Giấy carbonless (còn gọi là giấy CCP hay giấy NCR) là loại giấy chuyên dụng được phủ các lớp hợp chất hóa học đặc biệt, có khả năng tự động sao chép nét chữ từ trang trước sang các trang sau khi có áp lực từ ngòi bút hoặc đầu kim máy in mà không cần kê giấy than. Loại giấy này thường được đóng thành cuốn biểu mẫu 2 liên, 3 liên hoặc xấp giấy in liên tục phục vụ in hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và phiếu xuất kho.
Trong công tác kế toán và quản lý bán hàng, việc tạo nhiều bản sao của cùng một chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho hay biên lai giao nhận là nhu cầu diễn ra hằng ngày. Trước đây, người dùng phải kê từng tờ giấy than xen kẽ giữa các trang giấy thường, thao tác này tốn thời gian và dễ làm lem luốc mực ra tay, quần áo cũng như mặt sau của tài liệu.
Sự xuất hiện của giấy carbonless đã thay đổi hoàn toàn quy trình lập chứng từ tại các văn phòng, cửa hàng và kho vận. Hiểu rõ cấu tạo, nguyên lý sao chép và cách sử dụng giấy carbonless sẽ giúp bạn lựa chọn đúng quy cách biểu mẫu, đồng thời bảo quản tài liệu lưu trữ được bền lâu mà không lo bay màu mực.
- Giấy carbonless là gì? Bản chất và nguyên lý sao chép không cần giấy than
- Giấy carbonless và giấy than truyền thống khác nhau như thế nào?
- Giấy carbonless có mấy loại và gồm những khổ giấy nào?
- Phân loại theo số liên
- Phân loại theo màu sắc các liên
- Phân loại theo dạng thành phẩm
- Cách sử dụng và in giấy carbonless trên máy in kim như thế nào?
- Loại máy in phù hợp cho giấy carbonless
- Kỹ thuật viết tay trên cuốn biểu mẫu carbonless
- Làm sao để bảo quản giấy carbonless không bị mờ nét chữ?
Giấy carbonless là gì? Bản chất và nguyên lý sao chép không cần giấy than
Giấy carbonless là loại giấy tự nhân bản nét chữ và nét in dựa trên phản ứng hóa học giữa hai lớp phủ bề mặt dưới tác động của áp lực cơ học. Thuật ngữ quốc tế của loại giấy này là Carbonless Copy Paper (viết tắt là CCP) hoặc No Carbon Required paper (viết tắt là NCR), được phát minh vào năm 1954 bởi hai nhà hóa học Lowell Schleicher và Barry Green tại tập đoàn NCR.
Thay vì sử dụng lớp bột than phủ sáp dày trên một tờ giấy trung gian, giấy carbonless được xử lý công nghệ vi nang (microcapsules) siêu mỏng ở cấp độ phân tử. Để tạo nên một bộ chứng từ tự nhân bản hoàn chỉnh, giấy carbonless được phân chia thành 3 lớp liên với cấu tạo chuyên biệt:
- Liên đầu CB (Coated Back): Đây là tờ giấy mặt trên cùng của bộ chứng từ. Mặt trước của liên CB được để trơn tự nhiên để nhận nét chữ viết của bút bi hoặc nét gõ từ máy in. Mặt sau của liên CB được phủ một lớp vi nang chứa chất tạo màu không màu hòa tan trong dung môi hữu cơ.
- Liên giữa CFB (Coated Front and Back): Là các tờ giấy nằm ở giữa đối với bộ chứng từ có từ 3 liên trở lên. Mặt trước của liên CFB được phủ một lớp đất sét hoạt tính hoặc nhựa phenolic đóng vai trò là chất hấp thụ và phát màu. Mặt sau của liên CFB tiếp tục được phủ lớp vi nang chứa chất tạo màu để truyền tiếp lực xuống liên kế tiếp.
- Liên cuối CF (Coated Front): Là tờ giấy nằm ở đáy cùng của bộ chứng từ. Mặt trước của liên CF được phủ lớp phát màu để nhận nét sao chép từ liên trên truyền xuống, trong khi mặt sau hoàn toàn để trơn phẳng.
