Bìa hộp giấy gáy 10cm đến 30cm chứa được ước tính từ khoảng 900 đến 2.900 tờ giấy A4 hoặc F4 70gsm. Cách tính dựa trên độ dày ram 500 tờ 70gsm ghi trên trang sản phẩm giấy Excel (khoảng 5cm, tức khoảng 100 tờ mỗi cm) và chừa khoảng 1cm ở miệng hộp để nắp gập kín. Cụ thể: gáy 10cm chứa khoảng 900 tờ, gáy 15cm chứa khoảng 1.400 tờ, gáy 20cm chứa khoảng 1.900 tờ, gáy 25cm chứa khoảng 2.400 tờ và gáy đại 30cm chứa khoảng 2.900 tờ.
Đối với bộ phận kế toán, nhân sự hoặc văn thư lưu trữ, lượng chứng từ phát sinh sau mỗi quý và mỗi năm tài chính thường rất lớn. Khi các loại bìa còng thông thường trở nên quá tải, bìa hộp giấy gáy lớn chính là phương án bảo quản tài liệu tập trung được nhiều văn phòng lựa chọn để đưa hồ sơ vào kho lưu trữ dài hạn.
Sức chứa của từng cỡ gáy bìa hộp giấy từ 10cm đến 30cm
Độ dày gáy hộp quyết định trực tiếp đến số lượng tài liệu mà bạn có thể xếp vào bên trong. Một ram giấy in văn phòng định lượng 70gsm (gồm 500 tờ) khi đặt tự nhiên có độ dày xấp xỉ 5cm, tương đương mỗi 1cm gáy hộp sẽ chứa được khoảng 100 tờ giấy. Với giấy 80gsm, ram 500 tờ dày khoảng 5,3cm, tức khoảng 94 tờ mỗi cm.
Để nắp hộp gập trùm kín miệng và khóa dán gai dính hoặc dây cài giữ chắc chắn mà không bị phồng bung mép, quy tắc đóng gói hồ sơ chuẩn luôn chừa lại khoảng 1cm không gian ở miệng hộp. Bảng dưới đây là sức chứa ước tính theo cách tính trên cho từng cỡ gáy bìa hộp giấy khổ F4; số thực tế còn tùy độ dày thành hộp và cách xếp:
| Kích thước gáy hộp | Sức chứa ước tính (giấy 70gsm) | Số ram giấy tương đương | Sức chứa ước tính (giấy 80gsm) | Loại tài liệu phù hợp lưu trữ |
|---|---|---|---|---|
| Gáy 10cm | Khoảng 900 tờ | ~1,8 ram | Khoảng 850 tờ | Hồ sơ dự án ngắn hạn, báo cáo thuế theo quý, hợp đồng kinh tế |
| Gáy 15cm | Khoảng 1.400 tờ | ~2,8 ram | Khoảng 1.300 tờ | Chứng từ kế toán nửa năm, hồ sơ nhân sự theo phòng ban |
| Gáy 20cm | Khoảng 1.900 tờ | ~3,8 ram | Khoảng 1.800 tờ | Sổ phụ ngân hàng, phiếu thu chi cả năm tài chính của doanh nghiệp vừa |
| Gáy 25cm | Khoảng 2.400 tờ | ~4,8 ram | Khoảng 2.250 tờ | Hồ sơ quyết toán công trình, chứng từ thanh tra, hồ sơ pháp lý công ty |
| Gáy 30cm (cỡ đại) | Khoảng 2.900 tờ | ~5,8 ram | Khoảng 2.750 tờ | Toàn bộ chứng từ niên độ kế toán trọn năm, hồ sơ lưu trữ tổng thể nhiều năm |
Cấu tạo và đặc tính của bìa hộp giấy lưu trữ hồ sơ
Bìa hộp giấy được thiết kế theo phom dáng khối hộp chữ nhật vuông vức, giúp tài liệu nằm phẳng hoàn toàn mà không bị uốn cong như khi dùng bìa còng hay bìa cạp.
