thường xuyên nhất ở vị trí dễ với tay: với khay nhiều tầng đặt trên bàn, tầng giữa ngang tầm mắt thường thuận tay hơn tầng đáy cùng; với kệ rổ xéo có nhiều ngăn, ngăn gần tay thuận nên dành cho nhóm hồ sơ mở ra đóng vào nhiều lần trong ngày.
Khay nhựa và mica nên tránh đặt sát cửa kính hướng nắng gắt chiếu trực tiếp nhiều giờ liên tục hoặc gần nguồn nhiệt như máy sưởi, vì nhựa có thể mềm hoặc biến dạng theo thời gian. Khay cũng nên đặt phẳng hẳn trên mặt bàn, không để cheo leo sát mép bàn nơi dễ bị va chạm gạt rơi khi thao tác lấy giấy tờ.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Lỗi thường gặp khi dùng rổ, khay đựng hồ sơ và cách khắc phục
Phần lớn các lỗi dưới đây không nằm ở chất lượng khay mà ở cách sắp xếp và vị trí đặt hàng ngày, nên khắc phục được mà không cần đổi khay khác.
Hồ sơ cũ và mới lẫn lộn trong cùng một tầng
Đây là hậu quả của việc xếp theo loại giấy tờ thay vì theo giai đoạn xử lý đã nói ở mục trên. Cách khắc phục nhanh nhất là dành riêng một ngăn hoặc tầng cố định chỉ cho hồ sơ đã xử lý xong, kiểm tra và dọn tầng này định kỳ mỗi cuối tuần thay vì để dồn cả tháng. Với hồ sơ cần phân theo nhiều mục nhỏ hơn ngay trong một tầng, có thể dùng bìa phân trang nhựa để chia file thành từng nhóm trước khi đặt vào khay.
Tầng khay bị võng hoặc cong sau một thời gian dùng
Thường do đặt liên tục các vật nặng không phải giấy tờ như sách bìa cứng dày hoặc vật dụng kim loại lên tầng trên cùng, hoặc do khối lượng giấy vượt quá khả năng chịu lực của chất liệu nhựa mỏng. Nếu bàn làm việc thường xuyên chứa khối lượng chứng từ lớn, nên chuyển sang dòng khung sắt chịu lực uốn tốt hơn thay vì tiếp tục dùng khay nhựa mỏng quá tải.
Không phân biệt được bìa nào nên dựng đứng, bìa nào nên xếp nằm
Bìa còng gáy dày dựng đứng trong kệ rổ xéo sẽ dễ rút hơn xếp nằm chồng lên nhau, trong khi bìa lá mỏng và các tờ rời lại hợp xếp nằm phẳng trong khay nhiều tầng hơn là dựng đứng vì dễ cong mép khi đứng một mình. Nhầm chiều xếp không làm hỏng tài liệu ngay, nhưng khiến việc rút ra chậm hơn và bìa mỏng dễ nhăn theo thời gian.
Phúc Thịnh có đủ các dòng khay đựng hồ sơ nhựa, khay khung sắt, khay mica trong suốt và kệ rổ xéo trong danh mục khay đựng hồ sơ, để bạn đối chiếu trực tiếp kích thước và số tầng trước khi chọn loại hợp với khối lượng hồ sơ thực tế đang xử lý.
Khay đựng hồ sơ nhựa nhiều tầng có tháo bớt hoặc lắp thêm tầng được không?
Với dòng khay dạng trụ nối bằng các ống trụ tròn, phần lớn cho tháo rời từng tầng hoặc lắp thêm tầng tùy nhu cầu sử dụng thực tế mà không cần dụng cụ phức tạp. Dòng khay liền khối đúc nguyên chiếc thì không tháo rời được, cần chọn đúng số tầng ngay từ đầu.
Một tầng khay chứa được khoảng bao nhiêu tờ giấy A4?
Với khay nhựa lòng khoảng 35,5 x 26 cm, mỗi tầng chứa được khoảng 300 đến 500 tờ giấy A4, tương đương gần một ram giấy, mà đáy khay vẫn giữ được độ phẳng, không cong võng.
Khay nhựa và khay khung sắt, loại nào chịu lực tốt hơn khi để nhiều hồ sơ dày?
Khay khung sắt chịu lực uốn tốt hơn khay nhựa nhờ kết cấu kim loại, phù hợp hơn với bàn xử lý khối lượng chứng từ lớn trong thời gian dài. Khay nhựa nhẹ hơn và đủ dùng cho khối lượng vừa phải, đổi lại nếu chứa quá tải liên tục thì dễ võng đáy hơn khay sắt.
Kệ rổ xéo có đựng vừa bìa còng dày không?
Kệ rổ xéo thường có chiều sâu ngăn vừa với các cuốn bìa còng gáy dày khoảng 5 đến 7 cm khổ A4 hoặc F4, xếp đứng theo kiểu gáy sách nên vẫn ngay ngắn dù để nhiều cuốn cạnh nhau.