Khi người dùng đặt bút bi viết lên liên CB trên cùng (hoặc đầu kim máy in gõ lên mặt giấy), áp lực cơ học sẽ đè nén làm vỡ hàng triệu nang vi mô siêu nhỏ ở mặt sau tờ giấy. Dung dịch thuốc nhuộm không màu bên trong nang lập tức giải phóng và ngấm vào lớp phát màu ở mặt trước của tờ giấy ngay phía dưới. Phản ứng hóa học diễn ra tức thì biến dung dịch không màu thành các vệt màu xanh tím hoặc màu đen rõ nét, tạo thành bản sao chữ viết hoàn chỉnh và chính xác từng chi tiết.
Giấy carbonless và giấy than truyền thống khác nhau như thế nào?
Mặc dù đều phục vụ mục đích nhân bản chứng từ, giấy carbonless và giấy than truyền thống sở hữu những đặc tính cơ học và trải nghiệm sử dụng rất khác biệt. Bạn có thể tìm hiểu thêm phân tích chi tiết về việc giấy than và giấy carbonless hiện vẫn được ứng dụng ra sao trong các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ để thấy rõ sự thay thế từng bước của công nghệ giấy hiện đại.
| Tiêu chí so sánh | Giấy carbonless | Giấy than truyền thống |
|---|---|---|
| Cơ chế truyền nét | Phản ứng hóa học giữa vi nang màu và chất phát màu phủ sẵn trên thớ giấy | Chuyển lớp mực sáp carbon từ tờ than rời sang mặt giấy kế tiếp dưới lực ép |
| Mức độ sạch sẽ | Không dính bẩn tay, không dính mực lem lên trang phục hay mép bàn làm việc | Dễ lem bột than đen hoặc xanh ra ngón tay, bề mặt giấy và đồ dùng xung quanh |
| Thao tác thực hiện | Viết trực tiếp lên cuốn biểu mẫu hoặc chạy máy in kim liên tục, không cần chuẩn bị | Phải đo cắt và kê tờ giấy than vào giữa các trang giấy thường trước khi viết |
| Độ chính xác và thẩm mỹ | Nét chữ sắc gọn, các liên đóng sẵn nên vị trí sao chép không bị xô lệch | Dễ bị trượt lệch vị trí nếu xê dịch tờ than, nét chữ có thể bị nhòe nếu tay đè mạnh |
| Bảo mật thông tin | Không để lại vết tích nội dung trên bất kỳ vật liệu trung gian nào | Tờ giấy than sau khi dùng soi dưới ánh sáng sẽ đọc được toàn bộ chữ đã viết |
Nhờ tính tiện lợi vượt trội và sự sạch sẽ khi làm việc, giấy carbonless đã thay thế phần lớn giấy than trong các văn phòng hiện đại, chỉ trừ một số nghiệp vụ đặc thù cần lưu trữ bản vẽ kỹ thuật thủ công hoặc viết tay hóa đơn trên biểu mẫu giấy dày thông thường.
Giấy carbonless có mấy loại và gồm những khổ giấy nào?
Trên thị trường vật tư văn phòng phẩm, giấy carbonless được sản xuất đa dạng theo số liên, màu sắc và khổ giấy để phục vụ linh hoạt cho từng khâu vận hành hành chính, kế toán.
Phân loại theo số liên
- Giấy carbonless 2 liên: Gồm 1 liên đầu CB (thường là màu trắng) và 1 liên cuối CF (thường là màu hồng phấn hoặc vàng). Dòng giấy này dùng cho các giao dịch giữa hai bên độc lập, ví dụ như hóa đơn bán lẻ, biên lai thu tiền khách hàng hoặc phiếu giao hàng, trong đó người bán giữ một bản và người mua giữ một bản.
- Giấy carbonless 3 liên: Gồm 1 liên đầu CB (màu trắng), 1 liên giữa CFB (màu hồng) và 1 liên cuối CF (màu xanh dương hoặc vàng). Dòng 3 liên là tiêu chuẩn phổ biến nhất trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho theo quy định biểu mẫu kế toán: một liên lưu lại cuống cho phòng kế toán, một liên chuyển thủ kho theo dõi lượng hàng hóa và một liên bàn giao cho người vận chuyển hoặc bên nhận hàng.