Phần cốt bên trong của bìa được ép từ carton giấy nén công nghiệp dày dặn. Nhờ cốt giấy có mật độ nén cao, hộp giữ được phom dáng cứng vững, chịu được lực ép thẳng đứng khi bạn xếp chồng nhiều hộp tài liệu lên nhau trên giá kệ kho mà không lo bẹp lún hay móp méo góc cạnh.
Bề mặt bên ngoài của hộp được bồi một lớp giấy kraft hoặc simili hoa văn vân caro nhã nhặn. Lớp giấy bồi này giúp bề mặt hộp sạch sẽ, hạn chế bám bụi bẩn và tạo độ ma sát vừa phải khi cầm nắm hay rút hộp ra khỏi kệ tài liệu. Toàn bộ các góc và cạnh hộp đều được gấp mép bọc nẹp cẩn thận để hạn chế sờn rách trong suốt thời gian bảo quản.
Hộp sử dụng cơ chế nắp gập trùm kín toàn bộ miệng hộp, kết hợp khóa dán gai dính (velcro) hoặc dây thun cài định vị. Thiết kế khép kín này ngăn chặn bụi mịn từ môi trường kho bãi rơi vào làm ố vàng mép giấy, đồng thời ngăn gián mối và côn trùng xâm nhập gặm nhấm chứng từ quan trọng.
Mỗi chiếc bìa hộp giấy đều được dán sẵn khung nhãn ghi chú ở mặt gáy. Bạn chỉ cần dùng bút lông dầu hoặc bút bi để ghi rõ năm lưu trữ, tên phòng ban và số thứ tự tập chứng từ, giúp việc tra cứu hồ sơ sau nhiều năm trở nên nhanh chóng mà không cần phải mở nắp từng hộp.
Nên chọn bìa hộp giấy hay bìa hộp si khi lưu trữ kho?
Tùy vào điều kiện môi trường của kho lưu trữ và loại tài liệu cần bảo quản, bạn có thể cân nhắc giữa hai chất liệu bìa hộp phổ biến:
Bìa hộp giấy thích hợp cho các văn phòng có phòng lưu trữ khô ráo, thoáng khí hoặc kệ để tài liệu trên tầng cao. Chất liệu giấy carton bồi vân caro có đặc tính thông thoáng tự nhiên, không giữ ẩm cục bộ bên trong lòng hộp, giữ cho giấy tờ kế toán luôn khô ráo và không bị mùi ẩm mốc khi lưu trữ qua nhiều năm tháng.
Trong khi đó, sản phẩm bìa hộp si được bọc phủ hoàn toàn bằng màng nhựa simili chống thấm nước ở cả mặt trong và mặt ngoài. Loại bìa này phù hợp cho môi trường kho bãi ở tầng trệt, các khu vực có độ ẩm không khí cao hoặc giá kệ kho bụi bặm cần thường xuyên lau chùi bằng khăn ẩm. Ngoài ra, dòng bìa si còn có thêm phiên bản đặc biệt khổ A3, giúp lưu trữ bản vẽ và sổ sách khổ lớn của các phòng thiết kế kiến trúc và công trình xây dựng.
Khi so sánh với các loại bìa đựng tài liệu văn phòng thông dụng khác, bìa hộp có ưu thế vượt trội về khả năng bảo quản tài liệu nguyên vẹn: bạn không cần phải bấm lỗ đục giấy như khi dùng bìa còng, cũng không lo giấy bị bung rơi ra ngoài khi di chuyển cả khối hồ sơ dày hàng nghìn trang.
Trong hệ thống lưu trữ văn thư, sản phẩm này thuộc nhóm bìa hồ sơ chuyên dụng cho công tác lưu kho dài hạn của các cơ quan và doanh nghiệp.
