Các nhóm văn phòng phẩm đang bán tại Phúc Thịnh được phân chia thành 6 nhóm ngành hàng chủ lực phục vụ toàn diện cho doanh nghiệp: giấy in và giấy cuộn văn phòng, bìa và dụng cụ lưu trữ hồ sơ, bút viết cùng dụng cụ ghi chép, thiết bị bấm kim và liên kết tài liệu, dụng cụ để bàn tiện ích, và sổ sách biểu mẫu kế toán. Việc phân nhóm rõ ràng giúp bộ phận hành chính dễ dàng lên danh mục mua sắm định kỳ, tránh bỏ sót vật tư và tối ưu ngân sách vận hành.
Trong hoạt động vận hành hằng ngày tại các cơ quan, trường học hay doanh nghiệp, văn phòng phẩm là nhóm vật tư tiêu hao không thể thiếu. Tuy nhiên, việc mua sắm thường gặp khó khăn do danh mục hàng hóa quá rộng, từ những cây bút bi nhỏ bé đến những ram giấy in nặng nề hay hàng chục loại bìa còng với quy cách khác nhau.
Hiểu rõ cách phân loại và công năng của từng nhóm văn phòng phẩm đang bán tại Phúc Thịnh sẽ giúp bạn xây dựng bảng dự trù vật tư khoa học, chọn đúng chủng loại cho từng phòng ban và tiết kiệm tối đa thời gian mua sắm.
- Phúc Thịnh phân loại văn phòng phẩm thành những nhóm ngành hàng nào?
- 1. Nhóm giấy in photocopy và vật tư in ấn
- 2. Nhóm bìa và vật dụng lưu trữ hồ sơ
- 3. Nhóm bút viết và dụng cụ ghi chép
- 4. Nhóm dụng cụ bấm, kẹp và liên kết tài liệu
- 5. Nhóm dụng cụ để bàn và thiết bị tiện ích
- 6. Nhóm biểu mẫu, bao thư và sổ sách văn phòng
- Mỗi phòng ban trong công ty nên ưu tiên trang bị những nhóm văn phòng phẩm gì?
- Làm thế nào để lên danh mục mua sắm văn phòng phẩm định kỳ không bị thiếu sót?
Phúc Thịnh phân loại văn phòng phẩm thành những nhóm ngành hàng nào?
Danh mục văn phòng phẩm tại Phúc Thịnh được chuẩn hóa thành 6 nhóm ngành hàng thiết yếu, bao quát toàn bộ nhu cầu hành chính, kế toán, lưu trữ hồ sơ và vận hành kho bãi của một doanh nghiệp hiện đại.
1. Nhóm giấy in photocopy và vật tư in ấn
Giấy in là vật tư tiêu hao có tần suất sử dụng cao nhất tại mọi cơ quan và văn phòng làm việc. Nhóm này bao gồm các dòng giấy photocopy dạng ram cắt sẵn và giấy cuộn chuyên dụng phục vụ nhiều loại máy văn phòng:
- Giấy in photocopy văn phòng: Phổ biến với các khổ giấy tiêu chuẩn như A4 (210 × 297 mm), A3 (297 × 420 mm) và A5 (148 × 210 mm). Định lượng thông dụng gồm 70gsm (phù hợp in văn bản nháp, tài liệu họp nội bộ hằng ngày) và 80gsm (dày hơn, hợp in hai mặt và in hợp đồng gửi đối tác). Các thương hiệu uy tín được phân phối gồm Double A, PaperOne, IK Plus, IK Natural, Supreme và Bãi Bằng. Khi cơ quan có nhu cầu in ấn số lượng lớn hằng tháng, việc tham khảo giải pháp in ấn tiết kiệm chi phí văn phòng sẽ giúp lựa chọn định lượng giấy và chế độ in phù hợp với từng phòng ban.
- Giấy in nhiệt: Gồm khổ K80 (bề rộng 80mm) và K57 (bề rộng 57mm) chuyên dùng cho máy in hóa đơn thanh toán, máy tính tiền POS tại quầy thu ngân và cửa hàng bán lẻ.