- Giấy carbonless 4, 5 hoặc 6 liên: Được ứng dụng trong các chuỗi cung ứng logistics phức tạp, vận đơn hàng không, chứng từ hải quan xuất nhập khẩu hoặc hồ sơ thanh toán bệnh viện, nơi có nhiều phòng ban cùng kiểm soát đồng thời một luồng hồ sơ.
Phân loại theo màu sắc các liên
Nhằm giúp nhân viên phân loại và đối soát chứng từ nhanh chóng bằng mắt thường, các liên giấy carbonless thường được nhuộm các tông màu pastel dịu nhẹ. Thứ tự màu sắc phổ biến trên thị trường thường bắt đầu bằng liên 1 màu trắng, tiếp theo là liên hồng, liên vàng hoàng yến, liên xanh dương hoặc xanh lá cây. Mỗi màu sắc tương ứng với một bộ phận lưu trữ chứng từ quy định trong quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Phân loại theo dạng thành phẩm
- Dạng cuốn biểu mẫu đóng cùi xé: Giấy được đóng thành từng cuốn tiện lợi, có đường cấn răng cưa ở đầu gáy để xé rời dứt khoát mà không làm rách giấy. Các kích thước thành phẩm thông dụng bao gồm khổ A4 (21 × 29,7 cm), khổ A5 (14,8 × 21 cm), khổ biểu mẫu nhỏ (13 × 19 cm) và các loại phiếu order nhỏ gọn dùng cho quán ăn, quán cà phê.
- Dạng giấy in liên tục: Giấy được đục lỗ đều đặn ở hai dải biên mép, xếp nếp gấp zíc zắc để nạp liên tục vào máy in vi tính. Giấy in liên tục ở Phúc Thịnh có khổ 240 × 279 mm, loại nguyên tờ (khổ A4) và loại chia 2 (khổ A5), từ 2 đến 6 liên.
Cách sử dụng và in giấy carbonless trên máy in kim như thế nào?
Khác với các loại giấy in văn phòng thông thường như giấy Fort hay giấy in ảnh, giấy carbonless đòi hỏi thiết bị và thao tác sử dụng đặc thù để kích hoạt được lớp hóa chất sao chép.
Loại máy in phù hợp cho giấy carbonless
Muốn in ra nhiều liên cùng lúc thì phải dùng máy in kim tác động lực (Dot Matrix Printer), chẳng hạn Epson LQ-310; số liên tối đa in được xem trong thông số của từng máy. Nguyên lý hoạt động của máy in kim là dùng các đầu kim cơ học dập mạnh xuyên qua dải băng mực (ribbon) ép lên mặt giấy, từ đó tạo ra lực nén đủ lớn để kích hoạt các viên nang hóa chất truyền nét mực xuyên qua nhiều liên liên tiếp.
Máy in laser không tạo được bản sao trên giấy carbonless
Máy in laser và máy photocopy không gõ lực lên giấy, nên chỉ in được tờ đang đi qua máy, không làm hiện chữ sang các liên bên dưới. Đừng nạp giấy liên tục đục lỗ biên vào máy laser. Nếu muốn in mẫu phiếu lên từng tờ carbonless rời bằng máy laser, chỉ dùng loại giấy ghi rõ dùng được cho máy laser, vì trục ép và cụm sấy có thể làm vỡ vi nang, để lại vết mờ.
Kỹ thuật viết tay trên cuốn biểu mẫu carbonless
Khi lập chứng từ viết tay trên các cuốn phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu xuất kho đóng sẵn, bạn cần lưu ý hai điểm kỹ thuật sau:
- Lựa chọn bút viết: Nên sử dụng bút bi ngòi kim loại hoặc bút bi đầu bi đạn có ngòi cứng cáp. Tránh sử dụng bút máy mực lỏng, bút lông kim hoặc bút dạ quang vì đầu ngòi mềm không tạo ra lực ấn cơ học đủ mạnh để làm vỡ vi nang sao chép.