Cách sắp xếp chứng từ vào bìa hộp để gáy không bị phồng bung
Để tận dụng tối đa sức chứa của bìa hộp giấy mà vẫn đảm bảo nắp hộp luôn phẳng đẹp và khóa dán dính chắc chắn, bạn nên áp dụng quy trình sắp xếp sau:
- Phân chia tài liệu thành từng tập nhỏ: Trước khi cho vào hộp lớn, bạn nên chia chứng từ thành các xâu nhỏ theo từng tháng hoặc từng khoản mục. Sử dụng bìa acco giấy có nẹp hoặc kẹp bướm để cố định từng tập, tránh để các tờ giấy rời rạc xô lệch làm phồng đáy hộp.
- Chèn bìa phân cách thời gian: Bạn có thể kết hợp thêm các tấm bìa phân trang nhựa giữa các quý để việc tra cứu hồ sơ sau này nhanh chóng mà không cần tháo cả xâu tài liệu.
- Căn chỉnh mép giấy phẳng phiu: Đặt tập tài liệu nằm tựa sát vào đáy và góc thành hộp. Khổ bìa chuẩn F4 rộng rãi hơn khổ giấy A4 (tương tự như nguyên lý khi chọn kích thước bìa lá F4 và A4), tạo khoảng đệm an toàn giúp các mép giấy bên trong không bị quăn mép hay cấn vào đường gấp của nắp hộp.
- Kiểm tra độ dày trước khi đóng nắp: Đảm bảo toàn bộ chiều cao của khối tài liệu thấp hơn thành hộp khoảng 1 cm. Nếu nhồi quá chặt tay, mép nắp gập sẽ bị căng vênh, làm giảm độ bám dính của miếng khóa gai và gây khó khăn khi xếp chồng các hộp lên kệ.
- Điền thông tin nhãn gáy khoa học: Ghi rõ ràng ba thông tin cơ bản gồm: năm tài chính, bộ phận quản lý (ví dụ: Kế toán – Thu chi) và số thứ tự của hộp trên tổng số hộp của năm đó.
Phúc Thịnh có bìa hộp giấy gáy 10cm đến 30cm và bìa hộp si khổ F4 (gáy 7cm đến 30cm) lẫn khổ A3 (gáy 10cm đến 20cm), hỗ trợ tư vấn quy cách phù hợp cho nhu cầu đóng gói hồ sơ lưu kho của doanh nghiệp.
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua hotline/Zalo: 0902.308.802
Bìa hộp
Xem tất cả 3 sản phẩm
Bìa hộp khổ F4 có chứa vừa vặn các loại giấy in A4 không?
Có. Bìa hộp giấy khổ F4 có kích thước lòng hộp lớn hơn khổ giấy A4, giúp chứa trọn vẹn cả tài liệu khổ A4 lẫn khổ F4 mà mép giấy không bị gập góc hay thò ra ngoài miệng hộp.
Nếu dùng giấy photocopy định lượng 80gsm thì bìa hộp 10cm đựng được bao nhiêu tờ?
Ram 500 tờ 80gsm dày khoảng 5,3cm, nên sau khi chừa 1cm cho nắp gập, bìa hộp gáy 10cm chứa ước tính khoảng 850 tờ giấy 80gsm (hơn 1,5 ram).
Có thể xếp chồng nhiều bìa hộp giấy lên nhau trên kệ kho không?
Có thể xếp chồng được. Nhờ phần cốt carton nén công nghiệp cứng vững, bìa hộp chịu được lực ép khi xếp chồng vài hộp lên nhau trên giá kệ phẳng, khô thoáng. Hộp gáy lớn chứa đầy khá nặng, nên đặt hộp nặng ở dưới và không chồng quá cao.
Nhãn dán trên gáy bìa hộp giấy có thay mới được không?
Khung nhãn trên gáy bìa hộp giấy được dán cố định vào thân bìa. Khi cần thay đổi thông tin lưu trữ cho niên độ mới, bạn có thể dán đè một nhãn decal giấy mới lên trên phần nhãn cũ.