- Giấy in liên tục: Giấy đục lỗ biên chỉ dùng cho máy in kim, khổ 210 × 279 mm và 240 × 279 mm, từ 1 đến 6 liên (từ 2 liên trở lên là giấy carbonless tự nhân bản), dạng nguyên trang hoặc chia đôi, để in phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn.
2. Nhóm bìa và vật dụng lưu trữ hồ sơ
Quản lý tài liệu khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và bảo vệ chứng từ quan trọng không bị ẩm mốc, rách nát qua thời gian dài lưu kho. Nhóm bìa hồ sơ tại Phúc Thịnh gồm nhiều quy cách đáp ứng từng giai đoạn của tài liệu:
- Bìa còng lưu trữ: Bìa còng gáy 5cm, 7cm và 9cm, có khổ A4 và F4, còng bật thép mạ crom. Gáy 7cm chứa khoảng 500–600 tờ, gáy 9cm khoảng 800–900 tờ giấy 70gsm. Các thương hiệu gồm PT, Plus, King Jim và Kokuyo; riêng King Jim có thêm loại còng ống chứa tới 1.500 tờ.
- Bìa hộp lưu kho: Bìa hộp giấy và bìa hộp si (bọc simili chống thấm), gáy từ 7cm đến 30cm, khổ F4 (bìa hộp si có thêm khổ A3), nắp gập kín để cất hồ sơ kế toán nhiều năm trong kho mà không lo bụi.
- Bìa hồ sơ mỏng linh hoạt: Bìa nút (khổ A5, A4, F4, chứa khoảng 30 tờ A4), bìa lá (dày 0,15mm hoặc 0,2mm chứa tài liệu lưu hành nội bộ), bìa lỗ và bìa phân trang nhựa nhiều màu giúp chia tách đề mục hồ sơ khoa học.
3. Nhóm bút viết và dụng cụ ghi chép
Bút viết là vật dụng cá nhân gắn liền với từng nhân viên, quyết định tính liền mạch trong ghi chép công việc và ký kết văn bản:
- Bút bi và bút gel: Bút bi Thiên Long có 16 dòng (TL-027, TL-08, TL-031, TL-036…), mực dầu xanh, đen, đỏ, hộp 20 cây. Bút ký Pentel EnerGel BL57 ngòi 0,7mm mực xanh, hộp 12 cây, nét đậm đều để ký hợp đồng, tờ trình; mực khô nhanh nhưng vẫn nhòe nếu dính nước ngay sau khi viết.
- Bút lông bảng và bút lông dầu: Bút lông viết bảng trắng dễ lau sạch không để lại vệt mờ, bút lông dầu viết được trên thùng carton, màng nhựa, kim loại.
- Bút dạ quang và bút xóa: Bút dạ quang các màu vàng, cam, xanh chuối dùng làm nổi bật thông tin quan trọng; bút xóa dạng băng kéo hoặc bút xóa nước giúp chỉnh sửa nhanh lỗi chính tả trên giấy in.
4. Nhóm dụng cụ bấm, kẹp và liên kết tài liệu
Để cố định các văn bản thành từng bộ hoàn chỉnh trước khi chuyển giao hoặc ký duyệt, nhóm dụng cụ bấm kẹp đóng vai trò rất quan trọng:
- Bấm kim và kim bấm: Máy bấm kim số 10 (bấm khoảng 15 tờ), máy bấm kim số 3 (khoảng 20 tờ) và máy bấm kim đại KW-Trio (tới 240 tờ), cùng kim bấm Plus, SDI, Thiên Long, KW-Trio.
- Kẹp bướm và kẹp giấy: Kẹp bướm Diamond, G-Star thép sơn tĩnh điện đen, hộp 12 cái, đủ 6 cỡ từ 15mm, 19mm, 25mm, 32mm, 41mm đến 51mm, giữ chắc các tập tài liệu mà không cần đục lỗ. Kẹp giấy tam giác và kẹp acco (nhựa hoặc sắt) dùng kẹp giữ chứng từ tạm thời. Để rà soát chi tiết từng món đồ dùng nhỏ lẻ trên bàn làm việc của nhân viên, việc tham khảo danh mục các mặt hàng văn phòng phẩm phổ biến sẽ hỗ trợ lập bảng kiểm kê đầy đủ nhất.