- Đặt tấm bìa lót chắn bên dưới: Trước khi đặt bút viết bộ liên mới, bạn bắt buộc phải lót một tấm bìa cứng hoặc tấm nhựa chắn phía dưới liên cuối cùng của bộ phiếu đó. Tấm lót này có tác dụng ngăn lực ấn của ngòi bút truyền sâu xuống các bộ phiếu tiếp theo nằm bên dưới cuốn sổ, tránh làm in lằn nét chữ thừa lên các chứng từ chưa sử dụng.
Giấy than
Xem tất cả 2 sản phẩm
Làm sao để bảo quản giấy carbonless không bị mờ nét chữ?
Độ rõ nét của chứng từ trên giấy carbonless phụ thuộc rất lớn vào môi trường lưu trữ, vì nét chữ ở các liên dưới là chất màu tạo ra từ phản ứng hóa học, nhạy với ánh sáng, nhiệt và dung môi (xem thêm lịch sử ngành giấy).
Để đảm bảo hồ sơ lưu kho kế toán giữ được độ rõ nét lâu dài qua nhiều năm, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc bảo quản sau:
- Tránh ánh nắng mặt trời và nguồn nhiệt: Tia cực tím trong ánh nắng tự nhiên và nhiệt độ cao là tác nhân chính làm phai nhạt chất màu hóa học theo thời gian. Nên cất giữ biểu mẫu trong tủ hồ sơ kín hoặc hộp lưu trữ chuyên dụng.
- Không đè nén vật nặng lên xấp giấy dự trữ: Việc xếp chồng quá nhiều đồ đạc nặng lên các thùng giấy carbonless chưa sử dụng có thể khiến một phần vi nang bị vỡ sớm, tạo ra các mảng ố mờ xám trên mặt giấy.
- Tránh xa các loại hóa chất và dung môi: Các loại dung môi bay hơi như cồn, xăng, dầu mỡ, nước tẩy rửa và một số loại keo dán có thể hòa tan lớp màu phản ứng, làm mất nét chữ trên chứng từ đã ký.
- Tránh ẩm: Cất ở nơi khô ráo, thoáng. Giấy chưa dùng đến nên được bọc kín trong màng nilon màng co để tránh hút ẩm gây biến tính lớp phủ bề mặt.
Trang bị biểu mẫu và giấy in chất lượng cho văn phòng
Phúc Thịnh có biểu mẫu kế toán in sẵn nhiều liên (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất nhập kho) và giấy in liên tục 240 × 279 mm từ 2 đến 6 liên cho máy in kim. Bạn cần tư vấn số liên và quy cách, gọi hotline.
Giấy carbonless có độc hại khi cầm nắm sử dụng hằng ngày không?
Giấy carbonless được dùng hằng ngày ở rất nhiều văn phòng, kho hàng. Người có da nhạy cảm nên hạn chế tiếp xúc lâu; sau khi kiểm đếm hoặc viết nhiều chứng từ liên tục, nên rửa tay trước khi ăn uống.
Nét chữ sao chép trên giấy carbonless có thể lưu trữ được bao lâu?
Nét chữ trên các liên sao chép là chất màu hóa học nên bền kém hơn mực in trên giấy thường, và phai nhanh hơn khi gặp nắng, nhiệt hay dung môi. Cất trong tủ kín, khô ráo thì giữ được lâu; với chứng từ phải lưu trữ nhiều năm theo luật kế toán, nên quét lưu thêm bản điện tử.
Có in giấy carbonless bằng máy in laser được không?
Máy laser không gõ lực lên giấy nên không tạo được bản sao ở các liên dưới; muốn in nhiều liên một lần phải dùng máy in kim. Chỉ nên cho giấy carbonless rời qua máy laser khi bao bì ghi rõ dùng được cho máy laser, vì trục ép và cụm sấy có thể làm vỡ vi nang, để lại vết mờ trên giấy.
Làm thế nào để khi viết cuốn phiếu carbonless không bị in lằn sang trang sau?
Cách đơn giản và hiệu quả nhất là luôn đặt một tấm bìa cứng hoặc tấm nhựa lót bên dưới liên cuối cùng của bộ liên đang viết. Tấm lót chặn lực nén của ngòi bút, không để nét chữ in lằn xuống các bộ phiếu chưa dùng bên dưới.