- Dụng cụ bấm lỗ: Bấm 2 lỗ Deli, Eagle 837 (bấm 15 tờ), phục vụ việc xâu chứng từ vào còng bìa hoặc kẹp acco.
5. Nhóm dụng cụ để bàn và thiết bị tiện ích
Nhóm này bao gồm các vật phẩm hỗ trợ tổ chức không gian làm việc cá nhân ngăn nắp và thực hiện các thao tác xử lý giấy tờ hằng ngày:
- Khay kệ đựng tài liệu: Khay nhựa kiểu trượt hoặc kiểu trụ 2–4 tầng, khay mica Xukiva trong suốt 1–5 tầng, giúp phân loại công việc theo trạng thái: hồ sơ chờ duyệt, hồ sơ đang xử lý và hồ sơ đã hoàn thành.
- Dụng cụ cắt dán: Kéo văn phòng Deli 3 cỡ 135mm, 180mm, 210mm lưỡi thép không gỉ; dao rọc giấy và lưỡi dao thay thế; băng keo trong, băng keo đục dán thùng và dụng cụ cắt băng keo để bàn tiện lợi.
- Máy tính để bàn: Máy tính Casio chính hãng dòng văn phòng 12 số (như AX-120B, DX-120B, HL-122TV), dùng pin kết hợp năng lượng mặt trời, phục vụ kế toán và thu ngân.
- Con dấu và mực dấu: Dấu ngày tháng năm Shiny rPet-300, dấu đóng số nhảy Deli, khay mực dấu và mực dấu Shiny, Horse, 555.
6. Nhóm biểu mẫu, bao thư và sổ sách văn phòng
Nhóm vật tư phục vụ công tác luân chuyển thông tin, quản lý tài chính nội bộ và gửi thư tín văn phòng:
- Phiếu thu, phiếu chi và biểu mẫu kế toán: Phiếu thu, phiếu chi khổ 13 × 19 cm loại 2 liên hoặc 3 liên giấy carbonless tự nhân bản (có cả loại 1 liên giấy pelure), phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sổ quỹ tiền mặt và sổ công văn.
- Sổ tay và tập vở: Sổ da, sổ lò xo ghi chép công việc hằng ngày và sổ caro tiện lợi cho việc kẻ bảng biểu.
- Giấy ghi chú (giấy note): Giấy note Pronoti, G-Star, note dạ quang và note nhựa 5 màu, có lớp keo dính nhẹ để dán nhắc việc lên màn hình máy tính hoặc mép tài liệu.
- Bao thư chuyển phát: Bao thư trắng hoặc vàng các cỡ 12 × 18 cm, 12 × 22 cm, A5, A4 để gửi công văn, hợp đồng; bao thư quấn dây F4 đáy xếp cho bộ hồ sơ dày.
| Nhóm văn phòng phẩm | Mặt hàng tiêu biểu | Quy cách kỹ thuật phổ biến | Phòng ban sử dụng chủ yếu |
|---|---|---|---|
| Giấy in văn phòng | Giấy photocopy A4, A3, giấy nhiệt K80, giấy liên tục | Định lượng 70gsm, 80gsm; ram 500 hoặc 550 tờ; thùng 5 ram (A4, A3) | Toàn bộ văn phòng, bộ phận in ấn |
| Bìa hồ sơ lưu trữ | Bìa còng, bìa hộp, bìa nút, bìa lá, bìa phân trang | Còng gáy 5cm, 7cm, 9cm; khổ A4, F4; bìa lá dày 0,15mm hoặc 0,2mm | Hành chính nhân sự, Kế toán, Pháp chế |
| Bút viết ghi chép | Bút bi, bút ký EnerGel, bút lông bảng, bút dạ quang | Mực xanh, đen, đỏ; bút bi Thiên Long hộp 20 cây, bút ký Pentel hộp 12 cây | Toàn thể nhân viên, Quản lý, Giám đốc |
| Bấm kim và kẹp giấy | Bấm kim số 10, số 3, kẹp bướm, kẹp acco, bấm lỗ | Kẹp bướm 15mm – 51mm; bấm kim số 10 khoảng 15 tờ, số 3 khoảng 20 tờ | Hành chính, Kế toán, Văn thư |
| Dụng cụ để bàn | Khay tài liệu 3 tầng, kéo Deli, dao rọc giấy, máy tính Casio | Khay 2–5 tầng, kéo 135–210mm, máy tính 12 số | Bàn làm việc nhân viên, Thu ngân |
| Sổ sách và biểu mẫu | Phiếu thu chi, sổ lò xo, giấy note, bao thư A4 | Phiếu 13 × 19 cm 2–3 liên, bao thư 12 × 18 cm đến A4 | Kế toán, Thủ kho, Lễ tân |
Lưu ý khi chọn kích thước bìa còng cho văn phòng
Bìa còng khổ F4 cao hơn khổ A4 khoảng 2–3 cm. Nếu tài liệu được lồng trong túi bìa lỗ, kẹp bìa phân trang có tai tab, hoặc có lẫn giấy khổ F4, hãy chọn bìa còng F4 để mép tài liệu và tai tab không thò ra ngoài vành bìa. Chỉ lưu giấy A4 trần thì bìa còng A4 là đủ.
Mỗi phòng ban trong công ty nên ưu tiên trang bị những nhóm văn phòng phẩm gì?
Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đảm nhận những mắt xích công việc khác nhau, vì vậy việc trang bị đúng nhóm văn phòng phẩm theo nghiệp vụ chuyên biệt sẽ giúp tối ưu chi phí và tăng hiệu suất làm việc:
- Bộ phận kế toán & kiểm toán: Đây là phòng ban sử dụng chứng từ nhiều nhất. Danh mục ưu tiên gồm giấy in photocopy định lượng 70gsm, bìa còng gáy 7cm và 9cm để đóng tập chứng từ tháng, bìa hộp lưu kho từ 10cm đến 20cm (đáp ứng thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP), bút ký gel mực đậm nét và máy tính để bàn Casio 12 số.
- Bộ phận hành chính nhân sự: Cần chuẩn bị đầy đủ bìa lá, bìa nút để luân chuyển hồ sơ nhân sự, bảng tên nhân viên, kẹp bướm các cỡ, giấy note ghi chú nhắc việc và khay tài liệu 3 tầng phân loại văn bản đến – đi.
- Bộ phận kinh doanh & chăm sóc khách hàng: Ưu tiên sổ tay công tác bìa da, bút bi bấm viết êm, bao thư khổ A4 và bao thư nhỏ để gửi hợp đồng, báo giá cùng bìa trình ký si (simili) phục vụ các buổi họp và ký kết với đối tác.
- Bộ phận kho vận & đóng gói: Tập trung vào các vật tư liên kết và đóng kiện như băng keo dán thùng King Tape khổ 47mm (trong hoặc đục), dao rọc giấy bản lớn thay được lưỡi, kéo cắt chuyên dụng, bút lông dầu để ghi mã kiện, giấy in nhiệt K80 in bill và decal nhiệt 100 × 100 mm in tem vận đơn.
Ngoài các món đồ dùng cầm tay kể trên, khi văn phòng cần bổ sung máy móc công suất lớn hơn như máy bấm kim đại, bạn có thể tham khảo thêm nhóm các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết để có kế hoạch trang bị đồng bộ.
Giấy in
Xem tất cả 16 sản phẩm
Làm thế nào để lên danh mục mua sắm văn phòng phẩm định kỳ không bị thiếu sót?
Để quản lý chi phí vật tư hiệu quả và không để xảy ra tình trạng hết giấy in hay thiếu bút giữa giờ làm việc, người phụ trách thu mua nên áp dụng quy trình kiểm soát 3 bước sau:
- Khảo sát nhu cầu thực tế theo phòng ban: Trước ngày gom đơn định kỳ khoảng 3 đến 5 ngày, gửi phiếu đăng ký vật tư đến trưởng các bộ phận để tổng hợp số lượng cần dùng trong tháng tiếp theo, tránh mua thừa hoặc thiếu hụt cục bộ.
- Phân loại vật tư theo chu kỳ tiêu hao:
- Nhóm tiêu hao nhanh (giấy photocopy, bút bi, giấy note, kim bấm): Cần tính toán số lượng dựa trên mức tiêu thụ trung bình của 2 tháng liền kề trước đó.
- Nhóm sử dụng lâu dài (kéo, khay tài liệu, bấm lỗ, máy tính để bàn): Chỉ mua bổ sung khi có nhân sự mới hoặc khi thiết bị cũ bị hư hỏng cần thay thế.
- Thiết lập ngưỡng dự phòng an toàn: Luôn duy trì một lượng tồn kho tối thiểu tại tủ vật tư chung (ví dụ tối thiểu 1 thùng giấy A4 và 2 hộp kim bấm) để kịp thời đáp ứng các đợt phát sinh tài liệu đột xuất.
Cảnh báo về điều kiện bảo quản vật tư văn phòng
Giấy in photocopy và các loại bìa giấy rất nhạy cảm với độ ẩm không khí. Cần đặt các thùng giấy trên kệ hoặc pallet cách mặt sàn tối thiểu 15 cm, không áp sát tường, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp hoặc gần nguồn nhiệt để giấy không bị cong vênh, hút ẩm dẫn đến kẹt giấy liên tục khi in.
Bạn đang cần chuẩn hóa danh mục vật tư cho văn phòng của mình?
Liên hệ ngay Phúc Thịnh qua hotline 0902.308.802 để được tư vấn danh mục tối ưu, chuẩn quy cách và phù hợp với từng phòng ban trong công ty.
Doanh nghiệp mới mở văn phòng nên ưu tiên mua những nhóm vật tư nào trước?
Doanh nghiệp mới nên tập trung mua trước nhóm giấy in photocopy A4, nhóm bút viết cơ bản (bút bi, bút ký), dụng cụ kẹp bấm tài liệu (bấm kim số 10, kẹp bướm) và bìa còng lưu trữ hồ sơ pháp lý ban đầu. Các vật tư chuyên biệt khác có thể bổ sung dần theo phát sinh công việc thực tế.
Làm thế nào để phân biệt giữa bìa còng khổ A4 và khổ F4?
Bìa còng khổ F4 cao hơn khổ A4 khoảng 2–3 cm. Bìa A4 vừa cho giấy A4 (210 × 297 mm) cất trần; bìa F4 hợp khi tài liệu nằm trong túi bìa lỗ, có bìa phân trang tai tab, hoặc có giấy khổ F4, vì mép tài liệu không bị thò ra ngoài vành bìa.
Giấy in văn phòng định lượng 70gsm và 80gsm khác nhau ở điểm nào?
Định lượng gsm biểu thị trọng lượng tính bằng gam trên một mét vuông giấy. Giấy 70gsm mỏng và nhẹ hơn, phù hợp cho việc in ấn nháp, tài liệu đọc nội bộ hằng ngày. Giấy 80gsm dày hơn, đầm tay hơn, in hai mặt ít bị thấu chữ sang trang sau, hợp để in hợp đồng, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch với đối tác.
Có thể gom đơn đặt chung tất cả các nhóm văn phòng phẩm cùng một lần được không?
Hoàn toàn được. Việc gom chung giấy in, bìa hồ sơ, bút viết và các dụng cụ để bàn vào một đơn hàng định kỳ giúp bộ phận mua sắm quản lý chứng từ hóa đơn thuận tiện hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian tiếp nhận và kiểm đếm hàng hóa khi giao nhận tại văn phòng.
